ПРОЕКТЫ
Система слежения, разработанная фирмой Pitney Bowes и почтовой службой США, экономит тысячи долларов
Дебби Коумри постоянно стремится использовать новые технологии для более эффективной работы своей организации - муниципального суда Роки-Ривер из пригорода Кливленда, где она занимает пост старшего помощника секретаря. Поэтому, когда фирма Pitney Bowes предложила принять участие в новой программе почтовой службы США, Коумри просто не могла упустить такую возможность. Суть предложения состояла в переходе на электронные уведомления о вручении корреспонденции.
"Нас здесь считают сторонниками технических новинок и довольно часто обращаются с интересными предложениями, - рассказала Коумри. - На этот раз представитель Pitney Bowes познакомил нас с пилотной программой электронных уведомлений e-Return Receipt, которую развертывает почтовая служба. Перспектива показалась привлекательной, поскольку нам нравится экспериментировать с новыми технологиями, особенно если они экономят время. Теперь же, как мы поняли, открывалась новая возможность обработки и хранения документов". А поддержание порядка в судебном делопроизводстве как раз и входит в обязанности Коумри.
Муниципальный суд Роки-Ривер является судом первой инстанции, где рассматриваются преимущественно случаи нарушения правил дорожного движения и другие не слишком значительные проступки. Аппарат секретаря здесь отвечает за ведение делопроизводства, в частности за рассылку повесток с вызовами в суд.
Джеффри Платт из Pitney Bowes рассказывает,
как его фирма в партнерстве с Федеральной
почтовой службой США создавала новую систему
По закону такие повестки должны отправляться заказной почтой с уведомлением о вручении, т. е. адресат должен расписаться за получение такого письма на зеленом уведомлении почтовой службы США, которое после этого приобретает силу юридического документа. До перехода на электронную систему, вспоминает Коумри, каждое такое уведомление подшивалось в соответствующее дело вручную, причем еженедельно это приходилось делать примерно 175 раз.
"О любом иске, даже если он касается гражданской ответственности или небольшого правонарушения, необходимо обязательно сообщить ответчику, - пояснила суть своей работы Коумри. - Требуется, естественно, и официальное подтверждение того, что повестка доставлена по назначению. Это можно поручить судебному приставу, который вручит вызов лично в руки, но такой путь используется чаще всего при расследовании уголовных дел. Что же касается гражданских, то повестки рассылаются по почте заказными письмами с уведомлением о вручении". Как только суд получает подписанное адресатом уведомление о вручении, эта процедура считается выполненной и делу дается дальнейший ход.
Осенью 2004 г., когда Коумри узнала от представителя Pitney Bowes о системе электронных уведомлений, особых проблем с традиционной системой суд не испытывал. Уведомления если и пропадали, то очень редко, как это случается с любой почтовой корреспонденцией.
"Серьезных оснований для отказа от прежнего способа мы не видели, - отметила Коумри. - Процесс доставки уведомлений был хорошо отлажен, они практически не терялись". Но ее внимание привлекла новая разработка Pitney Bowes, проведенная совместно с почтовой службой США, которую ей описал представитель фирмы Бад Хоузи. Новинка позволяла перевести весь процесс в онлайновый режим и добиться немалой экономии.
До этого, по словам Коумри, судебный секретарь вводил информацию по иску в систему CourtView (фирмы Maximus, шт. Северная Каролина), которая и контролировала прохождение всей информации по делу, включая его номер, адрес получателя и другие сведения об истце и ответчике. Необходимая информация затем распечатывалась на специальных конвертах заказной почты с помощью матричных принтеров. Каждая такая операция обходилась примерно в один доллар. Карточки с уведомлением о вручении заполнялись вручную, так же наносились и штемпели об оплате.
Когда подписанное получателем уведомление о вручении возвращалось в суд, его вручную подшивали в дело, а затем секретарь делал соответствующую пометку в системе управления. Каждая карточка уведомления обходилась в 1,85 долл., причем никто не мог сказать, где та находится, пока почтальон не приносил ее в суд.
Старшего помощника судебного секретаря Дебби Коумри
привлекла потенциальная экономия почтовых расходов
В новой же системе, по словам Коумри, все происходит по-другому. Прежде всего судебный секретарь открывает на своем ПК приложение Label Number фирмы Pitney Bowes, копирует из системы управления номер дела и вводит почтовый индекс получателя. Затем на принтер Pitney Bowes LPS-1 PC Label Printer выводится штрихкод со всей необходимой информацией, который наносится на наклейку заказной почты (их можно заказать в почтовой службе США) и в таком виде наклеивается на обычный конверт. В результате уже на этом этапе удается сэкономить порядка 95 центов на каждом письме. Далее секретарю остается только вложить конверт в почтовую систему Pitney Bowes DM5550, отсканировать оба штрихкода и отправить письмо как обычно. Одновременно, пояснил директор по маркетингу Pitney Bowes Джеффри Платт, информация из штрихкода передается через модем рабочей станции почтовой системы, для чего Pitney Bowes использует технологию IntelliLink: "Всю полученную информацию Pitney Bowes раз в сутки, по ночам, пересылает в почтовую службу США. Та же в свою очередь четыре раза в сутки отчитывается по всем транзакциям с подтверждением доставки и подписи, по заказной почте и уведомлениям о вручении. Все это делается электронным способом с помощью почтовой системы семейства DM".
