АС-МТС компании “Интертех”: полный цикл управления закупками
Ключевыми свойствами системы АС-МТС, которую предлагает московская компания НЦИТ “Интертех”, являются поддержка всего цикла документооборота, связанного с закупками (начиная от заявочной кампании и заканчивая выставлением счетов), и сквозная интеграция с бэк-офисными системами. В этом смысле ее аналогами можно назвать закупочные модули систем SAP и Oracle.
Система позволяет совместить инструменты Интернет-закупки с корпоративными регламентами и нормами гражданского законодательства, а также автоматизирует рутинные операции, ограничивая при этом действия персонала рамками служебных полномочий, но внутри этих рамок давая ему полную свободу для принятия решений.
Первоначально АС-МТС разрабатывалась для нефтяных компаний (в ней учтена вся специфика рынка нефтегазопромыслового оборудования и материалов), но сейчас она позиционируется как решение для более широкого класса промышленных предприятий. Кроме того, недавно вышла специализированная версия и для государства - автоматизированная система обеспечения госзакупок (АС-ОГЗ). Иначе говоря, на базе одной платформы создано два отраслевых решения. Они похожи между собой по набору функций, основная же разница состоит в терминологии и сценариях работы. АС-МТС опробована в нескольких нефтяных компаниях: “Юкос ЭП” (добывающая структура НК “Юкос”), “Юкос РМ” (подразделение переработки) и НК “Сибнефть”.
Принципы работы системы
В АС-МТС, ядро которой включает подсистему управления документами, основным понятием является электронный документ. Работа с данными ведется через браузер: для каждой роли, играемой пользователем в бизнес-процессе, динамически формируется свое автоматизированное рабочее место, с него в соответствии с правами доступа можно вести различные операции - создавать, корректировать, дополнять, подписывать документы (в том числе с использованием ЭЦП), отзывать подпись (если бизнес-процесс это позволяет), присоединять сопроводительные документы из файловой системы (образы договоров, спецификации) и т. п.
Документ предоставляется человеку в виде, удобном для прочтения. В верхней части экрана показываются рабочие поля, а внизу - подписи и их значения (“утверждаю”, “согласовано” и пр.). Все действия пользователя протоколируются. Можно посмотреть, кто и когда создал документ, кто какие изменения внес, как менялся статус документа.
Типовая схема работы с системой выглядит следующим образом: подразделения и дочерние структуры высылают заявки на товары с указанием дат, когда они им потребуются. Эти заявки консолидируются внутри системы в единый заказ и распределяются по группам закупки (скажем, насосы покупает одна структура, а автомобили - другая), которые в дальнейшем реализуют разные закупочные сценарии. Одни товары могут быть выставлены на конкурс, другие - приобретены непосредственно по выбору поставщика (скажем, монопольные виды продукции - по ним нет смысла проводить конкурс), третьи - через каталог или “обратный” аукцион (т. е. аукцион на понижение).
“Подобная автоматизация рутинных операций экономит массу времени и сил, - считает Дмитрий Гулько, президент НЦИТ “Интертех”. - Зачастую заявки с мест поступают в произвольной форме, но внутри компании они должны быть привязаны к единому классификатору, являющемуся остовом, на который нанизывается вся информация. “Интертех” предлагает свой отраслевой классификатор. Однако многие НК имеют собственные классификаторы, и АС-МТС позволяет встраивать их, установив между ними отношения”.
Другая часто встающая проблема - это оценка качества предложения, поступившего от поставщика.
“По мнению многих закупщиков цена не является ни единственным, ни основным критерием, - продолжает рассказывать Дмитрий Гулько. - Поэтому в системе предусмотрены алгоритмы балльной, многокритериальной оценки поставщиков по накопленной в системе фактографической информации. Блок “Выбор поставщиков с учетом многокритериальной оценки” позволяет формировать на каждый конкурс два набора критериев: первый определяет квалификацию самого поставщика как организации, а второй служит для оценки собственно оферты (цена, сроки поставки, гарантия, качество). АС-МТС помогает выявлять неблагонадежных поставщиков, вести статистику их поставок, участия в конкурсах”.
Есть и еще один важный момент - возможность взаимодействия с торговой площадкой “Инмарсис”. АС-МТС может использовать ее как внешний каталог, механизм привлечения новых поставщиков для работы в системе, размещения объявлений о проведении закупок. Обеспечивает “Инмарсис” и единство отраслевого информационного пространства. Разные НК могут использовать его в качестве шлюза-коммутатора для обмена информацией об опыте работы с теми или иными поставщиками и т. п.
Архитектура
АС-МТС состоит из ряда модулей, отвечающих за сбор заявок, их консолидацию, выбор поставщика, согласование заказов, контроль исполнения поставок, связи с поставщиком, формирование отчетов и пр. Одни из них относятся к фронт-офисной, а другие - к бэк-офисной составляющей.
Важной частью АС-МТС является блок связи с поставщиками. Зайдя через него в систему, авторизованные компанией поставщики могут узнать о проводимых конкурсах, подать в систему оферты, согласовать заказы, заверить акты сверки, представить информацию об отгрузках. С его помощью производится рассылка уведомлений и типовой документации о конкурсах (по e-mail и факсу), публикуются объявления на торговой площадке и на сайтах поставщиков. Этот блок принципиально разнесен с системой и, как правило, базируется на отдельном сервере, чтобы обеспечить политику безопасности.
Со стороны бэк-офиса АС-МТС может интегрироваться с ERP-системами. Например, в компании “Сибнефть” развернута SAP R/3, из которой АС-МТС получает заявки и сопроводительную информацию, такую, как справочники. По окончании обработки заявок и согласования договора с поставщиком в R/3 возвращается заказ на поставку. В “Юкос ЭП” была проведена интеграция (посредством специализированного модуля импорта-экспорта) с системой сбора заявок и складов, разработанной силами самой НК.
Есть серьезный блок администрирования системы, который позволяет в дружественном интерфейсе настраивать ее на реальные бизнес-процессы компании. “Первичную настройку бизнес-процессов в системе делают специалисты “Интертех”, - пояснил Гулько. - Затем заказчик может сам ее поддерживать: изменился ли регламент, пришел ли в фирму другой сотрудник или его уполномочили на какую-то работу - ему открывается доступ к конкретным функциям. Блок администрирования позволяет целенаправленно настроить права доступа любого пользователя - на просмотр, корректировку, удаление, изменение, добавление вплоть до каждого поля документа. Можно, например, сделать так, что инженер МТО увидит заявку, но исправить цифры бюджета не сможет, зато будет иметь право добавлять новые позиции”.
В этом году “Интертех” планирует разработать новый модуль топ-мониторинга, который будет показывать руководству ключевые показатели (Key Performance Indicator) работы МТО.
Версия для госзакупок
“Одна из задач при построении версии для госструктур - добиться соответствия требованиям нормативной базы. В связи с этим мы активно сотрудничаем с институтом госзакупок Высшей школы экономики. Прототип нашей системы мы включаем в учебный план будущих пользователей, - говорит Дмитрий Гулько. - Одновременно мы будем черпать от них предложения о ее развитии. Система в принципе хорошо настраивается. Когда мы ее поставляем, мы пристыковываем к ней вспомогательные сервисы, классификатор продукции, справочник цен. С госзакупками все то же самое, но степеней свободы меньше, так как они более регламентированы в нормативном плане. И схема выглядит иначе, хотя по сути используются те же функциональные блоки”.
