ОБЗОРЫ
Мой младший сын притащил на днях анекдот. Прямо в тему.
“Собрался сотрудник одной компании сделать копию документа, а копировальный аппарат сломался. Пошел он в соседний офис и спрашивает секретаршу:
- У вас ксерокс работает?
- Подождите, сейчас выясню, - отвечает она. Идет к начальнику отдела кадров и интересуется: - У нас Ксерокс работает?
- Нет, никакой Ксерокс у нас не числится, - отвечает тот, порывшись в кадровой системе”.
К кадровой теме мы обращаемся достаточно регулярно, освещая присущие ей проблемы с разных сторон: то разговор заходит о рекрутинге ИТ-специалистов, то о мотивации, то об автоматизации деятельности служб управления персоналом (УП).
Весной 2000 г. мы опубликовали обзор (см. PC Week/RE, NN 13,/2000), в котором постарались обрисовать, во-первых, различия между задачами старых добрых отделов кадров и современных департаментов УП и, во-вторых, особенности ряда кадровых систем, присутствующих на российском рынке.
Поскольку, судя по результатам анкетирования и письмам в редакцию, наших читателей интересует прежде всего динамика развития проектов, программных продуктов, технологий, то мы решили полтора года спустя вновь затронуть кадровую тему. В представленном обзоре как бы встречаются две половины рынка - спрос и предложение, и потому в первой части (постановочной) мы приводим мнения директоров департаментов управления персоналом из крупных компаний и кадровых консультантов по поводу их видения процесса автоматизации задач УП, а во второй - даем возможность разработчикам рассказать об изменениях в четырех кадровых системах (двух отечественных и двух зарубежных) и о тенденциях их развития.
Спрос мы попытались “прощупать” вопросами, приведенными на врезке. Ответы на них дают, на наш взгляд, довольно яркую картину ожиданий кадровых специалистов и свидетельствуют о смене у них фокуса интереса: сегодня все хотят не только учитывать, но и управлять. Чем различаются эти процессы?
Управление vs. учет
Елена Селиванова, начальник отдела кадров, Дирекция по работе с персоналом АО “ВымпелКом”: Общеизвестный факт, что критически важным условием успешного бизнеса является актуальная информация. Уже никто не сомневается, что один из важнейших ресурсов компании - человеческий. И получение руководством компании в режиме онлайн достоверной оперативной информации об этом ресурсе влияет на качество ведения бизнеса.
Информационная система управления персоналом, в отличие от системы учета персонала, - это другой уровень задач (так же, как и задачи, стоящие перед дирекцией по работе с персоналом, имеют мало общего с задачами существовавших ранее на предприятиях отделов кадров).
Елена Данилова, руководитель группы кадрового консалтинга, консультационная компания ПАКК: Для меня персонал - это целое, состоящее из двух связанных частей: должностные позиции (и все, что к ним относится) и характеристики работника, занимающего данное место.
Переход от учета к управлению персоналом - это не столько добавление новых процессов, сколько расширение возможностей по регулированию наличного или потенциального ресурса, анализу состояния ресурса, планированию необходимых изменений и финансов, прямого оперативного доступа к информации о персонале.
Ожидания персональщиков
Елена Селиванова, начальник отдела кадров, Дирекция по работе с персоналом АО “ВымпелКом”: Идеальная информационная система управления персоналом, на мой взгляд, должна соответствовать уровню развития компании и ее кадровой политике. Она должна быть частью и средством организационного механизма по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание высокопрофессиональной команды, способной своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегии развития компании.
Приоритеты могут меняться в зависимости от ситуации - например, если происходит увеличение штата компании в сжатые сроки, то, конечно, сразу на первое место выходит управление процессом подбора персонала и т. д. Но на данный момент я бы распределила приоритеты в порядке убывания так:
Управление процессами
- аттестации и оценки персонала;
- карьерного роста;
- обучения;
- мотивации;
- отбора персонала.
