ПРОЕКТЫ
ИТ открывают здесь новые перспективы
Тот, кто давно водит машину, вряд ли сможет припомнить, сколько видов талонов прошло через его руки. Во времена всеобщего дефицита талоны гарантировали водителям государственного транспорта бесперебойную заправку машин (“бензин по талонам есть, а за деньги - нет”) и были фактически средством перераспределения материальных благ. Позднее рыночная экономика внесла разнообразие и в эту сферу - талонных систем развелось великое множество; однако все они разделялись на две примерно равные части: одни фирмы выпускали “рублевые” (номинал талона представлял собой сумму в рублях), другие - “литровые” (номинал - количество литров бензина) талоны. Для компании, продающей горючее, талонная система в основном была способом привязать к себе клиента, ничего ему не гарантируя: ни гибкой системы обеспечения топливом, ни каких-либо выгод, а порою и самого горючего (если талонов выпускалось много больше, чем фирма могла “отоварить” бензином). На самом деле развертывание талонной системы - вещь непростая и хлопотная: она таит в себе множество подводных камней, на которые натыкаются ее авторы и которых при профессиональном подходе можно было бы избежать.
Впрочем, и сейчас на рынке хватает смельчаков, желающих построить надежную и выгодную талонную систему расчетов за горючее. Одна из наиболее свежих и оригинальных попыток построить такую систему принадлежит молодой группе компаний “Эталон-Авто”. Причем ее сегодняшний успех не в последнюю очередь связан с информационными технологиями, помогающими решать задачи управления.
Самое главное - учет и контроль
“Мы полагаем, что на настоящем этапе нам удалось создать весьма удобную и рациональную талонную систему, - считает директор по развитию "Эталон-Авто" Максим Крымский, - однако для этого нам пришлось немало потрудиться.
Именно учет талонов и распределение функций стали наиболее трудно преодолимыми подводными камнями в задуманном нами проекте. К тому же предыдущий опыт показал, что в компании такого типа, как наша (впрочем, сегодня это можно отнести практически к любой фирме, желающей устойчиво работать на современном, очень динамичном рынке), не обойтись без автоматизации учетных и аналитических процедур. Поэтому в начале нынешнего года, когда мы приступили к реализации нашего проекта (иными словами - к созданию фирмы), мы решили прибегнуть к помощи профессиональных консультантов”.
Свои услуги предложила компания из холдинга R-Style - R-Style Trust, которая специализируется на постановке учета предприятия и консалтинге в области информационных технологий. Совместными усилиями руководства “Эталон-авто” и консультантов были разработаны принципы построения и схемы бизнес-процессов компании, учетная политика и соответствующая им информационная система. Последняя базировалась на “Универсальной бухгалтерии” и специализированной “Системе учета талонов” - эти продукты (разработчик - R-Style Software Lab.) и составили ядро информационной системы предприятия.
Устройство для сканирования талонов
Предложенная консультантами холдинговая схема построения (группа, состоящая из трех компаний) избавляла от организационной неразберихи и давала возможность создать в компаниях такие цепочки бизнес-процессов и учетные схемы, которые оптимально отражали специфику деятельности каждой, не перегружая учет деталями, важными для одних бизнес-процедур и несущественными для других. Так, например, фирма “Эталон-Авто”, правообладатель данной торговой марки, призвана обеспечивать весь цикл обслуживания по организации талонной системы (договоры с АЗС, перевозчиками, изготовителем талонов и пр.), в соответствии с этим и строится ее бухгалтерский, финансовый и оперативный учет; для фирмы-дистрибьютора, занимающегося покупкой и продажей топлива, будут другими и учетные процедуры, и отчетные формы, и виды налогообложения.
Талон как ядро бизнеса
Создавая свою талонную систему, компания “Эталон-Авто” руководствовалась следующими принципами:
- работа с литровыми талонами (рублевые талоны расценивались специалистами компании как не очень удачный суррогат обычных денежных знаков, представляющий собой лишнее звено в цепочке “поставщик - продавец - потребитель”);
- тщательный подбор партнеров по бизнесу (изготовителя талонов, АЗС, поставщиков топлива, дилеров и т. д.);
- четко поставленный учет талонов на всех участках их движения (изготовитель талонов - эмитент (“Эталон-Авто”) - потребитель - АЗС - эмитент), его автоматизация;
- анализ “талонодвижения” с помощью информационной системы;
- расширение бизнеса и охват регионов.
