Оптимизация материально-технического обеспечения

САКЗ

Стратегия компаний должна быть направлена не на автоматизацию закупок, а на совершенствование управления взаимоотношениями с поставщиками

В последнее время стала модной тема разработки и использования систем автоматизации корпоративных закупок (САКЗ). Действительно, при условии грамотного выбора решения в этой области, а также правильной стратегии и тактики внедрения данные системы могут оказаться быстрым и эффективным средством снижения затрат и повышения общей конкурентоспособности бизнеса.

Такое решение должно быть гармоничной составляющей общей концепции автоматизации управления компанией. Если же САКЗ работают сами по себе или с недостаточной степенью интеграции с бэк-офисными приложениями, то это отбрасывает компанию на уровень лоскутной автоматизации. Для получения значимого эффекта автоматизировать необходимо всю логистическую цепочку - от зарождения потребностей в материалах и услугах до получения накладных и счетов-фактур. Решение должно предоставлять весь необходимый инструментарий для проведения закупочных кампаний и иметь встроенные средства анализа, в том числе и стратегического.

Полнофункциональным примером решения для автоматизации корпоративных закупок может служить mySAP SRM (Supplier Relationship Management).

С чего начать?

В большинстве предлагаемых ныне программных продуктов для электронных закупок исходными данными служат уже утвержденные закупочные планы, за реализацией которых и следит САКЗ. Однако в реальной жизни момент утверждения заявок - уже финальный шаг заявочной кампании. В современной, интегрированной среде автоматизации корпоративного бизнеса данные о потребностях в продуктах (в SRM материалы и услуги объединены в рамках единого понятия - "продукт") формируются много раньше и могут пройти большой информационный путь, прежде чем лягут на виртуальный рабочий стол закупщика в виде утвержденных планов. Поэтому формирование закупочных корзин (Shopping Card - аналог документа заявки в модуле ММ SAP R/3) непосредственно в mySAP SRM - лишь один из возможных вариантов обозначения необходимости приобретения товара.

Реальные потребности предприятия в пополнении запасов в большинстве своем носят плановый характер и генерируются планами продаж, капстроительства, предстоящих ремонтов и техобслуживания, производственной программой и т. п. Их сбор в mySAP SRM производится из различных бэк-офисных модулей: закупок, ведения проектов, капитального строительства, техобслуживания и ремонта оборудования, планирования и оптимизации логистических цепочек (SCM - APO) и управления жизненным циклом продуктов (PLM). Поэтому любую систему, в недрах которой рождается потребность в закупке продукта у внешнего или внутреннего (интракорпоративного, интрахолдингового) поставщика, можно и нужно интегрировать с mySAP SRM. Таким образом, формируется единое информационное поле компании.

mySAP SRM как центр сбора данных

Заявки могут появляться не только в разных модулях одной бэк-офисной системы, но и в различных системах компаний, входящих в холдинг. Единое решение SRM обеспечивает интеграцию всех заявок, позволяя проводить общую закупочную политику в рамках холдинга. mySAP SRM выступает как центр сбора данных о потребностях в продуктах в масштабе всей корпорации или холдинга (см. рисунок). Только при подобной интеграции нетрудно провести предварительную оценку наличия и доступности продуктов из имеющихся на предприятии запасов, в том числе уже заказанных, но еще не оприходованных (находящихся на контроле качества, в пути и т. п.), хранящихся на разных складах, с учетом потенциала собственного производства и пр. Это резко увеличивает оборачиваемость товаров на складах. При невозможности "самообеспечения" заявки полностью или частично передаются в модуль закупок. Новые контракты могут быть заключены на более выгодных условиях и со значительными скидками за счет увеличения общего количества единовременно закупаемой одинаковой номенклатуры. Кроме того, улучшается качество планирования, поскольку заранее известны все потребности. Появляется возможность заключения долгосрочных рамочных контрактов с поставщиками, что увеличивает стабильность поставок необходимых продуктов. Проведение всех закупок (как производственных, так и непроизводственных) через SRM позволяет добиться желаемой прозрачности процесса для топ-менеджеров.

