Проект фирмы "Тэндо" в компании по оптовой продаже алкоголя
Несколько лет назад, в период эйфории, навеянной бурным ростом Всемирной паутины, я набрела в Сети на Интернет-магазин "Океан+"*, торгующий алкоголем. Цены в нем были весьма привлекательными, я даже сделала несколько заказов, а в одной из статей для издания торгового профиля поделилась своим опытом и рассказала о продавцах винно-водочной продукции, применяющих передовые технологии. И вовсе не думала, что судьба вновь сведет меня с этой компанией, но уже на новом этапе ее развития.
Пример долговременного сотрудничества
Собственно, в роли судьбы в данном случае выступила фирма "Тэндо", рассказавшая о своем проекте автоматизации оптовой компании "Океан+" как о весьма успешно развивающемся партнерстве, которому в этом году исполнится семь лет. Уже в самом начале главными аргументами в пользу выбора системы "Товародвижение" служили ее комплексность и возможность устранить с ее помощью дублирование документов и операций, а также вести анализ состояния товарных и финансовых ресурсов в любой момент времени.
В 1996 г. встал вопрос об автоматизации одного из подразделений торгового холдинга, которое занималось реализацией алкоголя. К этому времени система "Товародвижение" уже была внедрена в других подразделениях холдинга, готовилось к выходу четвертое поколение этой ИС. Данный продукт был написан под Windows по технологии клиент - сервер и использовал сетевую архитектуру базы данных, что тогда было редкостью. Параллельно "Тэндо" подготовила проект доработок, учитывающих специфику торговли алкогольной продукцией (в частности, такие параметры, как год урожая, литраж, страна происхождения).
Так выглядит экранная форма "Тэндо: Товародвижение"
Одновременно с подготовкой проекта произошла реорганизация холдинга, и внедрение четвертой версии проходило в "Океане+" уже как в самостоятельной фирме. При реализации проекта была поставлена задача передачи данных и их актуального изменения в режиме online в сторонней бухгалтерской системе, однако решить ее не удалось, так как нарушалась целостность данных, изменения в торговом модуле неоперативно отражались в бухгалтерии и наоборот. Более того, бухгалтер не видел первичных документов по сделанным проводкам, что существенно затрудняло анализ данных.
"Это привело к тому, - отмечает коммерческий директор компании "Тэндо" Максим Селиванов, - что мы создали и реализовали собственный бухгалтерский модуль, который не уступает лучшим отечественным решениям и работает с модулем "Товародвижение" в нужном для заказчика режиме online по принципу "Что нового?". Особенность данной методики заключается в том, что торговый модуль функционирует самостоятельно и передает в бухгалтерию только те первичные документы, которые не были проведены в бухгалтерском модуле; документы же с произведенными изменениями меняют внешний вид проводки в программе, исключая ошибки в отчетности. Данный вариант гораздо жизнеспособнее и удобнее в использовании".
В 2001 г., когда было готово пятое поколение системы "Товародвижение", "Океан+" перешел на него одним из первых. Основным отличием пятой версии программного комплекса (она эксплуатируется и сейчас) является единое информационное поле - все основные модули ("Бухгалтерия", "Зарплата", "Финансовый анализ и планирование") работают на одной базе данных. Например, документы о поступлении и расходе товаров вводятся в модуле "Товародвижение", а в "Бухгалтерии" по ним создаются бухгалтерские проводки. При этом в системе четко разграничены управленческий, финансовый и бухгалтерский учет. Для передачи информации задействована онлайновая система обмена данными.
В пятом поколении полностью реализована специфика оптовой алкогольной торговли (учет поступлений и реализации акцизных товаров, марок и пр.), вошедшая также в стандартную версию нового поколения "Товародвижения". Таким образом, для компаний, реализующих алкогольную продукцию, в системе предусмотрены:
· учет номеров и стоимости региональных специальных акцизных марок;
· учет стоимости акциза товара;
· печать справок с ТТН (раздел Б и форма Б) при реализации подакцизного товара с акцизными марками;
· учет уведомлений о получении и реализации акцизного товара с печатью всех необходимых отчетных форм;
· механизм учета просроченных лицензий у поставщиков и покупателей алкогольной продукции.
Компания "Океан+" |
Первоначально входила в торговый холдинг (продажа пищевых продуктов). Выделилась в самостоятельную компанию в 1997 г. Области деятельности: розлив вин под собственной торговой маркой, оптовая торговля алкогольной продукцией и развитие собственной розничной сети. Оборот в 2002 г. составил около 10 млн. долл., в этом году планируется на 20% больше. Среди поставщиков компании - около 60 импортеров и дистрибьюторов алкогольной продукции. Имеет более 1000 клиентов (розничные сети, магазины, рестораны и ресторанные сети, а также региональные оптовые фирмы). Ассортимент продукции (коньяки, водки, вина, ликеры, а также пиво, воды и соки) - 1500 позиций, в том числе 44 - собственного розлива под торговой маркой "Веселая компания". |
Кроме того, автоматически формируется ряд отчетов, отражающих движение алкогольной продукции, для "Москачества", а также декларации по обороту для "Мосалкогольконтроля".
