РИТЕЙЛ
Один из наиболее стремительно развивающихся секторов отечественной экономики - розничная торговля. Этот бизнес характеризуется высокой оборачиваемостью средств, прибыльностью и достаточно низким уровнем экономического риска. Однако для того чтобы стать по-настоящему успешными, занять прочное положение на рынке и завоевывать на нем новые ниши, таким организациям необходимо повышать качество обслуживания клиентов, добиваться доверия кредитных организаций и контрагентов, а также оптимизировать внутрифирменное управление. К числу важных инструментов повышения эффективности компании относятся автоматизированные системы управления. Во многом благодаря удачному выбору подобной системы компания "Азбука Вкуса" сумела построить розничную сеть с высоким уровнем обслуживания и эксклюзивным товарным ассортиментом.
Свидетельством тому стала состоявшаяся в ноябре прошлого года церемония награждения победителей и лауреатов городского конкурса "Лучшая сетевая торговая компания", проведенного департаментом потребительского рынка и услуг правительства Москвы. Третье место на нем заняла сеть супермаркетов "Азбука Вкуса". В решении жюри было отмечено, что она является ярким примером бурного роста российского рынка розничных сетей.
Первый супермаркет "Азбуки Вкуса" начал работать в 1998 г. в одном из центральных районов столицы, а в настоящее время в данную сеть входит уже восемь магазинов. Изначально она позиционировала себя как сеть, предлагающую высококачественные, элитные продукты питания и сопутствующие товары. Выбор такого профиля и необходимость поддержания высоких темпов развития бизнеса потребовали высокоэффективной организации всех процессов товародвижения, начиная с закупки товаров и заканчивая моментом их продажи покупателю.
Сначала в компании использовалась информационная система собственной разработки. Но в 2001 г. руководству стало очевидно, что она не способна обеспечить растущие потребности бизнеса. Наиболее оптимальным по соотношению "цена - возможности" была признана система Microsoft Navision. За ее внедрение взялась фирма "Импакт-Софт", специалисты которой предложили автоматизировать розничную сеть "Азбука Вкуса" с использованием решения Lansteinar Strengur Retail, базирующегося на платформе Navision.
ИС была призвана решать следующие основные задачи:
- ведение оперативного товарного учета с отражением информации о товародвижении в супермаркетах и на складах в единой БД (посредством процедур репликации данных);
- обеспечение обмена данными между платформой Navision и внешними приложениями ("Клиент-банк", "Супер-Маг" и др.), а также взаимодействия с торговым оборудованием и техническими средствами (контрольно-кассовыми машинами, сканерами штрихкодов, весами, терминалами сбора данных и пр.);
- организация процессов бюджетирования и учета произведенных затрат;
- ведение управленческого учета, позволяющего получать оперативную информацию о кредиторской и дебиторской задолженностях, об остатках оборотных средств и имущества, а также иную аналитическую информацию, представляющую интерес для менеджеров высшего и среднего звена.
Спецификой розничных сетей является удаленность торговых точек друг от друга, от складов и, возможно, от центрального офиса. А потому наиважнейшая задача, стоящая перед системой, - консолидация информации об операциях, протекающих во всех указанных звеньях цепи розничной торговли, в единой базе данных. Это необходимо для налаживания бесперебойного пополнения товарного ассортимента супермаркетов и исключения случаев затоваривания складов. Для консолидации данных здесь применяется механизм репликации, обеспечивающий обмен данными и объектами между удаленными серверами. Таким образом, в БД головного офиса компании, с одной стороны, накапливается информация, поступающая из всех торговых точек и складов, а с другой - формируются наборы данных, передаваемые всем остальным серверам БД.
Учет товародвижения
С помощью заявок, которые автоматически на основе формул и заданных критериев (например, с учетом сезонности) формируют заказ на поставку того или иного товара в необходимом количестве, менеджеры отдела закупок создают для всех поставщиков конкретные электронные заказы в БД головного офиса. Далее информация о сформированных заказах реплицируется на центральный склад (см. рисунок).
