“Монополия” КИС для предприятий торговли
Сергей Полянский
Проблемы автоматизации торговых компаний
Под автоматизацией предприятия часто понимают постановку компьютерного бухучета. Регулирование же документооборота, товародвижения, действий сотрудников фирмы и контроль над этими процессами остаются вне поля зрения создателей подобных систем автоматизации. Управлять крупным предприятием без грамотного построения логики работы организации и тщательного контроля над всеми бизнес-процессами попросту невозможно. Система должна быть многофункциональной, гибкой в настройке и легко масштабируемой, способной эффективно управлять в автоматическом режиме как небольшим магазином, так и целой сетью компаний, магазинов и складов, адаптируясь к специфике работы различных предприятий.
При проектировании особое внимание следует уделять надежности и безопасности данных. Проблема действительно является одной из самых важных, а если речь идет о КИС, ее значение возрастает многократно, так как “в руках” системы находятся абсолютно все данные о фирме и ее деятельности, и потеря (порча) этих данных равносильна стихийному бедствию. Кроме того, данные должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа. Это особенно актуально для крупных фирм, в которых проконтролировать каждое рабочее место очень сложно, а подчас и невозможно.
Необходимое качество системы - умение гибко настраиваться на деятельность конкретного предприятия. Система должна поставляться полностью настроенной на типовые бизнес-процессы. Тем не менее, как показывает опыт, большинство крупных и средних фирм часто используют свои, только им ведомые схемы бизнеса. Поэтому необходимо иметь возможность при внедрении системы доработать ее с учетом особенностей предприятия, а также перенастроить в соответствии с изменениями бизнес-логики в процессе развития фирмы.
Всем этим качествам, по замыслу разработчиков, удовлетворяет система “Монополия”. Сервером в ней служит СУБД Oracle - одна из самых надежных и проверенных временем СУБД. Проект осуществлен с применением Oracle Designer/2000. Клиентская часть выполнена на Oracle Forms (частично с применением 32-разрядной Borland Delphi Client/Server) и работает под управлением операционной системы Windows 95 или Windows NT.
Управление структурой фирмы и персоналом
Особенностью системы “Монополия” является наличие в ней автоматизированных рабочих мест, настраиваемых для каждого сотрудника организации. Всякий сотрудник имеет в системе имя и пароль, при вводе которых он попадет в свое индивидуальное меню.
Система позволяет контролировать работу нескольких предприятий. Каждое из них может иметь неограниченное количество подразделений и состоять из произвольного числа объектов. При формировании штатного расписания происходит определение должностей и их привязка к организационной структуре предприятия. Подчеркнем, что штатное расписание в системе является не просто справочной информацией, оно четко устанавливает обязанности и полномочия работника на фирме. Сотрудник, назначенный на должность, получает конкретные права и обязанности. При этом он может совмещать несколько должностей и иметь дополнительные права, назначенные ему индивидуально.
Справочник товаров
Товарное пространство в системе “Монополия” имеет иерархическую структуру с произвольным количеством уровней вложенности. Как показывает практика, древовидная структура очень удобна при большом ассортименте товара (1000 - 100 000 позиций). Справочник товаров позволяет хранить атрибуты товара, связанные с какими-либо его свойствами. Например, код производителя, Интернет-адрес, по которому можно найти информацию о нем, штрих-код, графическое изображение и т. д. Эта информация хранится в базе данных и может быть использована менеджерами при работе с клиентами, при анализе продаж или для размещения совместно с прайс-листом на Web-сервере фирмы в Интернет.
Многовалютность
Система может работать с любым числом валют и по каждой из них хранить произвольное количество курсов. Это могут быть курсы ММВБ, ЦБ РФ или банка, клиентом которого является организация. Кроме того, система позволяет иметь несколько своих курсов пересчета (например, для обслуживания разных клиентов на разных условиях). Их можно не вводить в систему специально, а вычислять от одного из введенных.
Формирование цены
Система поддерживает многоколоночный прайс-лист, т. е. один и тот же товар может иметь несколько цен (розничные, оптовые и т. д.)
Цены в колонках можно проставлять вручную или автоматически в соответствии с профилем цены на заданный товар или группу товаров. Профилей цен, так же как и колонок в прайс-листе, может быть сколько угодно.
Форма настройки типов оснований
Менеджер, ответственный за изменения и/или назначения цен, работая с подобной формой прайс-листа, имеет все данные для принятия решения. Он видит информацию о наличии свободного и зарезервированного товара на складе, учетную цену товара, автоматически рассчитываемую системой в зависимости от выбранного метода учетной политики, цену различных партий товара, может проследить за всеми поступлениями выбранного товара с указанием даты, цены, поставщика, номера документа. Кроме того, “Монополия” позволяет отредактировать прайс-лист на произвольную дату в будущем, при этом цены автоматически пересчитываются на указанный момент времени.