Первые два принципа, относящиеся к организации бизнеса в целом, нуждаются лишь в кратких комментариях. Использование литровых талонов, как считают специалисты “Эталон-Авто”, по ряду параметров выгоднее рублевых для всех участников торгово-закупочной цепочки: клиента оно защищает от резких колебаний цен на ГСМ, автозаправочным станциям гарантирует регулярные поставки топлива, обеспечивает постоянных клиентов и избавляет от хлопот с собственными талонными системами, а компании-эмитенту сулит минимизацию затрат на развертывание талонной системы (из-за большого тиража талонов) и планируемую прибыль (благодаря широкой партнерской сети и постоянно растущей клиентской базе).
Тщательный подбор партнеров важен везде, но в данном случае влияние этого фактора усиливается тем обстоятельством, что, поставляя на АЗС бензин или другое горючее (и имея на него сертификаты качества), которое заливается в общие резервуары, компания - эмитент талонов должна быть уверена и в качестве ГСМ, получаемых клиентом из этих самых общих резервуаров. Именно поэтому “Эталон-Авто” выбирала себе в партнеры лишь АЗС с безупречной репутацией в отношении качества нефтепродуктов и постановки учетной работы.
Поистине стратегическое значение имеет партнерство с компанией, изготавливающей талоны. Талон, будучи ценной бумагой, должен быть защищен от подделок и максимально приспособлен к использованию и учету - как клиентами, так и компанией-эмитентом. Для разработки и выпуска талонов была выбрана компания “Н.Т.Граф”, уже давно работающая на этом рынке и имеющая лицензию Министерства финансов на выпуск ценных бумаг.
Итак, автоматизация в талонной системе
Два следующих принципа, лежащих в основе бизнеса “Эталон-Авто”, непосредственно связаны с информационными технологиями.
Собственно говоря, над автоматизированным вариантом талонной системы “колдовало” пять компаний: непосредственно “Эталон-Авто”, выступавшая как заказчик и постановщик задачи по формированию бизнеса; R-Style Trust - в качестве консультанта по оптимизации бизнеса, проектированию (как постановщик задачи для программистов) и внедрению информационной системы; R-Style Software Lab - как разработчик программного обеспечения для последней; R-Style Computers - поставщик техники; и, наконец, “Н.Т.Граф”, изготовитель не только “объекта учета” (талонов), но и поставщик устройства для их автоматизированной обработки - специального сканера (см. фото) для считывания штрих-кодов (ШК).
Именно технология штрихового кодирования (ТШК) стала одной из основных позиций в постановке автоматизированного учета талонов. Известно, что ТШК позволяет исключить ручной ввод данных (в данном случае - серий и номеров талонов), а следовательно, увеличить скорость их предварительной обработки, существенно уменьшить количество ошибок (неправильный ввод, повторы и пр.), проследить весь путь следования каждого талона и сделать возможным автоматизированный учет, обработку и анализ данных. Однако когда при проектировании системы встал вопрос о бар-сканере, обнаружилось, что зарубежные модели, предназначенные для подобных операций, делаются очень небольшими партиями (фактически на заказ) и стоят по нескольку тысяч долларов. Выход из этой ситуации нашла компания “Н.Т.Граф” - ее специалисты создали сканер, соединяющий в себе элементы конструкции машинки для пересчета купюр и мобильный терминал сбора данных (типа MS-15). В верхний лоток, к которому подходит считывающий луч сканера, кладут пачку талонов, специальные лопасти перелистывают их (по мере считывания ШК) и отправляют в нижний лоток; талоны с дефектом или повреждением ШК, не фиксируемые сканером, автоматически отправляются в лоток позади аппарата - их цифровой код (он располагается прямо под ШК) можно затем внести в систему вручную.
Информация о талонах, полученных из типографии, заносится в систему в самом начале (чаще всего вручную как числа подряд с № хххххх по № уууууу либо с помощью бар-сканера), а потом, в соответствии с дальнейшими передвижениями (передача дилеру, продажа им талонов заказчику, получение погашенных талонов от АЗС и пр.), также фиксируется в информационной системе (уже посредством сканера).
Фиксация сведений о талонах и их движении в информационной системе производится для того, чтобы иметь возможность вести учет и анализ. Система позволяет отслеживать динамику всех изменений, которые происходят с талонами, а также деньгами, горючим и пр. Например, можно получить выборки данных о том, сколько и каких талонов осталось у того или иного клиента, сколько - у всех клиентов вместе, каков запас топлива на каждой из АЗС и не пора ли его пополнить, какова динамика отпуска ГСМ каждого вида за произвольный период на определенной АЗС или на всех АЗС данного округа. Кроме того, проследив динамику движения талонов каждого вида, можно заранее спланировать заказы на их печать в типографии. Так, например, в результате анализа выяснилось, что из четырех имеющихся номиналов талонов (на 10, 15, 25 и 50 литров) наибольшей популярностью у клиентов пользуются 50-литровые (около 60%), следовательно, в такой пропорции следует составлять типографский заказ. Важно отслеживать и соотносить друг с другом уже упомянутые выше сведения о числе талонов на руках у клиентов (это обязательства фирмы перед ними) и количестве топлива, имеющегося на бензозаправках - это необходимо для планирования поставок.