Информация о сформированных заказах реплицируется на центральный склад
При приемке товара на складе электронная накладная проверяется, исправляется (если это необходимо) и учитывается. Далее оприходованный товар перемещается в супермаркет.
Товар может поступать и непосредственно в магазин. В этом случае заказ создается приемщиками супермаркетов "Азбуки Вкуса". Для ускорения приемки, снижения трудоемкости и исключения ошибок ручного ввода используются сканеры, считывающие штрихкоды, по которым в заказ автоматически переносится код товара и заполняется ряд других его полей. Приемщику остается только заполнить шапку заказа, указать количество приходуемого товара и его цену. Вся информация о товаре, поступившем в супермаркеты или на склад, реплицируется в базу головного офиса, где происходит анализ товарных остатков и кредиторской задолженности, а также формируются проводки по финансовым счетам.
Продажа товара в розницу осуществляется с использованием контрольно-кассовых машин (ККМ) и сканеров штрихкодов. После закрытия смены и снятия Z-отчетов с кассы (отчет о торговой выручке) происходит выгрузка информации о продажах из ККМ в систему Navision. Благодаря этому в ней накапливаются сведения о том, какой товар, в каком количестве и по какой цене был продан, а также каким образом расплатился покупатель: наличными или банковской картой. Выручка в денежном выражении отражается на финансовых счетах в соответствии с проведенными настройками, а проводка по списанию товаров формируется заданием по учету себестоимости.
Также в супермаркете в рамках системы Navision товары можно перемещать в другие магазины, возвращать на центральный склад, списывать и инвентаризовать. Вся информация о товародвижении в торговых точках и на складах (в количественном и суммовом выражении), включая соответствующие проводки по финансовым счетам, доступна менеджерам центрального офиса. Это позволяет отделу закупок оперативно контролировать остатки товарных запасов на складах и в супермаркетах, планировать закупки необходимого товарного ассортимента, а финансовому отделу - иметь полную картину затрат, планируя в соответствии с этим наиболее оптимальный расход денежных средств
Учет движения денежных средств (ДДС)
Второй важнейшей задачей, требовавшей решения, стало отражение движения денежных средств и налаживание тесно связанных с ним процессов бюджетирования. Для более рационального управления бюджетом каждое подразделение компании ежемесячно создает сметы, где указывает структуру и величину предполагаемых расходов и доходов, инициаторами которых оно является. На основе смет формируется план предстоящих оплат и поступлений. Для учета фактических расходов используются созданные подразделениями заявки на оплату, где указываются конкретная смета и строка расхода.
Для погашения кредиторской задолженности поставщикам товаров менеджер отдела закупок в своем разделе журнала оплат формирует список счетов, подлежащих оплате, и сбрасывает его в общий раздел журнала, который, в свою очередь, обрабатывается финансовым отделом. Информация об оплатах из системы "клиент - банк" импортируется в Navision, после чего по специальному алгоритму обрабатываются строки журнала оплат: проставляются номера платежных поручений и указываются банки, через которые производились платежи. Информация об оплате счетов, сформированных в магазинах, также передается в БД соответствующих супермаркетов.
В дальнейшем фактические показатели сравниваются с плановыми и подвергаются детальному анализу. Выгоды бюджетирования очевидны:
- подразделения заранее детально планируют свои расходы, что позволяет получить более точную картину предстоящих затрат;
- анализ статистических данных за предыдущие отчетные периоды дает возможность выявлять заметные несоответствия с запланированными затратами;
- движение денежных средств становится более прозрачным: всегда можно точно определить, кем инициирован расход и на какие нужды.
В заключение необходимо отметить, что инвестиции в информационную систему на основе Microsoft Navision оказались не только своевременными, но и стратегически удачными: она успешно решает текущие повседневные задачи и в то же время позволяет удовлетворять растущие потребности в информационном обеспечении стремительно развивающейся сети супермаркетов "Азбука Вкуса".