Хранящаяся история всех документов (где и когда потребность возникла, кто утверждал заказ и исполнял, кто поставщик и т. д.) облегчает анализ эффективности материально-технического снабжения. Кроме стратегических плановых закупок, в реализации которых могут быть задействованы многие модули, можно составлять заявку непосредственно в SRM (например, для срочных внеплановых закупок). В этом случае в системе формируется закупочная корзина, откуда и начинается история закупки.

Несколько слов стоит сказать о качестве самой интеграции. Если система электронных закупок может «взять» из бэк-офисной системы заявку и «свалить» обратно - это ущербная интеграция. SAP предлагает нечто другое - интеграцию SRM с той же R/3 на уровне данных. Например, в крупной компании обеспечивается единообразие представления всей номенклатуры материалов за счет общих, постоянно обновляемых справочников материалов, поддерживаемых в SRM и бэк-офисных системах. Точно так же составляются и единые справочники поставщиков. При этом заинтересованные компании могут подавать заявки на регистрацию в системе SRM в качестве поставщиков, сообщив свои первичные данные. После рассмотрения заявки они могут быть включены в справочники поставщиков системы SRM и автоматически попасть в справочники поставщиков бэк-офисных систем за счет наследования связей.

Очевидно, что несравнимо легче разрабатывать и оттачивать собственную стратегию закупок, имея единый, мощный, гибкий и легко интегрируемый инструмент составления заявок.

Многофакторный анализ, влекущий за собой корректировки заявок, не принесет желаемого эффекта без обеспечения обратной связи со всеми источниками возникновения потребностей, поскольку, например, урезание закупочного бюджета напрямую влияет на сроки проведения ремонтов и техобслуживания оборудования, требует корректировки планов реализации проектов и продаж производимой продукции, изменения производственной программы и т. д. Идея сквозной интеграции и реализована в mySAP SRM.

Стрелками на рисунке показаны направления потоков данных, релевантных закупке в корпоративной информационной среде. Синим цветом обозначены процессы формирования потребностей в продуктах, зеленым - выбора источников поставки, красным - удовлетворения потребностей. Данная логистическая цепочка (достаточно условная, многие элементы опущены для повышения наглядности) позволяет проследить, как заказы клиентов, проектные работы, планы ТОPО, результаты планирований потребностей в материалах преобразуются в заявки на продукты и автоматически передаются в САКЗ для исполнения.

...и один раз купить

После того как все первичные потребности, выявленные на этапе сбора заявок, проверены на соответствие бюджету и утверждены, за дело пора приниматься профессиональным закупщикам - отделам материально-технического обеспечения (МТО), операторам поставок и т. д. Они должны получить в свое распоряжение полный и удобный инструментарий для закупок. mySAP SRM предлагает следующий алгоритм. Все утвержденные плановые (или оперативные, сформированные в закупочной корзине) заявки передаются в модуль Sourcing Cockpit, предназначенный для выбора поставщика.

Sourcing Cockpit - инструментарий профессионального закупщика, позволяющий объединить данные обо всех продуктах, которые необходимо закупить для компании или группы компаний, образующих холдинг. Прежде всего в рамках Sourcing Cockpit между исполнителями закупочного процесса распределяются полномочия и зоны ответственности за те или иные позиции заявок. Когда становится очевидным, что и в какое время закупать и кто это будет делать, последнему необходимо определиться с тем, на каких условиях и у кого закупать.

Если проведение конкурса на поставку, которое, например, необходимо при закупках для государственных организаций, не обязательно, остается просто сформировать заказ. Такая форма закупки возможна при наличии уже действующих контрактов на поставки нужных продуктов, о чем автоматически сигнализирует система. При этом закупщику нужно лишь в Sourcing Cockpit сформировать в автоматическом режиме заказ (являющийся, по сути, отзывом по контракту), и он тут же будет отправлен поставщику в электронном виде, а одновременно реплицируется и в собственную бэк-офисную систему. Заказ по данной схеме удобен и когда у предприятия имеется лишь один монопольный поставщик продукции.

