Более тесная интеграция совместно используемых приложений может повысить производительность труда

В недалеком будущем многие пользователи пакета Office 2007 получат возможность более тесной, чем когда-либо прежде, совместной работы с документами и управления их потоком.

Тестирование второй бета-версии Office 2007 в Лаборатории eWeek Labs показало, что Microsoft решила проблему совместного использования информации, наделив этот пакет способностью масштабироваться от небольших рабочих групп до крупных предприятий в зависимости от применяемых приложений Office и поддерживающей их (back-end) инфраструктуры.

Чтобы с максимальным эффектом воспользоваться заложенными в Office функциями коллективной работы, потребуется Office SharePoint Server 2007. Однако организации, которые не хотят или не в состоянии задействовать SharePoint, тем не менее смогут приступить к коллективной работе, выделив для этого сетевые ресурсы и используя возможности приложений Office для установления одноранговых связей.

Что касается клиентской части, то три приложения из состава Office 2007 - Outlook 2007, OneNote 2007 и Groove 2007 - позволяют организовать прямое сотрудничество пользователей.

Если же говорить о серверном компоненте, то Office SharePoint Server 2007 обеспечивает пользователям поддержку более тесного взаимодействия при совместной работе над документами, созданными в Word, Excel и PowerPoint.

Groove 2007 будет поддерживать формы InfoPath, давая рабочим группам возможность

использовать их в своих приложениях.

Из всех средств коллективной работы лучше других известен Microsoft Outlook, хотя он и предоставляет лишь простейшие средства управления календарем и задачами. Однако в новой версии Outlook, как установила Лаборатория eWeek Labs, совместная работа с календарями стала удобнее. Появилась возможность организовать к ним коллективный доступ и направить часть календаря по электронной почте другому сотруднику, находящемуся вне стен данной организации.

Во время тестирования мы смогли задать объем предоставляемой получателям информации: относящиеся к определенному событию подробности и размеры коллективно используемого календаря с точностью до одного дня, недели или месяца. Нам понравилось, что Office пересылает информацию в виде прикрепленных файлов в формате iCal, а календарные данные отображаются в теле сообщения. (Более подробно об Outlook см. в обзоре второй бета-версии Office 2007 на с. 16 этого номера.)

Совместное использование в компании календаря упростит планирование встреч с людьми, не являющимися ее сотрудниками. Кроме того, пользователи смогут публиковать календари с помощью Microsoft Office Online (а возможно, и других служб, когда их провайдеры организуют непосредственную интеграцию с Outlook).

Задачи, созданные с применением Microsoft Project и Access, также будут синхронизироваться с клиентом Outlook.

В Outlook появилась новая методология категоризации и расстановки флажков. Microsoft ввела обозначаемые различными цветами категории, чтобы упростить организацию сообщений электронной почты, календарных записей и задач. Флажки теперь выполняют функции простого метода формирования задач в Outlook без кодирования различными цветами. Это позволяет легко пометить сообщение электронной почты в качестве задачи.

Пользователи Groove смогут также совместно работать с документами,размещенными на сайте

SharePoint.Таким образом, некоторая частьконтента SharePointбудет доступна в

 офлайновом режиме

Категории и флажки можно настраивать. Например, пометив флажком какую-то запись для последующей работы с нею, можно выбрать время окончания работы из фиксированного списка значений, таких, как “сегодня”, “завтра” и “одна неделя”.

Нам понравилось и то, что появилась расширяемая линейка задач (To-Do Bar), позволяющая наглядно представить календарь и задачи пользователя.

Интеграция с OneNote

В рассматриваемой версии интеграция Outlook и OneNote стала более тесной, благодаря чему можно шире использовать OneNote в качестве инструмента сбора и структурирования записей о встречах. Например, форма календарного объекта включает теперь кнопку, которая запускает OneNote и автоматически помещает сведения о соответствующей встрече на новую, незаполненную его страницу.

Несколько слов об управлении задачами. Записи в OneNote можно пометить флажками, что превращает их в задачи, перечисленные в Outlook. Инструментальная линейка для расстановки флажков позволила нам отслеживать такие сведения, как, скажем, передача задачи другому пользователю.

OneNote приобрел две новые функции, упрощающие совместное использование данных и коллективную работу с ними. Это возможность создать записную книжку, которая является собранием страничек OneNote, и предоставлять доступ либо к ее локальной копии, либо к копии, хранящейся на сетевом диске или на сайте Office SharePoint Server.

