ДОКУМЕНТООБОРОТ

    С автором, директором компании DocsVision, можно связаться по адресу: Andreev@docsvision.com.

Несмотря на то что в последнее время интерес к внедрению методов процессного управления и автоматизации бизнес-процессов сильно вырос, реальный опыт практического использования систем WorkFlow (WF) пока что крайне незначителен. В жизни внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами наталкивается на существенные ограничения инструментария для подобного рода автоматизации. Изложенный в данной статье материал опирается на реальный опыт внедрения процессного управления и автоматизации системы менеджмента качества на базе WorkFlow-системы как непосредственно в компании Digital Design, так и у ряда заказчиков.

Специфика задачи автоматизации бизнес-процессов

Прежде чем рассматривать специфические функции системы WorkFlow, необходимо кратко остановиться на особенностях задач, которые они призваны автоматизировать. Данные задачи имеют ярко выраженную специфику, а потому предъявляют особые требования к подобному ПО.

1. Система WF призвана автоматизировать большое число процессов, причем удельный вес каждого из них в структуре ИС предприятия невелик. Не имеет особого смысла применять ее для автоматизации только одного или двух процессов, так как выгоды от использования системы не перекроют стоимости внедрения базовой инфраструктуры. В то же время очевидно, что стоимость автоматизации каждого конечного процесса должна быть невысока, а процесс автоматизации реализован без привлечения дорогостоящих специалистов.

2. WorkFlow становится единственным адекватным инструментом, когда автоматизируемые процессы часто изменяются, хотя бы и незначительно. Реальные бизнес-процессы зависят от таких подвижных характеристик компании, как ее организационная структура, номенклатура выпуска изделий и пр., и, соответственно, нуждаются в периодической модификации. В подобной ситуации сопровождение и непрерывная модификация "жестких" приложений потребовали бы неадекватных усилий.

3. Применение WF оправданно, когда необходимо активно влиять на рабочую деятельность сотрудников, ответственных за исполнение этапов деловых процессов. Так, WorkFlow может применяться в тех случаях, когда надо обеспечить сотрудников средствами автоматического уведомления о сроках исполнения той или иной работы и одновременно предоставить им доступ к данным, нужным для выполнения соответствующих функций. Приложения также могут автоматически информировать всех заинтересованных лиц о возникновении проблем в нормальном течении процесса - например, о нарушении сроков выполнения той или иной функции. При этом крайне важно, чтобы система обеспечивала пользователям максимальную доступность всей информации, без которой не обойтись на этапе ручной обработки, а также содержала удобные механизмы реализации той или иной бизнес-логики обработки этих данных.

4. Как правило, процессы, автоматизируемые с помощью WorkFlow, находятся на стыке бумажных и компьютерных технологий. В подобных процессах присутствуют большие объемы работ с неструктурированными данными и документами в процессах. В особенности это относится к автоматизации процедур менеджмента качества и взаимодействия с внешними организациями.

5. Такие системы требуются и в том случае, когда нужна интеграция функций обработки документов с функциями уже имеющихся в организации приложений. Большое количество реальных процессов в организациях включают этапы обработки информации, происходящие как в рамках специфических прикладных систем (ERP, CRM), так и за их границами. Например, инициализация процесса или его этапа может осуществляться при фиксации или изменении состояния документа в ERP-системе, а по завершении процесса обработки документа будет необходимо зафиксировать информацию в системе учета взаимодействия с клиентами.

Примерами задач, в которых использование подсистемы WF наиболее адекватно, могут служить такие процессы, как формирование и согласование хода исполнения договоров, согласование и утверждение бюджетов, согласование задания на платеж, обработка заявки на обслуживание от клиента, оформление командировочных документов, и многие другие.

Функции WorkFlow-системы, необходимые для реализации задач управления бизнес-процессами

Исходя из сформулированных специфических особенностей системы автоматизации бизнес-процессов, можно вывести функциональные особенности платформы для их автоматизации и, соответственно, требования к отдельным компонентам системы WF. Рассмотрим их более подробно.

WorkFlow-система должна предоставлять простой интерактивный,

расширяемый инструментарий для настройки процессов обработки документов без программирования

Удобство инструментария конструирования бизнес-процессов. Возможность ускоренной разработки новых процессов без программирования или с минимальным подключением программистов - важнейшая особенность инструментария WorkFlow. В принципе, задачи автоматизации отдельных процессов и их непрерывного изменения должны выполняться не ИT-специалистами, а "владельцами процессов". Например, в компании Digital Design ведущую роль в разработке процессов играют специалисты по управлению качеством и другие предметные специалисты, порой незнакомые даже с основами программирования. Следовательно, WorkFlow-система должна предоставлять в их распоряжение удобную и в то же время мощную систему моделирования процессов.

В частности, необходимо обратить внимание на наличие достаточного набора функций, обеспечивающих синхронизацию работы процесса по времени с событиями во внешних системах, на наличие средств декомпозиции процессов, возможность организации условных ветвлений процесса и циклов обработки, динамическое изменение параметров функций и т. п. Очень важно, чтобы система допускала создание новых функций и предоставляла простой интерфейс для их настройки. В процессе эксплуатации системы отдельные функции могут прототипироваться в виде программного скрипта и затем перерабатываться в компоненты, позволяющие реализовывать соответствующую функциональность без программирования, методом параметрической настройки.