В других случаях перед закупщиком появляется альтернатива в виде проведения конкурса (открытого или закрытого типа), обратного аукциона (иногда его называют реверсивным, или аукционом покупателя), непосредственного формирования различного рода запросов (запрос котировок - RFQ, запрос предложения - RFP, запрос информации - RFI). Открытый конкурс предполагает настройку системы на обмен информационными сообщениями между mySAP SRM и внешним порталом (например, электронной торговой площадкой) с целью публикации информации об условиях проведения торгов. Когда проводится закрытый конкурс, аукцион или RFx, запрашиваемая информация может передаваться определенному кругу участников как по обычной электронной почте, так и в рамках самой системы mySAP SRM. После анализа поступивших предложений, который может выполняться с помощью основного средства анализа системы - SAP BW (Business Information Warehouse), в SRM формируются подтверждения победителям конкурса и отказы проигравшим. Наглядное графическое представление результатов в виде блок-схем значительно упрощает контроль за прохождением процесса закупок.

Еще при формировании заявок заказчики могут указывать желаемых поставщиков. С учетом этого, а также на основании данных о вендорах, с которыми установлены долгосрочные договорные отношения на поставку требуемого продукта, система предоставляет закупщику предварительные рекомендации по выбору источников поставки. В SRM есть дополнительная функция ведения списков поставщиков, где фиксируются связи "поставщик (группа поставщиков) - продукт (категория продуктов)" и возможны ссылки на конкретные позиции действующих контрактов.

Общеизвестно, что цена - лишь один из многих факторов, влияющих на выбор поставщика, которые нельзя рассматривать в отрыве друг от друга. К ним относятся вопросы качества, соответствия определенным стандартам, сроки выполнения заказа, деловая репутация партнера по бизнесу и т. п. mySAP SRM позволяет предъявлять к поставщикам любые требования, добавляя к стандартному их набору собственный расширенный список критериев закупаемого продукта и/или компании - участника тендера. Соответствие этим характеристикам может быть задано в качестве непременного или желательного условия допуска на конкурс. Критерии при этом могут быть представлены как в виде задаваемых параметров - например, вес продукции, минимальный срок эксплуатации и т. д., так и в виде прилагаемых файлов произвольного формата и содержания - скажем, документов с указанием ТУ и условий доставки, установки, настройки и дальнейшего сопровождения, с детальным описанием ассортимента поставляемой продукции и т. п.

Одним из основных преимуществ системы SRM является возможность использования электронных каталогов продуктов (содержащих характеристики продукции, цены и пр.), которые к тому же могут вести в вашей системе сами поставщики. Администратор системы периодически просматривает эти каталоги, сопоставляет их с внутренними справочниками материалов для обеспечения единообразия и полноты информации о предлагаемых продуктах. Процедура поиска нужного продукта проста, интуитивно понятна и не требует каких-либо специфических знаний, кроме умения пользоваться компьютером и Web-браузером. В первых версиях SRM некоторые неудобства были связаны с процедурой поиска необходимого продукта в нескольких каталогах (ведь последовательно искать один товар, например, в 10 каталогах, не зная к тому же, есть ли он там, - дело довольно утомительное). В новую версию mySAP SRM 3.0 добавлена функция cross-catalog search, позволяющая проводить поиск одновременно во всех каталогах поставщиков. Таким образом, единожды задав строку поиска, пользователь получит отчет о наличии искомого продукта во всех каталогах. Можно точно указать номер интересующего продукта, а можно лишь приблизительно задать его описание и тут же получить информацию обо всех подходящих вариантах в каталоге. Если для непрофессионального закупщика электронные каталоги являются основными инструментами при составлении закупочных корзин, позволяющими ему не отвлекать по пустякам специалистов, то в работе последних электронный каталог служит информационным подспорьем, благодаря которому они могут полностью посвятить себя выполнению прямых обязанностей - поиску источников поставок, заключению контрактов и т. д.

Дополнительную выгоду можно извлечь за счет привлечения поставщиков к активной работе в mySAP SRM. Кроме самостоятельного ведения электронных каталогов продукции на плечи поставщиков в ряде случаев целесообразно переложить заботы о подтверждении заказов на поставку, вводе подтверждений об отгрузке и счетов-фактур. В рамках SRM они также могут отвечать на запросы и принимать участие в конкурсных процедурах.