Как снизить риски при внедрении системы управления предприятием?
Прежде всего попробуем определить основные факторы, повышающие вероятность успеха внедрения ИСУП. В первую очередь я бы назвал следующие:
- понимание необходимости внедрения интегрированных ИС;
- понимание основ построения интегрированных ИС;
- готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения;
- готовность к выделению квалифицированных кадров;
- готовность предприятия к внедрению;
- готовность к изменениям.
Понимание необходимости внедрения интегрированных ИС
Нужны ли интегрированные информационные системы на предприятиях?
Для западных предприятий такого вопроса не существует. Система управления предприятием в обязательном порядке строится на базе оперативной информации, сопровождающей процессы планирования, учета и управления. Накопленная за прошлые периоды информация является аналитической базой для контроля и оптимизации деятельности. Предоставляя возможность оперативного сбора, хранения и анализа данных, ИСУП требует высокой исполнительской дисциплины со стороны сотрудников предприятия. В конечном итоге она позволяет построить ясную структуру и четкую последовательность всех производственных процессов.
Понимание основ построения интегрированных ИС
Прежде чем приступать к внедрению ИСУП, руководящий состав предприятия должен ознакомиться с основными теоретическими принципами управления, заложенными в нее в качестве функциональной базы.
За последнее десятилетие ведущими мировыми компаниями наработаны теоретические референтные модели деятельности предприятий самых различных направлений (торговые, дистрибьюторские, производственные, добывающие и т. д.). Выделены и сформированы основные требования к функциональным подсистемам, реализующим процессы управления финансами, производством, снабжением, сбытом, проектными работами, техническим обслуживанием и т. д. Формализована и программно реализована логика процессов планирования, учета и контроля.
Без предварительной теоретической подготовки руководству предприятия будет сложно сделать вывод о том, что понимать под эффектом внедрения, где его ожидать и каким образом добиваться достижения эффективного внедрения.
Готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения
Внедрение ИСУП осуществляется в рамках специально организованного проекта со следующими основными стадиями:
- обследование предприятия;
- выверка и формирование основной нормативно-справочной информации;
- описание и оптимизация процессов деятельности предприятия по направлениям, подвергающимся автоматизации;
- настройка системы на процессы деятельности предприятия и подстройка процессов деятельности под основные требования системы;
- опытная эксплуатация;
- ввод в промышленную эксплуатацию;
- сопровождение промышленной эксплуатации.
Совершенно очевидно, что без строгой организации проекта и планомерного выполнения необходимых работ добиться успешного внедрения невозможно. В то же время любые инициативы, предполагающие долгосрочную реализацию задуманного, потребуют некоторых конкретных действий:
- сформировать структуру управления проектом;
- определить регламент контроля хода и качества реализации;
- составить план и выделить ресурсы;
- четко вести проектную документацию;
- своевременно реагировать на отклонение от графика и принимать необходимые меры по устранению недостатков.
Поскольку результаты обследования и внедрения будут использоваться на предприятии в течение продолжительного времени, команда сотрудников, привлекаемая к проекту, с самого начала должна активно заниматься выполнением всех работ, с тем чтобы накопить опыт и приобрести знания, необходимые для организации эффективного использования и сопровождения ИСУП.
Делегирование выполнения проекта нанимаемым консультантам может дать только промежуточные положительные результаты, выраженные в отчетах, рекомендациях и мероприятиях по обучению. Полагаться же на полноценное внедрение системы при таком подходе - значит заранее обрекать себя на провал.
Готовность к выделению квалифицированных кадров
Внедрению ИСУП, особенно на промышленных предприятиях, всегда сопутствует реорганизация существующих процессов деятельности. Слово “реинжиниринг” у многих вызывает идиосинкразию, так как часто связывается с попытками внести дополнительную путаницу в имеющийся беспорядок. На наш взгляд, не нужно с самого начала ставить задачу глобального преобразования всего предприятия в связи с внедрением новых информационных технологий. Прежде всего следует сформировать слаженную, квалифицированную и инициативную команду, способную к восприятию и практическому применению перспективных технологий. По мере анализа и документирования процессов деятельности, использования инструментов моделирования, тесного общения с руководством предприятия и согласования необходимых изменений процесс реинжиниринга может пройти относительно безболезненно и постепенно, не вызывая катастрофического отторжения новаций у руководителей среднего звена и исполнителей. Руководство предприятия должно сознавать, что от уровня квалификации и способностей сотрудников, привлекаемых к внедрению, непосредственно зависит окончательный результат. Чем серьезнее руководство относится к подбору персонала, тем больше будет отдача от внедрения.
Готовность предприятия к внедрению
В соответствии с вышесказанным следует подчеркнуть, что руководство должно быть заинтересовано в том, чтобы выделить квалифицированных специалистов по информационной поддержке процессов управления предприятием. Формирование такого коллектива возможно при одном условии - организация и выполнение внедрения осуществляется самим предприятием. Необходимо четко разделять такие виды деятельности, как консультационное сопровождение внедрения ИС и собственно внедрение ИС.
Консультационное сопровождение подразумевает в основном обучение и консультации (целевое обучение) по вопросам настройки, особенностей применения системы при решении конкретных задач на этапе обследования и внедрения. К этой работе привлекаются нанимаемые консультанты, а также руководитель проекта со стороны внешнего исполнителя.
Собственно внедрением (подготовкой и вводом нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, опытной эксплуатацией и переходом к промышленной эксплуатации) должны заниматься сотрудники из команды предприятия. Это принципиально, поскольку консультанты - работники временные.
Таким образом, в процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую систему, но и (что не менее важно) профессионально подготовленных людей, способных самостоятельно и эффективно эксплуатировать и сопровождать ИС. Подготовленные сотрудники должны стать реальной опорой руководителей предприятия различного уровня ответственности.
Готовность к изменениям
Как уже отмечалось ранее, внедрение ИС всегда сопровождается изменениями как в структуре предприятия, так и в процессах деятельности. Их проведение не должно сопровождаться потерей качества управления, поэтому каждое такое изменение должно быть обосновано и согласовано с руководством предприятия. Основной критерий необходимости изменений - их целесообразность с точки зрения процесса управления в целом. Основная предпосылка успешного проведения изменений - конструктивность позиции руководящих лиц предприятия и их понимание, зачем все это нужно.
К автору можно обратиться по адресу: avkryl@tops-msk.com.
Основные причины неудач при внедрении ИСУП
- Недооценка сотрудниками предприятия сложности процесса внедрения ИСУП и организационной составляющей проекта
- Неготовность предприятия в целом к структурным изменениям и изменениям процессов деятельности
- Непонимание разницы между консультационным сопровождением процесса внедрения и практическими работами по внедрению
- Перенос центра тяжести на службы АСУ
От редакции
Уже стали общим местом рассуждения о внедрении интегрированных систем управления предприятием (ИСУП): говорят, этот процесс настолько сложен и длителен, что довольно часто не дает ожидаемого результата и даже просто заканчивается провалом. В то же время жить без них крупным предприятиям становится все труднее.
Существуют ли способы снижения рисков внедрения ИСУП? На этот вопрос пытается ответить Андрей Крылович, руководитель департамента управленческих систем фирмы “ТопС”. При кажущейся простоте и очевидности приведенных им рекомендаций, эти действия часто игнорируются, что приводит к негативным последствиям.
