Растущие год от года объемы корреспонденции компании “ИТЕРА”, в том числе активная переписка со всем миром заставили специалистов управления делами этого газового гиганта в 1998 г. задуматься об упорядочивании и структурировании потока документов. (Через канцелярию компании в неделю проходит порядка 600 различных документов - входящих, исходящих, внутренних распоряжений по организации.) В первую очередь хотелось сократить время обработки материалов и сделать максимально комфортным их хранение. Решить эти задачи можно было с помощью тиражной системы документационного обеспечения управления (СДОУ).
Начальник сектора автоматизации делопроизводства нефтегазового комплекса “ИТЕРА” Анатолий Дудко так обрисовал ход проекта: “Решение о внедрении СДОУ CompanyMedia фирмы “ИнтерТраст” было принято в конце 1998-го. Группа специалистов управления делами, опираясь на маркетинговые исследования рынка СДОУ, подготовила обоснование для высшего руководства компании. Во внутреннем тендере рассматривалось пять различных систем, выбор же в пользу CompanyMedia объяснялся двумя причинами - во-первых, известностью фирмы-разработчика и платформы Lotus Notes, на которой разработан продукт (у нас уже был опыт работы с нею - раньше мы использовали электронную почту на основе Lotus), а во-вторых, приемлемой ценовой политикой разработчика. Кроме того, очень ценными качествами обладает и сама СДОУ- это документоориентированная платформа, комплексность и гибкость системы, возможность ее интеграции с другими программными продуктами и модулями. Импонировало и то, что поставщиком был предложен четкий план работ по внедрению системы и обучению сотрудников. Далее с “ИнтерТрастом” был заключен договор и организовано обучение сотрудников нашей компании в учебном центре фирмы-разработчика. Мы получили демонстрационную версию, посмотрели, как она работает, а когда в апреле 1999 г. была приобретена полная версия 1.5, ее установили на сервере и сразу приступили к эксплуатации. Развертывание системы происходило поэтапно, вначале на нескольких рабочих местах в канцелярии. Причем постепенной была даже пробная эксплуатация: первым делом мы реализовали только функцию регистрации входящей корреспонденции, а затем добавили обработку внутренних исходящих документов. После обучения секретарей-делопроизводителей структурных подразделений к системе подключили и их рабочие места”.
В НГК “ИТЕРА” поддержкой информационных технологий занимается отдельная организация - ООО “ИТЕРАНЕТ”, численность которой составляет около 80 человек. По сути дела, она играет роль системного интегратора НГК “ИТЕРА”. Сотрудники “ИТЕРАНЕТ” предоставляют весь комплекс услуг информатизации и связи. В их числе - техническое обслуживание оборудования, передача данных, доступ в Интернет, техническая поддержка сайта компании, поддержка информационных систем, доработка программных продуктов. Обязанности по установке и обновлению версий СДОУ также возложены на эту структуру. Виктор Белоусов, заместитель генерального директора “ИТЕРАНЕТ”, отметил следующие особенности работы с системой:
“В части автоматизации делопроизводства система CompanyMedia у нас сегодня используется на все сто процентов. Но заложенный в ней функционал гораздо шире. Неиспользуемая часть - это прежде всего разнообразные средства коллективной работы - согласование документов, их совместная разработка. Безусловно, у нас есть планы по дальнейшему расширению системы, в частности, мы собираемся устанавливать новейшую версию “СМ-Делопроизводство” 2.5, в которой кроме обычного “лотусового” интерфейса предусматривается использование и Web-интерфейса. Надеемся, что это сделает систему более привлекательной для руководителей подразделений, которые пока, увы, предпочитают работать с бумажными носителями. Есть в планах подключение еще ряда модулей. Версию 2.5 мы собираемся внедрять самостоятельно. Основную же задачу этого года в части автоматизации делопроизводства мы видим в создании территориально распределенной интегрированной системы документооборота в компаниях “ИТЕРЫ” (головной офис - филиалы). Ее суть такова: в каждой организации будут установлены программные серверы CompanyMedia, и с помощью соответствующих настроек Lotus Notes будут осуществляться регулярные репликации”.
