*1
ПРОЕКТЫ
_____
*1. Окончание. Начало обзора по проектам внедрения СДОУ см. в PC Week/RE, №13/2003, с. 32.
Группа компаний “Разгуляй-УКРРОС” (www.raz.ru) - один из лидеров агропромышленного рынка России, работающий в сфере производства, переработки и реализации сельскохозяйственной продукции - представляет собой сложную структуру холдингового типа и объединяет под общим руководством несколько холдингов (сахарный, зерновой, продовольственный и птицеводческий). Документооборот этой группы насчитывает несколько десятков тысяч учетных единиц в год и предъявляет неординарные требования к документационному обеспечению управления. Недаром курировать выбор и внедрение тиражной СДОУ вызвался один из руководителей холдинга - заместитель генерального директора ЗАО “Разгуляй-Центр” Александр Коршунов. Цели были поставлены очень конкретно: устранить недостатки бумажного делопроизводства, связанные с задержкой или исчезновением управленческих документов, с отсутствием четкого механизма контроля исполнения принятых решений и со значительной потерей времени на процессы коллективной работы с документами (согласование и визирование).
Выбор СДОУ был весьма продолжительным: в течение семи месяцев сравнивались разные системы делопроизводства по следующим критериям: гибкость, масштабируемость, ценовая политика разработчика системы, полнота функциональности программного продукта, возможность организации юридически признаваемого электронного документооборота. Хотелось также минимизировать риски внедрения. В результате была приобретена система LanDocs компании ЛАНИТ.
В стоимость проекта в целом включены затраты на приобретение лицензий, средств разработки, сертифицированных средств криптозащиты, а также на обучение специалистов и выполнение работ по внедрению и годовой поддержке.
Реализация проекта проходила в два этапа: обследование LanDocs и ее внедрение. При обследовании был выявлен ряд несоответствий, что привело к изменению регламентов работы с документами на уровне всего холдинга (кто имеет право подписывать какие виды документов, в какие сроки и т. п.).
Само внедрение СДОУ проходило с июня по ноябрь 2002 г., при этом безбумажная технология работы с различными видами документов “прививалась” в организации постепенно.
Главные задачи, решаемые сегодня в “Разгуляе” с помощью СДОУ LanDocs, - оперативное управление производственной и внутриофисной деятельностью. “Система закрепила управленческие каноны холдинга, - отметил Александр Коршунов. - Электронный документ - это отображение мысли управленца, удобный способ ее передачи и подтверждения. Время прохождения документов по инстанциям (согласование, визирование и т. п.) сократилось в несколько раз. Кроме того, внедрение СДОУ уравняло всех сотрудников психологически - рядовой сотрудник может послать официальное письмо на имя президента холдинга, и ему обязаны ответить в срок, предусмотренный внутренним регламентом делопроизводства”.
Все управленческие документы в системе LanDocs “разложены” по журналам личных распоряжений, настроенным для всей управленческой вертикали в соответствии с правами доступа. А использование сертифицированного криптоядра “КриптоПро CSP” компании “КриптоПро” позволило реализовать ЭЦП и шифрование, необходимые для придания юридической значимости электронному документообороту.
Проследить жизненный цикл документа (стоит ли он на контроле, подписан, согласован и пр.) позволяют удобные пиктограммы, имеющие разный цвет для разного статуса документа.
По технологическим характеристикам СДОУ LanDocs нельзя отнести к классу систем-конструкторов - существенные ее доработки выполняются лишь фирмой-разработчиком. Однако администратор системы может проектировать вид регистрационных карточек документов, разграничивать права доступа и создавать новые журналы документов.
В данном проекте реализованные в LanDocs функции workflow не используются - маршруты движения документов определяются в каждом конкретном случае департаментом делопроизводства.
Как заявили руководители группы “Разгуляй-УКРРОС”, они не ставят сегодня перед собой задачи интеграции СДОУ с другими работающими на предприятии автоматизированными системами. “Нецелесообразно, на наш взгляд, смешивать узкоспециализированные задачи, - говорит Александр Коршунов. - В единой автоматизированной системе должны быть интегрированы наиболее важные для основной деятельности холдинга функции, а остальные следует решать автономно”.
После успешного тестирования работы СДОУ с удаленными рабочими местами, организованной через VPN-соединение по выделенному каналу связи, обеспечивающему доступ к данным, руководством “Разгуляй-УКРРОС” было принято решение о распространении этой системы на все предприятия группы (всего в группе компаний 84 дочерних предприятия; общее количество рабочих мест LanDocs должно составить около 300).
Корпоративная культура, сложившаяся в “Разгуляй-УКРРОСе”, требовала высокой ответственности пользователей при работе с документами и до внедрения СДОУ. Тем не менее департамент делопроизводства собирается вывести исполнительскую дисциплину на еще более высокий уровень - за счет анализа статистики, связанной с обработкой документов, и ее использования для оптимизации маршрутов движения документов и выявления неисполнительных сотрудников.
Подробности о СДОУ
Разработчик - компания ЛАНИТ (www.lanit.ru).
В “Разгуляй-УКРРОСе” инсталлирована версия 2.3.13.16 системы, выпущенная в марте 2003 г.
LanDocs - масштабируемая система, реализованная по модульному принципу, что позволяет последовательно наращивать функциональность СДОУ, построенных на ее основе.
Используемые платформы: ОС MS Windows 2000, СУБД Microsoft SQL Server, система электронной почты - Microsoft Exchange.
Инсталлированные модули СДОУ: “LanDocs: Делопроизводство”, “LanDocs: Сервер документов”, “LanDocs: Почтовый клиент”, “LanDocs: Почтовый сервер”, “LanDocs: Подсистема безопасности”, “LanDocs: Маршрутизациия” и “LanDocs: Подсистема безопасности и цифровой подписи”.
О потребителе СДОУ
Группа “Разгуляй-УКРРОС” специализируется на агропромышленных направлениях бизнеса (производство, переработка и реализация сельскохозяйственной продукции) и объединяет пять отраслевых подразделений холдинга.
Оборот группы в 2002 г. составил 495 млн. долл.
Компания “Разгуляй-Центр” осуществляет управление всеми подразделениями корпоративного центра (занимающимися новыми проектами, финансово-экономическими и юридическими задачами, безопасностью, информационными технологиями, персоналом и общественными связями) и группы “Разгуляй-УКРРОС”.
Численность группы - более 600 сотрудников в московском головном офисе.
Департамент ИТ организации насчитывает 15 человек. На него возложены следующие функции: техническая поддержка средств ИТ, совместная работа с создателями информационных систем. Парк компьютерной техники компании составляет более 500 ПК в головном офисе.
Особенности проекта
Срок внедрения и выполнения настроек системы (до сдачи в эксплуатацию первых 105 рабочих мест) - 6 месяцев.
Число установленных рабочих мест - около 195.
Реализованные функции: регистрация документов, сканирование и распознавание входящих документов, навигация и поиск документов в корпоративном хранилище, отслеживание делопроизводительных связей между документами, группировка документов по структурированным папкам, обмен документами и сообщениями, контроль исполнения документов и заданий, согласование и визирование документов, использование ЭЦП и сертифицированных средств криптозащиты, работа в удаленном режиме через стандартный Web-браузер.
Основные пользователи системы: руководители холдинга, делопроизводители и исполнители.
С начала этого года в службах и подразделениях холдинга прошли полный цикл обработки более 4685 служебных документов.
Перспективы проекта: внедрение рабочих мест СДОУ на дочерних предприятиях группы.
