ОБЗОРЫ
Елена Монахова, Юлия Гараева, Юрий Юдкин
Если Человек не может выбрать между зеленой туфлей и желтой, - это значит, что он не установил отношения порядка на том множестве вещей, из которого выбирает. Отношения порядка однозначно указывают на предпочтительность того или иного объекта как метода решения поставленной задачи. Если начинаются мучения, - надо остановиться и постараться понять, какую задачу вы хотите решить.
Краткое содержание предыдущей серии
В PC Week/RE, N 24, с. 20 мы продолжили публикацию серии статей о пяти проектах внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (СДОУ), с которыми на разных предприятиях в начале года познакомились наши обозреватели и эксперты научно-консалтинговой корпорации "МетаСинтез" (www.msynt.ru). Напомним, что были рассмотрены проекты на основе пяти систем примерно из одной весовой категории: "БОСС-Референт" (в пивоваренном холдинге "Балтика"), CompanyMedia (в центральном офисе нефтегазового холдинга "Итера"), LanDocs (в группе компаний "Разгуляй-УКРРОС"), "Дело" (в Управлении по обеспечению деятельности аппарата правительства Московской области) и "Золушка" (в Комплексе архитектуры, строительства, развития и реконструкции г. Москвы).
Упомянем также, что мы уже поговорили (см. PC Week/RE, N 16-17/2003, с. 43) о роли СДОУ в управлении любой организацией, выделили функции, присутствующие во всех рассмотренных СДОУ, и в общих чертах сформулировали базовые характеристики "идеальной" СДОУ, рассмотрев семь "обязательных" подсистем (целевые: "Работа с информацией и документами", "Организационное управление", "Работа с потоками работ (workflow)"; сервисные: "Работы с различными типами субъектов", "Обработка событий", "Администрирование и обеспечение информационной безопасности", "Технологические функции и свойства") и одну "произвольную", объединяющую вспомогательные функции СДОУ (управление работой офиса, кадровый учет, элементы управления проектами и т. п.).
По прошествии полутора месяцев с момента промежуточной итоговой публикации в мае группа авторов, погрузившихся в эту тему, овладела некоторым новым знанием и готова поделиться им в сегодняшней итоговой статье второго уровня.
Поскольку к оценке возможностей автоматизированных СДОУ и успешности проектов их внедрения можно подходить с разных сторон - с точки зрения пользователя, разработчика или внешнего наблюдателя (эксперта), то мы попытаемся сформулировать, "что такое хорошо и что такое плохо" с позиций по крайней мере двух категорий из перечисленных: со стороны клиента (мнение Владислава Пономарева о критериях оценки успешности подобных проектов представлено в статье ниже) и со стороны экспертной группы, изложившей свои взгляды на выбор прикладных программных продуктов и на некоторые уникальные черты и ограничения перечисленных выше СДОУ и их поставщиков.
Что, кому и зачем+
Развивая философские рассуждения, начатые в предисловии к данной статье, попробуем определить этапы, которые необходимо осмысленно пройти любому потребителю, столкнувшемуся с проблемой выбора прикладного ПО (будь то СДОУ или что-то другое). Набросок своего рода "метаметодики" представлен ниже.
1. Образовать пространство выбора, т. е. множество объектов, которые могут выступать в качестве средства (метода) для решения конкретной прикладной задачи, стоящей перед предприятием.
2. Сформулировать критерии (концептуальную сетку) для сравнения объектов, принадлежащих этому множеству.
3. Установить отношения порядка в пространстве выбора, т. е. выстроить рейтинговый список объектов в соответствии с выбранными критериями. Дальнейшие шаги очевидны.
В рамках пункта 1: а) сформировать пространство выбора можно лишь после ответа на вопрос: "Для чего нужна СДОУ?". Это, в свою очередь, требует анализа проблем, мешающих организации "жить красиво" (т. е. достичь поставленной цели).
Под целью мы подразумеваем образ желаемого результата, выраженный в конкретных терминах и - по возможности - привязанных к измеряемым показателям (например, снизить издержки на обработку и поиск информации, повысить скорость выполнения управленческих решений, улучшить исполнительскую дисциплину и пр.); б) ответ на следующий вопрос: "Как дойти до цели?" - подразумевает разбиение на задачи (в соответствии с их приоритетами), которые определят шаги, необходимые для достижения желаемого состояния.
