Романтический блюз “Tomorrow is near”
КОЛОНКА РЕДАКТОРА
Два года назад, весной, под аккомпанемент музыкальных ассоциаций мы опубликовали “рондообразный” обзор, посвященный системам управления знаниями, документами и потоками работ (см. PC Week/RE, № , , , / 2001). Не пора ли глубже погрузиться в эту тему? - подумали мы, посмотрев в окно и начитавшись победных рапортов российских производителей, утверждающих, что спрос на означенные системы сегодня растет ничуть не хуже, чем травка под приветливыми солнечными лучами.
Так что опять весна, опять документы...
Заход с тыла
На этот раз мы решили зайти с тыла - взглянуть на ситуацию со стороны клиентов. И подготовили подборку материалов, рассказывающих о проектах внедрения систем управления документами (или систем документационного обеспечения управления - СДОУ, как настоятельно рекомендуют называть их наши ГОСТы). Коллектив авторов не преследовал цель сравнивать системы или давать оценки результатам внедрения. Нам просто показалось интересным познакомиться с задачами, которые сегодня решают различные предприятия в сфере организационного управления, и посмотреть, насколько эффективно проявляют себя всевозможные СДОУ в этих процессах, а затем поделиться некоторыми соображениями с читателями. Так в фокусе нашего внимания оказалось пять московских организаций, разных по характеру деятельности, внутренней культуре и стратегическим целям. При этом мы старались отобрать наиболее полнофункциональные внедрения разных систем (во всяком случае, поставщики решений утверждали, что представили именно такие проекты), эксплуатируемые уже не первый год.
Освежим матчасть
На любом предприятии существует несколько уровней документооборота, причем в обязательном порядке присутствует технологический и административный (организационно-распорядительные документы - ОРД) документооборот. Если первый из них, призванный “подталкивать” основную деятельность организации, по большей части имеет дело со структурированными специализированными документами (платежками, накладными, маршрутными картами, ордерами...) и предусматривает их жесткую маршрутизацию, то второй (приказы, служебные записки, письма, договора и т. п.), являющийся носителем управленческого воздействия административных органов предприятия, менее формализован, но требует согласования и контроля исполнения каждого документа, а маршрут движения такой “электронной бумаги”, как правило, зависит от ее содержания.
Технологический документооборот поддерживают специализированные автоматизированные системы, заточенные под соответствующий вид деятельности. Для промышленных предприятий - это ERP/MRP-системы, для торговых - торговые, для телекоммуникационных - биллинговые и т. п. Административный же документооборот стоит особняком, и его обеспечение обычно перекладывается на плечи СДОУ (чаще всего не входящей в виде отдельного модуля в состав перечисленных решений). В общем, если управление предприятием сравнить с управлением автомобилем, то ERP-системы можно уподобить карбюратору и спидометру, а СДОУ - рулю.
Понятно, что при создании единого информационного пространства предприятия возникает необходимость в интеграции этих систем, что дает возможность передавать информацию о пересекающихся процессах (и о документах, появляющихся, например, в одной системе, а обрабатываемых - в другой). Поэтому задачам интеграции в своих визитах в различные компании мы старались уделить особое внимание.
Возможности опередили потребности?
Процесс делопроизводства (правила обработки утвержденных в организации форм документов) в разных структурах имеет не только разный облик, но и разные цели. Что, естественно, отражается на критериях выбора СДОУ и на ее настройке. Если в государственных учреждениях (судах, налоговых инспекциях, городских, областных и федеральных администрациях, медицинских заведениях) круг задач в основном ограничен чисто канцелярскими вопросами (регистрация входящих и исходящих документов, контроль их исполнения, архивирование, статистический анализ), то в коммерческих структурах больше внимания уделяется организационному управлению, повышению эффективности коллективной работы. Соответственно и документооборот во втором случае имеет иное назначение: ОРД, зарождающиеся в разных бизнес-процессах, связывают разные управленческие контуры, обеспечивают управленческую прозрачность, формируют культуру командной работы. Этому способствуют встроенные в некоторые СДОУ модули, автоматически следящие за исполнением поручений, а также блоки согласования документов и контроля договоров. По мнению авторов обзора, такие процессы лучше поддерживаются в системах, относящихся к классу GroupWare и построенных на платформе Lotus Notes (в нашем обзоре из пяти рассмотренных СДОУ три системы базируются на Lotus Notes, а две - на других программных платформах).
В целом же общее впечатление от знакомства с проектами внедрения российских СДОУ такое: клиенты весьма избирательно относятся к функциональности системы. Если государственные структуры делают акцент на учетных функциях при работе с документами, то интерес коммерческих структур больше направлен на функции, имеющие прямое отношение к управлению: согласование документов, формирование поручений и контроль исполнительской дисциплины. Однако, как показали наши визиты, заложенные в системах функциональные и технологические возможности на большинстве предприятий используются далеко не полностью. Конечно, уже редко какая из организаций, выбирающих СДОУ, сравнивает их с системами электронной почты, но все же спрос на эти системы как на инструменты организационного управления, вероятно, как следует еще не сформирован. Между тем, их счастливое востребованное завтра уже наступает.
