Как избежать типовых ошибок при построении корпоративных и отраслевых систем нормативно-справочной информации

   КЛАССИФИКАТОРЫ

Дмитрий Гулько    

Ошибка 1. Проблема стандартизации и централизованного ведения НСИ искусственна и придумана программистами наподобие проблемы 2000.

Недооценка значимости централизованной системы НСИ, выстраиваемой при внедрении АСУ (ERP-системы), уже привела к печальным последствиям: средний и высший менеджмент корпораций и холдингов буквально хватается за голову от невозможности осуществлять оперативный контроль и мониторинг текущей деятельности своих предприятий и получать консолидированную отчетность (в частности, по складским остаткам), а также от крайне неэффективной работы систем планирования (всем известны сложности при проведении заявочной кампании при планировании материально-технического снабжения). Проблема действительно чрезвычайно важна для всех крупных компаний и государственных структур, прошедших первую фазу внедрения ERP. Здесь все чаще задаются вопросом: "Почему наша система не работает или работает только в рамках узких частных задач?". А ведь средства в создание и внедрение автоматизированных систем вложены немалые. И тем не менее даже в компаниях, внедривших такие серьезные системы, как SAP R/3, нередко используется лишь мизерная доля их возможностей.

Именно централизованное ведение системы НСИ, подчиненное единому регламенту и обеспеченное единой технологической средой, позволяет поддерживать унификацию данных, полноту, целостность и актуальность всех входящих в ее состав справочников и классификаторов. А следовательно, иметь эффективно работающую ERP-систему, решающую реальные производственные задачи. Отрадно, что уже в нынешнем году несколько крупнейших флагманских промышленных компаний начали свою ИТ-консалтинговую программу с внедрения централизованной системы НСИ, среди них - компании ТНК-BP, АК "Сибур", ОАО "Газпром".

В качестве примера, иллюстрирующего важность описываемой проблематики не только для корпоративного, но и для государственного сектора, приведем информацию о системе каталогизации предметов снабжения НАТО (NCS). Она была создана в 1956 г. на основе системы каталогизации, принятой в США, в свою очередь разработанной по указанию президента Рузвельта, который поставил задачу разобраться с причинами проблем поставки запчастей на фронт. В результате проведенных исследований в 1949-м американцы пришли к выводу, что запасные части в войска отправлялись в количестве, в несколько раз превышающем потребность в них. При этом запчастей по-прежнему не хватало из-за того, что на складах скапливались одни и те же изделия, но обозначенные по-разному и носившие разные названия. В итоге президент США издал директиву о создании единой федеральной системы каталогизации предметов снабжения для государственных нужд и в первую очередь для нужд обороны и безопасности. В 1952 г. в США был принят закон о каталогизации*1. Первоначальные затраты на эту работу(1948-1960 гг.) составили около 5 млрд. долл. В ней приняло участие около 4400 кадровых офицеров и 35 000 привлеченных сотрудников. США за последние двадцать лет в рамках системы каталогизации ежегодно вкладывали от 2 до 4 млрд. долл. только в реализацию программ стандартизации с использованием модульных структур (аналогов продукции), позволяющих сократить номенклатуру предметов снабжения Минобороны США приблизительно в три раза*2. Вообще процесс создания справочников, классификаторов и каталогов - дело дорогостоящее. К примеру, каталогизация одного предмета снабжения по мировым ценам обходится в сумму от 10 до 40 долл. При этом современный истребитель включает в себя почти 30 тыс. предметов снабжения. Самостоятельно проведенная каталогизация в России будет в несколько раз дешевле*1. По опыту автора, расходы на создание и классификацию одной записи в справочнике материалов в наших условиях близки к 2-5 долл., в зависимости от степени полноты описаний.

_____

*1 Егоров И. Русское оружие будут продавать по стандартам НАТО. "Газета.ru", 14.01.03.

*2 Саблин В. Н., Борисов А. И., Марусич М. И. О направлениях совершенствования работ по стандартизации и унификации РЭС // Экономика и производство (журнал депонированных рукописей), 2000, N 1.

Ошибка 2. Существуют государственные стандартные системы классификации продукции и видов деятельности - ОКП, ОКВЭД, ОКДП, ТН ВЭД, ЕКПС. Их и надо использовать.

К сожалению, это часто встречающееся утверждение - чистой воды утопия. Каждый из данных классификаторов имеет свое специализированное назначение и не пригоден для использования в чистом виде в отраслевых или корпоративных системах. Помимо специализации, другой их важной особенностью является то, что они содержат информацию только на верхних, достаточно общих уровнях описания (пример из ОКП: последний уровень описания - автобусы междугородные) и степень их детализации не позволяет однозначно классифицировать и кодировать конкретно выпускаемую продукцию.

