“Москва”! Как много в этом звуке...
ПРОЕКТЫ
Этот универмаг знает любой москвич и большинство гостей столицы. Расположенный на Ленинском проспекте, он и в советские времена привлекал покупателей разнообразием ассортимента. В первой половине 90-х годов это крупное торговое предприятие пережило не лучшие времена. Теперь они позади, и в универмаге многое изменилось: сменился менеджмент, существенно улучшился интерьер (полы и лестницы из мрамора его очень украсили), торговые залы оснащены современным кассовым оборудованием, а прилавки ломятся от товаров.
Все начиналось с четвертого этажа
Приступая к автоматизации универмага и поиску информационной системы, руководство, помимо изучения рынка, поинтересовалось опытом коллег из крупных магазинов “Ясенево”, “Московский”, “Первомайский”. Выяснилось, что почти все торговые предприятия подобного масштаба работают на программном обеспечении, созданном своими (штатными) программистами. Собственная ИС функционировала до апреля 1998 г. и в “Москве”. Однако она обладала единственным достоинством - давала представление о товарных остатках, реализуя лишь суммовой учет; количественный учет в ней не предусматривался. Можно спорить о преимуществах и недостатках заказных систем, но ясно было одно - на создание своими силами достойного продукта помимо людских и финансовых ресурсов нужно много времени, а его не было. Поиск готовой системы привел в компанию “Фолио”, предлагавшую программный комплекс складского учета “Фолио WinСклад”. Практика показала, что этот выбор оказался правильным и (весной 1998 г.) своевременным.
Сегодня торговое оборудование в универмаге
- на уровне мировых стандартов
Опытной площадкой для автоматизации стал четвертый этаж универмага, где расположены секции, торгующие разнообразными товарами для женщин. Здесь была отработана схема взаимодействия торгово-складской системы компании “Фолио” и ПО для торгового зала фирмы “Катран”, содержащего справочник товаров для кассовых аппаратов. Это ПО позволяет с помощью одного компьютера поддерживать работу до девяти кассовых аппаратов типа Samsung, поставляя для них по мере необходимости сведения о товарах, поступивших в продажу, и собирая в конце дня информацию для формирования необходимых документов (реестра продаж, реестра чеков и пр.). Данные о проданных товарах передаются отсюда в складскую систему и в бухгалтерию (для их списания).
“Красная нить” информации о товаре
За два года эксплуатации системы “Фолио WinСклад” в универмаге была отлажена цельная и непротиворечивая схема оборота товаров, начиная от их приема на склад и оприходования и заканчивая списанием и формированием отчетов. Важным принципом этой схемы является информационная непрерывность, позволяющая отслеживать продвижение любого товара в любой момент времени. Она достигается фиксацией в системе всех перемещений товара, причем воздействие “человеческого фактора” сведено к минимуму. При поступлении на склад весь товар, даже имеющий заводской штрих-код (ШК), маркируется специальными этикетками с внутренним ШК, на которые наносятся также сведения о товаре для покупателя (название, цена, состав и пр.).
Все перемещения товаров (со склада в торговый зал или на другой склад, а также отпуск товара покупателю) обязательно фиксируются с помощью сканеров штрих-кода (СШК) или мобильных терминалов сбора данных (ТСД). Подобная технология позволяет не только существенно уменьшить число ошибок, часто возникающих при ручном введении данных в систему, но и свести к долям процента возможные злоупотребления персонала. “Более того, - отметил системный администратор универмага Евгений Успенский, - производя перемещения товара или инвентаризацию, работники склада сканируют каждое изделие (хотя система позволяет упростить эту операцию - считать ШК с одного изделия и набрать общее количество на клавиатуре). Таким способом мы убиваем сразу несколько зайцев - при вводе информации исключается пресловутый "человеческий фактор" (т. е. ошибки и злоупотребления), проверяется качество ШК на этикетке и лишний раз подтверждается наличие самого товара. Да и продавцам так спокойнее - ведь на них огромная материальная ответственность”.
Товар продан. Что дальше?
А дальше наступает время обработки информации о нем, и здесь возможности складской системы очень важны. “При формировании в системе сведений о партии товаров (эти сведения затем отражаются в ШК), - рассказывает заместитель главного бухгалтера универмага Ольга Чечулина, - в него закладывается следующая информация: номер накладной (номер партии), имя поставщика, номер товароведа, заказавшего данный товар, дата поступления товара и ряд других сведений. Именно по этим позициям идет затем сортировка данных и подготовка разнообразных отчетов. С их помощью мы можем проанализировать не только движение товаров и состояние взаиморасчетов с контрагентами, но и эффективность работы товароведов (как продается заказанный ими товар, много ли возвращено брака из этой партии, как происходит оплата реализованного товара). При внедрении торгово-складской системы разработчики включили в нее по нашему заказу те отчеты, которые нам нужны (о движении товарно-материальных ценностей в ценах поставщика и розницы, о реализации, о динамике продажи отдельных товаров и групп товаров и пр.), но со временем у нас появляются новые потребности. Например, было бы полезно включить в характеристику товара такие сведения, как размер, расцветка и некоторые другие; по этим показателям мы могли бы корректировать нашу ассортиментную политику и ее сезонные особенности”.
