Игорь Якобсон
Письмо в редакцию
Давайте горевать и плакать откровенно,
То вместе, то поврозь, а то попеременно...
Булат Окуджава.
Приятно, черт побери, бывать на московских компьютерных выставках! Самое главное в них - ощущение праздника, которого так не хватает в бесконечной череде “трудовых будней”. Ярчайшее впечатление оставляют семинары и круглые столы, на которые собираются заинтересованные лица буквально со всей России. Как справедливо заметил один из участников состоявшегося во время выставки “Бухгалтерия и аудит ’98” круглого стола на тему “От учета бухгалтерского - к учету управленческому”(см. PCWeek/RE № 5/97, с. 56), главное в них - радость от общения с коллегами, от интенсивного обмена мнениями. Недаром многие ораторы, выдавшие четкую и интересную формулировку, через пять минут радостно кивают, одобряя высказывание, прямо противоположное по смыслу их собственному, но выраженное так же ярко и эмоционально.
Как ни странно, в этих спорах и истина порой рождается. Просто надо выйти после окончания мероприятия в буфет, запить все услышанное рюмочкой коньяка или бутылочкой пива, перемолвиться парой слов с кем-нибудь из “идеологических противников”, - и царящий в голове сумбур превратится в более-менее гармоничную музыку.
Аналогичный случай произошел со мной после упомянутого уже круглого стола, на котором предполагалось решить задачку, можно ли плавно и безболезненно перейти от бухгалтерского учета к управленческому. В результате систематизации собственных наблюдений и идей участников семинара получилась следующая цепочка рассуждений.
Присутствовавшие в зале представители консалтинговых и аудиторских фирм дали в большинстве своем отрицательный ответ. Разработчики финансово-экономического софта - положительный. Почему так?
Мне кажется, что, размышляя на предложенную тему, аудиторы чисто подсознательно мыслят в терминах “бумажной” технологии. В этом случае под системой учета автоматически понимается способ регистрации документов, позволяющий максимально быстро и с минимумом ошибок производить необходимый анализ. Любая лишняя информация в реестрах документов (а журнал-ордер, мемориальный ордер или журнал хозяйственных операций несомненно являются бухгалтерской разновидностью таких перечней) противоречит этим критериям качества. Вот и получается, что бухгалтерский учет минимизирует всю информацию о хозяйственном процессе до фиксации “денежного эквивалента” каждой операции и краткой ее характеристики, выраженной корреспонденцией бухгалтерских счетов.
Естественно, что для принятия управленческих решений нужна гораздо более детальная информация. Ручное ведение подробных реестров требует гораздо больших усилий от учетчиков.
С другой стороны, бухгалтерия всегда была на любом предприятии подразделением с наиболее формализованными правилами работы. Поэтому, когда в силу уже всем очевидной необходимости возникла потребность в детализации учетной информации, ее попытались организовать по бухгалтерскому образцу.
Подражая Плану Счетов, стали создавать системы аналитических шифров и требовать от всех сотрудников предприятия эти шифры на всех документах надписывать. А анализ полученных результатов свалили на несчастных бухгалтеров - им, мол, не привыкать.
В результате, пытаясь ответить на поставленный вопрос, аудиторы представляют себе, насколько “охотно” сотрудники фирмы берут на себя дополнительную работу, которая к тому же требует постоянного “копания” в перечнях упомянутых аналитических шифров - попробуйте-ка их запомнить! Аудиторам с их богатым опытом общения с разнообразными бухгалтерскими ошибками просто страшно подумать о том, что же будет происходить (и в действительности происходит) с налоговой отчетностью при введении развитой аналитики.
Такая точка зрения совершенно неестественна для программистов. Они привыкли проектировать свои системы так, чтобы от каждого байта введенной с клавиатуры информации получать максимальный эффект. Кроме того, само развитие АСУ почти с самого начала шло путем интегрирования бухгалтерских и “прочих” подсистем управления предприятием.
Разработчики ПО не делают различия между бухгалтерскими и небухгалтерскими документами. Для них, если хотите, все документы - бухгалтерские, ибо из них информация автоматически переносится в соответствующую отчетность. А еще точнее: для них существуют просто первичные документы, и этим все сказано!