Общая ситуация с государственными классификаторами выглядит следующим образом. Постановлением Правительства Российской Федерации N 1212 от 1 ноября 1999 г. в целях реализации государственной политики в области развития единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации установлен перечень из 31 общероссийского классификатора. Наиболее важными для систем НСИ являются Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), Общероссийский классификатор продукции (ОКП), Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП). Примечательно то, что принятый в конце 2002 г. федеральный закон РФ "О техническом регулировании" указывает на фактическую необязательность использования национальных стандартов и общероссийских классификаторов на уровне компаний. И, наконец, самое интересное: постановлением Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. N 677 "Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области" упомянутое выше постановление N 1212 признано утратившим силу.

Теперь приведем краткие характеристики упомянутых справочников-классификаторов.

Общероссийский классификатор продукции (ОКП) введен в 1994 г. Есть мнение, что ОКП перестанет существовать после вхождения России в ВТО. В этом классификаторе более-менее полно отражены группировки продукции, выпускаемой отечественными производителями, но он не гармонизирован с международными классификациями и не содержит в своем составе работ и услуг. Кроме того, в ОКП не обеспечен уровень детализации описаний продукции, пригодный для ее однозначного кодирования. Таким образом, ОКП невозможно использовать как готовый продукт - можно лишь на его базе, достраивая нижние уровни группировок, создавать свой классификатор-справочник продукции.

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП). В части, касающейся классификации видов экономической деятельности, в 2001 г. заменен новым стандартом - ОКВЭД. Объектом классификации ОКДП являются виды экономической деятельности, осуществляемые в различных сферах экономики, а также продукция и услуги как результат этой деятельности.

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД). С 1 января 2003 г. классификация видов экономической деятельности в соответствии с постановлением Госстандарта N 454-ст производится с помощью ОКВЭД - взамен Общесоюзного классификатора отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и частей I и IV ОКДП. Он построен на основе гармонизации со Статистической классификацией видов экономической деятельности в европейском экономическом сообществе (NACE Rev.1). В нем использованы иерархический метод классификации и последовательный метод кодирования. Основной недостаток ОКВЭД тот же: не обеспечена необходимая детализация описаний продукции.

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД). ТН ВЭД используется для определения ставок пошлин, НДС, акцизов и т. п. товарной номенклатуры при проведении внешнеэкономической деятельности. Основной пользователь - таможенные органы и декларанты импортно-экспортных операций. ТН ВЭД России основана на международной Гармонизированной системе описания и кодирования товаров и Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности СНГ. Таможенные органы России осуществляют ее ведение (этим занимается специальная комиссия), отслеживают изменения и дополнения и приводят ТН ВЭД в соответствие с международной основой.

Федеральная система каталогизации продукции для федеральных государственных нужд (ФСКП) и Единый кодификатор предметов снабжения (ЕКПС). За основу построения ФСКП и ЕКПС взята система каталогизации и кодификации предметов снабжения НАТО. Основными документами, регламентирующими ее создание, являются постановления Правительства Российской Федерации от 11 января 2000 г. "О федеральной системе каталогизации продукции для федеральных государственных нужд" и от 2 июня 2001 г. "О создании и введении в действие федерального каталога продукции для федеральных государственных нужд". Разработку разделов федерального каталога продукции должны осуществлять центры каталогизации, назначаемые соответствующими федеральными органами исполнительной власти. В настоящее время в качестве центров каталогизации назначены: Минобороны, Минатом, Минздрав, МЧС и МВД России. Большинство разделов федерального каталога продукции закреплено за Минобороны - 290 из 338 разделов. Из этого следует, что ФСКП направлена на создание каталога продукции, необходимой в основном для поставки вооружения и товаров жизнеобеспечения деятельности вооруженных сил. Код ЕКПС содержит только четыре знака, что не позволяет использовать его для классификации конкретных видов продукции. Ее развитие с данной целью потребует значительных материальных и временных ресурсов (обычно такие классификаторы разрабатываются в течение двух-пяти лет).

Ошибка 3. Можно использовать какой-нибудь зарубежный классификатор.

На самом деле это практически невозможно. Они, так же как и российские государственные классификаторы, в сильной степени ориентированы на решение специальных прикладных задач и в ряде случаев не обеспечивают требуемой детализации. Кроме того, по наименованиям продукции они ориентированы на западный рынок и не учитывают специфики рынка российского. Упомянем следующие классификаторы, наиболее часто используемые в международной практике: Международный стандартный отраслевой классификатор видов экономической деятельности - классификатор ООН ISIC, Международный классификатор основных продуктов CPC, североамериканский классификатор NAICS, закупочный классификатор ЕС CPV (специализация - госзакупки), каталог НАТО NCS (специализация - гособоронзаказ).

