Автозапчасти - бизнес серьезный

Впрочем, сегодня любой хорошо поставленный и разветвленный бизнес является серьезным, кропотливым и интеллектоемким занятием, требующим планирования, учета и грамотного управления. Такой бизнес имеет свои правила роста и развития, закономерности подъема и спада и жестко наказывает тех, кто их не знает или игнорирует, разорением, банкротством, потерей репутации и другими бедствиями. Среди этих правил не последнее - серьезное отношение к выбору адекватного инструмента управления, автоматизированной системы нужной весовой категории и профессионально подобранной функциональности. Сегодня в России есть компании (и их становится все больше), понимающие важность этого элемента бизнеса и требовательно подходящие к вопросу его выбора и воплощения в жизнь. К таким компаниям, на наш взгляд, можно отнести и сравнительно молодую фирму "Авто-ЭС" (торговая марка - "Инком-Автозапчасти"); ее возраст невелик - всего год, однако постановка дела и подход ее руководителей к решению проблем, возникающих на пути роста, заслуживают внимания.

Директорат компании на открытии магазина"Инком-Автозапчасти"

"Мы долго искали и почти отчаялись"

Так начал свой рассказ о выборе системы для учета и управления бизнесом коммерческий директор компании "Авто-ЭС" Андрей Павлов. Тот формат торговой фирмы, который был выбран, предполагал формирование разветвленной сети магазинов с огромным ассортиментом товарных позиций, четким бюджетированием отдельных направлений (и их финансовой независимостью) и жестким централизованным управлением. Действительно, маржа на рынке запчастей сегодня не слишком велика (7-8%), за каждый процент приходится бороться; конкуренция уже весьма заметна, да и предложения от производителей разнообразны. Один и тот же товар (от масел до кузовных деталей) может выпускаться разными заводами, иметь разные цену и качество; к этому следует добавить возможность (или невозможность) взаимозаменяемости комплектующих и их совместимость друг с другом.

"Задача при поиске ПО стояла так: для компании с большим количеством филиалов и единым центром необходимо было обеспечить учет товаров и финансовых средств и управление ими как по каждому филиалу, подразделению, так и по фирме в целом, - рассказал Андрей Павлов. - Кроме того, направления работы центрального офиса (грузовые автомобили, ВАЗы, "Газели", ГАЗы, масла и смазки и т. д.) представляют собой как бы независимые "фирмы" со своими оборотными средствами и бюджетами. И программа должна обеспечивать ведение бюджета, учет и аналитику в рамках направлений, по фирме в целом, а также по другим разрезам: по маркам, по типу оборудования и комплектующих и пр. Ни одной тиражной программы по разумной цене и с требуемой функциональностью мы на рынке не обнаружили. Конечно, подобные системы имеются в некоторых крупных компаниях, подобных нашей, но они создавались на заказ 3-5 лет назад и в настоящее время многие из них уже устарели (низкая производительность при построении аналитических отчетов, недостаточная функциональность, плохая масштабируемость и т. п.). И сегодня представляется нерентабельным заново делать что-либо подобное.

Нам необходимы были в системе серьезные аналитические возможности: по движению финансов, по поставщикам, по отдельным товарным позициям. Причем хотелось иметь инструменты не просто среднего уровня. У нас бывают, например, следующие ситуации: поступили и были быстро распроданы пять редукторов заднего моста для "Газели", затем в течение месяца их не было в продаже. Обычная система при анализе покажет: за месяц продано пять редукторов. И никак не будет учтено то, что это количество было распродано за два часа! Получается искаженная картина товародвижения, и в дальнейшем она может повлиять на планы закупок и бизнес в целом.

Другими словами, понимая, что нам нужно, мы изучили предложения и на московском, и на питерском рынках, но за четыре месяца поисков не нашли ничего подходящего. Ситуация складывалась критическая: фирма близка к открытию, а работать не на чем. И тут коллега посоветовал посмотреть Incadea - немецкую разработку, которую перевела и адаптировала для России компания "Интеллект-Сервис", эксклюзивный партнер Incadea AG в России и СНГ. В начале августа, посмотрев программу, мы нашли, что она отвечает всем нашим требованиям - даже тем, о которых мы еще и не задумывались. Мы приняли решение об ее приобретении".

