В последние годы в связи с внедрением КИС значительно возрос интерес к электронному документообороту и электронным архивам. Объясняется это достаточно просто: по большому счету именно трудности, связанные с делопроизводством и ведением архивов, вызвали необходимость автоматизации деятельности органов государственного управления и бюджетных организаций. Для коммерческих структур, в которых автоматизация практически всегда начинается с решения задач управления финансами, также наступает время позаботиться об упорядочении процесса управления и осмыслении накопленного опыта (т. е. формирования собственных баз знаний).
Отражением этого интереса является, например, увеличение числа специализированных конференций и выставок, посвященных управлению электронными документами: к уже традиционным DocFlow и “Интеллектуальному предприятию” в этом году прибавился “Электронный офис” (не говоря уже о семинарах, проводимых отдельными фирмами). Однако в своих публикациях об этих мкроприятиях мне уже не раз приходилось подчеркивать их односторонность.
Обычно на них представлена точка зрения поставщиков решений, да и пользователи также рассказывают о внедрении вполне конкретных технологий. И уже одно это определяет весьма утилитарный подход к проблеме автоматизации управления документами. А появление в названиях этих мероприятий слова “научный” свидетельствует о том, что многие российские бизнесмены подзабыли, чем наука отличается от производства.
И вот наконец представилась возможность познакомиться с точкой зрения другой стороны: 24 - 25 ноября в Москве проходила VI конференция “Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив”, организованная Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ведущей научной организацией Федеральной архивной службы России.
Интерес растет, но ситуация пока не меняется
По мнению директора ВНИИДАД Михаила Ларина, нынешняя конференция прежде всего отразила повышение интереса государственных организаций (их представители составляли подавляющее большинство слушателей и докладчиков) к данной теме: со всей страны на этот форум приехало более 160 человек (что почти в два раза больше, чем в прошлом году). Попробуем оценить прошедшее мероприятие, сравнив его с более знакомыми нам ИТ-конференциями.
Общее впечатление от тех и других - несоответствие (что явно ненормально) важности тематики уровню обсуждения проблемы. Если на компьютерных конференциях - слишком мало науки, то здесь было слишком мало практики.
На конференции ВНИИДАД присутствовали представители ряда компьютерных компаний (“АйТи”, “Весть”, “Гранит-Центр”, “Интерпроком ЛАН”, “ИнтерТраст”, “Кодекс”, “Термика”, “ЭОС”). Они выступили с сообщениями, провели несколько семинаров и продемонстрировали свои разработки на небольшой выставке. Но в целом не компьютерщики задавали тон, некоторые их выступления даже явно диссонировали с общим духом конференции и аудиторией просто не воспринимались.
К сожалению, это отражает не только имеющийся сегодня разрыв между поставщиками и их потенциальными клиентами, но и нестыковку технологии и методологии. Хотя известный афоризм классика диалектического материализма продолжает быть истиной: “Наука без практики мертва, практика без науки - слепа”. В этой связи можно упрекнуть как ученых, так и практиков в нежелании двигаться навстречу друг другу: первых что-то не видно среди докладчиков на ИТ-конференциях, а вторым было бы полезно не только организовывать свои дежурные презентации, но и послушать рекомендации методологов.
Из выступлений докладчиков и бесед с участниками конференции сложилось впечатление, что до практического внедрения компьютерных технологий на современном уровне еще очень далеко: разговор в основном шел о “проблемах” их создания, но не применения (локальные системы не в счет). Наиболее интересный пример формирования электронного архива был приведен в докладе директора архива “Горбачев-фонда” Сергея Кузнецова (и это сообщение весьма заинтересовало аудиторию).
Но даже этот проект еще трудно назвать полноценным “электронным архивом” - речь пока идет лишь о накоплении электронных документов в виде файлов и управлении ими на уровне штатных средств Windows. (Информация г-на Кузнецова любопытна именно с точки зрения практического внедрения системы - с 1992 года, а также анализа движения от “файловой системы к системе документов”. В начале 2000 г. в фонде должна быть запущена новая архивная система на базе DOCS Open.)
В этой связи было бы очень полезно в качестве докладчиков пригласить специалистов из коммерческих организаций, которые уже накопили некоторый опыт в этой области и могли бы рассказать о реализованных проектах.
Что же мешает внедрению ИТ?
Отвечая на этот вопрос, можно назвать три основные причины: недостаточную нормативно-правовую базу, отсутствие денег и слабую подготовку специалистов старой школы документоведения к применению современных технологий. Причем финансовый вопрос представляется как раз самым простым. К сожалению, поставщики явно недооценивают правовые проблемы, а их потенциальные заказчики и методологи - переоценивают подготовленность своих специалистов в области ИТ.
Именно правовое обеспечение электронного документооборота было одной из главных тем, обсуждаемых на данной конференции. В этой области действительно существует масса проблем, начиная от вопросов авторских прав и заканчивая отсутствием у электронного документа юридического статуса (в том числе и закрепленного в законе понятия “электронная подпись”). Нужно также отметить сложившуюся в советскую пору традицию информационной закрытости, которая сегодня проявляется в отчетливом нежелании многих структур (и отдельных личностей) внедрять “прозрачные” решения.
Поэтому можно только согласиться с целым рядом выступлений, в которых подчеркивалось, что создание электронных архивов и систем документооборота должно решить не только технические вопросы обеспечения деятельности организаций. Без применения компьютерных технологий сегодня нельзя на практике реализовать свободу доступа к информации, а следовательно - построить современное демократическое общество.
В результате дискуссий о правовых проблемах невольно сложилось впечатление, что их нерешенность - весьма удобный повод не применять новые технологии. Действительно, сетования на отсутствие законов были бы более логичными, если бы они прозвучали из уст компьютерщиков. Но в данном случае о прорехах в законах говорили люди, которые как раз и должны их “залатать”. Однако конкретных предложений в этой сфере как раз и недоставало.
Парадокс заключается в том, что государственные структуры, выступающие в качестве экспертов и законодателей в области документооборота, с одной стороны, жалуются на нехватку финансовых средств, но с другой - не очень сильно обеспокоены тем, чтобы ясно показать налогоплательщикам, на какие нужды эти средства будут потрачены. К сожалению, пара компьютерных разработок, представленных на выставке ВНИИДАД, навели на мысль, что ученые занялись не своим делом, пытаясь конкурировать с профессионалами в области программирования. (Было бы лучше направить средства на другие дела.)
Государственные институты пока также явно не готовы занять сильные позиции на ИТ-рынке в качестве независимых экспертов, оценивающих предлагаемые компьютерные решения. Отсутствие же сегодня таких консультантов ощущается, и это отмечалось в выступлениях, прозвучавших на конференции. В то же время введение обязательной сертификации технологий и компаний-разработчиков есть не что иное, как попытки чиновников занять командные высоты.
Реальное внедрение информационных технологий (особенно в государственных органах) возможно лишь в результате общих усилий поставщиков решений, ученых и законодателей. А для этого нужно обсуждать проблемы совместно, а не порознь - каждый на своей собственной конференции.
