Как выбрать систему бюджетирования?

МЕНЕДЖМЕНТ

Валерий Чаусов,

Окончание. Начало см. PC Week/RE № 5/2002, с. 23.

Функциональность и алгоритмы

Алгоритмы СБ - это интеллектуальные автоматические калькуляторы, которые обеспечивают расчеты для бюджетных статей. Чем больше в системе разнообразных алгоритмов и процедур расчета, тем в большей степени удается достичь автоматизации процесса бюджетирования. Для различных стадий бюджетирования можно выделить следующие классы алгоритмов.

1. Алгоритмы планирования. По своему назначению различаются следующие алгоритмы:

- расчет значений статей по временно/му горизонту планирования (их пересчет за разные временны/е периоды);

- расчет значений статей по ЦФО (Центры финансовой ответственности) (при планировании “сверху вниз” позволяет вычислить значение статьи для разных ЦФО на основании ее целевого значения, при этом применяются как весовые коэффициенты, так и справочники коэффициентов);

- статистические методы расчета для отражения в бюджете логики объемных операций, учета сезонных колебаний, розничных операций. Применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка формул;

- расчет одних значений статей на основании других;

- расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации;

- обеспечение процесса планирования “от достигнутого” - перенос значений статей с предыдущего периода, как планового, так и фактического, с использованием коэффициентов и без них;

- моделирование ситуаций “что, если”. Пересчет исходного распределения значений статей на основании изменения одного из запланированных показателей;

- реализация технологии “скользящего бюджета”, когда временной горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.

2. Алгоритмы учета исполнения бюджета. Порой при рассмотрении СБ незаслуженно мало внимания обращается на задачи автоматизации учета исполнения бюджета. И напрасно. Они в большей мере поддаются автоматизации, нежели задачи планирования. Особенность алгоритмов учета исполнения бюджета заключается в том, что они во многом зависят от вида имеющихся на предприятии систем автоматизации, состава данных и принятой учетной политики. Различаются два вида алгоритмов:

- учет факта на основании данных бух-учета. Это алгоритмы расчета значений статей на основании остатков, оборотов и проводок по счетам бухгалтерского учета. При этом применяются фильтры по маске, корреспонденции счетов и признакам аналитики, таблицы разноски по статьям и многие другие приемы, позволяющие получить в автоматическом режиме максимум информации по исполнению бюджета;

- расчет значений статей по данным внесистемного учета, по бюджетным документам и другой первичной информации. Он возможен только в системах с расширенным набором информационных объектов. Если сложности с получением первичной информации в СБ решены, то алгоритмы расчета будут представлять собой набор специализированных процедур, ассоциированных с видами документов.

3. Агрегация и консолидация - алгоритмы, в равной мере применяемые как при планировании, так и при фактическом учете.

3.1. Агрегация - расчет значений статей по временным периодам (например, квартальных значений - на основании ежемесячных). Агрегация должна выполняться по всем измерениям и иерархиям бюджетных статей, валютам, контрагентам и т. д. Эти алгоритмы просты, но требуют немалой вычислительной мощности системы.

3.2. Консолидация финансовых и количественных значений статей (значения статей нижестоящего уровня агрегируются в значения статей вышестоящего уровня). В данном случае речь идет о консолидации бюджетов ЦФО вплоть до бюджета всей организации. По способу реализации алгоритма консолидации системы с “таблично-файловой” организацией данных существенно отличаются от систем с единой базой данных (БД). В первом случае это множество операций, в том числе и неавтоматизированных, что требует специального рабочего места для “консолидатора”. Во втором - автоматическая процедура, мало отличающаяся от процесса агрегации.

4. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы используются для перераспределения доходов и расходов по ЦФО в связи с учетом общекорпоративных затрат, а также в случае внутреннего ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т. п. Учет общекорпоративных затрат (в том числе на управление, коммунальные службы и пр.), как правило, выполняется в “обеспечивающих” подразделениях: АХО, службе автоматизации, автопарке и т. д. Нередко аллокации рассматриваются не только как набор алгоритмов разноски значений статей, но и как последовательность выполнения этих алгоритмов, когда исходными данными являются результаты предыдущих этапов расчета аллокаций.

Трансферты применяются в условиях полного или частичного хозрасчета на предприятии. Покупка и продажа ресурсов между ЦФО по внутренним ценам приводит к искажению картины доходов и расходов по ЦФО при их прямом учете. Перенос (трансферт) части затрат или доходов со статей одного ЦФО на статьи другого в соответствии с правилами внутреннего ценообразования необходим для адекватной оценки деятельности ЦФО. Как для проведения аллокаций, так и для трансфертов в СБ должны поддерживаться определенные механизмы настройки расчетов:

- использование шаблонов при разноске значений статей - самый простой для пользователей способ, однако отличающийся максимальной жесткостью и не всегда удовлетворяющий требованиям методик бюджетирования;

- использование нормативов и дополнительных справочников при разноске значений статей (например, затрат на аренду в соответствии с занимаемыми ЦФО площадями); является расширением механизма шаблонов, позволяющим при описании алгоритмов оперировать массовыми данными;

- использование языка формул - как правило, позволяет реализовать практически все требования методик бюджетирования, однако неаккуратная их реализация в системе может привести к долговременным вычислениям;

- язык сценариев - самый гибкий и наиболее эффективный с точки зрения исполнения инструмент для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов, однако требующий знания программирования.

5. Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково важны как при планировании, так и при учете исполнения бюджета; они предоставляют информацию о наиболее критических параметрах финансового управления (себестоимости, марже, рентабельности продуктов, активов, капитала, прибыли, оборачиваемости активов) по итогам выполнения тех или иных этапов бюджетирования. Анализ эффективности работы алгоритмов следует проводить на реальных объемах данных: только на них можно обнаружить, что время расчетов может оказаться непозволительно долгим.

Организация работы пользователей с системой

Большее влияние на выбор СБ оказывает принятая на предприятии практика бюджетирования, а именно кто и в какой мере вовлечен в этот процесс. Если это задача в основном планового отдела, а остальные подразделения в планировании участвуют на уровне сводных показателей, то зачастую достаточно наличия Excel и специалиста, выполняющего консолидацию данных. Но если на подразделения возложена большая ответственность по работе с бюджетом, то необходима организация их согласованного взаимодействия.

При автоматизации коллективной работы с бюджетом различаются два принципиально разных подхода:

- файловая СБ;

- СБ с единой БД.

Типичный представитель файловой системы - СБ с применением Excel, где каждый специалист работает со своей персональной таблицей с последующим сбором и расчетом консолидированных данных. Слабой стороной файловых систем является жесткая регламентированность действий участников и высокие накладные расходы при консолидации данных. Например, изменение состава статей в процессе планирования приемлемо только до момента передачи файлов исполнителям процесса бюджетирования, а интерактивное планирование, защита и утверждение статей вообще невозможны. Как следствие, количество итераций при планировании существенно ограничивается временны/ми рамками.

СБ с единой БД в технологии клиент - сервер представляет более современный подход, который обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными, оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. Поскольку подобные системы требуют администрирования, малым организациям они могут оказаться не под силу.

При выборе СБ для территориально распределенного предприятия необходимо учитывать различие технологий, принятых в центральном офисе и для взаимодействия с филиалами. При работе в файловых СБ наличие удаленных подразделений не имеет критического значения, поскольку время передачи файла от центра консолидации любому участнику процесса гораздо меньше, чем сам период самостоятельной работы специалиста со своей локальной таблицей. В СБ с единой БД для связи с филиалами в последнее время все чаще используется Интернет.

С точки зрения удобства работы с СБ (что также является немаловажным фактором при выборе системы) следует обратить внимание на функциональное обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом и предоставление следующих средств и возможностей:

- лимиты, защищенные статьи. Позволяют руководителям ЦФО более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для ЦФО нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование;

- утверждение статей и планов. Согласованные планы или значения отдельных статей фиксируются с целью предотвращения их несанкционированного изменения;

- примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники бюджетного процесса при согласовании ее значения;

- визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критически важных рассогласований между планом и фактом с целью оперативного их контроля;

- контроль ошибок. Поскольку СБ помимо всего прочего - это широкий набор алгоритмов и взаимосвязанных вычислительных процессов, то наличие в системе средств протоколирования хода расчетов позволяет оперативно разобраться в возможных коллизиях и противоречиях значений бюджетных статей;

- версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета (как правило, достаточно трех - “оптимистичного”, “пессимистичного” и “оптимального”);

- возможность одновременного планирования в произвольных временны/х периодах. Устраняет искусственные ограничения временных периодов бюджетирования при планировании значений статей;

- возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета (наиболее эффективно решается в СБ с единой БД);

- средства анализа бюджета (“сверление данных”, OLAP-анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т. д.).

Архитектура, платформа и средства интеграции

Архитектура и платформа, предусмотренные в СБ, должны удовлетворять общей концепции автоматизации предприятия. СБ с единой БД в технологии клиент - сервер может быть реализована как в двухуровневой, так и в многоуровневой архитектуре (с выделенным сервером расчетов, сервером для организации взаимодействия с пользователями и т. д.). В качестве БД можно использовать реляционную или многомерную модель, причем последняя применяется не только в связи с необходимостью многомерного представления бюджетной статьи, но и с целью ускорения вычислений. Вариант с хранилищем данных предъявляет особые требования к построению БД и применяется для решения задач финансовой консолидации данных системного и внесистемного учета, а также для автоматизации контроля исполнения бюджета.

При изучении СБ необходимо также учитывать имеющиеся в ней средства интеграции с другими системами (такими, как Excel, Word, электронная почта), а также наличие:

- генераторов отчетов. К ним могут относиться специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные генераторы отчетов для конечных пользователей типа “одна кнопка”;

- языка формул и/или сценариев;

- открытого API-интерфейса, позволяющего развивать систему собственными силами.

Вместе со стандартными средствами СУБД и ОС система бюджетирования должна обеспечивать защиту информации и эффективное разделение доступа пользователей как к функциям (алгоритмам), так и к данным.

Выбирая систему, вы выбираете и поставщика, поэтому не забудьте поинтересоваться условиями поставки, внедрения и сопровождения продукта.

С авторами можно связаться по адресу: chausov@iso.ru, ashkinadze@iso.ru.