Не просто еще один день Office’ной работы

ОБЗОРЫ

Вторая бета-версия Office 2007 обладает большим потенциалом, но пользователи продукта должны пройти дополнительное обучение

Изучение второй бета-версии Microsoft Office 2007 в лаборатории eWeek Labs позволило обнаружить привлекательные возможности и инструментальные средства, лишний раз напомнив нам, почему предприятия продолжают пользоваться этим пакетом.

Во время тестирования второй бета-версии Microsoft Office 2007, которая стала доступна 23 мая, на нас большое впечатление произвели заложенные в пакете возможности коллективной работы. Мы считаем, что они действительно дадут импульс для перехода компаний, использующих Windows, на Office 2007, как только начнутся его поставки. (В США пакет поступит в розничную продажу в начале 2007 г.) Во всех приложениях пакета коллективной деятельности уделено столько внимания, что и отдельные пользователи, и предприятия в целом теперь смогут работать с информацией по-новому, более творчески.

Имеющиеся в Office 2007 средства совместной работы коснулись как мелких улучшений вроде простого предоставления календаря Outlook в коллективное пользование, так и обработки потоков документов, размещенных на Office SharePoint Server 2007. Включенная в состав версии Office Enterprise клиентская программа Groove 2007 и усовершенствования в OneNote, в результате которых работники могут непосредственно предоставлять друг другу доступ к своим записным книжкам, в большей степени обеспечило сотрудничество (peer-to-peer) пользователей между собой (cм. с. 18 этого номера).

Тем не менее их могут подстерегать и подводные камни.

Office 2007 имеет новый интерфейс, включая панель (ribbon), состоящую из нескольких инструментальных линеек, которые меняются в зависимости от решаемой задачи, и кнопки Office, заменившей собой прежнее меню File. Наверное, пользователям трудно будет привыкнуть к этим новым элементам. Но мы считаем, что интерфейс интуитивно понятен и работать с ним, может быть, даже удобнее.

Кроме того, Microsoft ввела в Office 2007 новый формат файлов на базе XML (Open XML) для Word, Excel и PowerPoint. Вместо файлов с расширениями .doc, .xls и .ppt вы увидите соответственно .docx, .xlsx и .pptx. Это может вводить в заблуждение и приводить к нежелательным последствиям, если документ в новом формате будет отослан пользователю, у которого установлена одна из прежних версий Office.

В Office 2007 появился новый формат файлов Open XML. Пользователи могут сохранять

свои документы в новом формате или в форматах Office 1997-2003 (.doc, .ppt и .xls).

Документы сохраняются также в форматах .pdf или .xps

Эти новые форматы файлов будут использоваться в Office 2007 по умолчанию. Но файлы можно по-прежнему сохранять в форматах Office 1997-2003. Просто ИТ-менеджеры сами должны решить, как использовать новые форматы файлов. Например, применять ли по умолчанию традиционный формат .doc вместо Open XML.docx.

Приятно было увидеть, что Microsoft наконец предоставила возможность сохранять файлы в формате PDF, но хотелось бы, чтобы Office 2007 поддерживал также и формат OASIS ODF (OpenDo-cument Format).

Microsoft выпустит несколько версий Office 2007, в том числе Office Enterprise и Office Professional Plus, которые будут доступны только клиентам, приобретающим пакеты лицензий (volume-licensing), Office Small Business Edition (в США его цена составляет 449 долл., а стоимость перехода с прежней версии - 279 долл.), Office Standard (по цене 399 долл. или 239 долл. при обновлении), Office Professio-nal (соответственно 499 и 329 долл.) и Office Basic (будет продаваться только через производителей компьютеров). В лаборатории eWeek Labs тестировалась вторая бета-версия Microsoft Office Professional Plus 2007.

Для Office 2007 требуется компьютер с операционной системой Microsoft Windows XP SP (Service Pack) 2 или Microsoft Windows Server 2003, процессор с частотой 500 МГц и выше, ОЗУ не менее 256 Мб и дисковод DVD. Пользователям следует знать, что для инсталляции нужно 2 Гб дискового пространства и что для работы Microsoft Outlook в сочетании с Business Contact Manager (он поставляется с версиями Office Small Business Edition и Office Professional) необходим процессор с частотой 1 ГГц и ОЗУ объемом как минимум 512 Мб.

