Главная задача снабжения, или, как его еще называют, материально-технического обеспечения (МТО), общеизвестна и предельно ясна: снабдить производство материально-техническими ресурсами в необходимом количестве, нужного качества, в установленное время, с наименьшими затратами. Но как это сделать в условиях стремительно меняющейся ситуации на рынке? Как предотвратить постоянные просрочки поставок, завышение цен поставщиками, поставку материалов низкого качества, а зачастую и просто брака? И, наконец, как наиболее эффективным способом управлять мощными финансовыми и материальными потоками?
Дмитрий Гулько
Многие компании сегодня не в состоянии дать ответы на эти вопросы, а потому вынуждены нести существенные дополнительные расходы в сфере МТО. При этом наибольшую досаду вызывает то обстоятельство, что значительной доли таких расходов можно было бы избежать, если бы при выработке решения учитывались факторы, казавшиеся в то время малозначимыми, оценивались и принимались во внимание показатели деятельности системы МТО, сыгравшие впоследствии весьма важную роль, и другие "если бы". И дело здесь не в нерадивости или непрофессионализме работников службы МТО, а зачастую в элементарном отсутствии полной, систематизированной и своевременной информации, средств и способов ее обработки, методов подготовки оптимальных управленческих решений.
Такая картина с удивительным постоянством повторяется из года в год практически во всех областях бизнеса. По оценкам ведущих аналитических агентств, таких, как AMR Research и Gartner Group, дополнительные расходы (фактически - потери) по причине низкой эффективности управления могут составлять в разных отраслях 15-27% от общего объема закупок материально-технических ресурсов. Если учесть, что доля затрат только на сырье и материалы в себестоимости продукции компаний довольно велика и может достигать 50-80% (рис. 1), то неэффективность системы МТО способна усугубить ситуацию, существенно снизив рентабельность бизнеса в целом.
Означает ли это, что снабжению суждено вечно оставаться проблемным сектором бизнеса и что нет путей повышения его эффективности?
Не управляешь, если не измеряешь
Читающий эти строки наверняка знает о существовании многочисленных внедренных систем, проектов и перспективных разработок в сфере автоматизации проектирования и управления производственными процессами. Гораздо меньшее внимание уделялось до сих пор вопросам оптимизации процессов управления системой МТО. И уже совсем мало сделано в области формирования работоспособной системы ключевых показателей эффективности МТО - Key Performance Indicators (KPI).
Рис. 1. Доля закупаемых ресурсов и основных
материалов в себестоимости продукции
Что же такое KPI? По существу это стержень, основа эффективного управления любой системой, в том числе и системой МТО. Среди управленческого персонала бытует такое мнение: не управляешь, если не можешь измерить. Система KPI как раз и является, с одной стороны, измерительным инструментом в руках руководства службы МТО, позволяющим осуществлять объективный мониторинг, проводить анализ и вырабатывать оптимальные решения, а с другой - рычагом управления процессами МТО; это и в прямом и в переносном смысле - ключи к решению проблемы создания эффективной системы МТО.
KPI представляет собой определенного рода модель реальной системы МТО, имеет иерархическую структуру, микро- и макроуровни и может быть представлена в виде пирамиды (рис. 2). Основание этой пирамиды соответствует микроуровню управления - низовым подразделениям компании, которые поставляют в систему KPI большое количество первичных данных и управляют ими. По мере подъема к вершине пирамиды данные обобщаются, превращаясь в показатели, характеризующие различные стороны (свойства) системы МТО. Показатели и свойства, в свою очередь, группируются в объекты мониторинга и управления - основные элементы, составляющие систему МТО. Макроуровнем управления является высшее руководство компании, которое, опираясь на макропоказатели, управляет всей системой МТО в целом.
Макропоказатели эффективности - результативность, оперативность, ресурсоемкость и надежность - представляют собой высший уровень агрегирования информации, выступают в роли системообразующих факторов, пронизывают и скрепляют всю систему МТО и деятельность менеджеров по управлению ею.
Никакой мистики: анализ, синтез и принятие решения
Ни у кого не вызывает сомнения тот факт, что на современном этапе развития экономической ситуации, бизнеса, конкурентного окружения топ-менеджеры высшего звена любой фирмы нуждаются не только в традиционных системах сбора и анализа информации, но и в технологиях, помогающих оперативно оценивать реальное положение дел в компании, прогнозировать тенденции развития бизнеса, разрабатывать рекомендации и анализировать возможные последствия управленческих решений.
Однако возникает законный вопрос: возможно ли практическое решение этого сложнейшего комплекса задач?
Рис. 2. Схема поддержки принятия управленческих решений
По мнению специалистов московской фирмы "Интертех", указанные задачи в сфере МТО могут быть решены с использованием системы информационно-аналитического мониторинга и управления МТО (СИАМ), концептуальную основу которой составляет цепочка: KPI - модель системы МТО - ситуационный анализ - синтез вариантов - принятие решений.
Уникальность СИАМ - в высоком уровне интеллектуализации. Она способна поддерживать не только оперативный и управленческий мониторинг системы МТО, все основные аспекты управленческой деятельности стандартов SCM, MRP и CSRP, но и решать действительно нетривиальные задачи: ситуационный анализ, прогнозирование и синтез оптимальных состояний, вариантов и действий, а также предоставление информации для оценки и принятия решений руководителям высшего звена системы МТО.
Ситуационный анализ системы МТО - это всестороннее изучение состояния всех ее внутренних элементов, а также их взаимодействия между собой и с внешними объектами и системами в текущий момент времени. Такой анализ позволяет определить состояние системы МТО "как есть": как она функционирует, что происходит с внешней средой и как эта среда влияет на внутренние процессы.