ИС как жизненно важный компонент бизнеса

Андрей Павлов неспроста говорил о необходимости серьезного подхода к выбору ПО - это не фигура речи и не дежурная фраза, он подкрепил это положение красноречивым примером из опыта коллег: не так давно одна из компаний прекратила свое существование исключительно из-за неудачного выбора ИС, которая, во-первых, не обладала необходимой функциональностью для оперативного отслеживания изменений и управления бизнесом, а во-вторых, позволяла недобросовестным сотрудникам совершать, как теперь принято деликатно выражаться, злоупотребления (а попросту говоря - воровать). Система та не только не воспрепятствовала этому, но и оказалась хорошим подспорьем для злоумышленников. Фирма разорилась.

Именно поэтому планка требований к ИС была высока. "Нам также не нравились условия внедрения, которые предлагались некоторыми ИТ-компаниями, - подчеркнул г-н Павлов. - Весь процесс растягивался чуть ли не на полгода, а то и более. Наша отрасль весьма динамична, у нас нет столько времени на подготовительные работы. Начав переговоры с "Интеллект-Сервисом", задачу мы поставили так: три недели на доработку и адаптацию системы согласно нашему техническому заданию (ТЗ) и месяц на внедрение. Запустив процесс в первых числах августа, к концу месяца мы уже имели локальную версию доработанного ПО, на примере которой приступили к внесению начальных остатков и обучению менеджеров оформлению закупок". Остальные этапы внедрения заняли еще месяц: за это время была развернута сетевая версия системы, установлены рабочие места менеджеров по направлениям, оборудован торговый зал (так, кассовый узел включает здесь восемь кассовых терминалов, объединенных в сеть, но при сбоях питания способных работать автономно).

Первый магазин сети "Инком-Автозапчасти" расположен на Ярославском шоссе, в районе подмосковных Мытищ, здесь же находится и центральный офис компании "Авто-ЭС". Казалось бы, удобнее для выполнения проекта создать для магазина и офиса, размещенных в одном здании, единое информационное поле. Однако решили по-другому: уже здесь при внедрении была реализована модель, которая в дальнейшем будет действовать во всей торговой сети. Центральный офис работает со своей базой данных; у офиса и магазина отдельные, независимые друг от друга серверы, а данные из магазина передаются по сети на центральный сервер пакетами через установленные промежутки времени (возможны временные отрезки от 5 мин до смены). Именно так будут взаимодействовать с центром остальные магазины, удаленные от офиса, и уже на первом магазине этот вариант был полностью отработан и подготовлен для дальнейшего тиражирования. По мнению Алексея Сорокина, руководителя данного проекта со стороны "Интеллект-Сервиса", теперь каждый следующий магазин ИТ-отдел компании сможет подключать самостоятельно.

"Для успеха проекта важным было еще одно обстоятельство, - считает Алексей Сорокин, - это полная готовность клиента к внедрению ИТ. Логика мышления и подход к управлению Андрея Павлова удивительно совпадают с идеологией и построением системы - нам было очень легко понимать друг друга: ему удалось быстро и четко поставить задачи и написать обстоятельное и грамотное ТЗ, а нам, надеюсь, соответствующим образом настроить и внедрить систему. Нам бы очень хотелось, чтобы таких квалифицированных и профессиональных клиентов становилось с каждым годом все больше".

"Все равно больше всего хлопот и вложений требуют людские ресурсы"

Именно так считает Андрей Павлов, поясняя при этом: "Мы хотим сделать полностью "клиентоориентированный" магазин. Данная технология основывается в первую очередь на продавцах - это люди, непосредственно контактирующие с покупателем, способные по высшему классу обслужить любого - независимо от объема его покупки (пусть даже это будет два сальника по рублю каждый)".

