Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: изд-во МЭИ, 2004. - 172 с.
Анализируя ход обсуждения вопросов автоматизации документооборота на самых различных мероприятиях, проходивших в последние семь-восемь лет, можно выделить две основные линии. Первой придерживаются ИТ-компании, поставщики программных комплексов и системные интеграторы, делающие акцент на возможностях конкретных компьютерных технологий, программных продуктах, а также примерах их практического применения (правда, с минимумом сравнительного анализа технологий). Именно такой подход превалирует на компьютерных конференциях и семинарах, из которых самым авторитетным по данной тематике является ежегодный форум DocFlow.
Вторая линия - взгляд на проблему профессионалов-документоведов и представителей государственных структур, обычно уделяющих главное внимание обсуждению юридических и теоретических проблем (но, надо сказать, без заметной привязки к реальной практике). Она лучше всего просматривается на мероприятиях, проводимых под эгидой Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), в частности на серии ежегодных конференций "Документация в информационном обществе".
Наличие двух этих линий - естественная ситуация. Ненормально другое - то, что до недавнего времени они практически не пересекались: все обсуждения фактически велись в рамках двух изолированных друг от друга сообществ. Но в последнее время ситуация стала меняться: компьютерщики все чаще вынуждены учитывать мнение специалистов по традиционному документообороту и использовать их методические наработки, а ученые-документоведы - изучать возможности практической реализации современных систем управления документами.
Рецензируемая книга как раз отражает этот процесс перехода к многостороннему изучению вопросов создания электронных систем документооборота. С большой долей уверенности можно утверждать, что в ней впервые в нашей методической литературе рассмотрена проблема практической реализации корпоративных систем документационного обеспечения управления (ДОУ) с позиции документоведа.
Автор книги- Марина Павловна Бобылева - известный специалист в области информационного обеспечения управленческой деятельности. Ее статьи по этой теме регулярно публиковались в специализированных изданиях, таких, как "Делопроизводство", "Секретарское дело" и др. По-видимому, рецензируемая работа ориентирована в основном на организации, которым еще предстоит осваивать возможности ИТ для решения задач автоматизации управления документами. Но при этом нет сомнения и в том, что системное изложение теоретических и методических вопросов организации эффективного документооборота (с учетом законодательной базы и существующих традиций) будет очень полезно и ИТ-специалистам, работающим в данной предметной области.
Книга содержит четырнадцать глав и восемь приложений. Первые разделы посвящены методическим основам управления документами в организациях. Здесь я хотел бы обратить внимание на параметры, характеризующие сложность систем документооборота и критерии оценки служб ДОУ. К сожалению, недостатком многих "историй успеха" является то, что их составители не могут показать уровень сложности реализуемых проектов.
Далее автор переходит к вопросам построения корпоративных систем автоматизации документооборота с использованием информационных технологий. Собственно программные средства в книге детально не рассматриваются, речь в ней идет прежде всего о методических проблемах применения ИТ, в том числе о сочетании традиционного (бумажного) и электронного документооборота. Некоторые рассуждения М. П. Бобылевой о практических аспектах применения компьютерных средств (в частности, относительно выбора соответствующего ПО, оценки эффективности внедрения) могут показаться недостаточно полными и не слишком аргументированными, а порой и весьма спорными. Однако в любом случае подобные рекомендации являются полезными, так как заставляют задуматься над вопросами, от которых ИТ-специалисты чаще всего стараются просто уйти.
Каждая глава завершается набором контрольных вопросов, призванных помочь читателю не только лучше освоить прочитанный материал, но и осмыслить его в приложении к своей собственной деятельности. Следует отметить входящий в книгу небольшой толковый словарь по видам документов, используемых в управленческой деятельности организаций.
Однако говоря о том, что рецензируемая книга окажет неоценимую помощь в создании методических основ для перехода от традиционного документооборота к электронному, нужно сказать также, что данная тема требует обязательного развития. Хотя в этой работе часто используется понятие "корпоративная система", основные положения пособия, по сути, предназначены в первую очередь для государственных организаций, которые находятся в начале пути автоматизации. Для корпоративных же структур вопросы управления документами нужно сегодня рассматривать в общем контексте проблем построения комплексных систем автоматизации управления (кстати, в приведенном в книге весьма значительном списке используемой литературы нет ни одной ссылки на публикации на эту тему в компьютерной прессе).
Однако нужно иметь в виду, что слияние теории и практики невозможно без встречного движения с двух направлений. Комплексное рассмотрение современных проблем автоматизации документооборота требует совместных усилий документоведов и ИТ-специалистов.