Внешний вид календаря позволяет легко сопоставлять календарныепланы пользователей, тем более

что их стало проще пересылать по электронной почте

Во время тестирования мы установили Office 2007 Professional Plus (в его состав входят Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word, Communicator, InfoPath и Publisher) на ноутбуке Dell Latitude D620 с двухъядерным процессором Intel Core Duo и операционной системой Windows XP SP2. Кроме того, был инсталлирован пакет на настольном ПК компании Micron с процессором Pentium 4 и видеокартой Nvidia GeForce FX5920 Ultra, который работал под управлением Windows Vista Beta 2. Инсталляция пакета на каждом компьютере заняла около десяти минут.

Впечатления от Office 2007 будут различны в зависимости от используемой вами операционной системы. При работе с Windows XP SP2 по умолчанию Office оформляется в синих тонах, при работе с Vista - автоматически переключается на черные (Vista Obsidian). Мы выяснили, что вторая бета-версия Office 2007 в большей степени использует возможности Vista Aero Glass (особенно в новой панели) по сравнению с прежними бета-версиями пакета.

Word

Первое, что вы заметите при работе в Word 2007, это замена используемого по умолчанию шрифта Times New Roman на Calibri. В результате интерфейс выглядит совершенно иначе. Зато теперь доступ к необходимым инструментам стал гораздо проще, нежели был в прежних версиях Office.

Во время тестирования мы могли создавать документы, а затем сохранять их в различных форматах, включая PDF (наконец-то!) и XPS (XML Paper Specification).

Представители Microsoft утверждают, что новый формат Word XML позволит резко сократить размер файлов, а также облегчит восстановление тех файлов, которые были повреждены. Однако заметного уменьшения наших файлов при тестировании второй бета-версии мы не обнаружили. Microsoft сообщила, что эта проблема будет решена до того, как начнутся продажи Office 2007.

Новая кнопка Office (ее можно рассмотреть в левом верхнем углу)заменяет традиционное меню

 File в Word, Excel и PowerPoint

Несколько новых функций Word должны быть особенно полезны. Document Inspector помогает пользователям удалять из документов Word любые комментарии и всю личную информацию. Кроме того, в Word 2007 можно создавать сообщения для блогов, не выходя из пакета Office, а затем непосредственно пересылать их на онлайновый блог. Для этого нужно зарегистрироваться или разместить свой блог на MSN Spaces, Blogger, SharePoint или Community Server.

Excel

Появление новой инструментальной панели изменило способ работы не только в Word, но и в Excel. Например, мы могли комбинировать различные варианты форматирования при решении задач из области Business Intelligence (анализ и исследование данных).

Используя имеющийся в Excel 2007 новый механизм построения диаграмм, мы создавали любые их варианты - от столбиковых диаграмм до картограмм. Картограмма действительно значительно отличалась от тех, которые мы делали в прошлом с помощью Excel 2000 и 2003.

Приветствуем мы и тот факт, что Excel поддерживает таблицы размером до 1 млн. строк и 16 тыс. столбцов, позволяя анализировать очень большие объемы информации.

PowerPoint

В PowerPoint 2007 теперь можно задавать и сохранять пользовательское оформление слайдов. Это означает, что больше не придется вырезать элементы оформления и вставлять их в новые слайды.

Резюме для руководителей

Office 2007, вторая бета-версия

Менеджеры ИТ, считавшие, что Office 2003 недостаточно сильно отличается от Office 2000, будут удовлетворены продуктом Office 2007, который очень сильно изменился по сравнению с прежними версиями этого пакета Microsoft. Новые возможности коллективной работы интегрированы во все его приложения. Кроме того, он имеет новый пользовательский интерфейс и новые форматы файлов. Office 2007 открывает возможности для повышения производительности работы, но пользователям, вероятно, трудно будет привыкнуть к внесенным изменениям. Их придётся обучить, а ИТ-менеджеры должны также иметь наготове план использования новых файловых форматов. Office 2007 представляет собой пакет, после развертывания которого уже нельзя вернуться к прежнему состоянию. Поэтому организациям следует внимательно изучить вторую бета-версию и решить, как им следует двигаться вперед. Дополнительная информация - на сайте www.microsoft.com/office/preview /default.mspx.

