ИТ для “СИДАНКО”
ПРОЕКТЫ
Первый год нового века головной офис компании отработал с помощью системы “Галактика”
Как известно, управление и учет в крупной территориально распределенной фирме, работающей по целому ряду направлений (разведка, добыча, переработка и сбыт сырой нефти и нефтепродуктов ), всегда были задачей нетривиальной, тем более в стране, где формирование рыночных отношений еще далеко до завершения. Нефтяная компания (НК) “СИДАНКО” в 1998-1999 гг. убедилась в этом на собственном опыте - управленческие просчеты и кризис 1998 г. едва не довели ее до банкротства. Новое руководство, костяк которого составили высокопрофессиональные менеджеры из British Petroleum (одного из акционеров “СИДАНКО”), смогло переломить ситуацию, прекратить процедуру банкротства и к концу 2000 г. полностью рассчитаться с кредиторами, выплатив им более 450 млн. долл. Это удалось сделать благодаря сочетанию передового российского опыта и лучших международных стандартов корпоративного управления, положенных сегодня в основу философии бизнеса компании.
Одним из ее элементов являются информационные технологии.
Часть первая - начало
Управление крупным вертикально интегрированным холдингом может стать эффективным только при наличии во всех его звеньях оперативной и достоверной информации и средств для ее обработки и анализа. Оптимальным инструментом для этого служит корпоративная (интегрированная) информационная система. В центральном офисе “СИДАНКО” решение о внедрении такой ИС было принято в середине 1999 г. До этого в компании сложилась традиционная ситуация - большое количество отдельных, не связанных между собой участков, автоматизированных программами собственной или тиражной разработки. При выборе новой системы руководство компании и специалисты ИТ-департамента рассматривали довольно широкий круг ИС российского и западного производства (в частности, SAP R/3, некоторые решения SUN и др.). В итоге было решено приобрести систему “Галактика”. Как считает Алексей Хитров, директор департамента ИС и автоматизации “СИДАНКО”, “в своем классе это максимально эффективная система. Она характеризуется прежде всего целостностью, широкими функциональными возможностями и оптимальным соотношением цена/качество. Кроме того, система позволяет учесть особенности нашего бизнеса”.
Совместная работа над проектом началась с создания рабочей группы, в которую со стороны корпорации “Галактика” вошли специалисты отделов консалтинга, пусконаладочных работ, технической поддержки и учебного центра, уже имевшие опыт работы в нефтяной отрасли. От “СИДАНКО” в нем принимали участие не только специалисты по ИТ, методологи, представители всех функциональных служб и подразделений, затронутых автоматизацией, но и руководство компании. “По сути дела это было коллективное видение решения проблемы”, - считает вице-президент “Галактики” Ольга Акименкова. - Была достигнута важная цель: мы смотрели на проект одними глазами с заказчиком: совместно определили этапы и виды работ, сроки их выполнения, назначили исполнителей. Роли были четко распределены: одни задачи должны были решать мы, как компания-исполнитель, другие брала на себя компания-заказчик. Очень существенно, что руководство “СИДАНКО” уделяло большое внимание организационным моментам”.
Традиционно на первом этапе выполняется предпроектное обследование, в ходе которого описываются все информационные потоки и персонал заказчика обучается работе с системой. На втором этапе - это собственно внедрение - специалисты “Галактики” и “СИДАНКО” инсталлировали систему и адаптировали ее к особенностям бизнеса компании. Этот этап занял примерно полгода - с конца 1999 до середины 2000 г. “Некоторые модули системы были доработаны или специально спроектированы для этого клиента, - отметила Ольга Акименкова. - Например, ведение договорной деятельности здесь - одна из важнейших бизнес-задач, поэтому нам пришлось существенно развить соответствующий модуль, и сейчас это одна из самых популярных подсистем “Галактики”, успешно используемая не только нефтяными компаниями. Второй модуль, который мы тоже перепроектировали с учетом особенностей заказчика, - “Векселя и кредиты”. В дальнейшем это позволило нам успешно продвигать новые средства “Галактики” в данной отрасли”.
Часть вторая - развитие проекта
С середины 2000 г. в головном офисе “СИДАНКО” начался ввод системы в промышленную эксплуатацию. В первую очередь средствами “Галактики” было автоматизировано управление коммерческой деятельностью - ведь это одна из основных функций головного офиса. В этот же период проводилась тестовая эксплуатация средств “Галактики” для автоматизации бухгалтерии, финансового департамента, экономических подразделений.
И, наконец, заключительный этап занял всю вторую половину 2000 г. Это был период массовой разработки отчетности. К этому времени накопилось много информации и остро встала задача ее извлечения и эффективного использования. Поначалу разработкой отчетов (а всего для “СИДАНКО” было создано около 100 отчетных форм) занимались специалисты “Галактики”, однако затем, в соответствии с планами развития проекта, в короткие сроки изучив технологию работы с системой, сотрудники ИТ-департамента взяли процесс обслуживания и настройки системы полностью в свои руки. В настоящее время за фирмой-разработчиком остались функции технической поддержки эксплуатации системы (консультирование, поставка новых версий, отслеживание изменений в законодательстве, некоторые доработки по просьбе клиента).
С начала 2001 г. вся текущая отчетность, включая бухгалтерский баланс, ведется в системе “Галактика”.
“Сегодня практически у каждого специалиста головного офиса компании “СИДАНКО” установлена “Галактика” и она активно используется, - отмечает Алексей Хитров. - В системе мы регистрируем и проводим абсолютно все операции, начиная, например, с продажи нефтяных танкеров и заканчивая покупкой карандаша. Заключение сделок, ведение договоров, их отражение в бухгалтерском учете и финансовой документации - все это делается средствами “Галактики”.
