КОЛОНКА РЕДАКТОРА
При подготовке весеннего триптиха, посвященного проектам внедрения систем документационного обеспечения управления (СДОУ), никак не удавалось отделаться от ощущения дежа вю - такое уже было. Опять вектор интереса клиентов медленно, но неуклонно разворачивается от учетных задач к управленческим, и это сопровождается ожиданием близких перемен - в первую очередь в виде скорого роста спроса на адекватные управленческие инструменты (в данном случае для организационного управления). Не правда ли, ситуация сильно напоминает положение дел в российском сегменте ERP-систем два-три года назад? Только в этот раз речь идет не о технологическом (транзакционном), а о “чистом” (административном) управлении.
По мнению аналитиков, на российском рынке сегодня присутствует чуть более десятка систем класса СДОУ, причем в отличие от ERP-сегмента преобладают на нем именно российские разработки. Из западных продуктов, применимых для построения систем управления делопроизводством, особое место (как по развитости технологических возможностей, так и по стоимости) занимает платформа Documentum. Потребность в разработке СДОУ на основе такого “монстра” существует далеко не у всех, и рассказывать о нем стоит отдельно. Для этого обзора мы старались выбирать относительно массовые и сопоставимые программные продукты - СДОУ отечественных разработчиков, наиболее известных на нашем рынке. Примерно в таком ключе я и продолжала бы повествование, если бы не встал вопрос...
...о лояльности к читателю
Как любит повторять один мой приятель, “жизнь - это то, что происходит, пока мы строим другие планы”. Лишний раз убедиться в справедливости сего высказывания пришлось при подготовке данной статьи: не успев выстроить до конца план завершающей публикации “проектного триптиха”, я вынуждена была категорически все пересмотреть, получив потрясающее письмо от читателя PC Week из одной крупной организации, тоже прошедшей тернистый путь внедрения СДОУ (он просил не упоминать его имени в прессе).
Приведу краткое содержание первой части письма (в моем несколько вольном изложении): “Уважаемая Елена! По общему тону вашей вводной статьи, посвященной проектам внедрения СДОУ (тема действительно очень актуальная!), могу предположить, что дело может дойти до прямого искажения действительности. Понимая, что еженедельнику приходится соблюдать определенную лояльность в отношении организаций, о которых идет речь в публикациях, хотел бы все же призвать и к лояльности к читателям. Ведь они вправе ожидать от Вас объективных оценок и выводов по полученной статистической выборке из пяти компаний. Чтобы те, кто еще не приступил к весьма сложному процессу внедрения системы электронного документооборота, могли на них добросовестно ориентироваться.
Можно ли, например, считать комментарий во вставке по поводу внедрения Company Media в “Итере”: “осторожное поэтапное внедрение” - хоть сколько-нибудь объективным? Ведь развертывание тиражной системы электронного документооборота - не разработка с нуля технологии атомной бомбы. Сам факт, что после четырех (!) лет руководители хотя бы частично не заменили бумажный документооборот на электронный, но при этом продолжают внедрение, свидетельствует об отсутствии продуманной стратегии, о зря потраченных (в значительной мере) времени и деньгах”.
Во второй части своего письма этот продвинутый пользователь (и просто умный человек :-) высказал свои соображения по поводу того, “как это происходит на самом деле” (за что ему отдельное спасибо):
“Следует четко провести градацию функций систем СДОУ. Первый уровень - обеспечение информационно-справочной системы электронных документов, т. е. функций их регистрации, систематизации, поиска и составления различных статистических отчетов по этой регистрационной базе. На этом уровне электронные документы имеют всего лишь статус электронных копий.
Второй уровень - обеспечение хотя бы частичного реального электронного документооборота (функции согласования, визирования, подписи, совместной работы над электронным документом), т. е. полная замена некоторых или всех категорий бумажных документов на электронные. Дублирование бумажного документооборота электронным (при том, что первый, информационный уровень уже пройден) совершенно бессмысленно. Качественный технологический скачок достигается только при переходе от первого уровня ко второму. Функции второго уровня никак нельзя трактовать как “дополнительные” - они являются основными в системе!
Разумеется, если компания с самого начала ставила перед собой ограниченную задачу достичь только первого уровня, это другое дело. Стоимость создания такой системы и время ее внедрения в несколько раз меньше. Можно было бы говорить об успешности внедрения. Но ведь чаще всего дело обстоит не так!
