Практические шаги

Елена Монахова

Может быть, рассказывать об изысканиях Стэффорда Бира в области управления у меня не было бы веской причины, если бы не дистрибьюторская компания “Русмед”, с которой довелось недавно познакомиться. Бьюсь об заклад, что увиденная в ней управленческая система - единственное в России воплощение в полном объеме новаторских идей Бира, сформулированных этим известным английским ученым почти 30 лет назад. Силами сотрудников “Русмеда” при участии консультантов гильдии “Русь торговая” полностью (все 5 уровней) реализована и уже почти полгода служит верой и правдой описанная в предшествующей статье ситуационная комната. В компании есть отдельное помещение, где на нескольких рядом стоящих компьютерах можно одновременно просмотреть разные информационные срезы (что исключительно удобно при совещании нескольких топ-менеджеров и при обучении сотрудников).

Особо отмечу, что ситуационная комната была создана по инициативе и при активном участии основателя “Русмед” Дмитрия Маслова, которого я не побоюсь отнести к категории российских управленцев нового типа, хоть это, наверное, звучит несколько высокопарно. Однако роль личности в этом случае трудно переоценить - ему удалось не только создать уникальную управленческую систему, но и собрать в фирме удивительный, слаженно работающий коллектив, каждый член которого отчетливо понимает, что он должен делать и почему. В одном из грядущих номеров PC Week/RE мы расскажем об этой компании и ее руководителях подробнее.    

Чем обеспечивается гибкость бизнеса

Чтобы в общих чертах представить, как увязаны внешние и внутренние процессы в дистрибьюторской компании, достаточно взглянуть на схему.

Ситуационный экран мониторинга прибыльности и устойчивости дистрибьюторской компании

Коэффициенты и связи, показанные на ней, могут меняться в соответствии с новыми требованиями бизнеса. Последовательность внутрифирменных операций и их техническое исполнение на практике выглядят так.

Структура компании прорисована на IDEF-диаграммах (кстати, этим инструментом моделирования в “Русмеде” владеют все топ-менеджеры - таково одно из обязательных требований к сотрудникам соответствующего ранга). Операционный слой - технологические процессы первого уровня управления по Биру - реализован на отдельном сервере на базе финансового пакета Sun System. Из него отфильтрованная (т. е. определенным образом обработанная) информация попадает в сервер БД (в пилотном варианте он реализован на MS Access, в действующем варианте будет использоваться MS SQL Server) и уже оттуда - к руководителям групп и подразделений.

Высший уровень управления в “Русмеде” (пятый уровень по Биру) - совещание топ-менеджеров, на котором анализируется внутренняя информация, поступающая из ситуационной комнаты, и внешняя обстановка (внешние факторы). По результатам анализа руководство при необходимости может сформировать соответствующие управляющие воздействия - например, команду на оперативное изменение структуры компании, начинающееся опять же с изменения IDEF-структуры. Сотрудники гильдии “Русь торговая” считают, что построенный компанией “Русмед” бизнес обладает необыкновенной гибкостью: его легко можно перестраивать хоть каждую неделю (что на самом деле и происходит в компании ввиду большой переменчивости экономических и политических процессов в нашем государстве).    

Что “умеет” ситуационная комната “Русмеда”

Основная проблема при проектировании таких систем состоит в том, чтобы организовать адекватную фильтрацию и правильные обратные связи. Можно вспомнить давно известные в кибернетике системы управления, построенные по принципу адаптивности (подстройки в реальном времени под изменяющиеся условия внешней среды), которые давно реализованы в технике, в первую очередь военной, но в управлении предприятиями практически не применялись. По-видимому, это объясняется большой сложностью и слабой формализуемостью процессов, происходящих в бизнес-системах. Так что появление первой настоящей ситуационной комнаты, возможно, станет этапным событием в управленческой практике, поскольку наконец создан инструмент, позволяющий получать надежные решения в результате работы ненадежных элементов.