Ниже в виде тезисов попробую перечислить задачи, которые должна решать идеальная программа управления персоналом:
- аттестация и оценка персонала, включая методики тестирования с полной психодиагностикой;
- хранение “профессиональной” истории каждого сотрудника, подбор кандидатов на вакансии с запасными вариантами;
- обоснованное ранжированное формирование кадрового резерва, оценка управленческого потенциала сотрудников;
- систематическое кадровое планирование, возможность перераспределения ресурсов, что помогает избежать дополнительного набора сотрудников;
- разработка программ развития персонала с целью решения не только сегодняшних, но и будущих задач компании на основе совершенствования систем обучения и карьерного продвижения сотрудников; формирование индивидуальных планов и карьерных лестниц;
- прогнозирование создания новых рабочих мест с учетом внедрения новых технологий; выявление с помощью системы негативных тенденций в организации;
- оценка затрат на обучение;
- диагностика мотивации, разработка мотивационных механизмов повышения заинтересованности и удовлетворенности сотрудников;
- создание современных систем подбора и отбора персонала, предусматривающих оптимизацию внутренних конкурсов (рекрутер задает требования, и система ищет подходящих кандидатов в базе, выдавая ранжированный список) и многокритериальный отбор;
- оптимизация расстановки кадров. По каждой кадровой позиции должна быть создана идеальная, а по каждому работнику - актуальная модель компетенций. При их сравнении система должна выдавать предложения по развитию качеств и отработке навыков сотрудника, а также предложения по продвижению или ротации;
- проектирование новой штатной структуры подразделения. При этом было бы очень полезно, если бы система могла “оценивать” новую структуру как с точки зрения финансовых расходов, так и с качественной стороны (насколько она оптимальна);
- анализ возрастной и любой другой структуры персонала (что облегчит разработку социальных программ, проведение организационных и культурных преобразований).
Надежда Филиппова, директор Управления персоналом ГК “РУСАГРО” “Шугар трейдинг компани”: С удовольствием отвечу на вопросы вашего еженедельника, поскольку наша компания как раз занимается выбором такой системы.
Буду откровенна - идеальной системы на рынке не нашла. Все разработчики находятся в самом начале пути и предлагают сделать то, что хочет клиент, но готового решения, которое требует минимальных изменений, пока нет.
В идеале система управления персоналом должна быть простой в использовании, как “1С:Бухгалтерия”. Хорошо, если такая система обладает следующими свойствами:
- имеет дружественный интерфейс;
- содержит разделы по всем основным видам деятельности по управлению персоналом;
- не требует от пользователей дополнительных навыков в освоении ПК;
- не дублирует функций по вводу информации;
- в режиме online создает любые аналитические отчеты в графической форме;
- имеет разумную стоимость.
Учет персонала (мне ближе название кадровый документооборот) - это лишь одна из HR-функций, которая в достаточной степени формализована едиными документами КЗоТ, поэтому ее и легко автоматизировать. Другие функции индивидуальны и различаются, как и сами предприятия. Было бы замечательно, если бы все подобные системы могли осуществлять:
- подбор и отбор персонала;
- планирование обучения и развития персонала;
- оценку и ранжирование персонала;
- составление социального пакета;
- подготовку отчетов и статистический анализ;
- формирование кадрового резерва;
- экономический анализ деятельности персонала и др.
Елена Данилова, руководитель группы кадрового консалтинга,консультационная компания “ПАКК”: Идеальная ИС для управления персоналом - это единая информационная среда, позволяющая объединить все субъекты управления персоналом и повысить эффективность их работы.
Для этого система должна поддерживать выполнение следующих задач:
- Сбор информации о состоянии персонала (как качественном, так и количественном) от служб, непосредственно работающих с персоналом (непосредственные руководители, управление персоналом, бухгалтерия).
- Предоставление непосредственным руководителям информации по персоналу, необходимой для их работы с персоналом в подразделении (планы по обучению работников, результаты оценок, аттестаций, личные данные, сведения об обучении в вузах, планы карьеры и т. д.)
- Обобщение, анализ информации, планирование мероприятий и возможность предоставлять руководству информацию о состоянии кадров по предприятию в целом, по подразделениям и о каждом работнике в отдельности.
- Информационная поддержка сквозных процессов (таких, как расчет заработной платы), проходящих между структурными подразделениями (линейные руководители, руководство, ОТиЗ, отдел по работе с персоналом, бухгалтерия, планово-экономический отдел).
- Автоматизация всех рутинных кадровых процедур посредством настройки автоматического документооборота.
- Автоматизация процессов управления персоналом и организационного развития.
- Изменение статуса кадровой службы, перенос центра тяжести с обеспечения учета кадров на деятельность по повышению качества персонала.
Для эффективной работы системы управления персоналом система должна обеспечивать информационную поддержку в следующих направлениях деятельности:
1. Учет кадров.
2. Организационные структуры и организационное развитие.
3. Табельный учет (учет рабочего времени).
4. Профориентация персонала.
5. Обучение.
6. Подбор персонала.
7. Социальные программы.
8. Кадровое планирование.
9. Отчетность.
10. Некоторые пункты раскрою подробнее.
Организационные структуры и организационное развитие. Система должна отображать актуальное состояние организационной структуры предприятия и всего, что с нею связано: текущее и плановое штатное расписание; перечень вакансий; положения о подразделениях; перечень должностей и квалификационных требований к ним; единые тарифно-квалификационные справочники; должностные инструкции; реестр рабочих мест и т. д.
