Подробности
Корпоративная библиотека Digital доставляет материалы для сотрудников компании более чем в 100 стран мира
Эрин Коллуэй
Библиотечная наука обычно ассоциируется с десятичным классификатором Девью, стеллажами запыленных книг и стремянками. Однако в корпорации Digital Equipment, где 80% фондов библиотеки сосредоточено в глобальной интрасети, наблюдается стремительное развитие этой науки на базе высоких технологий, позволяющих управлять динамичной коллекцией гиперсвязей и Web-страниц и обеспечивающих информацией клиентов, разбросанных по всему земному шару.
Руководитель корпоративной библиотечной группы Мэри Ли Кеннеди, в чьи обязанности входит разработка системы снабжения сотрудников информацией и услугами, открыла Web-библиотеку в июне 1996 г. С самого начала Кеннеди знала, что глобальная интрасеть компании, связывающая сотрудников, находящихся более чем в 100 странах, является отличной средой для внедрения идей ее группы. Но она даже не могла себе представить, насколько успешным окажется проект. Еще до окончания первых пилотных испытаний библиотечный узел посетили 5000 сотрудников. Спустя всего три года число ежеквартальных обращений достигло 1 млн., экономия от внедрения проекта составила 22 млн. долл., а продажи (только благодаря ему) выросли до 16 млн. долл. Потребность в такой службе продолжает увеличиваться.
Теперь, когда Web-библиотека Digital стремительно развивается, Кеннеди решила сосредоточиться на проблемах доставки с помощью Web информации в представительство корпорации в разных странах. Глобальные интрасети сближают географически разделенных сотрудников, но в то же время опыт их работы показывает, что недостаточно просто дать пользователям в руки Web-браузер и открыть для них шлюзы, ведущие к источникам корпоративной информации. Наиболее успешные провайдеры intranet-содержания стараются сделать доставляемую ими информацию полезной для крупных разнородных групп пользователей, поддерживая актуальность огромных объемов Web-документов на уровне текущего момента и подбирая содержание так, чтобы оно удовлетворяло бизнес-потребностям пользователей. Это задача, выполнение которой, между прочим, больше зависит от людей, чем от технологии.
Мэри Ли Кеннеди из Digital: “Мы
строим Web-библиотеку для всех”
К счастью, техническая сторона управления содержанием и документами в интрасетях становится проще с каждым днем. Аналитик корпорации International Data Research (Фреймингхем, шт. Массачусетс) Эми Уайт отмечает, что продукты для управлениями Web-документами широко доступны и, что еще важнее, легко масштабируются, обеспечивая поддержку большого количества Web-страниц и пользователей. Это позволяет управлять в интрасетях огромными объемами информации. Кроме того, некоторые инструменты, например Livelink корпорации OpenText (Ватерлоо, пров. Онтарио, Канада), теперь представляют помимо традиционных функций управления документами такие возможности, как поддержка групповых календарей и графиков, что повышает их привлекательность как средств для организации глобального сотрудничества.
Для большинства компаний особенно трудной задачей остается создание и доставка Web-содержания для столь широкой базы пользователей. В Digital, например, 30 - 40% сотрудников, обращающихся к Web-библиотеке, работают вне США. Тем не менее Кеннеди утверждает: “Основная часть моей работы - организовать взаимодействие людей. Это очень трудно, когда пользователи находятся далеко друг от друга. Люди привыкли общаться лицом к лицу”.
Кеннеди рассказала, что библиотечная группа Digital, в соответствии с бизнес-структурой компании, состоит из отделов, следящих за рынками продуктов для Windows NT, Unix и Internet, а также за коньюнктурой на важнейших вертикальных рынках - производственном, телекоммуникационном, финансовом и банковском. Сотрудничая со своими клиентами, коллектив Web-библиотеки выпускает актуальное Web-содержание, например еженедельные бюллетени, сводки специфических материалов для конкретных пользователей и Web-инструменты для анализа данных.
Однако на сегодняшний день лишь пять человек из сотрудников Кеннеди работают в Европе, что затрудняет предоставление услуг зарубежным пользователям Web-библиотеки. Кроме того, библиотечная группа не имеет официальной связи с сотрудниками Digital в Азиатско-Тихоокеанском регионе. “Мы должны предлагать больше информации, специфичной для регионов”, - сказала Кеннеди, которая планирует в 1998 г. укрепить связи с европейскими пользователями путем создания европейского филиала библиотеки. В будущем она собирается сделать то же и в азиатских подразделениях Digital.
