СПЕЦИФИКА ОТРАСЛИ
Александр Плоткин, Александр Тентлер, Алексей Жигулев
Продолжая разговор о решениях для предприятий пищевой промышленности*1, отметим, что произвести продукцию и правильно оценить ее себестоимость - это лишь часть дела, главное - продать, причем быстро и выгодно. Ведь продукция "пищевки" - штука капризная, имеющая в каждом случае свой весьма ограниченный срок хранения (реализации). Поэтому без работающей как часы (в прямом и переносном смысле) службы сбыта этим предприятиям просто не выжить на рынке. Логистика для них - главное. В ней все должно быть быстро, четко и максимально автоматизировано.
_____
*1 Первая статья этих авторов о специфике автоматизации предприятий пищевой промышленности опубликована в PC Week/RE, N 46/2003, с. 48.
Помимо срока хранения существуют и другие особенности в деятельности предприятий пищевой промышленности, накладывающие свой отпечаток на их логистические цепочки:
· большое число покупателей разных категорий (региональные дистрибьюторы, оптовые, мелкооптовые и розничные клиенты);
· распределенная структура предприятия - наличие нескольких производственных центров, сбытовых подразделений, торговых представительств, а также многоуровневая структура самой службы продаж (агенты, менеджеры и пр.);
· большой объем документов (накладных, счетов и пр.), до нескольких тысяч в день;
· наличие возвратов продукции;
· высокая оборачиваемость товаров на складах;
· доставка продукции собственным и/или привлеченным транспортом;
· использование оборотной тары в качестве упаковки продукции;
· наличие оборудования, передаваемого в аренду корпоративным покупателям.
Остановимся на некоторых, на наш взгляд, ключевых процессах в деятельности службы сбыта, возможность автоматизации которых во многом определяет перспективы использования той или иной КИС для предприятий пищевой отрасли.
1. Высокая интенсивность процесса отгрузки. Добиться этого можно, если при планировании и приеме заказов от покупателей обеспечивается контроль за наличием продукции на складе и за ее резервированием, а также автоматический контроль за соблюдением финансовых условий расчетов. Немаловажную роль здесь играют планирование и оптимизация использования транспорта. Последнее может быть достигнуто распределением заказов по автомобилям, что особенно актуально, когда один автомобиль доставляет продукцию сразу нескольким мелкооптовым покупателям. Наряду с этим все большее значение приобретает организация приема заказов торговыми агентами непосредственно у клиента с использованием мобильных устройств типа Pocket PC и последующей автоматической пересылкой этих заказов в центральную базу данных. В качестве примера такой организации можно привести пивзавод "Алдарис" в Риге, имеющий около полутора тысяч клиентов. С ними работают агенты, оснащенные Pocket PC, и за последний год доля заказов, принятых на месте, составила почти 60%.
2. Работа с оборотной тарой. Эффективное управление оборотом тары может быть обеспечено только при наличии в составе КИС специальных механизмов контроля и учета тары как на предприятии, так и в залоге у покупателей. Решению подобных задач, как показывает наш опыт, способствует отнесение тары к самостоятельному объекту информационной системы с выделением, в частности, таких понятий, как "оборотная тара", "залоговая цена", "оперативная цена", "цена купли-продажи на тару", и введением понятия "переоценка задолженности покупателей", и все это - в рамках согласованной методологии бухгалтерского, налогового и управленческого учета оборотной тары. В этом случае предприятие получает аппарат для учета задолженности покупателей в разрезе каждого вида тары (в том числе и по срокам), возможность использования процедур автоматической переоценки задолженности по таре при превышении сроков, установленных договором с клиентом, или в случае изменения залоговой цены, а также возможность управления процессом поступления тары на предприятие. Эти инструменты позволяют обеспечить погашение задолженности по таре, если ее возврат покупателем невозможен, а кроме того, существенно снижают риски несанкционированного погашения задолженности за продукцию путем пересдачи тары и махинаций со стороны покупателей при изменении залоговых цен на тару.
3. Аренда оборудования. Предприятия пищевой промышленности часто используют в своей работе различное оборудование (маркетинговое, разливное и пр.), передаваемое покупателям на условиях краткосрочной аренды (например, установки для розлива пива в барах и ресторанах, холодильные шкафы, шатры и пр.). Соответственно необходимы учет наличия оборудования у покупателей (в том числе и по адресам установки) как по его типам, так и с точностью до конкретного инвентарного объекта, обеспечение расчетов арендной платы, а также организация планирования и учета обслуживания такого оборудования.