При поступлении заказа оператор выписывает клиенту счет, на основе которого автоматически создается и распечатывается полный портфель документов: накладная, счет-фактура с подобранным с помощью модуля "Документооборот" комплектом справок и сертификатов из электронного банка данных (общий объем таких документов может достигать нескольких десятков страниц). При этом в момент выписки счета во избежание недобросовестного заказа со стороны покупателя отслеживаются срок действия его лицензии (если покупателю отгружается алкогольная или иная продукция, требующая лицензирования), величина товарного кредита и просрочки платежей по ранее сделанным отгрузкам, допустимые для данного покупателя.
Сегодня и завтра
Штатная эксплуатация пятой версии системы в "Океане+" идет третий год. И результат ее применения уже налицо.
"Сегодня мы полностью контролируем товарные и денежные потоки в компании, - заявил управляющий этой оптовой фирмой Сергей Докукин. - В любой момент времени несложно получить сведения о состоянии складских запасов и долговых обязательствах. Возможность оперативно анализировать количество товаров на складе позволила увеличить его пропускную способность в два раза, избавиться от неходовых товаров, а также проводить инвентаризацию без остановки торгового процесса, применяя специализированное оборудование от Symbol, интегрированное компанией "Тэндо" в систему "Товародвижение". Значительно сократилось время обработки заказа и подготовки его к доставке. Благодаря тому, что система связана с удаленными рабочими местами через Интернет, можно контролировать деятельность подразделений компании в любой точке мира, а с помощью системы электронного документооборота легко обмениваться приходно-расходными накладными как с удаленными магазинами собственной розничной сети, так и с клиентами, у которых эксплуатируется розничный комплекс от "Тэндо". Одним из главных достоинств интегрированного бухгалтерского модуля является то, что он позволил не только не увеличивать штат бухгалтерии с ростом компании, а даже его сократить, что дало немалый экономический эфСистема дает возможность осуществлять регулярный мониторинг продаж в розничной сети, а следовательно, обоснованно выставлять планы торговым агентам по оптовой продаже и отслеживать их выполнение по ассортименту и объему.
Кроме того, анализ общих отгрузок и остатков на складе существенно влияет на планы собственного производства. Так, в течение последнего года на основании данных, полученных с помощью системы, было выявлено, что алкогольные напитки, разлитые в тару меньшего объема, пользуются большим спросом, в результате из оборота было изъято восемь товарных позиций собственного производства (красные и белые полусухие вина в трехлитровых боксах марки "Веселая компания") и введено 10 новых товарных позиций собственного розлива (сортовые вина "каберне", "мерло", "шардоне" на базе аргентинских виноматериалов в двух- и однолитровых боксах). Анализ оборота показал роль сезонного фактора, которому ранее не придавали существенного значения, что, в свою очередь, кардинально поменяло маркетинговую политику компании в целом.
Пример долговременного сотрудничества
Сегодня в "Океане+" задействовано 37 рабочих мест, поддерживаемых одним сотрудником, отвечающим за оперативные мероприятия и контакты со специалистами "Тэндо". Последние в рамках договора комплексного обслуживания обеспечивают бесперебойную работу системы, проводя профилактические мероприятия, обновляя ПО и устраняя возникающие сбои.
"Надежность компьютерной техники и ПО весьма высока, и мы давно не сталкивались с большими проблемами, - отмечает г-н Докукин. - Отсутствие собственного ИТ-отдела позволяет нам экономить немалые средства, так как содержание квалифицированных специалистов такого профиля - дорогое удовольствие, мы считаем, что их лучше привлекать со стороны. Ведь каждый должен заниматься своим делом, а наша главная задача - торговля. Компания "Тэндо" помогает нам контролировать все нюансы бизнеса, не отвлекая наших специалистов от их основной работы".
В ближайшей перспективе торговой фирмы - запуск интегрированного Интернет-модуля, позволяющего обрабатывать в онлайновом режиме заявки как собственной агентской сети, так и клиентов компании. Работа автономного Интернет-магазина, с которого "Океан+" начинал освоение Web-пространства, сегодня уже не отвечает требованиям времени, его эффективность, оперативность и контролируемость без интеграции с основным программным комплексом очень низки. Есть также планы по разработке мобильной системы приема и обработки заказов на базе радиотерминалов Symbol и смартфонов. Что ж, остается лишь немного подождать - и вкусные ликеры снова можно будет покупать в "Океане+" через Интернет.