Одно из подобных пожеланий было совсем недавно выполнено - разработан дополнительный модуль для ювелирной секции. Учет изделий из драгоценных металлов имеет свою специфику: в документах фиксируется не только их количество, цена, но и вес, причем приходуется по накладной общий вес партии изделий, а списываются они по отдельности. Новая функция позволяет наряду с весовым учетом изделий из золота и драгоценных металлов вести полноценный штучный учет разных по весу, но одинаковых по артикулу изделий. В систему включен также “отраслевой” вариант отчетности: по каждому уникальному ювелирному изделию может быть создан отдельный отчет, содержащий именно те параметры, которые требуются ювелирному отделу.
Что было, что будет, чем сердце успокоится+
“Еще при настройке и установке системы специалисты "Фолио" совместно с товароведами и руководством универмага стремились включить все необходимые отчеты для анализа товарооборота, - рассказал Евгений Успенский. - В 1999 г. мы занимались отладкой системы в универмаге. Так, осенью прошлого года было отмечено замедление работы системы, что начало сказываться на скорости приема товаров (это, впрочем, неудивительно, так как база данных формируется огромная - за год ее объем достиг 1,5 Гб). В конце года мы перешли на новую версию MS SQL Server (с 6.5 на 7.0), благодаря чему существенно возросла скорость обработки информации. Кроме того, была несколько модернизирована сеть, что также увеличило ее производительность. И, наконец, переход в январе на новый отчетный период (который и в учетных процедурах сопровождается открытием новой главной книги) позволил, отделив данные за прошедший год, оставить лишь сведения об имеющихся остатках и тем самым значительно сократить объем информации в базе и увеличить скорость функционирования системы. В ходе этой "борьбы за скорость" созрела и идея использования нескольких (по крайней мере двух) серверов, которая была подкреплена конкретными разработками специалистов "Фолио" (функция "мультисервер"). Применение двух серверов целесообразно не только из-за необходимости репликации БД (для обеспечения безопасности хранения), но и для перераспределения их функций в целях оптимизации работы системы (например, на одном из серверов можно хранить все данные, на другом - составлять разнообразные отчеты и выполнять аналитические процедуры). Как известно, для этого MS SQL Server 7.0 имеет штатные средства синхронизации. Функция же "мультисервер" помогает с помощью несложных настроек для каждого пользователя системы так распределить его задачи (ввод данных, поиск информации, создание тех или иных отчетов), чтобы трафик по сети и нагрузка на серверы были минимальными. При этом вся ежедневная работа идет на основном сервере, а отчеты и анализ выдает другой, на котором хранится реплицированная БД. Успех внедрения системы обеспечен и соответствующей техникой. Мы следим, чтобы клиентские места, занятые аналитикой, были оборудованы машинами с оперативной памятью не ниже 64 Мб.
Положительные результаты применения новых технологий уже хорошо видны. На том самом четвертом этаже, с которого мы начинали, где номенклатура товаров включает около 18 000 позиций, инвентаризация сегодня проводится всего за одну смену (с помощью ТСД и автоматического формирования сличительных ведомостей в системе), тогда как прежде на нее уходило 2-3 дня работы до поздней ночи с мобилизацией дополнительных сотрудников. И таких примеров немало. Я считаю, что по объему выполняемых задач и ряду технических характеристик (удобство поиска в БД больших размеров, широкий выбор отчетов и настроек, развитые возможности операций с ШК и пр.) система "Фолио WinСклад" превосходит многие программы, имеющиеся на рынке”.
Можно с уверенностью сказать, что проект по автоматизации универмага “Москва” продвигается успешно. Он не закончен, если вообще в подобной ситуации следует употреблять понятие завершенности, ведь жизнь и развитие универмага предполагают постоянное совершенствование его информационной системы. А программно-аппаратный комплекс, в свою очередь, способствует непрерывному развитию такого сложного и динамичного торгового предприятия, каким является “Москва”. В этом - залог успеха. 4
К автору можно обратиться по адресу: tatyana@bogat.msk.ru.
Состав программно-аппаратного комплекса универмага “Москва”
Около 50 компьютеров, 60 сканеров ШК и терминалов сбора данных, 30 кассовых аппаратов, 2 сервера, 15 этикеточных принтеров
Универмаг “Москва”
Универмаг был открыт в 1963 г. На первых четырех этажах расположены 30 торговых секций; 15 товарных складов, служебные и подсобные помещения занимают остальное пространство семиэтажного здания. По ассортименту, который составляет более 46 000 наименований (!), универмаг, пожалуй, не знает себе равных даже в столице. С 1998 г., когда, несмотря на кризис, “Москва” начала набирать обороты (благодаря инвестициям, реорганизации и не в последнюю очередь - упорядочению и автоматизации учета), оборот универмага вырос в 2,3 раза; сегодня он составляет в среднем 50 млн. руб. в месяц. Численность персонала этого огромного торгового предприятия - около 900 человек.