Теперь пользователи смогут разместить совместно используемый или опубликованный календарь

поверх своего собственного

В ходе испытаний мы выяснили, что открыть доступ к записной книжке сравнительно просто. Все, что нам потребовалось сделать, это задать местонахождение разделяемого ресурса (на ПК или на сервере), после чего OneNote создал сообщение электронной почты со ссылками на совместно используемую записную книжку, которое было разослано другим пользователям. Данная функция может применяться и для синхронизации копий записных книжек, хранящихся на нескольких компьютерах. При коллективном доступе к хранящейся локально копии нам требовалось убедиться, что мы предоставили другим пользователям соответствующие права. Но для решения этой задачи нужно было иметь права администратора и на наших ПК с Windows XP.

Правда, работа с записными книжками, выполняемая описанным способом, требует от пользователей некоторых умственных усилий для составления плана. Чтобы увидеть внесенные другими пользователями изменения после того, как они поработали с документом, нам нужно было лишь периодически синхронизировать свою записную книжку. Однако механизм разрешения конфликтов между различными изменениями в OneNote отсутствует. Последнее внесенное изменение заменяет предыдущие. Кроме того, пользователям придется подумать о возможности работы без подключения к сети.

Groove: все в общую колею!

Во вторую бета-версию Office корпорация Microsoft впервые официально включила Groove 2007 в качестве одного из компонентов пакета. Большинство внесенных в Groove изменений не слишком серьезны. Но некоторым пользователям они будут весьма полезны. Наиболее значительное из обнаруженных нами новшеств заключается в непосредственной поддержке Office SharePoint Server. Теперь пользователи могут создавать хранилище документов на сайте SharePoint и применять Groove, чтобы сделать их доступными без подключения к сети и к тому же выполнить это более удобным способом, чем просто сохранив их в папке на клиентском ПК.

Кроме того, в качестве одноранговой сети Groove представляет собой решение для компаний, использующих SharePoint Server с целью управления внутренними документами. А организации, политика которых запрещает предоставлять доступ к SharePoint извне, могут не беспокоиться, поскольку совместный доступ к информации и коллективная работа будут осуществляться через более жестко управляемую сеть Groove.

Outlook имеет встроенный механизм чтения сообщений RSS, а линейка со

списком текущих дел (To-Do Bar) позволяет наглядно отобразить календарь и отдельные задачи

Groove, если установить его на ПК пользователя внутри организации, может работать в качестве прокси-сервера для своих клиентов, не защищенных брандмауэром. Внутреннему пользователю необходимо лишь открыть коллективный доступ к рабочему пространству документа. Общедоступная сеть Groove будет синхронизировать данные, находящиеся у двух разных клиентов. Компаниям, которые желают создавать внутренние сети на основе Groove и управлять ими, Microsoft будет предоставлять также Groove Enterprise Management Server и Enterprise Relay Server.

Правильный ответ: SharePoint Server

Джим Рапоза

Что соединяет воедино клиентские компоненты пакета Microsoft следующего поколения - Office 2007? Как офисные работники смогут сообща использовать данные, файлы, знания и вести сотрудничество с фирмами-партнерами? Есть ли у Microsoft решение для создания порталов, корпоративных веб-сайтов и репозиториев записей? И имеется ли у корпорации продукт, поддерживающий такие возможности Web 2.0, как блоги, wiki и социальные сети? В начале следующего года, когда начнутся поставки Office 2007, на все эти вопросы сможет ответить один продукт - Office SharePoint Server 2007. Во время тестирования его бета-версии Лаборатория eWeek Labs обнаружила, что это приложение будет гораздо привлекательнее всех прежних версий, хотя оно и не претерпело столь серьезных изменений, какие мы видели во многих других компонентах Office (см. наш обзор Office 2007 на с. 16 этого номера).

Одним из важнейших нововведений в последней версии SharePoint Server - она доступна уже сейчас по адресу: www.microsoft.com/office/preview - является изобилие новых шаблонов, позволяющих быстро создавать самые разнообразные веб-сайты, порталы и коллективные интернет-страницы.

В ходе тестирования мы могли использовать эти шаблоны для создания всего чего угодно - от мощных репозиториев записей до сложных систем управления документами и личных страниц, включающих блоги и инструменты, способные идентифицировать занимающихся сходными вопросами сотрудников или пользователей портала.