Из системы можно получить практически любую необходимую информацию, выставлять счета по отгрузке, по снабжению, проводить все платежи, составлять акты сверок, отчеты комиссионера и многое другое.
Электронные первичные документы создаются в местах их возникновения, например в Саратове. Оттуда с нашего НПЗ, расположенного в этом городе, и с нефтебазы (дочернего предприятия “Саратовнефтепродукта”) мы ежедневно получаем в электронном виде информацию по выполнению разнарядок “СИДАНКО”, отгрузке нефтепродуктов и сопутствующих услугах. Эта информация автоматически “укладывается” в “Галактику”. Утром менеджер, включив компьютер, может увидеть информацию по выполнению своих контрактов за вчерашний день, выставить счета и произвести дальнейшую обработку информации. Таким образом отражается вся цепочка исполнения любой сделки - от проекта контракта до финансовых результатов, включая все промежуточные стадии и состояния, текущие документы и анализ”.
На соответствующем уровне была организована и защита информации (как от потерь, так и от несанкционированного доступа). Первая обеспечивается регулярным копированием (каждую ночь), а вторая - целым комплексом мер по информационной безопасности. Специальный аудит, проведенный в середине прошлого года компанией “Эрнст и Янг”, показал, что результаты в этой области (даже по американским меркам) достигнуты весьма неплохие.
Были ли трудности в процессе выполнения проекта? Не обошлось и без них; наиболее серьезная и часто встречающаяся - “человеческий фактор”. Система требует от сотрудника большей дисциплины, внимательности - ведь в ней все взаимоувязано и ошибка одного сотрудника сразу же ведет к целой цепочке сбоев. Кроме того, ИС делает прозрачной всю информацию (разумеется, не для каждого и в соответствии с правами доступа), а далеко не всем хотелось знакомить остальных со своими данными. Однако проблемы удалось преодолеть, и, по мнению многих, решающую роль здесь сыграли два фактора - пристальное внимание, уделяемое проекту руководством компании, и жесткие планы и графики внедрения, соблюдение которых отслеживалось неукоснительно.
Часть третья - оценки и перспективы
Разумеется, по ходу реализации проекта менялась и НК “СИДАНКО”. Произошли существенные структурные перестройки, были решены многие методологические вопросы, реализованы мероприятия по оптимизации документооборота. В целом можно сказать, что проект внедрения системы привел к совершенствованию системы управления компанией.
Изменилась и сама “Галактика” - в ней появился целый ряд дополнительных функций и возможностей. Кроме того, для корпорации этот проект во многом уникален, так как является одним из первых полномасштабных внедрений системы на платформе Oracle.
Бизнес не стоит на месте - с развитием компании будет развиваться и программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий ее работу. В настоящее время рассматривается возможность внедрения модуля “Платежный календарь”, а также интеграция “Галактики” с Интернетом (для решения задач в области маркетинга и продаж нефтепродуктов).
Однако уже сегодня очевидно, что “СИДАНКО” ощущает себя совершенно иначе во многом благодаря внедрению интегрированной корпоративной системы. По словам вице-президента фирмы Сергея Юрчука, она работает как единый слаженный механизм с четкими функциями и определенными результатами. “Мы считаем серьезным достижением, - заметил он, - что с помощью “Галактики” ежедневно можем получать полный материальный баланс и отслеживать все процессы, происходящие в компании. За относительно небольшие деньги нам удалось сделать наш бизнес более эффективным. Но получилось это потому, что изначально нашей целью было не внедрение ИС, а именно совершенствование, оптимизация управления. Мы с самого начала старались четко сформулировать свои требования, понять, что нужно разным группам пользователей, каковы должны быть информационные потоки. И получили хороший результат - после внедрения “Галактики” мы стали компанией с гораздо более эффективной системой управления”.
О компании “СИДАНКО”
Нефтяная компания “СИДАНКО” основана в 1994 г.
Ведет разработку 85 месторождений. Ежедневно добывает около 300 тыс. баррелей нефти.
Объем извлекаемых запасов нефти - около 1 млрд. т.
По объемам производства (16 млн. т в год) входит в десятку ведущих нефтегазовых компаний России.
В структуре “СИДАНКО” - нефтедобывающие, нефтеперерабатывающие, сбытовые, сервисные предприятия, расположенные в Ханты-Мансийском АО, Удмуртии, Новосибирской, Тюменской, Иркутской, Саратовской и Ростовской областях (всего 12 предприятий).
В центральном офисе компании в Москве работает более 200 сотрудников.
Объем переработки нефти в 2001 г. составил около 3,7 млн. т.
За прошедший год предприятия “СИДАНКО” произвели более 600 тыс. т автомобильных бензинов и свыше 1100 тыс. т дизельного топлива. Компания также освоила выпуск нового вида экологически чистого дизельного топлива с содержанием серы, не превышающим 0,05%.
Программно-аппаратный комплекс в головном офисе компании “СИДАНКО”
- 250 ПК Pentium 4.
- Два RISC-сервера под Unix.
- Несколько файл-серверов Intel.
- Десять мощных сетевых принтеров НР.
- ЛВС - 100/1000 Мбит/с.
- СУБД Oracle.
Система “Галактика” в составе следующих модулей:
- “Управление договорами”,
- “Управление снабжением и сбытом”,
- “Складской учет”,
- “Поставщики, получатели”,
- “Векселя и кредиты”,
- “Управление персоналом”,
- “Заработная плата”,
- “Бухгалтерский учет и отчетность”.