По мнению экспертов, расширяя и совершенствуя средства глобальной доставки содержания, Кеннеди идет по верному пути. “Оставить в изоляции часть сотрудников - худшее из всего, что можно сделать”, - полагает Джин Файфер, директор по исследованиям фирмы Gartner Group (Стэмфорд, шт. Коннектикут).
Файфер, работающий в г. Плано (шт. Техас), считает наивным ожидать, что сразу все сотрудники начнут обращаться в Интернет за информацией. В некоторых странах Web-технологии не столь распространены. Файфер думает, что международным компаниям придется потратить время на убеждение своих зарубежных сотрудников воспользоваться глобальными интрасетями, так же, как несколько лет назад американским компаниям приходилось рекламировать возможности первых интрасетей перед своими местными сотрудниками.
Усиление внимания к содержанию глобальных интрасетей имеет ключевое значение для компаний, планирующих использовать эти сети в качестве жизненно важных линий связи внутри организации. Примером может служить использование корпоративной глобальной интрасети в фирме Medtronic. “Мы не посылаем своим сотрудникам бумажной почты, кроме тех случаев, когда этого требует закон”, - рассказывает Сьюзан Фрэнк, вице-президент по ИС фирмы Medtronic, офис которой расположен в Миннеаполисе (шт. Миннесота).
Более 13 000 служащих Medtronic, работающих примерно в 60 странах мира, имеют доступ к глобальной интрасети, которая используется для доставки самой разнообразной корпоративной информации - от сведений о социальных льготах до рабочих вакансий.
Чтобы стимулировать сотрудников пользоваться intranet-содержанием, Фрэнк учредила институт зарубежных представителей, которые призваны пропагандировать работу с интрасетями в европейских отделениях Medtronic. Скотт Олсон, Web-мастер Medtronic, был одним из таких послов интрасети. В прошлом году он посетил несколько офисов компании в Нидерландах, помогая местным менеджерам знакомиться с осуществляемыми в США проектами, связанными с Интернет и интрасетями. В его задачи входило также стимулировать зарубежных коллег пользоваться почтовой intranet-системой Medtronic и выделять деньги на собственные Web-проекты.
Компаниям с очень крупными интрасетями целесообразно разрабатывать и управлять содержанием на местах, так как централизованное управление данными в этом случае неэффективно.
Например, глобальная интрасеть корпорации Xerox (Рочестер, шт. Нью-Йорк) включает в себя 573 Web-сервера с 6973 различными Web-узлами, они обслуживают примерно 80 000 сотрудников. Официальная информация Xerox размещается на центральной корпоративной странице интрасети. Однако менеджер по развитию Интернет и стратегическим коммуникациям Xerox Синди Кессельман (Стэмфорд, шт. Коннектикут) думает о такой домашней intranet-странице, которая сочетала бы корпоративный и региональный взгляды на важную информацию. “Как я полагаю, рано или поздно Xerox решит, что выдача на экраны сотрудников информации обоих типов - наиболее продуктивный способ ее представления”, - сказала Кессельман.
По словам менеджера по Интернет-проектам в корпорации Xerox Дэвида Вудраффа, сейчас сотрудники обмениваются данными с помощью системы управления документами DocuShare, которая была создана внутри самой компании. Эта система просто позволяет размещать документы в директориях DocuShare на особых серверах. Благодаря этому сотрудники могут сами свободно распространять свои документы через интрасеть, не прибегая к услугам персонала ИС.
Однако чем проще добавлять новое содержимое в глобальную интрасеть, тем больше труда приходится затрачивать на ее поддержание.
В корпорации Digital сотрудники Кеннеди тратят от 60 до 80% рабочего времени на поддержание и обеспечение достоверности содержания, ведь самая главная их задача - не обмануть ожидания пользователей.
Кеннеди пояснила: “Мы завоевали огромное доверие, потому что люди знают: сотрудники Web-библиотеки не возьмутся за то, что она не может выполнить. Но требуется много времени, чтобы завоевать доверие, и совсем мало, чтобы его потерять”.
Средства организации интрасетей
Доля ведущих поставщиков средств управления документами на основе Web
Ведущим поставщикам средств управления документами придется серьезно бороться за лидерство, так как все больше организаций ищут оптимальные способы управления документами в корпоративных интрасетях. Например, корпорация OpenText (Ватерлоо, пров. Онтарио, Канада) сегодня стоит на седьмом месте по величине завоеванной доли рынка, однако за период с конца 1996 г. по конец 1997 г. она приобрела больше новых заказчиков, чем любой другой поставщик средств управления документами.
Источник: IDC Research.