При получении заказного письма из суда ответчик расписывается на стандартном почтовом бланке, который после сканирования в почтовом отделении уничтожается. Электронная же копия в формате PDF пересылается в суд. Самую свежую почтовую информацию персонал суда Роки-Ривер всегда может просмотреть на своей защищенной странице сайта pb.com.
"При желании каждый клиент может в любой момент легко получить оперативную информацию, - сказал Платт. - Для этого ему достаточно перейти на страницу My Account и щелкнуть кнопку с номером. По этой команде система посылает API-вызов в почтовую службу и получает оттуда свежую информацию, поступившую после последнего обновления файла".
| Краткая справка Заказчик. Муниципальный суд Роки-Ривер (шт. Огайо). Задача. Аппарат судебного секретаря пользовался неэффективной системой подготовки и рассылки повесток с уведомлением о вручении, в которой приходилось подписывать специальные дорогостоящие конверты на старых матричных принтерах. Технический партнер. Pitney Bowes. Рекомендованное решение. Развертывание на персональных компьютерах секретариата приложения Label Maker фирмы Pitney Bowes и подключение к ним ее же принтера LPS-1 PC Label Printer, обеспечивающего печать на стандартных конвертах; развертывание почтовой системы Pitney Bowes DM5550 Series Mailing System со сканером для ввода почтовой информации; пересылка информации на серверы Pitney Bowes через модем с помощью технологии IntelliLink корпорации Intel; слежение за всеми этапами процесса по отчетам на сайте Pitney Bowes; еженедельная загрузка PDF-файлов с подписями получателей повесток и другой контрольной информации в электронную таблицу Excel. Рентабельность. Новая система намного повысила эффективность документооборота, снизила расходы на канцелярские товары и почтовые услуги. |
На сайте Pitney Bowes предусмотрена также возможность отслеживания поступающей информации. Один из сотрудников здесь постоянно следит за не врученными вовремя уведомлениями, дважды в неделю проверяя весь их список. Как только подписанное уведомление получено, он вводит дату доставки в управленческое приложение, а суд еженедельно загружает все такие данные в электронную таблицу Microsoft Excel.
По понедельникам судебный секретарь скачивает файлы с подписями получателей (аналог традиционных зеленых карточек) в свою управленческую систему. Чтобы просмотреть уведомление о вручении повестки, Коумри заходит в эту систему, вводит номер дела и дату доставки, после чего на экран выводится соответствующий файл PDF с подписью получателя.
Чтобы обеспечить сохранность электронной информации, в суде производится ежедневное, еженедельное и ежемесячное ее копирование, а страховые копии персонал сохраняет во внешних хранилищах. В качестве резервной меры Pitney Bowes создает дублирующий комплект записей, который хранится на протяжении семи лет - именно такой срок установлен для судебных документов, с которыми имеет дело Коумри.
Как вспоминает Платт, его фирма начала сотрудничать с Федеральной почтовой службой в сентябре 2004 г., вскоре после того как последняя развернула сервис электронных уведомлений e-Return Receipt. Организовав такую услугу, почта не смогла самостоятельно предложить нечто такое, что позволило бы бизнесу в полной мере воспользоваться открывшимися возможностями. Совместными же усилиями партнерам удалось упростить новый сервис на базе специально созданной линии электронных штемпелевальных машин. По оценке Коумри, электронная система Pitney Bowes и почтовой службы не только более эффективна, но и экономична. Отправка одного официального письма теперь обходится суду в 1,35 долл., т. е. на 50 центов дешевле, чем раньше.
Самой серьезной проблемой на этом пути стало признание новой системы в Верховном суде Огайо, без утверждения которого электронные уведомления о вручении не имели юридической силы. Теперь же, когда такое разрешение получено, окружные суды могут сами решать, пользоваться сервисом e-Return Receipt или нет.
В ближайшем будущем, надеется Коумри, решение Pitney Bowes будет интегрировано с управленческой системой CourtView, что избавит сотрудников суда от необходимости копировать номера дела и хранить отдельные файлы PDF с подписями ответчиков. Работа в этом направлении уже началась, и Коумри в сотрудничестве с Maximus и Pitney Bowes приближает этот момент.
Пока же часть работы в суде приходится выполнять вручную, но конечную цель проекта системный администратор суда Майк Брейкен видит в прозрачной интеграции обеих систем.
Рон Миллер - независимый автор из Амхерста (шт. Массачусетс). Связаться с ним можно по адресу: ronsmiller@ronsmiller.com.
