Компьютерные системы управления: мифы и реальность
Ты прав. Горожане сильно изменились, внешне, я говорю, как и сам город, впрочем *1.
_____
*1. Здесь и далее в эпиграфах приведены цитаты из романа М. Булгакова “Мастер и Маргарита”.
На написание этой статьи меня подвигло желание каким-то образом классифицировать и упорядочить ту неразбериху, которая часто имеет место при выборе компьютерных систем управления предприятием. Дело в том, что с момента появления моей первой статьи по классификации систем (см. PC Week/RE, № 44/ 98, c. 21) рынок компьютерных систем управления, на мой взгляд, стал более зрелым, и во многих случаях компании производят выбор между поставщиками систем и предлагаемыми программными продуктами после глубокого и детального анализа.
Появление новых западных систем и дальнейшее развитие российских разработок делает рынок более насыщенным, а конкуренцию более жесткой. Некоторые аналитики предсказывают в скором будущем бум интереса к компьютерным системам управления предприятием.
В статье обсуждается ряд проблем, касающихся выбора системы управления для предприятия, а также прослеживаются тенденции, которые, на наш взгляд, во многом определят развитие рынков компьютерных систем на ближайшие несколько лет.
А зачем мне эта система?
Для того чтобы управлять, нужно, как-никак, иметь точный план на некоторый хоть сколько-нибудь приличный срок.
Выбор компьютерной системы управления предприятием во многом схож с покупкой автомобиля. Выбирая машину для себя и семьи, вы в первую очередь зададитесь вопросом: “А зачем она мне нужна?”. Ответ может быть различным, однако он наверняка будет напрямую связан с вашими амбициями, жизненными планами и возможностями вашего кошелька. Вы можете, например, купить машину для поездок на дачу или на работу, для путешествий или, наконец, для престижа. В любом случае, ваш выбор будет основан на ваших потребностях.
Ситуация при выборе компьютерной системы управления очень похожа на описанную выше. Обоснованный ответ на простой вопрос “ЗАЧЕМ?” позволит вам избежать значительных разочарований в будущем.
Методология выбора систем говорит о необходимости формирования детальных требований к будущей системе со стороны всех заинтересованных подразделений. Ответ на вопрос “ЗАЧЕМ?” должен быть получен от каждого из них, а затем все эти ответы необходимо свести воедино для всего предприятия.
Следует отдавать себе отчет в том, что “ЗАЧЕМ?” начальника коммерческого отдела может значительно отличаться от “ЗАЧЕМ?” начальника производства или финансового директора. Комплексный документ позволит увидеть противоречия и несоответствия в требованиях до выбора системы, а не на этапе внедрения или после него.
Заблаговременное составление требований к будущей системе влечет за собой и другие выгоды:
- Во-первых, при составлении перечня требований сотрудники предприятия смогут формализовать свои потребности и постараться элементарно ничего не забыть.
- Во-вторых, перечень требований можно использовать при демонстрации систем, ведении переговоров с поставщиками, а также включить его в контракт по внедрению выбранной системы.
- В-третьих, любые инвестиции всегда должны быть серьезно обоснованы *1, а строительство комплексной информационной системы может стоить предприятию несколько миллионов долларов (что вполне сравнимо с покупкой новой производственной линии или сооружением нового цеха).
_____
*1. Экономическое обоснование инвестиций в информационные технологии выходит за рамки данной статьи и требует отдельного обсуждения.
- В-четвертых, благодаря наличию перечня требований станет понятно, для каких подразделений выполняется проект, т. е. до начала внедрения можно будет судить о его размахе.
Очевидно, что в зависимости от того, в какой сфере экономики работает ваше предприятие, его требования к видам учета и управления также будут различны. На диаграмме 1 представлены требования, предъявленные к учету и управлению в зависимости от величины и способа организации предприятия.
Диаграмма 1
После детального изложения требований к новой компьютерной системе можно приступать непосредственно к ее выбору. Однако до того, как заняться классификацией систем, мне бы хотелось обсудить некоторые мифы и распространенные заблуждения, следование которым, к сожалению, часто приводит к серьезным материальным и временным затратам.