Ситуационный синтез дает возможность сформировать новую ситуацию в системе МТО. Его можно разделить на два процесса: синтез желаемой (рациональной, оптимальной) ситуации (единственной или некоторой совокупности) в системе МТО по заданной целевой функции в условиях ограничений на располагаемые ресурсы; синтез рационального (оптимального) организационного управления, разделенного на этапы и действия, сбалансированного по времени, пространству и имеющимся ресурсам, переводящего систему МТО из существующего состояния в желаемое по заданной целевой функции в условиях ограничений.
Синтез желаемой ситуации позволяет проработать ситуацию "как должно быть", а синтез организационного управления отвечает на вопрос, "что нужно сделать для достижения цели".
Обобщенная схема информационной поддержки принятия управленческих решений с использованием предлагаемого подхода представлена на рис. 3.
В современном динамичном мире менеджеры системы МТО компании, в особенности высшее звено управления, в силу важности принимаемых решений должны обладать постоянным и оперативным доступом к информации о состоянии системы МТО и ее внешнего окружения, а также иметь возможность отдавать распоряжения в автоматизированном режиме, независимо от места нахождения того или иного руководителя - в рабочем кабинете, на совещании, в пути, в цеху, на буровой установке...
Концептуальные и системно-технологические решения, закладываемые в основу создания СИАМ, позволят решить эту задачу. Благодаря использованию ноутбуков и PDA топ-менеджеры получают мобильный, дистанционный и оперативный доступ к информации.
СИАМ как система ситуационного анализа, синтеза и информационной поддержки принятия решений представляет собой автоматизированный информационно-аналитический аппаратно-программный комплекс, по сути дела ситуационный центр, где принимаются важные стратегические решения и из которого происходит управление всеми элементами системы МТО компании. В этом смысле СИАМ позволяет анализировать статическое состояние системы МТО и существующие технологии ведения бизнеса и оптимизировать их - проводить реинжиниринг бизнес-процессов.
Как это работает Концептуально СИАМ - это управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию системы МТО компании и передовые информационные технологии.
В СИАМ использована технология проблемного мониторинга предметной области, что позволяет следить за состоянием системы МТО с целью непрерывного и оперативного информирования менеджеров системы, а в случае необходимости - акцентирования их внимания на актуальных, настораживающих событиях и критических ситуациях.
СИАМ обеспечивает для менеджмента информационную прозрачность и достоверность данных о состоянии системы МТО за счет того, что наряду с предоставлением руководству обобщенной информации о ситуации дает ему возможность доступа к информации и решениям, принятым на нижестоящих иерархических уровнях управления, вплоть до первичных данных. Это повышает устойчивость и надежность процесса принятия корпоративных решений. Каждая функция СИАМ построена по принципу постепенной детализации отображаемой информации (режим "drill down"), благодаря чему можно полностью контролировать ситуацию, проводить ее оперативный анализ, определять причины проблем, локализовывать отклонения от нормальной работы.
Методологическую основу СИАМ составляют: система KPI; непрерывный процесс построения и уточнения (поддержания в актуальном состоянии) комплексной модели функционирования системы МТО, представляющей собой совокупность взаимосвязанных моделей важнейших элементов системы - объектов контроля и управления; передовые наукоемкие методы и технологии анализа и синтеза, такие, как извлечение данных (data mining), нечеткая логика (fuzzy logic), экспертные системы, нейронные сети (neural networks), деревья решений, генетические, эволюционные алгоритмы, методы искусственнного интеллекта (artificial intelligence) и др.; традиционные, хорошо зарекомендовавшие себя методы из области МТО (например, принцип 80/20 Вильфредо Парето и АВС - анализ номенклатуры МТР).
Информационная основа СИАМ - единое многоуровневое хранилище данных по системе МТО. Информационные потоки зарождаются в территориально распределенных и удаленных подразделениях компании и поступают в хранили-ще данных из автоматизированных информационных и управленческих систем различного уровня - ERP-систем.
В качестве программно-технологической основы для создания единого хранилища данных по системе МТО и на аналитическом уровне применяются OLAP-технологии (On-Line Analytical Processing), многоагентные системы, методы извлечения данных (Data Acquisition). В результате этого СИАМ обеспечивает оперативную аналитическую обработку, многоуровневый и многомерный анализ больших объемов данных, выявление скрытых закономерностей, определение тенденций и повышение эффективности процесса информационно-аналитической поддержки принятия решений.
СИАМ дает руководству возможность оперативного, в автоматизированном режиме, доведения принятых решений до менеджеров нижестоящих уровней. Указанная обратная связь замыкает контур управления системой МТО и реализована за счет интеграции СИАМ с ERP-системами компании. Схема информационных и управленческих потоков с использованием СИАМ показана на рис. 3.
Обобщение мирового опыта внедрения систем управления предприятием позволяет говорить о том, что использование информационно-аналитических систем, основанных на KPI, поддерживающих цепочку: анализ - синтез - принятие решения, то есть обладающих "интеллектом", является весьма целесообразным для повышения эффективности управления системой МТО.
По данным крупнейших аналитических агентств (AMR Research, Forrester Research), с внедрением информационных систем управления процессом МТО компании получают серьезные конкурентные преимущества: общее сокращение издержек в системе МТО составляет 5-15%; сокращение стоимости закупаемых товаров - 5-20% от общей стоимости закупаемых товаров; уменьшение складских запасов - 20-40%. 4 К автору, к.т.н., президенту НЦИТ "Интертех", можно обратиться по адресу: mail@intertech.ru.
