Эффективность деятельности консультационной компании, которой приходится обрабатывать огромный объем разнообразной информации, во многом зависит от согласованности действий специалистов и качества документооборота.
На пути ее экстенсивного развития, сопровождающегося выделением функциональных направлений и ростом обслуживающих подразделений, неизбежно встают информационные и управленческие барьеры. Именно они служат причиной постепенного размывания методических и технологических основ консультационного процесса, снижения качества рабочей и отчетной документации, неоптимального распределения и использования ресурсов и в конечном итоге - низкой продуктивности при реализации проектов.
На этом фоне наиболее очевидным объектом оперативного контроля за процессами и результатами работы консультанта становится профессиональный документооборот. В свою очередь, мониторинг качества предполагает постоянное отслеживание содержания и формы документов, что удобнее всего осуществлять в едином информационном пространстве.
Приведенные выше утверждения основываются на двухлетнем опыте разработки и внедрения специализированной системы коллективного документооборота на платформе Lotus Domino / Notes в консалтинговой компании "Объединенные консультанты ФДП"/"Аваль". По существу, консультанты создавали продукт для самих себя с целью повышения оперативности и качества управления проектами, улучшения технологической составляющей консультационной деятельности и коммерческой эффективности фирмы.
В качестве отправной точки при старте проекта было выбрано аудиторское направление, так как из существующих в компании бизнес-процессов именно аудит является наиболее регламентированным звеном и содержит максимальное количество формализованных требований к рабочей и отчетной документации. Впоследствии полученный опыт был распространен и на другие департаменты.
Задачи и требования
Специализированная система коллективной разработки документов, согласно техническому заданию (ТЗ), должна была автоматизировать все этапы консультационного процесса: управление маркетингом, договорную работу, формирование рабочей группы специалистов, постановку и контроль исполнения задач, оперативный контроль качества, поиск и анализ информации, коллективную разработку, оформление, согласование, утверждение и архивирование документов.
Основными требованиями к параметрам системы были названы следующие:
· единая среда разработки документов, позволяющая группе консультантов оперативно обмениваться информацией в процессе совместной работы над проектом с помощью встроенных инструментов просмотра, комментирования и согласования документов вплоть до совместного редактирования текста;
· коллективная база знаний. Любая вновь создаваемая существенная информация относится к определенной категории, сохраняется в системе и может быть использована другими специалистами. Присоединенные к документу или его части комментарии и ссылки должны помогать пользователю эффективно применять информацию или избегать ошибок предшественников;
· универсальное хранилище информации. Документ системы обязательно содержит текстовую, табличную, графическую информацию, встроенные объекты приложений, фотоматериалы, видео- и диктофонные записи. При этом все рабочие материалы консультанта находятся в едином информационном пространстве. Система должна включать в себя специализированные инструменты поиска, облегчающие использование ранее созданных решений;
· инструмент управления проектной и организационной деятельностью, реализующий процессы постановки задач, разовых поручений, контроля исполнения заданий, мониторинга и текущей корректировки процесса и качества выполнения поставленных задач;
· охват единым документооборотом групп удаленных пользователей, в том числе территориально распределенных офисов и мобильных пользователей. Изменения, произведенные в одной из копий совместно используемого документа, должны оперативно транслироваться всем пользователям;
· эффективная защита информации от несанкционированного доступа. Пользователь должен получать доступ только к документам, соответствующим его роли в организационной и проектной структуре консультационной компании;
· стандартизация документооборота, предполагающая использование защищенных от несанкционированного изменения шаблонов документов, справочников, классификаторов и стилей оформления текста;
· автоматизация делопроизводства. Система в обязательной порядке содержит модули организационного документооборота, поддерживающие кадровое делопроизводство, договорную деятельность, учет и архивирование деловой корреспонденции, организационно-распорядительный документооборот;
· развитие профессиональной и корпоративной культуры. В системе следует предусмотреть возможности организации дискуссионных клубов для обсуждения профессиональных и корпоративных проблем, новостных полос и досок объявлений;
· персональный органайзер специалиста. Пользователь системы должен получить интегрированные в среду корпоративной коммуникации персональные инструменты организации рабочего процесса - календарное планирование, адресную книгу, электронную почту и поисковую систему, сканирующую весь массив вновь создаваемых документов по заданным параметрам.
Воплощение в жизнь
Предварительное тестирование показало, что все основные требования ТЗ можно реализовать на основе функциональных возможностей платформы Lotus Domino/Notes. В результате сотрудничества разработчиков Lotus Domino/Notes и вовлеченных в проект консультантов-пользователей появился уникальный специализированный программный продукт, получивший название "ТРИО". Он состоит из функционально и технологически объединенных модулей, автоматизирующих профессиональный, организационно-распорядительный и персональный документооборот консультационной компании.
Все модули могут быть настроены на определенную группу пользователей или направление деятельности и модифицированы в соответствии с требованиями и задачами конкретного бизнес-процесса.
Так, профессиональный документооборот был реализован в пяти модулях: "Проекты", "Шаблоны", "Классификаторы", "Полезные документы" и "Нормативы". Организационно-распорядительный документооборот обеспечивается модулями "Организационная структура", "Организационно-распорядительные документы", "Поручения", "Контрагенты", "Договоры" и "Входящие/Исходящие". Автоматизирован также персональный документооборот консультанта, содержащий модули "Дискуссии", "Персональные подписки", а также модуль "Почта. Календарь. Список задач". Названия модулей говорят сами за себя, и их функции понятны, пожалуй, каждому специалисту в области автоматизации и внедрения информационных систем. Однако в нашем случае проект по автоматизации документооборота для консультантов все же имеет существенную специфику: значительное внимание уделяется в первую очередь методическому и технологическому документообороту, хранению и максимально удобному использованию коллективных знаний, справочной и другой подобной информации. Кроме того, детально проработана возможность обмена знаниями, идеями, проблемами через виртуальные форумы, дискуссии, круглые столы, программы повышения квалификации. Наконец, особенности деятельности консультантов учтены при создании персонального органайзера, заменяющего пользователям существующие на рынке решения и предлагающего ряд дополнительных функций в соответствии с их запросами (по некоторым параметрам этот органайзер даже превосходит Microsoft Outlook).
Плоды
Среди наиболее значимых результатов проекта надо назвать следующие:
· абсолютная прозрачность разработки текущей и отчетной документации для методистов, руководителей проектов, департаментов и руководства компании в целом;
· оперативный контроль процессов управления проектами и всеми существенными вспомогательными бизнес-процессами компании;
· повышение качества рабочей и отчетной документации и ее соответствия стандартам;
· высокая ответственность исполнителей, оперативная и высококачественная работа специалистов и сотрудников вспомогательных служб;
· кардинальное улучшение коммуникации специалистов в процессе реализации проекта;
· создание единого универсального хранилища информации и документации, а также корпоративной базы профессиональных знаний по направлениям деятельности;
· улучшение координации организационного документооборота компании и делопроизводства;
· достижение экономического эффекта за счет снижения издержек реализации проектов и оптимизации деятельности вспомогательных служб.
Кроме выполнения требований, определенных в ТЗ, компания получила массу побочных положительных эффектов в области структуризации и регламентации своих основных бизнес-процессов.
К автору, доктору бизнес-администрирования, директору по развитию бизнеса ОАО "Объединенные консультанты ФДП"/"Аваль", можно обратиться по адресу: akmail@fdp.ru.
