Переучет без проблем... Возможно ли это?

Владимир Водолазский

Большинство читателей, наверное, еще помнят те времена, когда магазины, явно не страдавшие избытком товаров, закрывались на две-три недели для проведения “переучета”. Однако сегодня торговые предприятия, похоже, вообще не закрываются для учета товаров, работая и в будни, и в выходные. Что это, очередное достижение капиталистической экономики? Как ни странно, да. Сегодня хозяевам магазинов просто невыгодно закрываться на переучет, ведь через каждую кассу в супермаркете за рабочий день проходят суммы порядка 70 000 рублей (новыми). И закрытие магазина, по вполне очевидным причинам, принесет достаточно ощутимые убытки.

Но без учета не обойтись при любой схеме хозяйствования. В результате инвентаризацию приходится проводить после закрытия магазина, по ночам и в редкие выходные. А о тех ухищрениях, на которые идут хитроумные русские купцы, можно написать не один детектив.

Можно, конечно, смириться с существующим положением дел, но можно и реализовать современные методы инвентаризации, основанные на российской нормативной базе. В самом деле, еще в мае 1996 г. вышло постановление Правительства РФ о внедрении в практику штрихового кодирования. Этап обязательной маркировки товаров уже пройден, и на 1998 г. постановлением намечена автоматизация складского комплекса. И это, между прочим, не мыльный пузырь. Отдельные составляющие подобных систем доступны уже сегодня и даже реализованы на практике. Впрочем, давайте рассмотрим, как строятся подобные системы, и каких результатов они позволяют добиться.

Итак, предположим, что все товары на вашем складе промаркированы, и по нанесенному коду можно получить информацию о товаре (стоит упомянуть, что на продуктовые товары необходимо дополнительно нанести маркировку о сроке годности товара и/или партии поставки, но на этом мы остановимся позже). Теперь вспомним, что основная задача инвентаризации состоит в сличении фактических остатков на складе (и в торговом зале) с “книжными остатками”, т. е. состоянием книг складского учета.

Для проведения инвентаризации нам потребуется рабочий инструмент. Как правило, в несложных случаях достаточно использовать простейший считыватель в виде карандаша, например считыватель фирмы Datalogic, который имеет небольшой объем памяти (256 Кб) и интерфейс с персональным компьютером. Эти считыватели достаточно широко распространены на российском рынке (дистрибьютор  -  московская фирма “Датаскан”). Технология работы исключительно проста:

- оператор проводит карандашом по этикетке товара;

- карандаш считывает код и пищит, сообщая оператору, что код введен без ошибок;

- операция повторяется до тех пор, пока вся память считывателя не будет заполнена;

- оператор выгружает данные из карандаша в компьютер, где сличаются фактические и книжные остатки;

- память карандаша свободна, и оператор продолжает проверку склада.

Даже такая простая схема дает возможность значительно сократить время инвентаризации склада. В “Детском мире” применение такой технологии позволило двум операторам провести инвентаризацию складов совокупной площадью 200 - 350 кв. м за полчаса! Ранее нормативы на проверку подобных площадей составляли+ две недели! Как говорится, почувствуйте разницу! А в ГУМе полная инвентаризация всех складов и торговых залов осуществляется теперь в течение трех дней бригадой из восьми человек.

Кроме того, подобная простейшая форма автоматизированной инвентаризации оказывается удобна и эффективна при проведении, например, учета основных средств. Вспомните, сколько проблем возникает при пересчете стульев, столов и пепельниц в большой организации. А ведь решается проблема довольно просто: на каждый подлежащий учету предмет наклеивается этикетка со штрих-кодом. И все, проблемы больше нет: пропавшая табуретка неизбежно будет обнаружена, пусть даже в другом отделе, и возвращена законному владельцу.

Отметим, что пока мы говорили об одной стороне проблемы  -  сборе данных, т. е. вводе первичной информации. Спору нет, на нынешнем этапе внедрение даже такой, не столь уж экзотичной технологии может привести к фантастической экономии. Но этим возможности новой технологии не исчерпываются. Прежде всего потому, что технические средства позволяют решать задачу и по-другому:

- вначале программное обеспечение автоматизированной системы бухгалтерского складского учета подготавливает инвентаризационную ведомость о книжных остатках, которая загружается в считыватель (не карандаш, но тоже удобный и компактный);

- оператор считывает код (есть, кстати, и средства дистанционного считывания на расстоянии до двух метров), и прибор осуществляет сверку.

Для чего это нужно? Прежде всего, для объективной проверки состояния складов. Ведь, по-хорошему, инвентаризацию должны проводить люди посторонние, т. е. не работающие постоянно на складе. В конце концов, работу кладовщиков тоже нужно проверять. Так вот, подобные средства могут подсказать оператору, проводящему проверку, какой из товаров он еще не нашел, и опять-таки сократить время проведения проверки.

Кроме того, эта технология применяется для поддержания целостности информации, предоставляемой покупателям в торговом зале. Во-первых, использование считывателей с загруженным ассортиментом товаров и ценами на них позволяет сразу же проверить правильность ценников на товары. Во-вторых, считыватель запищит, если у проверяемого товара истекает срок годности. Таким образом, за один проход вдоль полок решается сразу несколько задач, в той или иной мере связанных с инвентаризацией.

Однако для реализации таких схем работы требуется достаточно сложное программное обеспечение, учитывающее специфику как бухгалтерского и складского учета, так и возможности новых информационных технологий. При этом необходимо отметить, что по сравнению с практикой прошлых десятилетий работа складов, а стало быть, и специфика учета товаров претерпели значительные изменения. Если раньше основной упор делался на отгрузку крупных партий товаров одного наименования, то сегодня, в изменившейся экономической ситуации, основная проблема состоит в поиске мелких изделий. Ведь ассортимент универсального магазина составляет сегодня никак не меньше 5000 наименований, что сопоставимо с крупным складом начала 80-х годов.

Все это приводит к необходимости разработки принципиально нового программного обеспечения инвентаризации, способного в комплексе решать весь спектр задач товарного склада, кассового и бухгалтерского учета. На российском рынке уже появляются системы подобного класса, позволяющие выполнять и достаточно нетрадиционные задачи.

Так, в “Детском мире” при переходе на новую систему бухгалтерского учета на основе программного комплекса “Суперменеджер” в числе прочих программных и аппаратных средств устанавливались новые автоматизированные кассовые терминалы со считывателями штрих-кодов. Подтверждая избитую мысль о том, что в России все получается “как всегда”, в процессе установки была утеряна часть информации о продажах текущего торгового дня. Казалось бы  -  катастрофа! И опыт использования предыдущих систем учета только подтверждал это мнение+

Выход тем не менее был найден. Он состоял в проведении инвентаризации “на лету”  -  кассы пробивали чеки за товары, учитывая каждую проданную единицу товара, а в это время бригады операторов проводили инвентаризацию всех складов. К концу дня осталось лишь сопоставить всю собранную информацию, и недостающие данные были восстановлены! Надо признать, что разработчики системы были поражены не менее заказчиков.

Таким образом, внедрение современных средств инвентаризации позволяет не просто сократить временные и людские затраты на выполнение традиционно трудоемких операций, но и изменить само отношение к этому процессу, превратив его в неотъемлемую часть всей схемы движения товаров. А на вашем предприятии по-прежнему все считают вручную?

К автору можно обратиться по адресу: vvv@rinet.ru.