Ошибка 4. Можно приобрести готовые справочники и классификаторы у других компаний аналогичного профиля деятельности.

На рынке действительно появляются и предлагаются готовые наполненные справочники-классификаторы, разработанные другими компаниями, как правило, "под себя". Это в большинстве своем хорошо и добротно наполненные системы. Однако следует верно оценить три вопроса: 1) насколько наполнение таких справочников подходит вам, а не является отражением узкой специфики предприятия-продавца? 2) какие функциональные возможности заложены в этом справочнике-классификаторе и удовлетворят ли они ваши потребности? 3) будут ли обеспечены средства оперативной поддержки наполнения этого справочника и сопровождения пользователей вашей компании? Практика показывает, что в целом продаваемые сегодня системы дают отрицательные ответы на все три вопроса.

Ошибка 5. Проблема решается просто: посадим несколько своих людей, и они быстренько наполнят нам все необходимые справочники.

По этому пути уже прошли многие. В результате предприятия сталкиваются с характерными проблемами (на примере справочника материалов):

- неоднозначное и некорректное наименование позиций в справочниках;

- дублирование записей;

- отсутствие разграничения описаний продукции, независимых от маркировки поставщиков, и полных описаний, содержащих такую маркировку.

Все это создает существенные сложности при решении конкретных прикладных задач, таких, как:

- сведение документов потребности (заявочная кампания и планирование программы МТО), 2 качественная подготовка лотов для конкурсного отбора поставщиков и заключения договоров по номенклатуре централизованных поставок, 2 оперативный контроль и мониторинг ключевых показателей.

Нужна единая современная методология ведения НСИ, иначе вся информация "поплывет", т. е. по мере увеличения количества данных система окажется неуправляемой.

Должны быть детально прописаны регламент и методика наполнения справочников и классификаторов, иначе будет чрезвычайно сложно обеспечить качественную и упорядоченную работу экспертов по ведению НСИ. Нужно четкое разграничение сфер компетенции и ответственности пользователей НСИ и экспертов по ее ведению. Кроме того, без формальных и ясных методик сложно готовить новых экспертов, если старых окажется недостаточно или кто-то уйдет на пенсию либо уволится.

Необходима высокоэффективная современная технология и система ведения НСИ, решающая задачу многопользовательского доступа к ней с возможностью физического разграничения полномочий, реализующая взаимодействие пользователей с экспертами и обеспечивающая легкое масштабирование системы при наращивании как самой базы НСИ, так и количества обслуживающих экспертов.

Ошибка 6. В качестве программного обеспечения (ПО) для ведения справочников и классификаторов можно использовать обычные ERP-системы (АСУ).

В обычных ERP-системах средства ведения справочников и классификаторов фактически сводятся к элементарным операциям с данными - созданию (добавлению), корректировке и удалению записей целиком или их элементов (полей). Этого явно недостаточно при ведении таких сложных справочников, как, например, справочник материалов, содержащий сотни тысяч записей и связанный с другими справочниками (справочники поставщиков, цен, альтернативных единиц измерения, содержания драгоценных металлов, размеров спецодежды и средств индивидуальной защиты и т. д. и т. п.). Подобные справочники (классификаторы) нуждаются в специализированных средствах ведения, контроля корректности и отсутствия дублирования данных, а также в специальных средствах и методах поиска информации. В ряде случаев полезно иметь возможности поиска материалов не только по наименованию, но и по другим параметрам:

- по набору свойств и технических характеристик;

- по функциональным иерархиям;

- на уровне аналогов и взаимозаменяемых позиций;

- на уровне запасных, составных частей и комплектующих к оборудованию Для ведения НСИ, обеспечения ее целостности и актуальности необходима удобная технологическая среда, позволяющая коллективу экспертов-аналитиков вести эффективную работу и имеющая средства обслуживания запросов пользователей.

Еще одна проблема состоит в том, что в качестве локальных прикладных систем используются различные платформы с разной структурой справочников, разной кодировкой и наполнением этих справочников. При этом возникает совсем не простая дополнительная проблема синхронизации справочников отдельных предприятий между собой.

Ошибка 7. Классификаторы не нужны, если есть справочники.

Если в справочнике более 20 000 записей, то без классификатора не обойтись. Классификатор можно воспринимать как иерархическую надстройку над справочником. Количество уровней иерархии в классификаторе зависит от числа записей в справочнике: одной классификационной группе нижнего уровня должно соответствовать не более десяти (в отдельных случаях - до пятидесяти) записей классифицируемого справочника (например, справочника материалов), иначе поиск и выбор позиций (записей справочника) по классификатору становится крайне затруднительным. Принятые в большинстве используемых систем двухуровневые классификационные группировки объектов (группа - подгруппа) неудобны для больших справочников. В таких случаях необходимо создавать отдельные классификаторы с учетом функциональных требований к использованию данного справочника.