Новорусская мифология, или Чудес не бывает
В нашей стране атеизм никого не удивляет, большинство нашего населения сознательно и давно перестало верить сказкам о боге
За несколько лет работы в области информационных технологий и управленческого консалтинга мне приходилось неоднократно сталкиваться с курьезными случаями, основанными на ошибочных суждениях и так называемых мифах. Вот лишь несколько из самых распространенных.
Миф № 1. “Чем больше, тем лучше”.
У этого мифа есть несколько модификаций. Например, “у меня самое большое предприятие, значит, мне нужна самая большая система”, или “мое предприятие является лидером в отрасли, значит, мне нужна система-лидер”, или “чем дороже, тем лучше”. Цепочку вариантов можно продолжить. Несомненно, нет смысла покупать систему, не занимающую лидирующие позиции. Однако система должна быть не просто лидером, а лидировать именно среди предприятий вашей отрасли, она должна соответствовать величине вашего предприятия и давать наилучшее соотношение функциональность/стоимость для всего проекта.
Вернемся к аналогии с покупкой автомобиля. Если вы приобретаете автомобиль, вы наверняка планируете полностью использовать его возможности. Нет смысла оплачивать стоимость машины, если в результате вы будете использовать 5-10% ее функциональных возможностей.
При выборе систем прежде всего должна учитываться обоснованность инвестиций, требования пользователей и ожидаемый экономический эффект от внедрения (см. диаграмму 2). Если ваша фирма является многофункциональным холдингом, для повышения эффективности внедрения и отдачи от инвестиций следует для каждого предприятия выбрать систему, наиболее подходящую ему по профилю, а консолидацию и получение отчетности проводить на уровне холдинга в рамках специально предназначенной для этих целей системы.
Диаграмма 2
Следование принципу “чем больше, тем лучше” без оценки возврата инвестиций скорее всего приведет к тому, что реализация проекта займет больше времени и предприятие затратит на него больше средств.
Миф № 2. “Мне необходимо выбрать систему к 11 февраля 2000 года”.
Если сегодня 1 февраля, а вы еще только приступили к выбору системы, наверное, стоит задуматься: а почему в предыдущем году (3, 5 или 10 лет назад) разговора о системе управления не было, а предприятие работало? Почему нельзя потратить еще 2-3 месяца, но выбрать наиболее подходящий вариант?
Речь опять идет об экономической эффективности. Слишком велика цена ошибки из-за принятия неправильного решения, так как суммарные инвестиции могут составить от нескольких десятков тысяч до нескольких миллионов долларов.
Миф № 3. “Для правильного выбора мне нужно проанализировать все имеющиеся на рынке системы”.
Это оборотная сторона мифа № 2. На российском рынке уже сейчас представлено несколько десятков систем, и их число будет увеличиваться из года в год. Для сравнения: в США существует более 100 систем, поддерживающих концепцию управления MRP-II.
В моей практике встречались компании, которые выбирали систему на протяжении двух и более лет. Часто такое затягивание процесса выбора приводило к невозможности принять окончательное решение. Предприятие тонуло в море собранной информации, а критериев для выбора было недостаточно (смотри ответ на вопрос “ЗАЧЕМ?”). Воистину, в данном случае, лучшее - враг хорошего.
Большинство предприятий на Западе хорошо знают основных игроков именно в том сегменте рынка компьютерных систем, который максимально соответствует сфере их деятельности. Выбор проводится из 2-4 систем одного или близких классов. Остальные - просто не рассматриваются. Такой подход значительно упрощает саму процедуру выбора, снижает временные и денежные затраты, а в конечном итоге способствует принятию наиболее эффективного решения.
Миф № 4. “Система "Ёжик и Кролик" работает для всех типов предприятий и производств”.
Если это так, то такая система скорее всего относится к классам локальных или финансово-управленческих систем (см. ниже), так как требования к бухгалтерскому учету или управлению отдельными локальными функциями на разных предприятиях различаются незначительно. Однако в мировой практике существует понятие вертикальных (или специализированных) рынков и это следует учитывать при внедрении комплексной системы управления, включая управление производством. Такие рынки чаще всего совпадают с отраслями промышленности и/или типами производственного процесса (подробнее см. ниже).