Сегодня информационное пространство “ИТЕРЫ” представляет собой гетерогенную среду. Для автоматизации управленческих процессов применяются различные программные продукты. Так, например, бухгалтерский учет реализован в двух системах - традиционная “1С” и модули Oracle E-Buseness Suite, на которых построена система ведения бухгалтерского учета компаний-нерезидентов. Для оперативного отслеживания бизнес-показателей используются решения на базе “1С”, а также ПО, созданное непосредственно фирмой “ИТЕРАНЕТ”. В настоящее время “ИТЕРА” рассматривает возможность поэтапной интеграции СДОУ с другими функционирующими в компании информационно-управленческими системами. Внедрение СДОУ CompanyMedia позволило при постоянно увеличивающемся объеме корреспонденции не раздувать непомерно штат канцелярии. Благодаря системе гораздо более комфортным стало хранение и архивирование документов, наконец, значительно облегчилась и ускорилась их обработка.
В современном бизнесе с его высокими темпами, сложными технологиями, жесткими условиями конкуренции нелегко оставаться лидером. Удерживать пальму первенства может лишь по-настоящему сильная команда единомышленников. Сплотить именно такую команду помогла особая корпоративная культура газовой компании “ИТЕРА”, отраженная не только в легендах и песнях, но и в серьезных инвестициях - в новое оборудование, новые месторождения, современные информационные технологии.
О потребителе СДОУ
Нефтегазовая компания “ИТЕРА” создана в 1992 г. Основными направлениями ее деятельности являются добыча, реализация и переработка природного газа.
“ИТЕРА” входит в состав международной группы компаний “ИТЕРА”, которая объединяет 150 филиалов и дочерних предприятий, осуществляющих многопрофильную коммерческо-производственную деятельность в энергетической, металлургической, химической отраслях, в строительстве, на рынках недвижимости и страховых услуг стран СНГ, Балтии, Америки и Европы.
Особенности проекта
Очень “осторожное” внедрение, поэтапное расширение функциональности, проводимое в течение четырех лет (с апреля 1999 г.). В будущем система должна стать территориально распределенной. В центральном офисе сейчас установлено порядка 70 рабочих мест. Локально система развернута и в нескольких других организациях, расположенных в том же офисе, - это еще примерно 40 рабочих мест.
Реализованы функции: регистрации (входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов), хранения и поиска документов. Основные пользователи системы: сотрудники канцелярии, секретари структурных подразделений и помощники руководителей. Руководители работают с бумажными носителями.
Перспективы проекта: внедрение новой версии CompanyMedia v. 2.5, в частности модуля “CM-Делопроизводство”, в котором функции визирования, согласования и разработки документов вынесены в отдельную подсистему; подключение к системе в качестве пользователей сотрудников структурных подразделений, являющихся основными исполнителями в СДОУ, и руководителей в ранге начальника отдела; объединение локально развернутых систем в единую корпоративную систему со “сквозным” документооборотом.
Подробности о СДОУ
Разработчик: компания “ИнтерТраст” (www.intertrust.ru).
Состав СДОУ: CompanyMedia можно рассматривать как платформу интеграции различных приложений. Система имеет модульную структуру, однако необходимость обеспечения “сквозного” документооборота, эффективной работы в территориально распределенной сети и взаимодействия с другими приложениями потребовала углубления интеграции модулей. Механизмы интеграции перенесены в базовый слой “сервисов” CompanyMedia и доступны всем модулям системы, включая делопроизводство, а также приложениям, использующим API CompanyMedia.
Последняя версия системы CompanyMedia - 2.5. Она использует возможности программирования, доступные в версии Lotus Notes v.5. Отсюда - важная отличительная черта нового продукта по сравнению с версией 2.1: “СМ-Делопроизводство” v 2.5 работает только на клиенте Lotus Notes 5.06 и выше.
Основное внимание в версии 2.5 разработчики уделили улучшению интерфейса системы. Усовершенствованы также функциональные возможности для основных пользователей - делопроизводителей, а также для сотрудников, контролирующих исполнение документов.
Стоимость одного рабочего места
“CM-Делопроизводство” составляет $160;
“СМ - Управление электронными документами” - $30;
“СМ-Заседания”-$80;
“СМ - Управление персоналом” - $350;
“СМ - Управление проектами и договорами” - $160;
“СМ-Управление планированием” - $50.
(Продолжение следует)