Ошибка 8. НСИ - это просто некая база данных, содержащая справочники и классификаторы.

НСИ - это не просто база данных, а сложно организованная система с множеством перекрестных ссылок между отдельными справочниками и классификаторами. Особенно важен механизм поддержки актуальности справочной информации. Требования к полноте, точности и актуальности информации в системе НСИ гораздо жестче, чем в обычной БД, так как при функционировании любой информационной системы, в том числе АСУ, информационное наполнение прикладных задач зависит от данных НСИ. НСИ является "кровеносной системой" всего информационного организма компании.

Один из примеров организации сложных развитых систем НСИ - система "ОК" (разработка НЦИТ "Интертех") на основе методологии онтологической классификации. В этой системе, внедренной и внедряемой в крупнейших российских нефтегазовых компаниях - "Татнефть", ТНК-BP, "Сибур" (в двух последних идет внедрение), данные организованы таким образом, что допускается ведение любого количества связанных и несвязанных справочников и классификаторов, а также наличие разнообразных ссылок (ассоциативных и иных) между данными в справочниках и классификаторах. Принципиально важной является возможность формализации свойств, признаков и технических характеристик классифицируемой продукции и автоматической генерации классификационного кода, опирающегося на этот набор объективных свойств продукции, а не на случайные порядковые номера или заводскую маркировку.

Система ОК предоставляет отдельный полнофункциональный поисковый сервис для доступа пользователей (АРМ пользователя), который позволяет преодолеть ограничения локальных ERP-систем. При этом она интегрируется со всеми распространенными ERP-платформами, обеспечивая обмен данными и синхронизацию справочников и классификаторов централизованной системы НСИ с локальными системами, работающими на дочерних предприятиях.

Важнейшей составляющей системы ОК является возможность организации работы службы НСИ, для чего в системе сделан отдельный модуль для работы группы экспертов по ведению НСИ (АРМ Эксперта), который позволяет настраивать регламент ведения НСИ, распределять полномочия экспертов в зависимости от их компетенции, а также обрабатывать запросы пользователей и выполнять сами операции по ведению справочников и классификаторов.

Ошибка 9. Сама по себе система НСИ является вспомогательной и не решает какие-либо прикладные задачи.

Это не так. При правильной организации справочников и классификаторов система НСИ помогает решить такие прикладные задачи, как, например, поиск аналогов и заменяющей продукции, подбор запчастей к оборудованию, поиск поставщиков заданного вида продукции, ценовой анализ по видам продукции. Кроме того, качественная система НСИ - залог работоспособности систем планирования и контроля, финансового учета и отчетности, а также мониторинга бизнес-процессов компании.

Ошибка 10. Проблема построения системы НСИ - узковедомственная и должна решаться каждой компанией отдельно.

Стандартизация информации - не узковедомственный вопрос. Это показала конференция по вопросу Единой классификации промышленной продукции, состоявшаяся 17 февраля 2004 г. На ней присутствовали представители 200 крупнейших нефтегазовых и промышленных компаний, в том числе: "Газпрома", "Транснефти", РАО "ЕЭС России", ЮКОСа, "Роснефти", "ЛУКойла", "Сибнефти", ТНК-ВР, "Татнефти", "Сургутнефтегаза", "Сургутгазпрома", АК "Сибур", ОМЗ, компании "Силовые машины", ТМК, АЛРОСА, ГАЗ, "Туполев", РСК МИГ и др., и государственного сектора - министерств, ведомств и организаций (Администрация Президента РФ, аппарат Правительства РФ, Минэкономразвития, Минсвязи, Минпромнауки, Минобороны, МЧС, МПС, Минатом, ГТК РФ, Госстандарт, ВНИИКИ и др.). Участниками конференции было отмечено, что в процессе внедрения автоматизированных информационных систем, систем государственных закупок они сталкиваются с серьезными техническими и организационными проблемами, связанными с фактическим отсутствием единого классификатора промышленной продукции. Многие крупные предприятия пошли по пути создания собственных классификаторов, что создает сложности в процессах информационной интеграции таких систем между собой, а также при поддержке их в актуальном состоянии. Эти вопросы можно решить только во взаимодействии государства, промышленных компаний и научно-технического сообщества. Движение в данном направлении всех участников процесса (в том числе государства) сейчас идет очень активно. Так, создана рабочая группа, задача которой - консолидировать усилия заинтересованных компаний и государственных структур, координируя их работу.

К автору, Дмитрию Гулько, можно обратиться по адресу: D.Gulko@intertech.ru.