Ценовой анализ

Вторая бета-версия пакета Office 2007 является бесплатной и доступной всем желающим. После официального выхода продукта его версии Professional Plus и Office Enterprise будут продаваться только тем, кто приобретает множество их копий. Office Professional будет стоить 499 долл. или 329 долл. за переход с предыдущей версии. Помимо стоимости лицензий ИТ-менеджерам следует учесть затраты на обучение пользователей и развертывание пакета.

Краткий список аналогов

     - Office 2003 и более ранние версии (Microsoft). Форматы файлов, применяемые исключительно в лидирующем на рынке пакете Microsoft Office, являясь стандартом де-факто, дают пакету Office значительное преимущество. Используемые в настоящее время версии Office будут главными конкурентами для Office 2007 (www.microsoft.com).

     - OpenOffice.org 2.0 (OpenOffice.org). Пакет с полностью открытым исходным кодом, родственный продукту StarOffice корпорации Sun. Как правило, тесно интегрирован с дистрибутивами Linux (www.openoffice.org).

     - KOffice 1.5.1 (KDE Project). Пользователям Linux и других платформ, поддерживающих KDE, KOffice 1.5.1 предоставляет широкий набор возможностей и прекрасно интегрируется с настольными средами (www.koffice.org).

Когда PowerPoint применяется в сочетании с Office SharePoint Server, пользователи могут инициировать процессы редактирования и утверждения, управлять ими и отслеживать их, не выходя из PowerPoint 2007.

В прежних обзорах мы говорили, что хотели бы, чтобы PowerPoint позволял экспортировать презентации в виде документов PDF или файлов Macromedia Flash. Наше пожелание удовлетворено наполовину: как и другие входящие в пакет приложения, PowerPoint 2007 может осуществлять экспорт в формат PDF. Однако Macromedia Flash по-прежнему не поддерживается.

Outlook

Outlook 2007 обладает множеством новых возможностей, которые, вероятно, понравятся пользователям. Помимо этого навигация стала в целом более плавной, а многие задачи, связанные с коллективной работой, теперь решаются проще.

Хотя Microsoft значительно переработала другие ключевые элементы пакета Office, в случае с Outlook она остановилась на половине дороги: сохранились некоторые элементы интерфейса пользователя из Outlook 2003, но новые функции хорошо интегрированы, а панель Office добавлена в тех местах, где создается контент.

Пользовательские интерфейсы для электронной почты, календаря и выполнения задач очень схожи с теми, что имеются в Outlook 2003. Серьезных изменений только два: менее строгий дизайн в стиле Windows XP и добавление развертывающейся панели задач (To-Do Bar) в правом углу основного экрана.

Сохранилось краткое отображение электронной почты, календаря и задач в Outlook Today, но панель задач можно настроить так, чтобы она напоминала о делах и событиях текущего дня. При просмотре электронной почты, списка контактов, журнала и задач панель можно разворачивать и сворачивать.

Нам понравился новый внешний вид программы, но он имеет несколько негативных аспектов. Например, панель в окне, где пишутся сообщения электронной почты, содержит некоторые редко используемые при отправке сообщений опции, такие, как задание времени доставки, а вот для отправки требуется сделать несколько лишних щелчков мышкой, что вряд ли придется по душе пользователям.    

Примут ли компании новый формат файлов?

В начале 2007 г. Microsoft выпустит Office 2007. Этот офисный пакет принесет с собой новые форматы файлов на базе XML.

Вместо традиционных .doc, .xls и .ppt, применяемых в прежних версиях Office, в Office 2007 новые форматы файлов Word, Excel и PowerPoint будут иметь расширения соответственно .docx, .xlsx и .pptx.

