Квинтин Андерсон

Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления ресурсами предприятия, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета.

Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы.

Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета.

С самого начала убедитесь, что проект правильно организован.

- Добейтесь веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта. Попросите этих людей добиться такой же веры от своих подчиненных.

- Определите, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.

- Четко определите и отразите в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.

- Убедитесь, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками - особенно это касается знания русского языка.

- Разработайте подробный план работы, разбейте его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживайтесь их.

Прежде чем приступить к внедрению системы, продумайте организационную структуру и бизнес-процессы.

- Убедитесь, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.

- Опишите методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.

- При необходимости измените эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.

- Опишите организационную структуру и подумайте о том, в максимальной ли степени она отвечает целям вашего предприятия.

- Забудьте такие популярные клише, как “реинжиниринг” и “сокращения”. Вам не обязательно начинать с нуля, осуществляемые изменения не обязательно должны носить радикальный характер, а число ваших сотрудников не обязательно должно быть сокращено.

- Изучите наиболее эффективные методы, применяемые в вашей отрасли, и попытайтесь использовать те из них, которые подходят для вашей организации.

Обеспечьте создание необходимой технической инфраструктуры.

- Поручите соответствующим специалистам оценку вашей нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определите роль отдела информационных систем и продумайте, каким изменениям он подвергнется в новой среде.

- Осуществите необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Ничего не делайте наспех: новое сетевое оборудование, например, может сыграть ключевую роль в том, чтобы ваша новая система работала так, как запланировано, а связанные с этим затраты будут весьма невелики в сравнении с расходами на оставшуюся часть проекта.

Убедитесь, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.

- Документально зафиксируйте потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

- Всегда определяйте приоритеты.

- Пользуйтесь полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают вашим потребностям.

Управляйте изменениями, подстраиваясь под своих сотрудников.

- Проводите изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.

- С самого начала задействуйте всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого - попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.

- Регулярно общайтесь с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.

- Разработайте план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа. Помогите пользователям системы увидеть “полную картину”.

Наиболее неэффективные методы внедрения

Иногда поджимающие сроки, бюджетные ограничения и/или попросту недостаток опыта и знаний приводят к спешке, способной обречь проект на провал. Ошибок, возникающих при внедрении системы, особенно трудно избежать в России, где ограниченность в средствах зачастую носит более острый характер, чем на Западе.

Ваш проект по внедрению системы управления предприятием скорее всего потерпит неудачу, если вы:

- при выборе системы будете основываться на ее присутствии на рынке, а не на том, насколько она подходит для удовлетворения потребностей бизнеса компании;

- приступите к внедрению, имея слабого руководителя проекта (или вовсе без него) или план проекта, который не был тщательно продуман;

- не пересмотрите методы ведения хозяйственной деятельности компании до выбора системы;

- не будете регулярно общаться с сотрудниками, стремясь привлечь их к участию во внедрении системы и дать им возможность убедиться в том, что их потребности учтены;

- не будете следить за ходом выполнения проекта, сверяясь с намеченными основными этапами и сроками выполнения задач;

- установите нереальные сроки и составите заниженный бюджет;

- не приведете в соответствие с новыми требованиями уровень подготовки сотрудников отдела информационных систем;

- не поручите осуществление проекта кому-либо из тех, кто знает деятельность вашей компании изнутри.

Квинтин Андерсон - сотрудник московского офиса консалтинговой фирмы Deloitte & Touche. К нему можно обратиться по адресу: qanderson@dttus.com.