Сергей Брускин, Екатерина Шапочка

Эффективность управления предприятием во многом зависит от оптимального распределения ресурсов между различными направлениями деятельности, подразделениями и проектами. Это определение верно, если оно опирается на информацию о предыдущей деятельности предприятия: о том, какое направление наиболее производительно на настоящий момент, какова была его эффективность месяц назад, кто из поставщиков (партнеров, клиентов) по этому направлению и в каких географических зонах приносит наилучший результат... Ответы на такие “сложносочиненные” вопросы получить непросто, однако порой именно они определяют, выживет ли предприятие, устоит ли в конкурентной борьбе.

Где же тот решающий фактор, который отделяет лидеров от отстающих и показывает преимущества в бизнесе? На наш взгляд, этим фактором являются скорость и глубина анализа информации.

При этом в условиях глобализации бизнеса деловым людям все труднее руководствоваться лишь соображениями здравого смысла и собственной интуицией. Чтобы анализировать, нужно считать, сравнивать, выбирать. Для этого необходимо обладать максимально полной информацией, причем оперативной и достоверной. Принимающие решения руководители должны иметь возможность “поиграть цифрами” - “что будет, если мы одни мощности заморозим, другие демонтируем, а третьи начнем развивать?” Нужен обсчет различных вариантов бизнес-планов, многоаспектный анализ текущей информации - словом, нужны средства для прогнозных задач.

Очевидно, что подобные задачи ложатся на плечи финансовых директоров и подотчетных им аналитических служб предприятий. При этом не имеют значения масштабы их деятельности - в том или ином объеме такие задачи приходится периодически (а иногда ежедневно!) решать всем: и главным бухгалтерам небольших предприятий, отягощенным привычными налоговыми проблемами, и целым исследовательским коллективам крупнейших холдинговых структур.

Как справиться с непомерными объемами учетных данных? Как добиться объективной финансовой картины в хитросплетении взаимных обязательств, двусмысленных документов, бухгалтерских ошибок и противоречивых государственных норм? Как, наконец, научиться по результатам проведенного анализа принимать управленческие решения - обоснованные и своевременные?

Не секрет, что все финансовые аналитики имеют “головную боль” одной и той же природы. Какой брать кредит и от какого лучше отказаться? Как улучшить структуру активов и пассивов? Можно ли снизить коммерческие и производственные расходы? Какие долги лучше иметь? Как повлияют многофакторные решения на валюту баланса? Какие финансовые результаты возможны при разных сценариях?

Хорошо известно, что на многих предприятиях перечисленные и другие вопросы решаются при помощи корпоративных информационных систем. И то, что в странах с рыночной экономикой давно является общим стандартом, сегодня не секрет и для России: удачный выбор системы, обладающей необходимыми аналитическими возможностями, - залог успеха при принятии финансовых и управленческих решений.

Многоаспектный анализ в SunSystems

Как же в этом случае выглядит идеальная модель финансовой системы? Обозначим наиболее важные и типичные задачи.

- Автоматическое получение собственно финансовой отчетности (внутренней - управленческой и внешней - в национальных и международных стандартах учета).

- Автоматический расчет важнейших показателей финансового состояния предприятия (с вычислением десятков всевозможных коэффициентов - характеризующих рентабельность, ликвидность, оборачиваемость, кредитоспособность и т. д. и т. п.).

- Автоматизация финансового планирования и прогнозирования (построение моделей, бюджетирование при разных сценариях).

- Автоматизированное ведение непрерывного учета (оперативное получение пробного баланса, автоматическое списание себестоимости складских запасов и т. д.).

- Автоматический расчет и оптимизация “чистых финансовых потоков” предприятия (в международной терминологии - Cash Flow Management).

- Автоматический расчет и оперативный анализ дебиторской и кредиторской задолженности.

- Сведение к минимуму рутинной работы при отражении типовых хозяйственных операций путем создания шаблонов ввода и автоматического разнесения проводок в Главную книгу.

- Многовалютный учет и многофакторный анализ (включая факторы инфляции, колебания курсов и т. д.)

- Автоматическое формирование консолидированной отчетности.

Конечно, описанная модель потому “идеальна”, что в нее сведено практически все, что, по нашим представлениям, “должно быть”.

Если предприятие имеет серьезные амбиции в области финансового менеджмента и стратегического планирования, то все равно рано или поздно встает вопрос: как развивать финансовую систему предприятия?

Путь, который в этом случае предлагают авторы, - внедрение финансовой системы международного класса, уже проверенной на многих клиентах по всему миру.

Главная проблема здесь - неготовность многих предприятий к серьезным инвестициям в программное обеспечение, а достоинство - решение большинства задач, описанных в “идеальной модели”.

Рассмотрим возможности одной из таких систем - SunSystems, разработанной в Великобритании и представленной на российском рынке компанией Robertson & Blums Corporation.

- Генерируемая системой финансовая отчетность представляет как состояние предприятия на текущий момент, так и динамику для сравнения данных за определенные периоды. Вся бухгалтерская и управленческая информация объединена в Главной книге на уровне файла. При этом хранящаяся в едином файле информация не требует дополнительных процедур для обновления, хотя и может быть доступна в любой момент. Обработка данных должна производиться по тем категориям анализа, которые критичны именно для данного предприятия.

