Александр Майоров
Под прицелом нашего “пристального взгляда” в этот раз оказалось административное государственное учреждение - аппарат правительства Московской области (АПМО, www.mosreg.ru). Одна из главных и трудоемких его функций - работа с обращениями граждан и организаций, подразумевающая довольно большой объем документооборота. Чтобы успешнее справляться с бумажным потоком, в организации была установлена корпоративная версия системы автоматизации делопроизводства “Дело” (версия 8.X) московской компании ЭОС (www.eos.ru), ориентированная на использование в административных структурах: в управлениях делами, секретариатах, канцеляриях.
Вообще говоря, в АПМО уже десять лет применяются автоматизированные информационные системы делопроизводства (как собственные разработки, так и ПО фирмы ЭОС). Развертывание же новой корпоративной СДОУ в 2002 г. было обусловлено необходимостью интегрировать работу структурных подразделений организации, использовавших разные программные продукты, и расширить имеющиеся возможности. Основные критерии выбора таковы: стандартные средства разработки, стандартная платформа (MS SQL Server), а также подходящая цена за рабочее место. Вероятно, на решение не мог не повлиять и тот факт, что фирму ЭОС и АПМО связывает плодотворное сотрудничество уже в течение восьми лет.
Проект по внедрению проходил в рамках областной целевой программы по созданию территориально-информационной системы Московской области; его бюджет составил примерно 1 млн. руб. (эти средства были потрачены на лицензии, обучение сотрудников, настройку системы, конвертацию данных из старых систем, сопровождение, системное ПО и т. д.). За полгода компания ЭОС выполнила целый ряд заказных доработок, среди которых особое внимание было уделено созданию специального модуля, упрощающего подготовку статистических отчетов. Первого января 2002 г. корпоративная версия системы “Дело” была введена в эксплуатацию.
За год количество рабочих мест СДОУ “Дело” увеличилось более чем в два раза, и сейчас система охватывает четыре регистрирующих отдела: приема письменных обращений граждан (отдел писем граждан), служебной корреспонденции, приема граждан и протокольный отдел, а также секретариаты и другие структурные подразделения аппарата правительства Московской области.
По словам Натальи Серегиной, заведующей отделом информационных систем АПМО, пользователям было довольно сложно переходить на новую систему (непривычный после DOS-интерфейса Windows-интерфейс, работа с мышью и т. д.). Чтобы снять стресс у сотрудников в течение первых двух недель, АПМО оплачивало присутствие разработчика-консультанта. В конечном счете преодолеть определенную психологическую подавленность пользователей удалось, выполнив их главное условие: в новой системе были сохранены все старые документы в удобном виде.
Параллельно с инсталлированной в прошлом году системой “Дело” (с Windows-интерфейсом) в аппарате функционирует и предыдущая DOS-версия системы делопроизводства. В ней отслеживаются (“доводятся”) старые документы (например, по земельным вопросам).
Информация о рассмотрении обращений граждан в органах
государственной власти с 1 января 2002 г. по 31 декабря 2002 г.
(в сравнении с соответствующим периодом прошлого года)
Одна из главных задач, решаемых с помощью СДОУ “Дело”, - автоматическая генерация различных статистических отчетов. (Повышение эффективности составления аналитических срезов - один из главных выигрышей от внедрения системы электронного делопроизводства.)
По техническому заданию АПМО фирма ЭОС запрограммировала около 15 типовых отчетов, в том числе единую информационную форму, утвержденную постановлением губернатора Московской области. При инсталляции системы “Дело” в центральные исполнительные органы государственной власти и органы местного самоуправления МО специальный модуль Memorandum поставляется разработчиком бесплатно. Статистическая форма реализована в формате MS Excel и при отсутствии рабочих мест системы “Дело” может заполняться вручную из любых других информационных систем. Специальный модуль Consolidator позволяет генерировать сводную аналитическую форму (для этого два раза в год центральный исполнительный орган государственной власти и каждая администрация муниципального образования Московской области присылает XLS-файл). Использование модулей Memorandum и Consolidator упрощает анализ работы центральных исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления по обращениям граждан. [Пример: сводка о характере обращений, размещаемая ежеквартально на сайте АПМО в виде диаграммы (www.mosreg.ru/pgobladm/let2000.htm), на которой представлена динамика письменных обращений граждан по наиболее актуальным поводам: эксплуатация и ремонт жилищного фонда; предоставление жилой площади, улучшение жилищных условий; обеспечение жилой площадью льготных категорий населения; водоснабжение; установка таксофонов и квартирных телефонов .]