Как очень здорово выразилась чуть ли не единственный “компьютерно-мыслящий” аудитор, директор московской фирмы ЦБА Светлана Николаева: “Не существует бухгалтерского или управленческого учета. Есть просто учет и получаемая на его основе отчетность, которая уже может быть налоговой, финансовой или управленческой”.
И выходит, что в компьютеризованном варианте плавный и, не скажу “безболезненный”, но все-таки не очень болезненный переход от бухгалтерского учета к управленческому вполне возможен. Для этого достаточно полностью компьютеризовать документооборот предприятия, сделать так, чтобы ни одна производственная, торговая или чисто финансовая операция не совершались в обход компьютера. Ведь при нормальной организации производственной деятельности каждая из них и в “ручной” технологии сопровождается каким-либо документом. Помимо всем знакомых платежек или накладных, можно вспомнить и заявки на получение комплектующих, и акт сдачи изделия, и многое-многое другое.
Самое интересное, что вся необходимая аналитическая информация присутствует в этих документах абсолютно естественным образом. Это и номера подразделений, и названия изделий, и шифры тем. А за счет правильного составления обрабатывающих все типы документов процедур и согласования имен полей данных в базе, где хранятся эти документы, можно в ряде случаев вообще отказаться от создания системы аналитических шифров, как это и сделано в лучших современных программных комплексах. Подобный подход резко ускорит ввод документов с клавиатуры, ибо поиск нужного шифра в справочнике - дело небыстрое даже при хорошей программной поддержке, а номер договора или код изделия и так на слуху у любого технического работника.
Можно еще “круче” ускорить ввод первичной информации, интегрировав КИС с АСУТП на производственных предприятиях или применяя современное оборудование типа электронных ККМ и сканеров штрих-кода в торговых фирмах.
А если захочется иметь аналитику в привычном виде в бухгалтерской подсистеме, то достаточно в Плане Счетов дать ссылку: счет 60 имеет аналитику по коду партнера и номеру договора, счет 71 - по табельному номеру и шифру темы, а счет 41 - по артикулам товаров. Хотя мне лично кажется, что зачастую это атавизм, а всю аналитическую информацию, за исключением необходимой для правильного составления налоговой отчетности, лучше получать в чисто управленческом виде.
При такой постановке задачи не суть важно, отображается некий производственный процесс описанием маршрута прохождения (иначе - графом состояний) одного документа, как это предложил Алексей Важнов, или совокупностью документов разных типов, каждый из которых для экономии усилий операторов может быть создан на основании другого с автоматическим “засосом” данных из уже существующей записи. И в том, и в другом случае мы будем владеть всей полнотой информации о текущем состоянии предприятия.
Таким образом, правильно спроектировав базу документов и автоматизировав документооборот, мы уже на три четверти создали систему управленческого, налогового, финансового, да и какого угодно учета. Остается только написать процедуры интеграции информации для каждой из подсистем КИС. То есть, единообразно обобщив все первичные документы (порой и снабдив попутно эти обобщения дополнительной информацией, например корреспонденцией бухгалтерских счетов), мы получим финансовый анализ с выдачей соответствующей отчетности. Другая процедура обобщения выдаст нам анализ незавершенного производства. Третья покажет динамику прибыльности того или иного вида продукции. И т. д. и т. п. Поверьте, что с точки зрения разработчика информационных систем это не самая трудоемкая часть проектирования!
Так что, господа консалтеры и аудиторы, вживайтесь в компьютерный подход к управлению предприятием, и пессимизма у вас поубавится. Не думайте только, что я смотрю на мир через розовые очки и не замечаю всех препятствий, возникающих на пути внедрения автоматизированных систем. Просто эти трудности на порядки меньше, чем при переходе к управленческому учету в бумажном варианте. А главное, уже отработан комплекс организационных и технических мер, позволяющих быстро эти препятствия устранить. Лишь бы руководство фирмы искренне хотело автоматизировать процесс управления!
В общем, главный вывод, который я сделал из состоявшегося 20 января круглого стола: “Можно перейти к управленческому учету. Нужно переходить. Есть способы. И да здравствует сквозная автоматизация документооборота!”
С автором можно связаться по e-mail: sensr@kompac.spb.su.
Разработчики ПО не делают различия между бухгалтерскими и небухгалтерскими документами. Для них, если хотите, все документы - бухгалтерские, ибо из них информация автоматически переносится в соответствующую отчетность
