Продукты Eastman, FileNet и Lotus неплохо управляются с документами

Статья только в электронной версии журнала

Обзор

Системы управления документами плотно врастают в деловые процессы, но требуют больших затрат времени и денег

Кристофер Йейтс (PC Week Labs)

Системы управления документами в масштабе предприятия помогают компаниям справиться с наплывом материалов, обеспечивая их интеллектуальную обработку и архивирование. Однако за такие возможности производители требуют немалую цену, и ни одна из рассматриваемых в данном обзоре систем не предлагается в сокращенных конфигурациях “начального уровня”, которые стоили бы достаточно дешево, например, для компании Northwestern Mutual Life Insurance с ее армией страховых агентов.

Требования NML, возможно, и не слишком типичны, но и уникальными их никак не назовешь.

Нынешнее сравнительное тестирование проводилось PC Week на производственной базе NML в Милуоки (шт. Висконсин). Оценивались системы: DMX (Document Manager for Microsoft Exchange - система управления документами для Microsoft Exchange) фирмы Eastman Software; Panagon IDM корпорации FileNet; Domino.Doc корпорации Lotus Development (в последней использовались также технологии фирмы Cobra Technologies, поставщика решений на базе ПО Lotus).

Испытания показали, что для компаний, потребности которых в обработке документов могут оправдать затраты на развертывание подобных систем (от $75 000 на 1000 пользователей), успех внедрения будет в значительной мере зависеть от возможности встроить продукт в существующие процессы документооборота, не нарушая при этом сложившихся в фирме традиций.

Протестированные нами системы имеют множество как достоинств, так и недостатков, однако любая из них вполне способна справиться с основной задачей - управлением документами.

Каждый из продуктов наделен развитыми средствами поиска, обеспечивающими быстрый доступ к документам вне зависимости от того, где и как они хранятся. Имеющиеся в составе этих средств инструменты автоматизации электронного документооборота облегчают совместную работу сотрудников над проектами, а развитые механизмы управления версиями позволяют без особого труда следить за изменениями, вносимыми в документы в процессе их редактирования.

Интеграция с серверными приложениями

Для интеграции системы управления документами в вычислительную среду предприятия совершенно необходима совместимость с используемыми серверными приложениями, клиентскими приложениями и операционными системами, не говоря уже о сетевой инфраструктуре. Ведь нужно добиться синергетического эффекта от совместного применения системы управления документами и других используемых в корпорации приложений.

Тех, кто не теряет надежды найти универсальный продукт, который устранит все проблемы без каких-либо усилий сверх необходимых для извлечения его из упаковки, ждет неминуемое разочарование. Ни один из участвовавших в нашем турнире пакетов не удовлетворил всех потребностей NML, и мы серьезно сомневаемся, что вообще существует организация, для которой такое возможно.

Впрочем, все три рассмотренные системы можно заставить приносить пользу - важно лишь не забывать о планировании и интеграции. Еще одно необходимое условие - безоговорочное приятие новшества на всех организационных уровнях. Невозможно полностью реализовать потенциал системы, если не обучить всех без исключения пользователей управлению документами как обязательной части их работы. Каждый их наших пакетов ПО управления документами уровня предприятия потребует значительной переподготовки пользователей. И главное, чему необходимо будет учить, - это не работа с функциональными возможностями ПО, а культура управления документами. Если сотрудники не будут следовать установленному порядку, в самое короткое время система управления документами начнет приносить только вред.

На распутье

Каждый из трех пакетов - DMX, Panagon и Domino.Doc - основан на одном из двух подходов к управлению документами: в качестве основы используется либо механизм передачи сообщений, либо реляционная СУБД.

К первой категории относятся Domino.Doc, опирающийся на другой продукт Lotus - систему Domino/Notes, и Document Manager for Microsoft Exchange фирмы Eastman, который, как недвусмысленно следует из названия, является надстройкой над Exchange.

Вторая категория оказалась представлена системой Panagon IDM корпорации FileNet.

Одно из важнейших преимуществ построения системы управления документами на базе механизма передачи сообщений - то, что пользователям и администраторам не нужно привыкать к новому интерфейсу. Это сокращает продолжительность обучения. Однако наше тестирование показало, что ГИП Domino.Doc и DMX сложны и довольно сильно отличаются от интерфейса базовых продуктов, так что их изучение потребует немалых усилий даже от тех пользователей, которые хорошо знакомы с соответствующими системами передачи сообщений.