Есть в SharePoint новая ценная функция, не требующая никакой настройки под конкретного пользователя: по умолчанию все созданные в этой программе страницы и контент могут доставляться на мобильные устройства в текстовом формате.

Бета-версия Office SharePoint Server 2007 имеет обновленный интерфейс

управления и множество новых шаблонов для создания сайтов

Новый интерфейс SharePoint Server для управления порталом сосредотачивает в одном месте многие задачи и позволяет для администрирования портала пользоваться режимом drug-and-drop. Новые возможности отображения информации в свернутом виде значительно упрощают пользователям отслеживание и просмотр всех документов, страниц и сайтов, на которые имеются ссылки, в рамках единой платформы.

Улучшены и средства для создания контента: механизмы управления потоками работ и контроля версий стали мощнее. Теперь редактировать в режиме WYSIWYG можно по ходу работы, причем страницы редактируются в контексте, а не в специальном окне.

Некоторые наиболее понравившиеся нам функции данной бета-версии SharePoint Server связаны со значительными усовершенствованиями в области управления потоками работ и маршрутизации, которые обеспечивают очень мощные и гибкие возможности для создания маршрутов движения документов в процессе редактирования и переработки. А новые репозитории записей позволяют применять политики ограничения контента, контролировать доступ к контенту, отслеживать любое использование основных записей.

Office SharePoint Server 2007 привлек много внимания потому, что в нем предполагалось появление новых функций поиска. Во время наших тестов, однако, было обнаружено лишь незначительное улучшение поискового механизма. Оно сводится главным образом к более широкому охвату информации и интеграции с контентом по другими темам. Нам понравилась функция Content Scopes, более эффективно сужающая поиск и фильтрующая определенные наборы данных.

Многие новые функции и возможности данной версии SharePoint Server - это относится и к большинству приложений из состава Office 2007 - основаны на интеграции с другими компонентами Office. Например, формы получили дальнейшее развитие благодаря интеграции с InfoPath, аналитические инструменты - с Excel, управление сообщениями электронной почты и архивированием - с Exchange и так далее.

SharePoint Server 2007 нужно будет приобретать в качестве самостоятельного продукта. Microsoft не объявила цену, но текущая версия, SharePoint Portal Server 2003, с пятью клиентскими лицензиями стоит (в США) 5619 долл.

Помимо этого корпорация дополнила InfoPath инструментом создания форм для Groove. В результате разработчики могут применять форму InfoPath совместно с пользователями Groove. В процессе тестирования нам не удалось получить какие-нибудь образцы форм, чтобы загрузить их в рабочее пространство Groove. Однако возможность написания макросов в InfoPath должна позволить разработчикам создавать в Groove сложные приложения на основе форм.

Groove будет включаться только в редакцию Enterprise Edition пакета Office. Это означает, что Microsoft упускает возможность помочь малому и среднему бизнесу быстро наладить сотрудничество между работниками, не прибегая к помощи сторонних ИТ-организаций.

Организовать совместное использование записной книжки OneNote оказалось

очень просто - нам потребовалось лишь указать локальный либо сетевой ресурс или сервер SharePoint

Кроме того, Groove имеет множество точек пересечения с другими компонентами Office. Среди них - возможность обнаружения пользователей, включенная в приложение Office Communicator, а также возможности управления документами и потоками работ, которыми обладает Office SharePoint Server. Данная бета-версия не позволяет сделать окончательный вывод, насколько Groove впишется в решения масштаба предприятия. Но даже если никак не впишется, Groove должен оказаться весьма полезным продуктом для рабочих групп, имеющих особую потребность в коллективной работе.

В Office 2003 Microsoft включила возможность совместной работы над документами через сеть с помощью Windows SharePoint Services - набора опирающихся на Windows Server 2003 технологий, которые позволили пользователям коллективно работать над документами в реальном времени.

В бета-версии Office 2007 Microsoft усовершенствовала эту платформу, тесно интегрировав ее с Office SharePoint Server 2007, который теперь служит основой для более структурированных документов и управления контентом. По умолчанию пользователи Office SharePoint Services могут совместно получать доступ к документам из приложений Office, сохраняя их на своих личных сайтах SharePoint.

К тому же в эти сайты будут встроены дополнительные инструменты управления потоками работ. С помощью этих инструментов можно управлять простыми процессами согласования и переработки документов либо создавать потоки документов, чтобы они прошли через определенный процесс.

С аналитиком Майклом Кейтоном можно связаться по адресу: michael_caton@ziffdavis.com.