Системы workflow/BPM - проблемы роста

АНАЛИТИКА

Аналитическая компания PMP Research (www.pmpresearch.com) и портал Evaluation Centre (www.evaluationcentre.com) провели опрос организаций - пользователей систем класса workflow/BPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами), который показал, что основным препятствием при внедрении этих систем является нежелание конечных пользователей их применять.

Как сообщили 60% респондентов, трудности в убеждении служащих работать с системами класса workflow/BPM становятся основной причиной неудач. Но если противодействие конечных пользователей удается преодолеть, такие проекты, как правило, завершаются успешно - 40% респондентов сообщили, что получили те преимущества, которые ожидали. Однако многие из них (69%) признали, что в проектах в такого рода довольно трудно оценить возврат от инвестиций (Return on Investment, ROI).

Тем не менее популярность этих технологий растет. Три четверти участников опроса за последние два года инвестировали в ПО класса workflow (76%) или в системы управления документами (75%), а многие (59%) приобрели продукты класса BPM. Подавляющее большинство - 91% респондентов - планируют на ближайшие два года дальнейшие инвестиции в эти области.

Поступая таким образом, большинство компаний надеются прежде всего повысить эффективность и производительность своей деятельности (см. табл.). Некоторые результаты оказались неожиданными даже для организаторов опроса. Так, неожиданно низко (в 3,32 балла) был оценен такой фактор, как необходимость соответствия требованиям регулирующих органов. А ведь аналитические компании часто считают именно эту причину одним из основных факторов увеличения расходов компаний на продукты класса workflow/BPM.

Еще одна причина выделена респондентами как препятствующая применению workflow/BPM, - недостаток гибкости. Только 27% респондентов сказали, что после внедрения workflow/BPM можно легко вносить изменения в бизнес-процессы. Многие отметили, что менять бизнес-процессы тяжело (34%) или очень тяжело (7%).

Несмотря на это компании строят на будущее амбициозные планы по внедрению приложений на базе workflow/BPM - большинство (61%) хотят интегрировать процессы, поддерживаемые этими приложениями, с процессами внешних поставщиков и партнеров. В этом случае важную роль играет технология порталов, обеспечивающая стандартный пользовательский интерфейс множеству приложений. Более четверти респондентов (28%) уже внедрили порталы и 44% рассматривают эту возможность.

Негативное отношение сотрудников к workflow/BPM, выявленное в результате данного опроса, заслуживает комментария, тем более что небольшая по западным меркам российская практика внедрения и использования этих технологий дает для этого некоторые основания.

1. Почему служащие, рядовые сотрудники не хотят использовать workflow/ BPM.

Системы класса workflow/BPM - это такое же инфраструктурное ПО, как операционные системы, СУБД, серверы приложений, средства интеграции и т. д. Рядовые сотрудники работают не с этим ПО, а с различными прикладными программами. Поэтому и после внедрения workflow/BPM они продолжают работать с теми же или примерно такими же прикладными программами. Что же для них меняется? Дело в том, что в этом случае значительно усиливаются (или появляются) регламентация и контроль над их работой, над входными данными и результатами. А это им не нравится.

2. О гибкости workflow/BPM к изменениям бизнес-процессов.

Современный бизнес очень динамичен, что выражается в частых изменениях бизнес-процессов, их структуры и логики. Поэтому так остро стоит проблема отставания информационных систем от этих изменений. Например, на круглом столе "Банковский ритейл. Тенденции развития розничного банковского бизнеса на Урале", организованном журналом "Эксперт-Урал", было отмечено: "... Несмотря на активное внедрение ИТ, практически все отметили, что эти продукты зачастую недотягивают до уровня требований банков. Сегодня ритейловые технологии развиваются быстрее, чем ИТ". (http://www.uralpolit.ru/finance/?art = 23983).

Современное ПО класса workflow/ BPM не является "волшебной палочкой", которая позволяет мгновенно изменить информационные системы вслед за изменением структуры и логики бизнес-процессов. Но приведение информационных систем на базе workflow/BPM в соответствие с изменившимися бизнес-процессами происходит все-таки значительно проще, быстрее и дешевле, чем с информационными системами, разработанными без применения workflow/BPM. Надежду на дальнейший прогресс вселяет и то, что разработчики систем workflow/BPM осознают важность проблемы недостатка гибкости и ведут работу для ее решения.

3. Функциональный и процессный подходы к управлению и workflow/BPM.

Нужно отметить и такое препятствие (или скорее недоразумение) для применения workflow/BPM, как представление некоторых российских специалистов и руководителей о том, что достаточно большие процессно-ориентированные прикладные системы на базе workflow/BPM можно использовать только при процессном подходе к управлению. Но это не так. Данные системы можно применять и при традиционном функциональном подходе к управлению. Однако при этом нужно явно определить и формализовать отдельные (как правило, ключевые) бизнес-процессы в соответствии с канонами процессно-ориентированного управления. В дополнение к этому следует явно определить, но не так полно, как этого требуют данные каноны, значительно более широкий круг существующих бизнес-процессов. Например, именно так проходит внедрение первой российской процессно-ориентированной АБС NEXT.

Конечно, чем больше бизнес-процессов описано таким образом, тем желательнее процессное управление. И выходом может быть переход к матричной структуре управления, при которой оба подхода к управлению, процессный и функциональный, могут сочетаться и дополнять друг друга.