"Инком-Автозапчасти": в торговом зале

Технология продаж здесь в большой степени построена на "человеческом" факторе: продавец помогает выбрать нужный товар, предлагая позиции из имеющегося ассортимента. Например, одна и та же запасть может присутствовать в нескольких вариантах: от разных отечественных и зарубежных производителей. Продавец может пояснить, что одну и ту же деталь можно купить подешевле, но среднего качества, или подороже (хорошего качества), а можно и еще дороже (но, к примеру, качество при этом будет практически таким же, как во втором случае). Так, на немецкий автомобиль можно поставить запасть немецкого производства, а можно - итальянского, и при почти одинаковом качестве последняя будет стоить дешевле. "Однако важно, что у человека есть выбор, - считает г-н Павлов, - и наши продавцы помогут его сделать. Кроме того, они смогут предложить и сопутствующие товары: если покупатель интересуется деталью, которая при установке требует сопутствующих изделий, то ему посоветуют их приобрести. После этого продавец начинает "считывать" товар кассиру, диктуя по памяти все названия. (Для этого, разумеется, нужно отлично знать весь ассортимент, и одно из требований, предъявляемых нами к продавцам, - хорошая память. Оно, правда, не единственное, а посему для подготовки хорошего продавца требуется от полугода до года интенсивного обучения.) Именно поэтому для нас было очень важно, что система дает возможность идентификации запчасти по нескольким различным параметрам (каталожный номер, заводское название, название в нашей БД, код и т. д.), здесь, кроме того, имеется четырехуровневая классификация, а также для поиска можно будет задействовать любое поле, позволяющее легко найти документ или товарную позицию и не требующее для этого идти по многоступенчатому разветвленному пути".

Предполагается, что через магазин такого формата в день будет проходить от двух до четырех тысяч покупателей (300-500 человек на отдел), поэтому от качества работы продавца напрямую зависит прибыль торгового предприятия и его репутация.

Важно, что система может поддерживать разные формы торговли - и классическую (по штрихкодам, как в обычном супермаркете), и другие, подобные той, что принята в "Инкоме"; хорошо адаптируется для автоматизации торговых сетей. Кроме того, в настоящее время система внедряется в сети автосалонов и техцентров "Инком-Авто", с которой компанию "Авто-ЭС" связывают родственные узы (последняя является дочерней фирмой "Инком-Авто").

Учет и контроль актуальны и сегодня

Однако более всего возможности системы востребованы для контроля и оперативного управления торговым процессом. Тем более что технология торговли в магазине достаточно уникальна: как отметил Андрей Павлов, номенклатура товаров такова, что из имеющихся в продаже деталей можно свободно собрать "Газель" или "Жигули". Иными словами, бизнес делается не на наиболее прибыльной продукции - ставка здесь на полноту ассортимента, которая и привлечет покупателя. Кроме того, система помогает управлять финансовыми средствами и материальными активами таким образом, чтобы товар не залеживался на полках, а деньги - на банковских счетах (и то и другое постоянно должно быть в обороте).

"Поскольку я вижу в реальном времени все, что происходит в системе, - подчеркнул Андрей Павлов, - я могу контролировать действия всех менеджеров и сотрудников. В системе есть функции, помогающие обнаружить резкие колебания цен на тот или иной товар. Вот простой пример: неделю назад менеджер закупил партию деталей по 20 руб. за штуку, три дня назад - по 25, а сегодня - по 17 руб. Чем вызваны такие колебания цен на отдельный товар - конъюнктурой рынка или сговором менеджера с поставщиком? Задача руководства - отследить такие факты и разобраться в их причинах. В обычной торговой системе, для того чтобы обнаружить это, необходимо выводить специальные отчеты по данному товару за нужный период, т. е. обнаружить возможные злоупотребления весьма сложно. В системе Incadea есть специальная функция, позволяющая задать пределы колебаний цен: если они выходят за установленные рамки (например, становятся больше 3-5%), система выводит соответствующее сообщение на экран руководителя. Помимо перечисленных в программе имеется масса других возможностей для контроля за действиями сотрудников и управления бизнесом. Важно и то, что у нее интуитивно понятный интерфейс, на ее освоение у грамотного пользователя, имеющего опыт работы с другими системами подобного рода, уйдет не более нескольких часов (у новичка - до недели).

Для менеджеров удобно, что заказ поставщикам можно формировать прямо в системе, при этом по карточке товара система автоматически идентифицирует товар в соответствии с его номером в каталоге производителя и при необходимости может перевести заказ в форму, согласованную с поставщиком или заводом-изготовителем (названия и коды в карточке товара могут не совпадать с таковыми в заводских прайс-листах)".

В системе удобно реализован учет бракованной продукции: товар легко перевести в категорию брака, учесть как бракованный и проанализировать по поставщикам. С Incadea легко интегрируются и другие решения, активно используемые в торговле: антикражные системы, охранное видеонаблюдение и т. д., которые также будут внедряться в сети "Инком-Автозапчасти".

Нашу беседу Андрей Павлов закончил словами, о которых компания, продвигающая ПО, может только мечтать: "Я работал с разными программными продуктами, многое видел и знаю, что в Москве ни у кого ничего подобного нет".

Версия для печати