ОФИСНЫЕ РЕШЕНИЯ
SRC и Xerox помогли городу получить новое решение для управления документами
В 1997 г., когда Дэнни Хилл, директор информационной службы в офисе управления и бюджета Ньюарка (шт. Нью-Джерси), занял свой нынешний пост, он знал, что для повышения эффективности работы городу необходимы современные технологии.
Хилл: “Городу необходимо было найти
способ, как улучшить управление
критически важными данными
Вскоре Хилл начал предпринимать первые шаги в данном направлении и приступил к развертыванию ряда новых систем. К 2004 г. его команде стала совершенно очевидной причина множества проблем: сотрудникам городской администрации приходится иметь дело с документами и данными, разбросанными по многочисленным серверам и хранилищам. Необходимо было найти способ управления этой информацией и одновременно сократить объем "бумагооборота" в городских службах.
"Ньюарк ничем не выделяется среди прочих муниципальных образований страны, - говорит Хилл. - Основные операции у нас всегда осуществлялись с помощью бумаг. В то время, когда мы приступили к автоматизации разных сфер деятельности городской администрации, все большее значение начало приобретать управление электронными данными, а имевшихся у нас возможностей для этого уже не хватало".
В администрации Ньюарка трудится более 4,5 тыс. человек, из них 1,5 тыс. имеют доступ к компьютерам. Эти работники находятся в 40 различных местах, закрепленных за 12 департаментами, которые управляют 12 агентствами.
Хилл попросил осуществлять общий надзор за проектом Шерронду Кэррол, сотрудницу, имевшую опыт работы над другими корпоративными проектами такого рода. Хилл и его команда поставили перед ней общую задачу - рационализировать внутренние процессы. Но для этого необходимо было определить процессы, оптимизация которых даст максимальный эффект.
Кэррол: “Мы выявили те процессы,
которые затрагивали город в целом”
"Нам нужно было выявить общие процессы - те, которые действительно затрагивают город в целом", - вспоминает Кэррол.
Когда она закончила свой анализ, сотрудники офиса управления и бюджета сформулировали несколько целей, которые должны были быть достигнуты в рамках данного проекта. Среди прочего предусматривалось создание репозитория на базе Web-технологии, из которого граждане и сотрудники городской администрации могли бы получать информацию и бланки документов.
Команда из офиса управления и бюджета хотела также упростить деловые процедуры в городской администрации, расширив использование электронных форм и сократив объем переписки между подразделениями, а кроме того, уменьшить количество бумаг, используя технологии сканирования и управления электронными документами.
Город начал рассматривать кандидатуры вендоров, рассказывает Хилл. Среди них были компании IBM, Oracle и Xerox. Последняя предложила наиболее законченное решение, включавшее многофункциональные устройства (копир, принтер, сканер, почтовый клиент и факс), копировальные машины Xerox и систему управления документами DocuShare.
"Когда мы познакомились с решением Xerox в сочетании с DocuShare, мои сотрудники сочли, что с точки зрения аппаратного и программного обеспечения оно охватывает проблему целиком", - сказал Хилл.
Помимо этого Xerox привлекла к участию в проекте своего бизнес-партнера SRC Solutions из г. Данмора, шт. Пенсильвания. В соответствии с условиями контракта стоимостью 1,8 млн. долл., заключенного между этими двумя компаниями, SRC было поручено проанализировать бизнес-процессы и рационализировать их. По словам Хилла, SRC имела опыт управления бизнес-процессами, которого недоставало Xerox.
"Но подлинная отдача от наших вложений связана не просто с упрощением сканирования, хранения и поиска документа, - говорит Хилл. - Это, конечно, очень важно, когда речь идет об управлении информацией. Но мы стремились к организации коллективного использования этих данных, распространению их по всем городским службам и к интеграции с другими приложениями на базе Web-технологии. А поскольку у Xerox не было опыта в этой области, она обратилась к SRC, и та взяла на себя главную роль в нашем деле".
"Мы специализируемся на управлении бизнес-процессами, - сообщил старший вице-президент SRC по разработке и развертыванию продуктов О’Бойл. - А оно подразумевает, что управление документами, создание электронных форм и работа цифровых печатающих устройств должны быть тщательно согласованы".
Осенью 2004 г. Кэррол начала с анализа имевшихся потребностей и выявления проблем, которые надлежало решить в первую очередь. Совместно с SRC она запустила пилотный проект в двух офисах - юридическом и коммунальной службе, потому что от них исходило особенно много документов. В обоих офисах установили многофункциональные устройства Xerox WorkCentre Pro 65, а на компьютере каждого пользователя - программу Visioneer PaperPort и клиентское ПО Xerox DocuShare.
Через Интернет можно легко получить городские документы из центрального хранилища
МФУ Xerox WorkCentre Pro 65, работающее и сегодня, подключено к городской сети. Когда сотрудникам необходимо отсканировать документ, они подходят к устройству, выбирают свое имя в меню аппарата и производят сканирование. Образ документа пересылается на сервер и сохраняется в папке соответствующего пользователя.
"Программа вывода изображений проверяет эти папки каждые 30 с (или через иные заданные промежутки времени), - рассказывает Кэррол. - Если в папке появился новый образ документа, PaperPort открывает его и выводит на дисплей соответствующего сотрудника. В большинстве случаев к тому моменту, когда пользователь возвращается от сканера к своему столу, изображение уже находится на экране".
После этого можно, к примеру, отбуксировать образ документа в Microsoft Outlook, чтобы переслать его по электронной почте, или в DocuShare для индексирования.
По словам О’Бойла, были проанализированы также маршруты, по которым бланки циркулируют по городу. Выяснилось, что сотрудники часто направляли несколько бумажных бланков в различные подразделения на согласование и для получения подписей, используя внутреннюю почтовую службу городской администрации. Стало понятно, что эффективность работы можно повысить, воспользовавшись электронными формами.
Компания создала Web-сайт, на котором разместила сервисы и бланки. Теперь все доступно в едином репозитории, получившем название NDEX (Newark Document Express). Это главное место в сети, где граждане и городские служащие могут найти информацию и бланки, необходимые для решения находящихся в ведении города вопросов.
В ближайшие годы город продолжит совершенствование деловых процедур и бизнес-процессов, а чтобы немного разгрузить свои серверы, создаст сеть хранения данных.
В октябре прошлого года, когда Хилл выступил с презентацией на организованном администрацией штата Нью-Джерси симпозиуме (New Jersey States Technology Symposium), власти других городов были удивлены и восхищены прогрессом, достигнутым в автоматизации местных служб Ньюарка.
Рон Миллер является независимым журналистом из г. Амхерста, шт. Массачусетс. Ему можно писать по адресу: ronsmiller@ronsmiller.com.