Большинство средних и крупных интегрированных систем имеют в своем арсенале несколько выделенных вертикальных рынков, для которых они исходно создавались. Такая специализация коснулась и некоторых финансово-управленческих систем. Если поставщик придерживается открытой маркетинговой политики, то при демонстрации вам будет сказано, на какое производство в первую очередь ориентирована та или иная система и какие модули были переведены и локализованы для России.
Миф № 4 также может быть верным, если вам нужна программа-конструктор (подробнее см. ниже).
Миф № 5. “В системе "Ёжик и Кролик" бухгалтерия занимает только 3%”.
При подобном утверждении сразу возникают два вопроса: “Как считали?” и “Что занимает все остальное?”. В интегрированных системах бухгалтерия неразрывно связана с остальными функциональными возможностями, так как за многими операциями (приходами, выбытиями, передачами, регистрацией производства и пр.) автоматически следуют бухгалтерские проводки. В таких системах бухгалтерию невозможно выделить в качестве отдельного модуля.
Локальные и финансово-управленческие системы чаще всего создавались вокруг бухгалтерии, и поэтому именно она со всеми своими хитросплетениями занимает в них более половины всех функциональных возможностей.
Миф № 6. “Эта система решит все мои проблемы”.
К сожалению, не решит. Любая компьютерная система - это большой калькулятор, который работает на основе заложенных человеком алгоритмов. Система может помогать собирать данные, превращать их в информацию и обрабатывать эту информацию. Но даже после внедрения комплексной интегрированной системы принятие управленческих решений и осмысление полученной информации остается прерогативой руководства компании.
Мировой опыт показывает, что при правильном выборе система покрывает до 80% потребностей предприятия. В большинстве западных компаний одновременно работают несколько интегрированных друг с другом систем, решающих различные специализированные задачи.
В силу сложности и многообразия управленческих методик и подходов один какой-то поставщик практически никогда не будет в состоянии решить все проблемы предприятия. Обычно в этом и нет необходимости. Любая автоматизация должна первоначально решать ключевые задачи, а возможность построения электронных интерфейсов между системами упрощает обмен данными. Таким образом, необходимо понимать важность поэтапного создания взаимодополняющей архитектуры информационных систем на предприятии.
Миф № 7. “Раз это компьютерная система, пусть с ней разбирается отдел АСУ”.
Роль отдела АСУ очень велика как при выборе, так и при внедрении интегрированной системы. Однако заказчиками такой системы всегда являются функциональные подразделения и именно они должны играть главенствующую роль во всех процессах. Отделы АСУ могут быть задействованы в качестве технических экспертов, а функциональные требования должны исходить непосредственно от самих подразделений, в которых эта система будет установлена, - отделов закупки и сбыта, бухгалтерии, производства и пр.
Необходимо также иметь в виду, что а) часто возникает ситуация, когда сотрудники АСУ не заинтересованы в покупке новой системы, так как занимаются собственными разработками; и б) интегрированная компьютерная система управления значительно сложнее, чем приложения для автоматизации работы офиса (MS Word, MS Access, Paradox или MS Excel), и предназначена для других целей.
По этой же причине внедрение таких систем должен проводить не отдел АСУ, а специально создаваемая группа из представителей основных подразделений - заказчиков системы.
Миф № 8. “Новая система "Ежик и Кролик" заменяет систему SAP R/3 (читай - J.D. Edwards, SyteLine, BPCS и пр.)”.
Это самый знаменитый миф последних нескольких месяцев, хотя подобные заголовки можно было видеть и ранее. Я искренне уверен, что большинство читателей не воспринимает такие утверждения всерьез. Нисколько не умаляя заслуг разработчиков новых систем, приходится констатировать, что чудеса случаются не так часто. Если подсчитать количество человеко-лет, потраченных на разработку комплекса SAP R/3, обороты, а также внедренные проекты, то сравнение с системой “Ежик и кролик” теряет всякий смысл.
На прошедшей недавно выставке представитель одной из ведущих российских фирм по разработке программного обеспечения сказал мне, что написание системы стандарта MRP-II займет у его компании около пяти лет. На мой взгляд, несколько завышенная, но реалистичная оценка.
Миф № 9. “Новая интегрированная система "Ёжик и Кролик" полностью отвечает стандартам MRP, MRP-II, ERP и CSRP, а также всем прочим существующим и будущим стандартам”.
