Как правильно организовать “веерную” рассылку
ПОДРОБНОСТИ
Наша Читательница Анастасия К. прислала письмо с таким вопросом: “Существуют ли легальные возможности для выполнения санкционированной "веерной" рассылки через Интернет?”.
Вопрос действительно актуальный, а ответ на него достаточно прост.
Спэм (Spam - переводится как колбасный фарш, в телекоммуникациях - непрошеное рекламное сообщение в электронной почте, или просто “сетевой мусор”) был известен и во времена обычной почты. Однако тогда определенным барьером для его развития служило то, что за доставку писем приходилось платить самому отправителю. С появлением же электронной почты не только резко упростилась проблема тиражирования писем, но и отправитель избавился от необходимости платить деньги “за тираж”. В результате спэм стал настоящим бедствием для владельцев публичных адресов.
Для борьбы со спэмом, конечно, можно использовать технические методы, такие, как контроль потока входных сообщений (блокировка нежелательных писем по адресам отправителя, их объему, наличию “нехороших” выражений и пр.). Но все-таки ими мало кто пользуется, опасаясь с водой выплеснуть и ребенка - потерять действительно полезную информацию.
В то же время мой личный опыт пользователя электронной почты говорит о том, что происхождение спэма часто объясняется элементарным непрофессионализмом отправителей - рекламных агентов, PR-менеджеров и др., которые не знают достаточно простых правил почтового общения. (Кстати, в электронной почте действуют примерно те же правила, что были известны еще в XIX веке.)
В почтовой рассылке нужно соблюдать главное правило: форма отправления (тем более, когда речь идет о списочной, “веерной” рассылке) должна быть удобна вашему адресату. Лучше потратить минуту на преобразование письма из вида, “удобного для вас”, в вид, “удобный для адресата”, чем потерять потенциального клиента.
При этом нужно помнить о двух важных моментах.
Во-первых, хотя обычная и электронная почта имеют много сходных черт, стили работы с электронными и бумажными документами серьезно различаются. Именно поэтому письма, оправляемые по факсу, должны оформляться иначе, чем письма, рассылаемые по электронной почте.
Во-вторых, никогда не забывайте, что многие люди работают в условиях, несколько отличных от ваших: соединяются с почтовым сервером по телефонным линиям, имеют не самый мощный компьютер, не используют MS Office, платят за Интернет из своего кармана и т. д.
Схема выполнения рассылки
Отечественное законодательство в области Интернета находится пока в зачаточном состоянии. В такой ситуации нормальной юридической основой регулирования деятельности клиентов в Интернете является договор на услуги провайдера. Приведу выдержку из стандартного соглашения об оказании услуг одного известного российского Интернет-провайдера:
“Клиенту запрещается: ...
- производить "веерную" рассылку (более чем в пять адресов одновременно) материалов, кроме случаев, когда адресаты согласны получить эти материалы. Провайдер оставляет за собой право... при наличии жалоб других клиентов - получателей не затребованной ими информации прекратить предоставление услуг клиенту-нарушителю”.
Из этого текста виден легальный способ выполнения “веерной” рассылки: нужно предварительно получить согласие адресатов. Соответственно, общение должно строиться следующим образом.
1. По имеющемуся начальному списку (который можно взять из какой-либо базы адресов) вы делаете первую рассылку с обращенной к адресату просьбой подтвердить его согласие на получение такой информации в будущем.
Обратите внимание: нужно получить его согласие, а не отказ. Так что для первого письма вариант: “Если вы не хотите больше получать письма, то пришлите нам...” - является принципиально неверным. Уберите “не”, и все будет правильно.
В этом же письме следует сказать, какого рода информацию вы собираетесь присылать, как часто, в каком формате и какого объема.
Если у вас есть возможность осуществления разных вариантов рассылки, то можно спросить клиента, какой из них ему больше подходит. (В таком случае придется составить не один список рассылки, а несколько, для каждого варианта свой.)
2. На основании полученных ответов-подтверждений вы формируете список регулярной “веерной” рассылки. Вы получили согласие клиентов, они стали подписчиками ваших новостей, вы чисты перед законом и совестью.
3. Далее вы рассылаете свои информационные письма. В них должны быть две обязательные фразы:
- сообщение о том, что данная рассылка выполняется на основе согласия адресата;
- информация о праве адресата в любой момент отказаться от подписки (и о его действиях в этом случае).
В каком виде рассылать
Этот вопрос не менее важен, если вы хотите, чтобы вашу информацию читали, а не выбрасывали “в автоматическом режиме”. Прежде всего ваши информационные бюллетени должны содержать минимум мусора (типа графических логотипов) и быть удобными для работы клиента. Помните, что деньги и время на получение и обработку вашей информации тратит именно адресат. Более того, обычно получатель (например, в редакции газеты) отбирает из поступившей корреспонденции наиболее интересную. Несоблюдение этики оформления почтовых отправлений может привести к тому, что до ваших писем вообще не дойдут руки.
В каком же виде следует рассылать информацию? Ответ простой: только в формате “просто текст” без излишеств форматирования и тем более без графики и логотипов. Если форматирование все же нужно, то можно использовать HTML-формат.
За последние годы я получил довольно много писем в режиме информационной рассылки от российских и зарубежных отправителей. Из них могу насчитать не больше десятка иностранных бюллетеней, высланных в виде присоединенного файла, и ни одно приложение не имело формата, отличного от TXT.
Зато российские отправители предпочитают рассылать электронную информацию в формате Word, причем самой последней версии и с применением всех возможных графических “прибамбасов”, демонстрируя тем самым отсутствие профессионализма и неуважение к своим адресатам.
Разумеется, при пересылке можно, а порой просто необходимо пользоваться различными форматами присоединенных файлов (Word, ZIP, Excel, PDF и пр.). Но по правилам хорошего тона формат данных предварительно следует согласовать с адресатом.
Назову несколько доводов в пользу самых простых текстовых форматов.
1. Они могут быть прочитаны на любом компьютере и с помощью любого ПО. Надо помнить, что Word и Windows - совсем не единственные в мире текстовый редактор и операционная система.
2. Минимальный объем данных. Нужно иметь в виду, что стоимость соединения для получения писем, их хранение на компьютере оплачивает получатель.
3. Минимальное время просмотра. Загрузка Word для просмотра текста в несколько строк занимает довольно много времени. При обработке большого потока входящих сообщений это очень утомительно.
4. Все “офисные” файлы являются потенциальными разносчиками вирусов.
Еще пара советов
1. В поле Subject (Тема) пишите что-нибудь содержательное, раскрывающее суть письма или хотя бы его отправителя. К сожалению, в посланиях российских PR-специалистов довольно часто встречается такой тривиальный вариант: “Пресс-релиз”. И все.
Из-за проблем с перекодировкой русских символов (как правило, пользователь не может гибко управлять кодами для служебных полей письма) в Subject лучше всего использовать латинские буквы.
2. Информационное письмо должно начинаться с главной темы послания. Например, если это сообщение о каком-либо будущем мероприятии, нужно в первых строчках указать его название, время и место проведения. А уже потом давать более детальные сведения.
Многие, по привычке работы с бумажными письмами, выносят титульные данные (например, координаты компании и “контактных” людей) в заголовок письма. В электронных письмах такая информация должна помещаться только в конце текста.
***
Возможно, приведенные здесь рекомендации не являются бесспорными и тем более полными. Поэтому, наверное, имеет смысл продолжить обсуждение данной темы. Так что - пишите письма...
С автором, обозревателем PC Week/ RE, можно связаться по адресу: akolesov@glasnet.ru.