В системе фирмы “Русмед” тщательно просчитаны фильтры для каждого уровня, и на экран выводится агрегированная информация, необходимая для анализа именно на этом уровне. Возможен и просмотр всех уровней сверху вниз (drill down) вплоть до каждого рабочего места, каждого контракта. Скажем, для дистрибьюторской компании важно знать итоги деятельности разных подразделений (мелкооптовых, крупнооптовых), их средние показатели за два предыдущих месяца (или за два наиболее успешных месяца), чтобы выделить самых эффективных клиентов, скорректировать нормы и скидки с учетом результатов предыдущих периодов. Ситуационная комната позволяет легко это сделать.

Руководителям фирмы “Русмед” легко отслеживать

индексы достижений - все они перед глазами

Если возникает опасная для бизнеса ситуация (скажем, отклонения ключевых параметров превышают установленную норму) и требуется оперативное вмешательство руководителя, то на экране это сразу видно: отслеживаемый показатель опускается ниже критической красной черты. Кроме того, система позволяет оценить эффективность работы каждого сотрудника в любом подразделении - ленится он или работает в полную силу (мне, например, продемонстрировали результаты деятельности одного сотрудника в предновогодний период. Продажи у него росли, но это, как выяснилось, объяснялось не его стараниями, а предпраздничным всплеском спроса. Так что руководству следовало обратить на это внимание). Я поинтересовалась: а могут ли сотрудники фирмы эту систему обмануть (в свою пользу, естественно)? Могут, ответили мне, но очень ненадолго - рассогласование скоро выявится за счет заложенных в системе обратных связей.

Ситуационная комната помогает понять, какой товар и в каких регионах идет лучше, проанализировать спрос на продукцию разных поставщиков. Оказалось, что дистрибьюторская фирма - это мощный инструмент маркетингового анализа: с помощью стекающейся к ней информации удается нащупать даже корреляции между макро - и микроэкономическими факторами, почувствовать, как работает экономика страны. Так, по собранным данным легко определить, своевременно ли выдавали в том или ином регионе зарплату, видно даже, насколько ее задержали. Статистика о продажах способна выявить точки с повышенной социальной напряженностью. Так что ситуационную комнату можно трактовать и как своего рода измеритель взаимовлияния микро - и макроэкономики. В будущем, считает руководство “Русмеда”, фирма сможет брать на себя и часть функций государства, служить своего рода демпфером политических и экономических колебаний.

Уже сейчас эта управленческая система позволяет составлять прогнозы, моделировать новые ситуации. Накапливаемая информация, выявленные особые точки сильно этому помогают. Со временем в систему будет добавлен еще ряд функций, которые расширят ее возможности в плане отслеживания, прогнозирования и предупреждения нежелательных воздействий макроэкономических показателей.

Система помогает выявить и соответствующим образом использовать некоторые новые, подсказанные практикой закономерности. Скажем, эксплуатация ситуационной комнаты подсказала концепцию распределенного маркетинга, подразумевающую сбор и анализ важной информации на каждом рабочем месте. Выяснилось, что целесообразнее озадачить этим каждого сотрудника, чем рассчитывать на сведения подразделения маркетинга, которому гораздо труднее корректно собрать информацию и правильно ее интерпретировать (такие отделы в большинстве случаев выдают “среднюю температуру по больнице”). А на каждом рабочем месте сотрудник меряет именно отклонение от установленной нормы (от температуры 36,6 градуса), и картина получается более объективная, оперативная и в нужной степени детализированная. Обобщить же ее потом особого труда не составит.

Московская компания “Русмед” - один из крупнейших российских дистрибьюторов гигиенических средств, парфюмерии и бытовой химии

- Существует с 1993 года

- Имеет сертификат соответствия международным стандартам качества серии ISO 9000

- Ассортимент продукции - более 5 тыс. наименований

- Работает с 60 зарубежными и отечественными поставщиками

- Штат сотрудников - более 200 человек

- Локальная сеть компании содержит два мощных сервера и объединяет более 110 компьютеров

- Годовой оборот компании в 1997 году составил более 50 млн. долл.