DMX, Domino.Doc и Panagon (сверху вниз) обеспечивают иерархическое представление данных в библиотеках. FileNet тесно интегрирован с программой Windows Explorer, что делает его внешний вид и поведение хорошо знакомыми практически каждому; в ходе нашего сравнительного тестирования эта программа была признана наиболее простой в использовании. Клиентские компоненты Domino.Doc и DMX окажутся интуитивно понятными пользователям Notes и Outlook.

Крупный недостаток этого подхода состоит в ограниченности полосы пропускания систем передачи сообщений и нежелательности или даже недопустимости их простоя. Как только система управления документами нарушит работу почтового сервера компании, у дверей кабинета администратора соберется толпа очень недовольных (если не сказать сильнее) сотрудников.

Еще одна сложность в работе с системами, опирающимися на механизмы передачи сообщений, - совместимость с ними другого ПО в долговременной перспективе.

Если говорить о Document.Doc, то здесь беспокоиться не о чем, поскольку оба продукта выпускаются одним производителем. Касательно же системы DMX фирмы Eastman имеются опасения, поскольку нет никаких гарантий, что Microsoft не сделает очередную версию Exchange несовместимой с предыдущей.

Впрочем, для компаний, делающих ставку на системы передачи сообщений и уже эксплуатирующих Domino или Exchange, выбор между продуктами, участвовавшими в наших сравнительных испытаниях, не особенно труден. Те, кто пользуется Exchange, отдадут предпочтение DMX. Представители Eastman не зря с гордостью превозносят тесную - порой даже слишком, на наш взгляд, тесную - интеграцию с этой системой. Те же, кто работает с Domino, должны будут выбрать Domino.Doc, которая использует средства тиражирования, автоматизации электронного документооборота и хранения данных сервера Domino.

Оба эти продукта допускают использование для доступа к документам MAPI-совместимых клиентских приложений электронной почты (Messaging API - интерфейс прикладного программирования систем передачи сообщений) и Web-браузеров.

Пакет Panagon корпорации FileNet не использует интерфейса какой-либо системы распространения сообщений, но зато отличается великолепной интеграцией с программой Windows Explorer, благодаря чему доступ к находящимся под его управлением документам осуществляется столь же легко, как и к хранимым на компьютере файлам. В сущности, метафора Explorer позволяет компаниям не тратиться на обучение пользователей в таком объеме, как этого требуют продукты Lotus или Eastman. Благодаря совместимости с MAPI для работы с сервером Panagon можно использовать не только специальное клиентское приложение, но и программу Outlook корпорации Microsoft или стандартный Web-браузер.

В NML не применяется ни Domino, ни Exchange, а в качестве ГИП для доступа в систему распространения сообщений производства компании Hewlett-Packard задействован Outlook.

Какой-нибудь год спустя вопрос о клиентском ПО отпадет сам собою: и Lotus, и Eastman, и FileNet планируют полностью перейти на использование Web-браузеров. В определенной мере все эти пакеты обеспечивают поддержку браузеров уже сейчас. Ни один из Web-интерфейсов не обладает всеми возможностями и уровнем удобства специализированных клиентских компонентов. Следует, впрочем, отметить, что наибольших успехов в имитации внешнего вида и поведения специализированного клиента при использовании браузера добились пока разработчики Domino.Doc.

Где коренится проблема?

Арбитры нашего состязания положительно оценили то обстоятельство, что все компоненты Domino.Doc выпускаются одним производителем (Lotus). Этот фактор сильно упрощает администраторам работу по диагностике и устранению неисправностей.

Eastman и FileNet полагаются в разработке базовых компонентов своих систем на другие компании. Продукт Eastman является надстройкой над ПО Exchange корпорации Microsoft, а пакет Panagon может использовать реляционную СУБД нескольких различных производителей (в их число входят корпорации Microsoft, Oracle и Sybase), что делает его зависимость от СУБД несколько менее опасной. Однако из-за опоры на стороннее ПО идентификация источника возможных проблем для обоих этих пакетов затруднена.

В области администрирования и обеспечения безопасности Domino.Doc и DMX полностью интегрируются с базовыми системами передачи сообщений (Domino и Exchange соответственно). Это уменьшает сложность работы администраторов и означает, что пользователю нет необходимости запоминать еще один идентификатор и пароль.