На странице www.mosreg.ru/pgobladm/let2002.htm размещены статистическая форма по обращениям граждан с 1 января по 31 декабря 2002 г. (в сравнении с соответствующим периодом прошлого года). В этой таблице (часть ее приведена в данной статье) собраны данные об общем количестве обращений; о количестве граждан, побывавших на личном приеме; о количестве коллективных обращений; о количестве рассмотренных обращений (в срок, с нарушением срока); результаты рассмотрения сообщений (решено положительно, отказано, разъяснено, проверено с выездом на место). Ориентируясь на подобную статистику, руководство осуществляет контроль за исполнением распоряжений, выбирает приоритетные направления развития и т. п.
В системе реализованы традиционные виды поиска информации: типовой (по реквизитам регистрационной карточки), по номеру документа, по резолюции, по журналу передачи документа, а также обобщенный (расширенный), т. е. поиск по сложному запросу. Реализован полнотекстовый поиск по электронным образам документов, рассчитанный на полное совпадение слова (например, для электронных форматов документов: Word, Excel, HTML, ASCII).
Используя API, можно создавать разнообразные формы статистических отчетов и редактировать старые, в частности вводить новые поля в имеющихся отчетах. (Компания ЭОС предоставляет пользователям коды типовых отчетов.)
АПМО и ЭОС собираются прожить еще долгую и счастливую жизнь, совместными усилиями развивая систему и облегчая работу ее пользователей. И хотя сегодня основой документооборота в учреждении все еще остается бумажный носитель (к возможности хранения электронных образов здесь прибегают в исключительных случаях, а процессы согласования и исполнения документов в СДОУ отслеживаются секретарями, а не лицами, принимающими решения, все же существует высокая вероятность, что следующее поколение государственных делопроизводителей сможет доверить автоматизированной системе больше функций, сделав свой труд более творческим. Не исключено, что серьезную роль в ускорении этих переходных процессов сыграет государственная программа “Электронная Россия”.
О потребителе СДОУ
Вид деятельности - государственная административная структура. Аппарат правительства Московской области.
Структура подразделений организации, объединенных СДОУ: 12 секретариатов, 4 регистрирующих отдела, 3 управления, 2 отдела, 2 советника губернатора Московской области.
Количество сотрудников: около 400.
Система охватывает четыре регистрирующих отдела: отдел служебной корреспонденции, отдел приема письменных обращений граждан (отдел писем граждан), отдел приема граждан, протокольный отдел, а также секретариаты и другие структурные подразделения аппарата правительства Московской области.
ИТ-подразделение организации насчитывает девять человек. На него возложены функции по поддержке СДОУ, сайта и системы электронной почты правительства Московской области и всех других информационных систем АПМО, а также оперативная работа: покупка техники, замена картриджей, обучение пользователей, материальный учет и т. д. Парк компьютерной техники организации составляет 350 ПК.
Подробности о СДОУ
Разработчик: компания ЭОС (www.eos.ru). Сейчас в АПМО инсталлирована версия 8.X системы. (Весной 2003 г. после выхода 9.X ожидается переход на новую версию.)
“Дело” - тиражно-заказная система (возможны доработки на заказ в связи с настройкой на конкретное делопроизводство организации), в основном ориентированная на стандартизованный административный документооборот крупных государственных структур.
Платформы: серверная - ОС MS Windows 2000 Server, СУБД MS SQL Server 2000 SPx., MS Internet Information Server 4.0, MS Index Server 2.0; клиентская - ОС MS Windows 98SE и MS Windows 2000 Client, СУБД MS SQL Client 2000 SPx., MSOffice97 и MSOffice2000.
Модули: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота “Дело” (сетевой вариант с числом лицензий на 60 рабочих мест), дополненная специальными модулями, упрощающими работу по подготовке единых информационных отчетов.
Цена лицензии на одно рабочее место в данном проекте составила менее $200. Стоимость годового сопровождения системы - 20% от стоимости всех лицензий.
В новой версии системы (9.X) будет реализована возможность настройки структуры регистрационной карточки документа. Планируется также ввести использование ЭЦП и интегрированных сертифицированных средств криптозащиты.
Особенности проекта
Срок выполнения заказных доработок и внедрения системы (до сдачи в эксплуатацию первых 25 рабочих мест) - 6 месяцев.
Число установленных рабочих мест - около 60.
Реализованные функции: регистрация документов, обработка с помощью сканера и программ распознавания, хранение документов в системе, движение документов с помощью механизма управления ходом работ, справочно-аналитическая работа, работа с взаимосвязанными документами, регламентация прав доступа, контроль исполнения, полнотекстовый поиск по содержанию документа, API-интерфейс.
К 8 марта 2003 г. (система эксплуатируется с 1 января 2002 г.) число зарегистрированных учетных единиц документов составило 40 тыс. (без учета обращений граждан). Всего: 65 тыс. зарегистрированных учетных единиц (с начала работы системы).
Перспективы проекта: использование ЭЦП и сертифицированных ФАПСИ средств криптозащиты (встроенных в новую версию “Дело” 9.X), организация движения электронных образов документов в учреждении и создание их архивов, автоматизация рабочих мест лиц, принимающих решения.