Другой раздел информационной системы - “Управление финансами” - более традиционен, он позволяет использовать бюджетирование для планирования закупок, затрат и платежей.
И наконец, для бухгалтерского учета в компании установлена “Универсальная бухгалтерия” (разработчик - R-Style Software Lab.), в которой выполнены настройки, отражающие специфику отрасли (в частности, в качестве налоговых выплат включены налог на ГСМ, экологический сбор, специализированные первичные документы - счета, счета-фактуры, накладные и т. д.). Несложная в обращении, эта система имеет все необходимые возможности для ведения учета на предприятиях практически любой отраслевой принадлежности. Это обусловлено гибкостью настройки, а также возможностями доработки, “дописывания” недостающих функций и модулей посредством встроенного языка Visual RSL (входит в комплект поставки).
Особенностью “Универсальной бухгалтерии” является возможность одновременного ведения нескольких Главных книг (т. е. бухгалтерского учета для нескольких предприятий) с соответствующими планами счетов, чем и воспользовалась группа компаний “Эталон-Авто”: один программный продукт обеспечивал учет для всех трех участников группы, причем с той спецификой и с тем планом счетов, который был необходим каждому из них.
Кроме того, в этом же ПП удобно вести и управленческий учет, заведя три плана счетов - “Бензин”, “Талоны” и “Деньги” - и отслеживая на них движение этих позиций (ведь из одного первичного документа можно делать проводки в разные планы счетов, в том числе и в “управленческие”).
По словам Максима Крымского, важным обстоятельством, позволяющим сотрудникам легко использовать все возможности информационной системы, являются хорошо отлаженные технологии. Это касается не только устойчивости и надежности работы самой системы, но и всего комплекса технологий внедрения и эксплуатации. Так, на создание проекта, внедрение информационной системы и обучение персонала компания потратила всего три месяца, причем за это время были не только доведены до конца все работы, но и для каждого рабочего места, каждой задачи составлены технологические карты. Это дает возможность и сотрудникам, и руководству быстро ориентироваться в системе и, прилагая минимум усилий, извлекать из нее максимум информации.
А впереди - новые проекты
Они связаны не только с расширением бизнеса (на сегодняшний день заключено около 50 договоров с АЗС на хранение и отпуск топлива по талонам; предполагается увеличить число таких АЗС в Москве до 200; готовятся проекты расширения дилерской сети, особенно в регионах, и т. д.).
Ряд новых проектов связан непосредственно с информационными технологиями. Один из них - внедрение системы расчетов за ГСМ с помощью смарт-карт. Для этого “Эталон-Авто” разворачивает сотрудничество с компанией “Элтоп”, специализирующейся на процессинге карт. Со своим же партнером по автоматизации - R-Style Trust - “Эталон-Авто” предполагает и далее развивать имеющуюся информационную систему, в которую предстоит интегрировать поток данных, полученный при учете смарт-карт. В последних, как полагают специалисты, будут заинтересованы не только организации, но и частные лица. А в русле всеобщего распространения информационных технологий подобные проекты обещают быть весьма и весьма перспективными.
Программно-аппаратный комплекс группы компаний “Эталон-Авто”:
- Локальная сеть, состоящая из 25 компьютеров R-Style
- Сервер R-Style Marshal (двухпроцессорный Pentium III)
- Принтеры
- Специальный бар-сканер для талонов
Программное обеспечение:
- Windows NT 4.0, на рабочих станциях Windows 98, MS Office 98
- “Универсальная бухгалтерия”, “Учет талонов”.
Группа компаний “Эталон-Авто”
Зарегистрирована в апреле 1999 г.
В настоящее время насчитывает более 30 сотрудников.
Включает в себя три фирмы:
- “Эталон-Авто” - правообладатель торговой марки и процессинговый центр, организующий изготовление, логистику и учет талонов;
- “У.Т.С.” - генеральный дистрибьютор по Московскому региону, занимается оптовой покупкой и продажей топлива для холдинга;
- “Дениус” - официальный дилер, работающий с конечными потребителями.
На сегодняшний день заключены договора с пятью дилерами Московского региона, прорабатываются контракты с региональными дистрибьюторами.