Система должна позволять вносить оперативные изменения во все составляющие организационной структуры, а также проводить анализ и моделирование организационного развития предприятия.
Профориентация персонала. Профориентация - это регулирование кадровых ресурсов за счет приведения уровня квалификации работников в соответствие с потребностями производства.
Для решения задачи по профориентации работников система должна обеспечить:
- ведение каталога квалификаций и полной исторической информации о профилях компетентности (перечень знаний, умений и навыков, необходимых для работы в конкретной должностной позиции);
- возможность внесения оперативных изменений в существующие профили компетентности и проектирование новых;
- поддержку оценки уровня квалификации работника;
- возможность проверки соответствия профиля компетентности по должности и уровню квалификации работника;
- возможность на основании анализа строить индивидуальные планы обучения, формировать резерв, планировать карьерный рост работников предприятия;
- планирование и ведение преемственности должностных позиций (формирование резерва);
- анализ и предоставление руководству информации о состоянии кадрового ресурса.
Обучение. Важное свойство идеальной системы - умение увязывать потребности производства с планами по обучению персонала, повышению его квалификации и развитию, для чего необходимо:
- определять потребности работника в обучении при сопоставлении уровня квалификации (навыков, знаний и умений) с требованиями специальности и должности;
- вести историю обучения каждого работника;
- формировать бюджет на обучение и вести учет произведенных затрат;
- планировать обучающие мероприятия, связанные с развитием и повышением квалификации персонала (курсы, семинары, тестирование и пр.).
Подбор, найм, увольнение, перемещение персонала. Диагностический инструментарий, применяемый при процедурах подбора, как правило, создается с помощью специальных программ.
Развитая система управления персоналом должна обеспечить планирование и учет затрат, анализ мероприятий по подбору, найму, перемещению и увольнению персонала, а также поддерживать автоматическое формирование писем и предложений о работе, приказов о найме, увольнении работников и др. Кроме того, в ней должны присутствовать удобные средства для формирования базы кандидатов, каталог по обучающим заведениям, обучающим курсам и предлагаемым мероприятиям. Необходима также возможность проводить анализ эффективности обучения и анализ качества учебных заведений и учебных программ.
Оценка персонала. Можно выделить три типа внутренней оценки персонала, работающие на различные цели:
1) оценка результативности и качества труда (краткосрочная, ежегодная);
2) оценка уровня квалификации (аттестация);
3) оценка потенциала.
Процесс оценки персонала включает в себя: планирование оценочных мероприятий; процедуру оценки персонала (регламентируется внутренним документом); сбор данных по результатам оценки; анализ и принятие решения по результатам оценки.
В системе должны быть предусмотрены механизмы для планирования оценочных мероприятий, сбора и фиксации данных по результатам оценки, а также средства анализа, помогающие принимать решения по передвижению персонала.
В ней также хотелось бы видеть вспомогательные инструменты для организации аттестаций (графики и инструкции по проведению, вопросники, приказы, история прохождения оценки каждым работником и т. д.). Желательно, чтобы система могла помочь проверить, какие изменения в карьерном росте, зарплате сотрудника произошли после состоявшейся аттестации.
Важно, чтобы система к тому же помогала оперативно обрабатывать и передавать информацию в бухгалтерию для осуществления необходимых начислений и выплат.
Кадровое планирование. На основе всей совокупности имеющейся первичной информации идеальная система должна обеспечивать формирование бюджета по затратам на персонал.
К разряду таких задач относятся: планирование фонда заработной платы; формирование бюджета на обучение; планирование численности персонала; планирование затрат на обеспечение социальных гарантий, на подбор и т. д.
Кроме того, с ее помощью сотрудники кадровых подразделений должны получить возможность планирования необходимых мероприятий и анализа степени выполнения намеченных планов.
Вопросы, предложенные нашим респондентам
- Обрисуйте, пожалуйста, вкратце ваше видение идеальной информационной системы управления персоналом. Чем она отличается от системы учета персонала? Какие управленческие функции вы бы хотели в первую очередь увидеть в автоматизированных системах управления персоналом (управление отбором персонала, аттестацией, мотивацией, карьерным ростом, обучением?). Перечислите, пожалуйста, интересующие вас функции в порядке убывания приоритета.
- В чем, на ваш взгляд, разница между кадровыми системами для небольшого, среднего и крупного предприятий?
- Применимо ли понятие “отраслевая специфика” для области управления персоналом? Если да, то как это должно быть отражено в информационной системе, например для предприятия вашей отрасли?
- Существуют ли какие-нибудь особые требования к системам управления персоналом в компаниях холдингового типа?
(Продолжение следует)