MRP (Materials Requirements Planning) и MRP-II (Manufacturing Resource Planning) являются не стандартами, а скорее сводом концепций построения компьютерных систем управления, которые подробно описаны в ряде специализированных изданий, рекомендованных американской организацией APICS для всех разработчиков подобных систем.
Любовь западных теоретиков к аббревиатурам породила еще целый ряд подобных названий. ERP (Enterprise Resource Planning), так же как и CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), EAM (Enterprise Asset Management), MES (Manufacturing Execution System), PDM (Product Data Management) и многие другие, - это тоже не стандарты, а своды рекомендаций или концепции, описывающие определенные направления деятельности предприятия и в разной степени воплощенные в компьютерных системах.
ERP часто используется в качестве собирательного термина для описания комплексного подхода к управлению предприятием. В этом смысле можно считать, например, систему БЭСТ системой ERP для торговой фирмы, так как БЭСТ может полностью покрывать потребности фирмы и управлять ее ресурсами. Однако у торговой фирмы нет производственных мощностей, а значит, нет необходимости использовать системы MRP или MRP-II. С этой точки зрения ERP являет собой намного более “размытую” концепцию, чем MRP или MRP-II.
Концепцию CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) тоже нельзя назвать стандартом. Она разработана американской компанией SYMIX и применяется этой фирмой в качестве стратегии развития для серии программных продуктов SyteLine. Подобные концепции развития есть и у большинства других крупных поставщиков, например, mySAP.com - концепция и реализация взаимодействия с помощью Интернета, разработанная компанией SAP, или MRP-III - концепция ERP-системы, интегрированной с системами прогнозирования, и т. п.
В связи с высокой степенью специализации поставщики программного обеспечения на Западе обычно работают в одной или нескольких взаимосвязанных нишах рынка. Чаще всего прослеживается последовательность MRP ® MRP-II (® ERP). Поставщики систем для решения задач SCM, CRM, EAM, MES, PDM и др. в большинстве случаев предлагают отдельные программные продукты.
Миф № 10. “В системе "Ёжик и Кролик" заложена полная концепция бюджетирования (читай - корпоративного планирования, учета затрат, прогнозирования рынков, управленческой отчетности, международных стандартов GAAP, IAS и пр.)”.
Как уже отмечалось, любая компьютерная система - это средство для управления и достижения целей предприятия. Любое предприятие - уникально и, в силу этой уникальности, требует уникального же подхода к построению методик управления. Для того чтобы компьютерная система могла помочь, например, в бюджетировании, с ее помощью должна быть построена концепция и процедуры бюджетного процесса: сбор информации о затратах и доходах, составление бюджетов, их обоснование (защита), определение отклонений, коррекция результатов и пр. Во всем этом процессе компьютерная система будет претендовать на роль не более чем справочника и консолидирующего звена.
Реализация бухгалтерских стандартов GAAP, IAS и др. также уникальна для каждого предприятия. Компьютерная система должна обладать необходимыми функциональными возможностями, например двумя планами счетов и возможностью построения взаимосвязей между ними. Остальное - дело сотрудников предприятия.
Налево пойдешь+ а направо пойдешь+
О нет, - уверенно возразил Стравинский, - он никуда не уйдет, ручаюсь вам
Мы понимаем, что любая классификация неоднозначна, и заранее приносим извинения поставщикам программных продуктов за возможные неточности. Однако, на наш взгляд, предлагаемая ниже таблица поможет читателям лучше ориентироваться в океане предложений и возможных вариантов выбора.
Табель о рангах различных систем
Классификация может быть проведена по множеству различных критериев. Мы постарались сохранить ее как можно более похожей на вариант, предложенный в конце 1998 г. Возможна также классификация по вертикальным рынкам (см. ниже), по обобщенным функциональным возможностям, по техническим характеристикам, по годовому обороту, количеству внедрений, темпам роста и пр.
В предлагаемой классификации использовались интегральные показатели, включающие: функциональные возможности, наличие модуля планирования и управления производством, техническую платформу и систему управления базами данных, сроки внедрения, стоимость проекта и ряд других.
(Окончание следует)