Как правило, закупается пакет, предназначенный именно для реализации электронного документооборота, т. е. с соответствующей сложностью внедрения и ценой. Первый уровень достигается в течение одного-полутора лет. Далее надо принимать волевое решение - заставлять персонал (а главное - руководящее звено!) работать в качестве пользователей системы или нет? Иначе никак не получается заменить хотя бы часть бумажных документов на электронные. Причем передать эту функцию от руководителя к секретарю невозможно, ведь если доверить помощникам секретные ключи руководителей для процедуры электронной цифровой подписи под документами, то реальная распорядительная власть в компании перейдет к секретарям. Кто на это пойдет?
...Оказывается, руководителям крайне тяжело как принять волевое решение о качественном скачке, так и признать, что в ближайшие годы компания не готова переходить на второй уровень, и следует сделать соответствующие выводы по свертыванию подобных попыток. Такое положение вполне устраивает компании, производящие ПО, которые продолжают получать деньги за новые версии подсистем, техническую поддержку, лицензии на новые клиентские места и т. д., но очевидно противоречит здравому смыслу. В итоге надо констатировать: бравурные сообщения в прессе о том, что еще одна компания внедрила у себя систему электронного документооборота, чаще всего выдают желаемое за действительное”.
В заключение автор письма высказал свои представления о том, что может быть реально полезно для потенциальных пользователей СДОУ. Прежде всего они касаются критериев выбора тиражных СДОУ (возможно, с привлечением внешних экспертов). Мне с коллегами пришлось принять этот вызов - другого выхода нет. В середине июня ждите очередной обзор по СДОУ с заказанными акцентами.
Итоги рейда
Многие важные слова относительно проблем внедрения СДОУ уже сказаны моим нежданным соавтором. Добавлю то, что кажется тоже существенным.
Итак, каков же итог нашего “рейда” по разнотипным московским организациям? Какое у нас нынче в стране делопроизводство?
В слой обобщенных выводов по проектам попали следующие.
Вывод № 1. Управленческие машины в российских компаниях находятся скорее на стадии проектирования (схемы административного документооборота только-только начинают принимать устойчивые формы), поэтому далеко не каждая организация принципиально готова к использованию СДОУ как управленческого инструмента. Вероятно, большинству компаний еще предстоит пройти путь прописывания внутренних регламентов и ликвидации компьютерной безграмотности, после чего можно будет надеяться на более эффективное применение этих систем.
Вывод № 2. Двойственная природа СДОУ определяет особенности их применения для решения двух разных классов задач - управленческих и учетных.
В зависимости от того, с какой организацией мы имеем дело - с органом госуправления или коммерческой структурой, мы наблюдаем заинтересованность пользователей в различных функциях СДОУ.
Коммерческие организации прежде всего относятся к документу как к сущности, являющейся “слепком мысли управленца”, и в этом случае при работе с документами больше внимания уделяется именно управленческим аспектам, таким, как планирование, наблюдение, регистрация, подготовка и согласование решений, ввод управляющих воздействий и контроль их исполнения.
Государственные же структуры, как правило, начинают автоматизацию СДОУ с функций, связанных с упорядочиванием “общения” организации с внешним миром (входящая и исходящая корреспонденция, внешние договоры и т. п.), отдавая приоритет учетным функциям: отслеживаются источники информации, ее носители и формы, свойства документов, способы передачи и хранения данных и т. п.
В отдельный класс по типу делопроизводства, вероятно, следует выделить организации, для которых документ является основным продуктом их деятельности (юриспруденция, консалтинг и др.), - там в фокусе внимания должен находиться полный жизненный цикл документа и его атрибутов во всех возможных деталях.
Вывод № 3. Технологически оправдано построение СДОУ по принципу “конструкторов” (особенно в динамично развивающихся коммерческих структурах). Напомним, что под системами-конструкторами (или трансформерами) мы понимаем программные продукты, включающие следующие части:
- ядро, в котором определена принципиальная модель предметной области, а также базовый набор классов (максимально абстрактных) и основных методов работы с этими классами;
- конфигурацию, которая представляет собой реализацию автоматизированной информационной системы, построенной из классов и методов ядра;
- инструментарий, позволяющий пользователю строить свой собственный вариант конфигурации.
В компаниях, где оргструктуры меняются довольно быстро (холдинги, сервисные и торговые организации), приходится часто вносить изменения и в АСУ, сопровождающие их деятельность. Недаром три из пяти просмотренных нами проектов базировались на Lotus Notes - удобной инструментальной среде, позволяющей быстро создавать приложения для групповой работы, причем выбирающая сторона (ИТ-службы или делопроизводители) осознанно концентрировала внимание не столько на функционале, сколько на платформе.
Частные выводы по проектам.
