Электронная система государственных закупок (“Система Госзаказ”) компании Abmit нацелена на решение двух главных задач - снижение закупочной цены на продукцию поставщиков для госсектора и уменьшение издержек на анализ рынка. Решение упрощено до предела, что, с одной стороны, обеспечивает его быстрое и простое внедрение и скорейшую отдачу, а с другой - ведет к отсутствию многих функций, присущих более сложным продуктам.
По словам Александра Козленко, ex- вице-президента компании Ambit (в марте А. Козленко перешел на работу в компанию Cisco Systems менеджером по развитию бизнеса в странах СНГ), приоритетом было включение в систему модели с экономическим выходом. Как показала практика, этой цели отвечает модель котировок цен с критерием по наименьшей цене. “При многокритериальном анализе поставщика усложняется сам выбор, - пояснил он. - Нужно сначала разработать критерии - балльную систему, процентные соотношения. Кроме того, если баллы выставляются экспертами, это открывает поле для коррупции, а именно от нее хотели избавиться губернаторы регионов и директора компаний, решившие внедрять нашу систему”.
Хотя по сути “Система Госзаказ” представляет собой средство сбора заявок, формально она является инструментом мониторинга рынка. Это позволяет ей обойти известные законодательные ограничения на проведение тендеров (см. раздел по системе госзакупок “Паруса”). Достаточно выпустить подзаконные акты типа постановлений областной администрации - ведь законодательство позволяет каждому государственному заказчику проводить котировку цен.
На сайте системы вывешивается не предложение на участие в конкурсе, а объявление о проведении “мониторинга цен”. Подающие заявки поставщики не видят цен друг друга, им известна лишь текущая наименьшая цена. Это позволяет конкурсной комиссии определить реальную стоимость товара, по которой поставщик готов его продать, а не ту, которую он указал в прайс-листе. По окончании мониторинга поставщик (уже объявивший свою реальную цену) распечатывает отчет из системы и отправляет предложение в конверте на рассмотрение комиссии.
“Может быть, система не подойдет для устроителей глобального конкурса по выбору ПО или на постройку моста (где необходимо оценить проект по многим критериям), зато подойдет при закупке больших партий продукции широкого ассортимента. Мы не хотели ничего глобализировать, уходить в академические знания, которые практически малоприменимы. Сравнительный анализ цен - это то, что госорганам больше всего нужно. Сейчас в регионе сложно собрать информацию о поставщиках. Находясь на Камчатке, трудно обзвонить всех поставщиков России, только телефонные звонки обойдутся в огромные деньги, - рассказывает Александр Козленко. - Единственное, что важно, это грамотный оператор, знающий рынок и понимающий, куда надо направить объявление о конкурсе, чтобы быстро собрать нужную аудиторию поставщиков.
Крайне важно, что, по сути, окончательный выбор поставщика всегда остается за комиссией или тендерным комитетом. Кроме цены критерием может быть только надежность компании. Поставщик подает ряд документов, и на их основе комиссия должна одобрить его участие в котировке цен. Это позволяет избежать недобросовестной конкуренции.
А после перевода ответственности на ПО можно считать, что личный “бизнес” получился. Наша система помогает губернатору утвердить свою власть в регионе”.
С другой стороны, система решает много подзадач - сокращение длительности торгов, создание БД поставщиков, широкое информирование поставщиков, формирование прайс-листов. Для госорганов важными оказались средства для постепенного создания классификатора продукции, но этот вопрос делегируется заказчику.
Архитектура и бизнес-процесс
“Система Госзаказ” не обеспечивает законченного цикла документооборота. По мнению Александра Козленко, подобные упрощения позволяют ускорить развертывание и окупаемость вроде того, что было продемонстрировано при внедрении в администрации Новосибирской области: там в течение года объем торгов превысил 500 млн. руб. и система дала 12% экономии на закупках. В целом в этой системе проведено уже более 60 торгов.
Сайт системы снабжения Новосибирской области
Заказчик может выбрать одну из трех схем использования “Системы Госзаказ”: бесплатное проведение торгов на ее площадке (при этом с каждого поставщика, выбранного с ее помощью, берется 1% комиссионных), встраивание интерфейса в сайт заказчика либо развертывание региональной бизнес-площадки. Подобный подход был с успехом опробован в Республике Башкортостан; сейчас развивается также площадка Plaro.org).
Типовое внедрение “Системы Госзаказ” проходит за три недели, а для работы требуется всего два зеркалируемых Intel-сервера. Развертывание же иерархической системы сбора заявок, как считает Александр Козленко, требует установки компьютеров на местах создания инфраструктуры, обучения пользователей и подчас выливается в миллион с лишним долларов. А за время ее внедрения задачи, стоящие перед областью, могут поменяться.
Бизнес-процесс работы с “Системой Госзаказ” выглядит так: сформированная заявка размещается в системе, затем оповещаются поставщики, которым предоставляется регистрационная форма для входа и идентификации, а потом - доступ к детальной информации о тендерах. В час “Х” назначаются торги. Поставщики, как на бирже, выставляют свои спецпредложения. После этого те, кто заказал торг, получают сравнительный анализ цен. Когда поставщики выбраны, отслеживание контрактов происходит уже вне системы. При этом она, как правило, не интегрируется сквозным образом с бэк-офисом (на выходе она генерирует три отчета в excel-формате), хотя сейчас уже есть решение, стыкующее ее с системой документооборота компании “Оптима”, также полностью основанной на технологиях Microsoft.
“Как показала практика, в России поддерживать весь цикл нет нужды. Кроме того, не хочется влезать внутрь компании. У них есть собственный бэк-офис, и там - другие задачи. Мы сделали фронт-офис. Документы должны согласовываться в системе документооборота или в ERP. Например, в “Норильском никеле” этот процесс прописан на SAP R/3. А для средних компаний система должна быть небольшая и незатратная. Самое интересное, что получается тот же самый результат, только в несколько раз дешевле. Система добивается снижения цены, информируем поставщиков, в итоге формируется база поставщиков и происходит оценка ценообразования. Можно закачать миллион каталогов, но будет использоваться 1%. Зачем тогда это нужно делать? Не лучше ли развивать то, что быстро дает результат?” - заключает Александр Козленко. 4
Окончание тематического обзора на с. 54
