Корпоративные порталы: функциональность и архитектура

ИНФРАСТРУКТУРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Сегодня корпоративные информационные порталы стали одним из наиболее популярных и востребованных решений на рынке информационных технологий. Как свидетельствуют результаты опросов, три четверти организаций поставили внедрение портальных технологий на второе место в списке задач, стоявших перед ними в 2004 г. Почему же эта технология получила столь широкий отклик как среди специалистов информационных департаментов, так и среди пользователей? Дело в информационной перегрузке пользователей и превышении технологических возможностей информационных инфраструктур.

Говоря об информационной перегрузке пользователей, мы имеем в виду рост числа приложений и информационных источников, используемых в повседневной деятельности. Сегодня настольную информационную среду образует множество разнородных (реализованных в различных архитектурах, не согласованных по правилам и методам авторизации) и в большинстве случаев не связанных между собой офисных, аналитических и бизнес-систем. По мере развития уровня информатизации количество и разнообразие таких систем неизбежно возрастает. Однако рост не может быть бесконечным. При достижении некоторого порогового уровня возникает эффект, когда пользователь перестает успевать отслеживать информацию, предоставляемую новыми системами и сервисами. Здесь возможна аналогия с телевидением: если у вас 20 каналов, вы можете выбрать интересующую вас передачу, читая телевизионную программу или просто перебирая каналы во время рекламной паузы. Но как быть, если число каналов превысит 200? Только на то, чтобы все их бегло просмотреть, задерживаясь на каждом не более пяти секунд, потребуется как минимум 15 минут.

В свою очередь, говоря о перегрузке инфраструктуры, мы имеем в виду проблемы роста фрагментированности и сложности программного обеспечения промежуточного слоя. Как показывают опросы, затраты на инфраструктуру промежуточного слоя составляют более 40% от общих затрат на информационные технологии, при этом более 60% организаций рассматривают сложившуюся у них инфраструктуру как серьезное препятствие для дальнейшего развития.

Именно на решение этих задач и ориентированы корпоративные порталы - решения, связывающие и визуализирующие в едином интерфейсе все значимые, на взгляд пользователя, приложения и информационные источники и обеспечивающие авторизованный, персонализированный и согласованный доступ к ним.

Функциональность портала. Сегодня, c точки зрения пользователя, основной проблемой является не недостаток информации, а ее слабая структурированность, сложность поиска, доступа, публикации, навигации. Заметим, что портал не устраняет проблему информационной перегрузки, о которой говорилось выше. Но он позволяет за счет реализации интегрированной функционально полной информационной среды существенно повысить тот пороговый уровень, за которым эта проблема возникает.

- Под словами "функционально полная" в идеале подразумевается, что информационная среда портала должна охватывать все информационные ресурсы и приложения, используемые пользователем в повседневной деятельности: средства работы с документами, традиционные средства коллективного взаимодействия (электронная почта, календарь, конференции), аналитические и бизнес-приложения, интерфейсы к внутренним и внешним информационным и новостным узлам. В противном случае мы получим очередные приложения "n+1" (аналитический портал), "n+2" (портал знаний), "n+..." (... ... ... портал). И, скорее всего, только усугубим проблему информационной перегрузки пользователей.

- Что же касается определения "интегрированная" применительно к информационной среде, то оно указывает на то, что основополагающее отличие корпоративного портала от большого интернет-сайта заключается в роли портала как интегрирующего надресурса, который не только визуально и "территориально" объединяет разнородные внутренние и внешние информационные ресурсы и приложения, но и расширяет их базовые функциональные возможности.

При этом для пользователя главное - это создание комфортной настраиваемой настольной рабочей среды, обеспечивающей возможности:

- создавать, публиковать, систематизировать и выполнять поиск информации;

- самостоятельно определять набор приложений и сервисов, представляющих информацию в его настольную рабочую среду, и настраивать формы такого представления;

- осуществлять прозрачную навигацию (без повторной авторизации) внутри и между представлениями, сформированными на основе разнородных информационных источников, и бизнес;

- персонализировать контент.