| Некоторые уникальные черты | |
Название СДОУ, платформа | Особенности рассмотренных СДОУ |
LanDocs (ЛАНИТ) на основе продуктов Microsoft | В системе LanDocs максимально (по сравнению с другими рассматриваемыми системами) реализована маршрутизация: имеются возможности задания сложных маршрутов - сетей, в которых присутствуют и последовательные, и параллельные участки; для решения конкретной |
"Золушка" (НТЦ ИРМ), платформа Lotus Domino/Notes | Единой СДОУ "Золушка" как таковой не существует: есть множество модулей (как своих, так и сторонних разработчиков), которые могут быть состыкованы между собой. Имеются различные варианты одного и того же модуля. Конкретная конфигурация подбирается под зак |
"БОСС-Референт" ("АйТи"), платформа Lotus Domino/Notes | СДОУ охватывает широкий круг задач документооборота, включая основые функции делопроизводственного управления (поручения, согласования с возможностью задания типовых маршрутов, календари для планирования, ведение договоров). В дополнение к традиционным за |
CompanyMedia ("ИнтерТраст"), платформа Lotus Domino/Notes | СДОУ охватывает широкий круг задач документооборота. В дополнение к традиционным задачам добавлены управление персоналом и управление проектами. Причем эти два модуля довольно полны (в них имеются функции поддержки управления, а не только базы данных по с |
"Дело" (ЭОС) на основе MS SQL Server | Очень простая, но качественная система, реализующая только классические учетно-регистрационные функции работы с документами (получение-передача, регистрация, списание в дело). Поддерживает практически все операции, принятые в традиционном бумажном докумен |
При этом обязательно должны быть учтены ресурсные ограничения предприятия:
· временные (реально ли получить запланированный результат от внедрения СДОУ к намеченному сроку);
· финансовые (хватит ли выделенных на проект внедрения средств, все ли будущие затраты учтены);
· кадровые (есть ли возможность выделить квалифицированные ресурсы предприятия для участия во внедрении СДОУ, хватает ли обученного персонала на предприятии);
· технические (достаточно ли предприятие оснащено компьютерной техникой и сетевым оборудованием, существует ли адекватная инфраструктура и пр.); В рамках пункта 2. В качестве удобного базиса для составления концептуальной сетки при выборе прикладного ПО эксперты корпорации "МетаСинтез" рекомендуют рассматривать :
· функциональность продукта;
· технологичность продукта;
· совокупную стоимость решения на основе данного продукта (с учетом стоимости услуг по обследованию, консалтингу, внедрению, доработке, сопровождению);
· жизнеспособность поставщика и качество предоставления услуг (доступность продукта в регионах, обусловленную наличием партнерской сети, соблюдение сроков проекта, квалификацию специалистов...).
Дадим некоторые комментарии по этим, казалось бы, очевидным критериям. Суждение о достаточности функционала системы невозможно составить без привязки к конкретным задачам предприятия (в абстрактном же виде наличие или отсутствие той или иной функции ни о чем не говорит, тут мы абсолютно солидарны с Владиславом Пономаревым). При этом желательно в рассмотрение включать задачи не только сегодняшнего, но и завтрашнего дня.
Технологичность продукта отражается на его гибкости и сроке жизни. В этом смысле особого внимания достойны встроенные в СДОУ средства интеграции, синхронизации, репликации, масштабирования, а также возможности доработки функциональности и структуры данных при помощи настроек и конструкторских инструментов СДОУ.
Определенными преимуществами на этом фоне обладают системы на базе Lotus Domino/Notes, что обусловлено богатыми функциональными возможностями самой программной среды. В них, к примеру, глубоко проработаны механизмы частичной содержательной репликации данных (для уменьшения объема пересылаемых данных передаются только изменения и данные, к которым удаленные пользователи имеют санкционированный доступ), удобным образом реализованы функции online- и offline-режимов работы с данными.
В Lotus Domino/Notes предусмотрено масштабирование до систем с произвольным количеством серверов без ограничений на их конфигурацию. А начиная с версии 4 система включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.
Дополнительным плюсом СДОУ на основе Lotus Notes является возможность легкого изменения системы, так как при открытом коде эта среда позволяет вносить практически любые изменения в программу на уровне "продвинутого" пользователя.
Стоимостные критерии, вероятно, особых комментариев не требуют - здесь главное разобраться в тонкостях ценовых политик поставщиков и уложиться в выделенный предприятием бюджет.
А вот о качестве предоставления услуг стоит сказать несколько слов. Следя за развитием международного рынка прикладных решений, нельзя не заметить смещения конкурентной борьбы именно в эту сферу. Заказчик сегодня готов платить не только за сам продукт, но и за правильное отношение к себе. В стремлении повысить удовлетворенность клиента поставщики ПП наращивают партнерские сети, проводят тренинги партнеров, предлагают специальные ценовые программы, развивают общую корпоративную культуру. В этом смысле, на наш взгляд, среди рассмотренных выше разработчиков очевидные преимущества имеют системные интеграторы ЛАНИТ и "АйТи", отстроившие мощные инфраструктуры по доставке и сопровождению своих продуктов в разных точках России.
Что впереди
Труднее всего заглянуть в будущее. Не претендуя на роль пророков, мы осмелимся все же выступить с некоторыми прогнозами.
На наш взгляд, развитие отечественных СДОУ пойдет в сторону большей специализации, т. е. станут появляться вертикальные решения, рассчитанные в том числе и на компании, целевой деятельностью которых является разработка документов (СМИ, юридические фирмы, консалтинговые компании, государственные органы и пр.). Более проработанными станут функции, поддерживающие управление и коллективную разработку содержания.
Можно ожидать, что в ближайшие два года усилятся возможности СДОУ в плане работы через Интернет (через браузер в режиме удаленного доступа, с мобильных устройств и т. п.).
Несомненно, скоро появятся СДОУ, позволяющие создавать системы управления знаниями на предприятиях, т. е. использовать наилучший опыт по процедурам, проектам, решениям. (Сегодня мы видим только зачатки этого процесса.) Вырастет спрос на консалтинг в области организационного управления, сопутствующий внедрению СДОУ. А как же иначе - ведь административный документооборот выполняет роль приводных ремней оргструктуры предприятия, и значит, его эффективность напрямую зависит от того, насколько оптимальна сама эта структура и процессы в ней.
А главное, управленческая культура на предприятиях разовьется, примет внятные очертания, и тогда потребительская аудитория научится, наконец, смотреть на СДОУ не как на хранилища данных или средство для канцелярии, а как на необходимый инструмент управления.