Перейти на Office 2007 планирует, например, компания Duke Energy, но ее ИТ-менеджеры не намерены спешить с этим переходом. Как сказал один из них, менеджер по офисным приложениям для настольных ПК Джеф Уорбойс, он думает настроить новый пакет таким образом, чтобы в течение переходного периода пользователи создавали и сохраняли файлы в форматах Office 1997-2003. Уорбойс рассматривает также возможность установки пакета, выпущенного Microsoft для Office 2003 и обеспечивающего совместимость по форматам файлов. Его можно загрузить с сайта производителя. Этот пакет позволяет пользователям старых версий Office читать, сохранять и создавать файлы в новых форматах.

Duke Energy участвует в программе Microsoft TAP (Technology Adoption Program) и в настоящее время изучает Office 2007 с упором на его основные приложения, которые являются важнейшими инструментами бизнеса. Джеф Уорбойс сказал, что он переведет свыше 30 тыс. пользователей на Office 2007 в течение 2008 г., а сотрудников некоторых бизнес-подразделений, возможно, и раньше, по мере необходимости.

“Конечно, говорить об этом пока еще рано, но, наверное, на какое-то время мы сохраним смешанную среду, - говорит Уорбойс. - Я подумываю об использовании пакета совместимости для Office 2003, чтобы все-таки можно было задействовать внутри корпорации файлы .xlsx. Тем не менее мы будем стараться не допускать применения этих форматов пользователями, пока не овладеем ситуацией полностью”.

Во избежание неприятностей лаборатория eWeek Labs рекомендует менеджерам ИТ на первых порах действовать аналогичным образом: назначить использование старых файловых форматов из Office 1997-2003 по умолчанию, пока все сотрудники предприятия не научатся читать, редактировать и сохранять файлы в новых форматах.

Потребуется время, чтобы пользователи привыкли к новым форматам. Тем не менее Уорбойс уверен, что отказ от бинарных форматов файлов себя оправдает.    

“У нас были проблемы, особенно с Word и внутренней базой данных, - говорит он. - Пользуясь форматами на базе XML, мы сможем восстанавливать данные без обращения к копиям, хранящимся на магнитных лентах”.

Нужна открытость

Однако некоторые ИТ-менеджеры не испытывают большого энтузиазма по поводу новых форматов файлов Microsoft. Они предпочли бы, чтобы эта корпорация поддержала формат OASIS ODF (OpenDocument Format).

Им не повезло, во всяком случае на данный момент. Хотя в Office 2007 наконец появилась возможность сохранять файлы в формате PDF, корпорация до настоящего времени не предприняла никаких шагов для поддержки ODF.

Эд Бенинкаса, один из корпоративных партнеров eWeek и вице-президент подразделения информационно-управляющих систем в FN Manufacturing, считает, что Microsoft должна упростить для пользователей обмен документами, обеспечив поддержку промышленных стандартов, таких, как ODF.

“Компаниям необходимо поддерживать коммуникации во всемирном масштабе, и производители ПО должны помогать им в достижении совместимости документов, а не препятствовать этому, - считает Бенинкаса. - Если Office представляет собой лучший продукт такого рода, то Microsoft не следует беспокоиться о своей доле рынка. Пусть за себя говорит сам продукт, а не его особый формат файлов”.

          

Файлы Office: смотри на букву "О"

В Office 2007 Microsoft вводит новые форматы Open XML, но на гиганта индустрии ПО продолжают оказывать давление по поводу поддержки ещё и формата ODF, применяемого в альтернативных офисных пакетах, таких, как OpenOffice.org. Ниже перечисляются различные форматы файлов, с которыми пользователи могут встретиться, если начнет расти число офисных пакетов, используемых на предприятиях.

Источник: Лаборатория eWeek Labs.

Множество новых функций добавлено в календарь Outlook. Они значительно упрощают совместную работу с другими пользователями. Среди прочего теперь поддерживается коллективное календарное планирование как внутри группы, так и за ее пределами независимо от обслуживающего сервера (back-end server). Особенно нам понравилась функция, позволившая по электронной почте направить другим пользователям копию нашего календаря в формате iCal, чтобы информировать их о времени, когда мы будем свободны.

Со старшим журналистом Энн Чен можно связаться по адресу: anne_chen@ziffdavis.com. В подготовке статьи участвовал аналитик Майкл Кейтон.