4. Специфика описания готовой продукции. Автоматизация процесса продаж в рамках КИС приводит к необходимости решения задачи описания готовой продукции в интересах разных служб предприятия. Например, для складского учета удобно оперировать понятием "упаковка", не вдаваясь в суть составных частей этой упаковки. Для стоимостного учета этот вариант не подходит, так как с точки зрения методологии расчета себестоимости объектом учета может быть, скажем, бутылка, банка, пачка и пр. При наличии оборотной тары в составе готовой продукции для целей бухгалтерского учета необходимо выделять эту тару в самостоятельный объект учета.
Мы считаем целесообразным использование в системе понятия "комплект", которое позволяет избежать противоречий между взглядами различных пользователей на учет готовой продукции и упрощает работу. Так, для ввода информации об отгрузке, допустим, комплекта "Поддон с продукцией" оператору достаточно ввести одну строку в документ без риска выписать несоответствующее друг другу количество ящиков, бутылок и поддонов. Результатом автоматической обработки этой строки в системе будет информация об отгрузке как комплекта в целом, так и всех его составляющих.
5. Разграничение прав доступа и безопасность. При организации многоуровневой структуры службы продаж необходимо обеспечить возможность контроля действий всех участников процесса продаж со стороны руководства и службы экономической безопасности предприятия. Соответственно возможности КИС должны включать назначение прав пользователю (группе пользователей). Каждому пользователю (или группе) могут быть определены права только на часть цепочки обработки документа; например, менеджеру - на составление заказа, оператору - на создание накладной по заказу, диспетчеру или специалисту кредит-контроля - на установку статуса "Разрешение отгрузки" и печать документов, кладовщику склада готовой продукции - на подтверждение отгрузки продукции со склада и, возможно, корректировку накладной в сторону уменьшения количества продукции, оператору отдела доставки - на подтверждение факта доставки продукции покупателю в случае централизованной доставки. Помимо этого на каждом из таких шагов часто требуется выполнение (в том числе автоматическое!) различных проверок: проверка сальдо клиента, наличия просроченной дебиторской задолженности или продукции на складе, проверка соблюдения установленных квот между покупателями. Возможны также ограничения по доступу к списку клиентов, продукции, по периодам работы с документами (в частности, запрещение ввода документов "завтрашней" датой во избежание махинаций в период изменения цен). Наконец, обязательным является требование фиксации всех операций с документами с указанием конкретного пользователя, времени выполнения и собственно действия. Необходим также анализ ситуаций, связанных с различными блокировками, и персонифицированный анализ действий пользователей по преодолению этих блокировок.
Схема ценообразования с учетом скидок
6. Система ценообразования. Большое число покупателей разных категорий, динамичность процесса продаж, многообразие рекламных и маркетинговых акций требуют создания достаточно сложной системы ценообразования (см. рисунок). Как следствие, в КИС должны быть предусмотрены удобные средства построения и управления системой ценообразования, в том числе:
· возможность настройки и ведения системы таблиц цен и скидок, ориентированных на категории клиентов, на регионы сбыта, на различные акции и т. п., и предоставление соответствующих прав менеджерам разного уровня для оперативной работы с этими таблицами;
· поддержка специфических для отрасли схем работы с покупателями, в частности зависимость цены и/или скидки от объема продукции в заказе и от отгруженного за конкретный период объема, автоматическое назначение специальных цен и/или скидок по результатам работы за предыдущий период;
· возможность использования как относительных (процентных), так и абсолютных (в денежном выражении) скидок на продукцию;
· фиксация всех изменений в настройке системы цен и скидок, а также хранение истории этих изменений.
Наряду с этим в системе должны присутствовать средства для эффективного анализа результатов проводимой ценовой политики, в том числе для анализа показателей деятельности (по различным группам покупателей и по различным периодам) во избежание неравномерной выборки продукции и для анализа результатов применения системы ценообразования (потери от установленных скидок, затраты на рекламные и маркетинговые акции и т. д.).
Перечисленные выше особенности организации процесса продаж в логистических цепочках пищевых холдингов нашли свое отражение в системе "Управление продажами" программного комплекса "Монолит SQL", разработанного специалистами нашей компании и внедренного на десятках крупных предприятий этой отрасли. Нам было бы интересно ознакомиться и с другими мнениями коллег, занимающихся постановкой различных специфических бизнес-процессов в данной индустрии.
К авторам, руководителям компании "Монолит-Инфо", можно обратиться по адресу: info@monolit.com.