Все аналитические категории в системе SunSystems определяет пользователь, при этом количество аналитических кодов не ограничено. Для формирования операций с нужным аналитическим признаком можно использовать шаблоны (в терминологии SunSystems - типы журнала), при этом указанный в них код аналитики будет введен автоматически. Сформированная и разнесенная в Главную книгу операция может содержать аналитические признаки разных уровней и разной степени вложенности. Дальнейшая работа заключается в анализе операций, которые хранит Главная книга, по тому или иному аналитическому признаку. Не требуя завершения (закрытия) финансового периода, SunSystems дает возможность получать оперативную отчетность сразу, в динамике, после любого обновления Главной книги.

Система позволяет проводить “многомерный” финансовый и хозяйственный анализ, например, сопоставлять определенную информацию по счету с информацией по проводке. Неограниченное количество валют, которые можно вводить в систему, является дополнительным аналитическим аспектом учета: можно строить отчетность в разрезе не только заданных разделов аналитики (подразделений, регионов, видов продукции, подотчетных лиц и т. д.), но и в разрезе каждой валюты, а также суммарно в базовой (как правило, национальной) валюте.

- Наряду с детализацией и разбивкой данных по параметрам важное значение имеет их консолидация. Это особенно актуально для “распределенных” предприятий, имеющих филиалы и дочерние компании, которые ведут учет одновременно в национальных и международных стандартах, различающихся порядком отражения хозяйственных операций, учетными периодами и другими характеристиками. Наряду с консолидацией данных на уровне отчетов в SunSystems возможна “физическая консолидация” путем переноса (экспорта) данных из локальных книг (баз данных) в единую консолидированную книгу (базу данных). Стандартные средства экспорта позволяют осуществлять консолидацию по определяемым правилам (курсам пересчета валют, сдвигу периодов учета, фильтрации неактуальных для GAAP хозяйственных операций и т. п.). Операции неограниченного числа баз данных могут быть объединены на уровне отчета. При этом в процессе объединения (консолидации) могут участвовать операции с разными валютами (например, можно объединить данные по операциям, сформированным в российском и немецком филиалах и в головном офисе, находящемся в США).

- Теперь обратимся к одной из самых актуальных проблем постановки и реализации аналитического учета на предприятиях - анализу и оптимизации затрат. Неграмотно разнесенные затраты могут стать причиной неверных выводов и управленческих действий, искажающих последующие плановые показатели предприятия. В то же время решение этой проблемы очень трудоемко: чего стоит распределить затраты по разным центрам затрат для всего предприятия в Excel! Задача распределения косвенных расходов известна всем бухгалтерам и управленцам. От того, как будут распределены эти расходы, сумма налогооблагаемой прибыли не меняется. Поэтому со стороны государства претензий к предприятию не будет. Но управляющим важно знать адекватное отражение себестоимости, чтобы понять, какие направления эффективны, а какие убыточны, на что предпочтительнее тратить время и деньги. В системе SunSystems для операции распределения общих затрат и издержек можно использовать как общие аналитические возможности модуля “Финансовый учет”, так и его специальный модуль под названием “Общие распределения” (Corporate Allocations). В нем можно использовать сразу несколько методов распределения для различных затрат. Например, суммы накладных расходов разных отделов рассчитывать пропорционально численности сотрудников, а внутрифирменные расходы по уплате процентов - как определенный процент от текущего остатка на счете.

- Широко востребованной плановиками аналитической возможностью системы является управление десятью бюджетными регистрами (книгами), настройку которых пользователь осуществляет в соответствии со своими потребностями. Каждый бюджетный файл может содержать данные за столько лет, сколько необходимо, а их обработка в функциональном плане не отличается от обработки фактических данных. При этом Главная книга и Книга основного бюджета позволяют создавать отчеты горизонтального и вертикального анализа, а дополнительные - моделировать финансовые результаты хозяйственной деятельности предприятия, закладывая в прогноз различные сценарии развития (колебания валютного курса, изменение статей затрат и т. п.). Выполнив работу по настройке бюджетных книг один раз, можно и эффективно управлять текущей финансовой деятельностью предприятия, и планировать доходную и расходную часть бюджета на перспективу. Система генерирует отчет, позволяющий сравнивать реальные показатели с бюджетными, автоматически выдает коэффициент отклонения.

- SunSystems поддерживает неограниченное число учетных периодов. Традиционно в системе ведется 12 учетных периодов (по числу месяцев финансового года), однако допускается настройка их произвольного числа (до 999). При необходимости отдельным периодом может быть не только неделя (52 периода), но и один операционный день (365 периодов). Такая периодизация помимо годового и поквартального анализа, традиционного для отечественных бухгалтерских программ, позволяет вести анализ за любой требуемый период.

В заключение подчеркнем, что приведенные выше размышления не претендуют на “истину в последней инстанции”, но отражают многолетний опыт авторов по внедрению корпоративных финансовых систем в России. Именно он позволяет утверждать, что программные средства, о которых шел разговор, - это не дань моде, а жизненно важная необходимость, определяющая правильность финансовых и управленческих решений, от которых в свою очередь зависит как текущее состояние компании, так и ее дальнейшее развитие.

К авторам можно обратиться по телефону: (095) 937-0484.