1. В двух из пяти рассмотренных проектов (“Итера” и Управление по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области; см. PC Week/RE, № 13/2003, с. 32) мы, по сути дела, увидели только компьютеризацию канцелярии с помощью тиражной СДОУ. (Если вспомнить, что изначально мы просили поставщиков решений по делопроизводству показать наиболее полнофункциональные внедрения их систем, это наводит на грустные мысли.) Явный управленческий характер продемонстрировали СДОУ в двух крупных холдингах - “Балтике” и “Разгуляе” - они ближе ко второму уровню по приведенной выше классификации нашего читателя.
2. В отдельный класс пришлось вынести проекты по созданию заказных интегрированных систем административного управления крупными государственными структурами, построенные на основе тиражных СДОУ (бессмысленно сравнивать кислое с зеленым). Поэтому обещанный и подготовленный (!) материал о проекте электронного документооборота в Комплексе архитектуры, строительства, развития и реконструкции г. Москвы (на основе СДОУ “Золушка”) мы опубликуем в очередной тематической подборке в середине июня (вместе с каким-нибудь другим проектом из той же “весовой категории”).
3. Обратила на себя внимание разная технологичность (гибкость) представленных СДОУ. В этом смысле системы “Дело” и LanDocs показались более жесткими (по сравнению с Lotus-ориентированными “БОСС-Референтом” и Company Media): все серьезные доработки в проектах делались с привлечением разработчиков. А поскольку оргструктуры, бизнес-процессы и схемы делопроизводства в современных коммерческих организациях меняются весьма часто, возможность простой настройки приобретает, на наш взгляд, первостепенное значение.
Помечтаем об идеале
В нынешней публикации мы хотим представить результаты первой итерации по созданию портрета “идеальной” СДОУ (это ведь “не технология атомной бомбы”, так почему бы не пофантазировать?). Выдвинуть гипотезу (которую, естественно, далее придется уточнять) мы отважились вместе с представителями научно-консалтинговой корпорации “МетаСинтез” (www.msynt.ru), основной профиль деятельности которой - организационное управление. Вот что у нас получилось.
Портрет “идеальной” тиражной СДОУ (набросок)
“Обязательная программа”. В приведенной выше таблице перечислены основные функциональные компоненты “идеальной” СДОУ (на высоком уровне абстракции), разбитые по подсистемам. При этом первые три группы могут быть названы целевыми подсистемами, поскольку имеют прямое отношение к области управления электронным делопроизводством и документооборотом, а следующие четыре - сервисными подсистемами, выполняющими обслуживающую роль (прямого отношения к области управления электронным делопроизводством и документооборотом они не имеют).
Вдобавок к “обязательному” перечню функций, реализацию которых потенциальные пользователи вправе ожидать в “идеальной” СДОУ, в подобных системах может присутствовать также “произвольная программа” - не обязательные, но полезные компоненты в виде прикладных систем различного назначения (что и подтвердилось при нашем беглом знакомстве с системами). В их число входят:
- управление материально-техническим обеспечением офиса (снабжение, склад, заказ услуг и др.);
- управление финансовым обеспечением офиса (бухгалтерия и экономический отдел для осуществления планирования, учета затрат и т. п.).
- учет кадров;
- автоматизация пропускной системы (выписка пропусков, контроль прихода-ухода сотрудников и т. д.);
- управление парком компьютерной техники и установленным в офисе ПО.
Для ряда компаний (скорее всего небольших) целесообразно использование СДОУ как основной информационной системы, обслуживающей не только управленческо-канцелярские задачи, но и жизнедеятельность офиса (движение материально-финансовых и кадровых ресурсов).
В заключение хотелось бы перечислить те общие черты СДОУ, которые удалось выявить на данном (поверхностном) этапе рассмотрения пяти систем этого класса.
Во всех рассмотренных системах присутствуют следующие функции работы с различными видами документов (с незначительными различиями на уровне реализации):
- электронная почта (встроенная или подключаемая);
- сканирование и распознавание (встроенные или подключаемые);
- прием, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
- персональная и групповая рассылка по спискам;
- шаблоны документов (встроенные или MS Word);
- различные форматы файлов документов;
- поисковая система (различия - в областях и методах поиска).
Оконтурив, что называется, общее место, мы теперь на месяц берем тайм-аут, чтобы поискать уникальные черты в каждой из пяти рассмотренных систем и дать определение, что можно считать успешным внедрением СДОУ. Готовы рассмотреть кандидатуры экспертов-добровольцев для продолжения исследования. Два волонтера уже есть, но одна вакансия еще осталась.
Пишите по адресу: monah@pcweek.ru или msynt@msynt.ru.