Ниже эти требования будут рассмотрены подробнее.

Систематизированная работа с информацией

Важнейшей задачей, решаемой в рамках портала, является организация совместной работы с информацией и, в частности, реализация взаимодействия на уровне знаний между сотрудниками и рабочими группами. Пользователи должны сохранить возможность работы в среде привычных офисных приложений - MS Word, PowerPoint, Excel, Acrobat Reader и т. д. Но при этом средства портала могут и должны расширить стандартные возможности этих приложений, позволяя:

- определять многоуровневые процедуры утверждения документов и отслеживать состояние процесса утверждения. Например, при публикации документа извещение об этом событии может отсылаться одному или нескольким рецензентам. Рецензент, в свою очередь, имеет возможность прокомментировать и одобрить или отклонить документ;

- устанавливать права доступа к документу или группе документов;

- поддерживать версионность и возможность работы с различными версиями документа;

- автоматически оповещать об истечении срока действия, модификации или о появлении нового документа;

- блокировать документ, защищая его от изменений;

- управлять формой представления документа, задавая ее, например, в виде ссылки (с возможностью определения визуализируемых атрибутов: наименование, категория, автор, размер, описание) или непосредственно в виде форматированного текста;

- систематизировать информационное наполнение, определяя профиль (персональную учетную карточку) документа;

- выполнять ручной или автоматический поиск по содержанию и атрибутам, определенным в профиле документа.

Как правило, профиль содержит такие основные характеристики документа, как категория (определяет тип содержимого), перспектива (определяет классификацию содержимого), автор, аннотация, даты создания и модификации. Различные типы документов (скажем, договор, спецификация, приказ, письмо, статья, технический отчет, презентация) могут иметь различные профили и включать как общие для всех типов документов атрибуты, так и специфические характеристики. Например, общими характеристиками могут быть название, автор, дата создания, категория, перспектива. При этом для документов типа "договор" могут быть определены дополнительные атрибуты, такие, как дата подписания, срок действия, сумма.

Систематизация расширяет возможности поиска, одновременно позволяя радикально ограничивать список результатов ручного или автоматического поиска. При этом автоматический режим помогает заранее определить критерии поиска, форму визуализации результатов и раздел, на котором они будут представляться. Таким образом, пользователь имеет возможность, определив в соответствии с его бизнес-функциями правила фильтрации информационного наполнения, сформировать автоматически обновляемый набор необходимых для работы документов. Например, руководитель департамента может определить раздел, куда будут автоматически попадать все распоряжения, относящиеся к его подразделению.

Подключение рабочих приложений

Задачей портала является реализация интегрированной информационной среды, самодостаточной для поддержки основных бизнес-функций пользователя.

При этом уровень и подходы к интеграции (см. таблицу) специфичны для различных классов информационных ресурсов и приложений. Так, если речь идет об интеграции бизнес-приложений, нет настоятельной необходимости отображать непосредственно в портальном интерфейсе, например, форму для ввода платежных поручений. Как правило, сама по себе такая форма не несет полезной информационной нагрузки, но при этом, даже в уменьшенном виде, занимает и без того ограниченное пространство экрана. Если же от пользователя в соответствии с его должностными обязанностями требуется работа по вводу платежных поручений, это удобнее делать в полноэкранном режиме. Как следствие, интеграция с бизнес-приложениями может ограничиться возможностью прозрачного перехода в их среду (однократная регистрация). В то же время в портальном интерфейсе целесообразно разместить и отображать:

- аналитические бизнес-диаграммы, содержащие результаты финансовой деятельности;

- сообщения, формируемые в процессе работы бизнес-приложения, извещения о завершении работ, сообщения об ошибках, извещения о задачах, ожидающих утверждения.