Настройка бизнес-логики
Как уже говорилось, система имеет возможность настраиваться на бизнес-логику конкретного предприятия. Документы в системе подразделяются на два основных класса: первичные документы и основания.
Первичные документы регистрируют (подтверждают) факты движения материальных ценностей (например, Накладная или Кассовый ордер).
Основания планируют движение первичных документов и, следовательно, описывают порядок выполнения хозяйственных операций (например, Наличный счет или Договор на поставку).
Основной инструмент настройки бизнес-логики - это описание бизнес-процессов или, на языке системы, настройка типов оснований. Настройка рассчитана на руководителей, далеких от программирования, но хорошо знающих свой бизнес, а также и на привлекаемых специалистов, например консультантов-аудиторов.
Очень важно, что необязательно полностью настраивать бизнес-логику системы до ее внедрения - типы оснований можно изменять и добавлять новые в процессе работы.
Таким образом, типы оснований описывают сами процессы, т. е. то, как материальные ценности будут двигаться по системе, конкретной же информацией о товарах, ценах, клиентах и т. п. основание наполняется в процессе повседневной работы предприятия. Следует отметить, что для работы с основаниями существует целая иерархия прав доступа, т. е. основания можно рассматривать как приказы сотрудников, принимающих решения.
Управленческий и финансовый учет в системе
Управленческий учет охватывает все виды учетной информации, которая собирается, обрабатывается и передается руководству фирмы в форме, удобной для анализа и принятия решений.
Финансовый учет строится на принципах сплошного учета хозяйственных операций и системе двойной записи. Каждая организация в системе может иметь несколько планов счетов синтетического учета.
При составлении первичных документов в соответствии с выполняемым бизнес-процессом фиксируются типовые проводки, которые настроены на хозяйственные операции.
Таким образом, непосредственно в процессе осуществления предприятием своей деятельности система автоматически отражает в планах счетов все проводимые хозяйственные операции. Причем у бухгалтера (или финансового менеджера - в зависимости от того, с каким планом счетов идет работа) есть возможность вручную, более тонко, с помощью мемориальных ордеров осуществить необходимые проводки.
В рамках “Монополии” предлагается система анализа, основанная на технологии Data Warehouse. Ее преимущество состоит в том, что сервер преобразует накапливаемую информацию в специальный формат, формируя слой метаданных для быстрого получения информации в разных разрезах за произвольный период времени. Такая система отвечает на самый сложный запрос в течение нескольких секунд, в то время как получение этой же информации из первичной базы данных занимает десятки минут или даже несколько часов.
Оперировать придется с такими понятиями, как товар, группа товаров, период времени и др., хранимыми в базе данных. Можно накладывать ограничения, фильтры. Результаты система выдает в табличном виде, в виде графиков, возможен экспорт информации в формате Excel.
Данные, которые необходимо получать систематически, можно сохранить в виде отчета и вызывать его по мере надобности. Права на доступ к этим отчетам получают пользователи системы в зависимости от занимаемой должности.
Работать как с системой анализа, так и с системой в целом можно с удаленной рабочей станции по коммутируемым или выделенным каналам связи, а также по сетям Internet/intranet.
Сборочное производство
Автоматизация производственного процесса - очень сложная задача. В рамках системы “Монополия” удалось достичь более узко поставленной цели, ограничив производственный процесс масштабами сборочного производства. Хотелось бы в нескольких словах сказать, какие задачи решает логический модуль “сборочное производство”. Это формирование заказа на сборку различных изделий (например, компьютеров), резервирование товара под заказанное изделие, обработка заказов и формирование нарядов, заказ внешней сборки (силами третьей организации), входной контроль и контроль ОТК, продажа готовых изделий, поддержка серийных номеров изделий, отслеживание состава изделия вплоть до серийных номеров комплектующих, гарантийный ремонт, изменение конфигурации изделия и т. д. Вот неполный перечень задач, решаемых в рамках системы логическим модулем “сборочное производство”.
Перспективы
В настоящее время система проходит тестирование в трехуровневой архитектуре клиент-сервер. Для работы с системой, на клиентской части достаточно иметь Интернет-браузер с поддержкой Java 1.1. Это, по мнению создателей “Монополии”, открывает новые горизонты в автоматизации фирм, имеющих развитую филиальную структуру, с подразделениями, территориально удаленными друг от друга. Использование “тонкого” клиента также позволит значительно снизить затраты на администрирование системы.
Телефон фирмы ”Формоза-Софт”: (095) 219-0817.