Функция WorkFlow-процесса на стадии прототипирования (программный скрипт) и на стадии использования (параметрический диалог настройки)

Удобство средств непрерывной модификации процессов. В силу необходимости модификации процессов уже на фазе их использования система должна поддерживать создание библиотеки шаблонов бизнес-процессов с описанием параметров, которые следует задать при старте процесса по каждому из шаблонов, и возможность остановки уже запущенных процессов, внесения изменений в их структуру и запуска на дальнейшую обработку. Также важно, чтобы система обеспечивала разбиение процесса на подпроцессы. Это позволит собирать реальные процессы из стандартных компонентов и вносить изменения в подпроцессы независимо от модификации базовых процессов. Так, если в организации изменилась процедура утверждения платежных документов, можно будет внести изменения в соответствующие шаблоны подпроцесса, а не в базовые бизнес-процессы, включающие процедуру утверждения платежа.

Удобство и степень возможной автоматизации этапов ручной обработки. Важнейшую функцию в автоматизации процесса обработки документов играют этапы, на которых конечные пользователи осуществляют взаимодействие с документами и другими объектами, требующими обработки в рамках процесса. К сожалению, при практической реализации любого более-менее сложного бизнес-процесса функции взаимодействия пользователя с системой не сводятся к простой доставке файла документа на рабочее место пользователя.

Можно отметить следующие типичные требования:

 - настройка, обеспечивающая необходимость заполнения определенных данных при выполнении этапа ручной обработки. Результатом этого этапа обработки может быть не только ознакомление с документом или его модификация, но и ввод или определение каких-либо специальных данных, например информации об исполнителе очередного этапа, даты окончания контракта. Система должна предоставлять возможность настройки, обеспечивающей указание параметров завершения этапов бизнес-процесса, а также средства передачи информации в бизнес-процесс после этапа ручной обработки;

 - возможность автоматического формирования параметров ручного этапа в ходе выполнения процесса. Система должна автоматически в процессе исполнения обеспечивать задание таких основных параметров ручной обработки, как место обработки (пользователь или роль), сроки обработки (в абсолютных или относительных временах), описание задания, указание контроллера задания и пр.; в частности, содержимое данных полей может определяться на предыдущих стадиях обработки процесса;

 - переопределение семантики действий пользователя и состояний этапа ручной обработки. Опыт практического использования WorkFlow-систем показал необходимость настраивать названия состояний, в которых может находиться задание, а также название кнопок, обеспечивающих перевод задания из одного состояния в другое. Так, кнопка завершения исполнения документа в зависимости от контекста обработки может называться "утвердить", "согласовать". А состояние, в которое переходит задание, - "утверждено", "согласовано";

- возможность назначения дополнительных прав на обработку задания. Для обеспечения максимального удобства пользователя в зависимости от специфики конкретного процесса ему необходимо разрешать или запрещать выполнение различных специфических действий, а именно предоставлять права на отказ от исполнения задания или изменение сроков, а также возможность модификации и дополнения новых документов, просмотра родительского процесса и журнала обработки задания и пр.;

  - возможность включения Ad-hoc-функций при выполнении этапа ручной обработки - таких, как делегирование и передача работ, формирования подзаданий, доопределение и изменение процесса во время его обработки и пр.;

 - средства для реализации функций взаимодействия пользователей с данными, передаваемыми на этапы ручной обработки. К ним относится возможность включения в процессы обработки самых разных объектов, таких, как обычные файлы, структурированные данные, ссылки на внешние объекты (URL-ссылки, ссылки на объекты файловой системы и пр.), а также объектов других прикладных систем, например ссылки на документ, хранящийся в ERP-системе, в случае его обработки в рамках бизнес-процесса. Очень часто значимая для хода исполнения процесса информация может содержаться непосредственно в документах, обрабатываемых на этапах бизнес-процесса. В частности, в тексте платежного документа может содержаться сумма платежа, от которой зависит маршрут прохождения документа, в заявке на командировку - имя командируемого сотрудника, которому следут доставить задание на оформление авансового отчета. Система должна обеспечить возможность синхронизации содержимого документа, передаваемого на обработку, с соответствующими переменными процесса.

Настройки функции ручной обработки WorkFlow должны обеспечивать

максимальное удобство пользователю для доступа к данным и функциям их обработки на этапах бизнес-процесса

  Включение в процессы данных из внешних систем. Помимо маршрутизации ссылки на объект прикладной системы стоит выделить следующие сценарии взаимодействия системы WF с произвольной прикладной системой.

 - Отслеживание событий в приложении. Например, при появлении нового платежного документа в ERP система WorkFlow должна обеспечить доставку информации об этом событии заинтересованным лицам.

 - Обмен данными между прикладной системой и подсистемой WF. Так, сумма, указанная в платежном документе, должна быть считана в переменную процесса для определения маршрута согласования документа.

  - Синхронизация справочной информации, в частности синхронизация справочника пользователей прикладной системы и системы WF.

К сожалению, формат статьи не позволяет достаточно подробно осветить все аспекты внедрения системы управления бизнес-процессами WorkFlow в организации, но, надеюсь, мы привлекли внимание читателей к данной проблеме.