Panagon же имеет собственную встроенную подсистему обеспечения безопасности, администрирование которой осуществляется через отдельный интерфейс, доступный из операционной системы.

В целом разработчики из FileNet следуют той же модели обеспечения безопасности, что и создатели двух других продуктов, так что различий в надежности систем в этом отношении быть не должно.

DMX, Panagon и Domino.Doc основаны на архитектуре клиент-сервер с классическим для систем управления документами масштаба предприятия распределением ролей. Функции хранения и администрирования возложены на сервер, а большинство операций с документами выполняется на настольных машинах. Вычислительные возможности ПК обеспечивают поиск документов, внесение в них изменений и маршрутизацию документов через соответствующие каналы.

В NML работает свыше 7500 страховых агентов, большинство которых сидят не в центральном офисе, охваченном корпоративной локальной вычислительной сетью, а в нескольких сотнях представительств. Многие из них связываются с центральной вычислительной системой корпорации по модемам.

Для эффективного применения любого из прошедших наши сравнительные испытания пакетов потребуется использование локальных серверов, связанных с центральной системой высокоскоростными коммуникационными каналами. Все пакеты допускают тиражирование данных, что повышает надежность и производительность системы документооборота в целом. В Domino.Doc и DMX эта функция обеспечивается базовыми серверами распространения сообщений Domino и Exchange, а Panagon использует службы реляционной СУБД. Производительность механизма тиражирования зависит от множества факторов, включая тип тиражирования и настройку системы.

Любимые объекты

Одна из основных задач, встающих перед компанией, которая приступает к развертыванию системы управления документами, - необходимость изменить способ мышления своих пользователей.

По сравнению с бумажным электронный архив документов открывает целый мир новых возможностей, но порождает и массу проблем. Пользователи и администраторы должны научиться мыслить в терминах объектов, а не документов.

Библиотечные службы полностью безразличны к тому, какие объекты передаются им на хранение. Для системы не важно, идет ли речь о файле, созданном в текстовом процессоре, изображении, оцифрованной звуковой записи или URL-адресе.

По мнению судей нашего соревнования, в системе Panagon пользователям проще перейти к объектному мышлению. Она обеспечивает максимально гибкие возможности при сохранении идеологии Explorer.

На самом нижнем уровне пользователи Panagon осуществляют доступ к библиотеке, где все объекты хранятся в соответствующих папках Explorer. Можно выбирать одновременно несколько папок.

Пакет Domino.Doc корпорации Lotus также прибегает к помощи метафоры библиотеки, однако в этой системе используется иерархия объектов четырех типов: комнаты хранилища документов, шкафы, скоросшиватели и, наконец, документы. Это делает организацию хранения более структурированной, но одновременно создает и дополнительные сложности. Кроме того, такая схема менее гибка, чем примененная в Panagon, а гибкость - одно из главных преимуществ электронного носителя перед бумажным и едва ли не основной стимул перехода на электронный документооборот.

DMX использует ПО Exchange Store для хранения профилей документов и свою собственную систему библиотечных служб Library Services для хранения данных механизмов управления версиями и блокировки документов от одновременного внесения в них разными пользователями несовместимых изменений.

Сами документы пакет DMX хранит независимо от Exchange, в отдельном каталоге файловой системы Windows.

Бумажная волокита

Механизм управления версиями гарантирует сохранение после редактирования как измененного, так и прежнего вариантов документа. Арбитры турнира со стороны NML проявляли особое внимание к гибкости соответствующих инструментов каждой тестируемой системы, поскольку в этой компании многие бумаги последовательно проходят через несколько рук. (Создание новой версии всякий раз после исправления одной запятой стало бы для NML настоящим кошмаром.)

Как Domino.Doc, так и DMX дают пользователям некоторые возможности для регулирования критерия определения новой версии; автоматический механизм Panagon ничего подобного не позволяет.

Если электронный способ ведения архива документов и имеет какие-либо преимущества, то это легкость выборки. Индексирование, классификация, оцифровка с использованием оптического распознавания символов и категоризация - лишь средства достижения этой цели. Легкость, с какой пользователи могут разыскивать нужные документы, напрямую зависит от того, насколько тщательно была проведена классификация этих документов при первичном вводе в электронную систему в качестве объектов.

Все участвовавшие в нашем турнире системы использовали мощный поисковый механизм производства фирмы Verity, и скорость поиска документов в каждой из них произвела на арбитров самое благоприятное впечатление.