Классы информационных ресурсов и приложений

Как сказано выше, при реализации портала функциональные характеристики и возможности интегрируемых систем должны не только сохраняться, но и по возможности дополняться и обогащаться. Например, в случае аналитических приложений портал должен позволять не только объединять в едином интерфейсе представления (диаграммы, отчеты) из разнородных систем (корпоративных и настольных баз данных, электронных таблиц, Web-сервисов) и источников, но и обеспечивать их взаимную синхронизацию. Для этого среда портала выступает в качестве внешнего контейнера, принимающего значения, генерируемые в результате обработки некоторого события (скажем, выбора конкретного периода) в одном из аналитических представлений, и затем автоматически передающего эти значения в остальные приложения в качестве их входных параметров.

Заметим, что по чисто технологическим причинам в портал невозможно интегрировать все существующие в организации приложения, и в первую очередь это относится к унаследованным приложениям и приложениям, реализованным в архитектуре клиент-сервер. Как следствие, портальные решения помимо возможностей интеграции должны предоставлять собственный встроенный инструментарий и средства реализации самого широкого спектра бизнес-задач, например инструментарий для создания простых форм ввода, аналитических отчетов, диаграмм. Как правило, такие встроенные в портал средства по своим функциональным возможностям беднее их промышленных собратьев. Здесь уместна аналогия со средствами работы с текстовыми документами. Портал обычно включает расширенный редактор для формирования и публикации текстовой информации, но неправильно было бы требовать, чтобы его функциональность была сравнима, допустим, с функциональными возможностями, предлагаемыми MS Word.

Прозрачная навигация (без повторной авторизации)

Выше уже говорилось о том, что сегодня подавляющее большинство руководителей информационных департаментов ставят внедрение портальных технологий на второе место в списке наиболее приоритетных задач. Что же на первом? По данным Forrester Research, вопросы защиты информации. Заметим, что эти задачи не только не являются взаимно конкурентными, но, наоборот, тесно связаны между собой.

Как видно из таблицы, вне зависимости от типа интегрируемого в портал информационного ресурса основополагающим требованием является возможность однократной регистрации пользователей. При этом зачастую именно в процессе реализации корпоративного портала в организации формируется в качестве централизованного интегрирующего ресурса единая служба каталогов, обеспечивающая хранение и ведение учетных записей о пользователях (сотрудниках, клиентах, партнерах), информационных ресурсах и приложениях.

Возможность персонализации контента и персональные порталы

Под персонализацией контента понимается возможность управлять наполнением и формой представления информации. Например, пользователь может исключать из страницы отдельные области или определять настройки их визуализации, переопределять тип визуализации диаграмм (круговая, линейная, трехмерная), ее размер, сопроводительные и пояснительные надписи.

Однако при работе с общекорпоративными страницами возможности пользователя по добавлению новых разделов, контента, включению аналитических и бизнес-приложений, как правило, ограниченны. Решением является предоставление пользователю возможности создания в рамках единого общекорпоративного решения собственных персональных страниц, которые, по существу, являются защищенными персональными микропорталами, управляемыми непосредственно пользователем.

Обычно такая персональная страница создается автоматически при первой регистрации нового пользователя в портале. И в дальнейшем он может самостоятельно развивать и наполнять информационным содержанием свой собственный микропортал, и при этом пользователю предоставляются все необходимые административные права, включая возможность определения структуры информационного наполнения и права доступа к его документам других пользователей. Тем самым обеспечивается возможность реализации защищенного, узконаправленного, глубоко персонализированного и интеллектуально структурированного представления информации. Например, пользователь может определить множество фильтров на основе преконфигурированных автоматически выполняемых поисковых сервисов, области для хранения персональных документов, находящихся в стадии разработки, документов, к которым он хочет разрешить доступ другим сотрудникам, персональные ссылки и области для используемых им бизнес-приложений и аналитических систем.

С автором, консультантом корпорации Oracle, можно связаться по адресу: andrew. sakharov@oracle.com.