Все три продукта поддерживают использование популярных моделей сканеров при вводе документов в компьютер и преобразовании их в электронную форму. Разработчики FileNet интегрировали в свою систему поддержку технологии COLD (Computer Output to Laser Disk - запись с компьютера на лазерный диск), а их коллеги из Eastman реализовали эти функции в отдельном приложении. Lotus не предлагает своего собственного COLD-продукта, но зато Domino.Doc может использовать ряд COLD-систем независимых производителей.

Оцените свои потребности в управлении документами

Системы управления документами

Затраты на внедрение: $81 на рабочее место при 1000 пользователей.

Резюме: пакет ПО управления документами DMX фирмы Eastman тесно интегрирован с сервером Exchange корпорации Microsoft, что делает DMX очевидным фаворитом для компаний, уже использующих Exchange как систему передачи сообщений. Многие параметры обеспечения безопасности и пользовательской настройки в DMX и Exchange являются общими, так что администрирование этого пакета не составит для специалистов по продукту Microsoft большого труда.

Столь тесные связи, правда, означают, что любые недостатки и пороки Exchange отражаются и на DMX, в частности ограничивают список поддерживаемых серверных платформ ОС Windows NT.

Возможность использования в качестве клиентского компонента программы Outlook делает интерфейс - по крайней мере, внешне - знакомым для пользователей; однако освоение широких возможностей настройки DMX потребует от них значительных усилий.

Фирма Eastman Software, Биллерика, шт. Массачусетс, (888) 242-3518, www.eastmansoftware.com.

Затраты на внедрение: $300 на рабочее место при 1000 пользователей.

Резюме: в отличие от продуктов Eastman и Lotus, которые опираются на инфраструктуры передачи сообщений, пакет Panagon IDM корпорации FileNet использует реляционную СУБД. Это придает ему гибкость - хотя, возможно, и усложняет его применение, - которой недостает DMX и Domino.Doc. Допускается использование СУБД корпораций Microsoft, Sybase и Oracle.

Разработчики FileNet приняли мудрое решение выстроить клиентский компонент вокруг программы Windows Explorer, что сделало интерфейс Panagon сравнительно простым и хорошо знакомым широким кругам пользователей.

Корпорация FileNet, Коста-Меса, шт. Калифорния, (800) 345-3638, www.filenet.com.

Затраты на внедрение: $73 на рабочее место при 1000 пользователей.

Резюме: сила и слабость системы Domino.Doc заключаются в использовании сервера передачи сообщений Domino. Организациям, уже эксплуатирующим Domino и нуждающимся в системе управления документами уровня предприятия, Domino.Doc подойдет как нельзя лучше. Этот пакет предоставляет и администраторам, и пользователям хорошо знакомые им интерфейс и парадигму.

Как и в случае с DMX, все недостатки Domino оказываются одновременно и недостатками Domino.Doc. (Здесь сразу же приходит на ум сложность Domino в администрировании.) Однако этот пакет имеет перед другими то преимущество, что выпускается тем же производителем, что и платформа, на которую он опирается.

Корпорация Lotus Development, Кеймбридж, шт. Массачусетс, телефон московского представительства: (095) 940-2000, www.lotus.com.

Категории оценки пакетов

Удобство: степень интуитивной ясности интерфейса, простота в установке и администрировании. Атрибуты документов: возможность назначения документам и любым другим объектам в системе атрибутов, используемых при поиске. Индексирование и поиск: возможности ручного и автоматического индексирования, а также качество и многообразие поддерживаемых видов поиска. Автоматизация документооборота: способность пересылать документы от пользователя к пользователю по заданной схеме, включающей циклы визирования и подписания. Обеспечение безопасности: возможности определения и назначения пользовательских привилегий по отношению к документам, а также надлежащие процедуры уничтожения документов. Управление версиями: возможность автоматического и/или ручного создания и ведения архива последовательных версий документа. Масштабируемость: способность к прямому и обратному масштабированию в зависимости от потребностей использующей его организации. Возможности публикации в Web: легкость публикации документов в корпоративной интрасети или в Internet. Совместимость: поддержка различных платформ, способность к интеграции с пакетами прикладного ПО и системами распространения сообщений, а также уровень поддержки интерфейса прикладного программирования Open Document Management (открытых систем управления документами). Управляемость: функции резервного копирования, архивирования, выравнивания нагрузки и тиражирования.