ОФИСНЫЕ РЕШЕНИЯ
Счета-фактуры, может, и не столь уникальны, как снежинки или отпечатки пальцев, но и их оформление поразительно разнообразно: на одних дата может стоять в правом верхнем углу, на других - в левом; в одном документе может быть написано "Счет #", в другом - "Счет No." Короче говоря, все ключевые элементы счета-фактуры - от номера заказа до суммы. предусмотренной к оплате, - могут указываться в различных форматах и размещаться в любом месте.
Если у вашей компании более 2 млн. клиентов и ваша бухгалтерия каждый день обрабатывает свыше 700 бумажных платежек, если, чтобы автоматизировать работу со счетами и отказаться от ручного ввода данных, вы начинаете подумывать о приобретении системы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR), подобное отсутствие стандартов может стать для вас серьезной проблемой.
Однако стоит вам приобрести хорошее ПО для работы со счетами, установить высокопроизводительный промышленный сканер и найти поблизости преисполненного энтузиазма системного интегратора - и контуры решения начнут вырисовываться.
Попробуйте воспользоваться опытом компании Northeast Utilities (NU) из г. Хартфорда, шт. Коннектикут, занимающейся электро- и газоснабжением и входящей в список Fortune 500, и результат, как говорится, намного превысит ожидания.
"Мы обрабатываем примерно 2,5 тыс. счетов в неделю. И дабы средства поступили к получателю в течение 30 дней, нам на ввод каждого счета в систему отводится 21 день", - объясняет Луиза Жак, аналитик бухгалтерии NU, проработавшая в компании 25 лет.
NU приняла решение изучить возможность использования высокоскоростного промышленного сканера и технологии OCR для устранения ручного ввода данных и автоматизации проверки счетов. Помимо этого NU стремилась интегрировать новые технологии с имеющимися у нее бухгалтерским ПО и системой управления документооборотом. После того как поставщикам была разослана спецификация требуемого решения, начались переговоры.
"На протяжении года с лишним, - вспоминает Жак, - мы множество раз встречались с различными интеграторами и производителями, чтобы посмотреть, какое ПО лучше всего будет соответствовать нашим потребностям". Компания AnyDoc, занимающаяся автоматизированным вводом документов и данных, рекомендовала Northeast Utilities, по словам Винни Чероне, вице-президента Imaging Solutions по операциям, воспользоваться услугами своего местного интегратора Imaging Solutions на самом раннем этапе закупок. По итогам переговоров NU в конечном счете остановила свой выбор на AnyDoc и Imaging Solutions.
Чероне: “В период развертывания системы
мы работали рука об руку с AnyDoc”
"AnyDoc настроила свое ПО для ввода данных из взятых для примера счетов Northeast Utilities, - рассказывает Чероне. - Мы работали с нею рука об руку в период установки и развертывания системы. Обширное ее тестирование было проведено в основном силами Imaging Solutions и Northeast Utilities".
Imaging Solutions спроектировала программно-аппаратный комплекс, в котором используются ПО AnyDoc Invoice и высокопроизводительный промышленный сканер. AnyDoc Invoice выявляет данные в неструктурированных формах (от идентификационного кода производителя и даты выставления счета до номера заказа и условий платежа), автоматически загружает их в систему и обрабатывает. Когда информация введена, подтверждена и проверена, отсканированные изображения автоматически помещаются в базу данных, ERP-приложение, систему управления документами и/или потоками работ.
Поскольку важнейшим элементом в этом процессе является сканер, Imaging Solutions и NU совместно занимались поисками лучшего аппарата и, как сказал Чероне, в конце концов остановили свой выбор на промышленном сканере Eastman Kodak i840.
Это высокопроизводительное устройство может сканировать документы в цветном и черно-белом режимах с высоким разрешением и большой скоростью. Модель i840, в результате того что в ней применена ультразвуковая технология, способна сканировать наклейки-липучки и бумагу различной толщины. Кроме того, указанная технология упрощает предварительную сортировку, повторное сканирование и последующую обработку изображений.
"Раньше на подготовку, сортировку и сканирование поступившей за день почты уходило примерно полтора дня. Теперь скопившиеся за три дня счета можно отсканировать за несколько часов. Благодаря возможности загрузки и быстрого считывания устройство Kodak i840, имеющее загрузочный лоток на 1 тыс. листов, стало для нас вкупе с высокопроизводительной программой OCR огромным подспорьем", - считает Жак.
Досье
После того как счета отсканированы, ПО AnyDoc Invoice вводит в систему наиболее важные данные из них. Эти данные сравниваются с теми, которые хранятся в бухгалтерской системе NU, и счет может быть автоматически принят к оплате без участия человека. Например, чтобы выяснить, кому из производителей присвоен данный номер заказа, его код сравнивается с имеющейся в NU базой данных.
Программа может запомнить, где именно каждый производитель указывает те или иные данные в своих счетах - от даты выставления счета до номера заказа, и использовать эту информацию впоследствии. Отсканированные изображения счетов также хранятся в системе управления документами NU.
"Данное решение привело к огромным переменам. Теперь мы фактически обрабатываем счета за два-три дня", - с удовлетворением отмечает Жак.
Но не все было гладко. Жак убеждена, что ее подразделение слишком жестко ориентировалось на установленную дату ввода системы в эксплуатацию: "Мы поставили цель настроить ПО к определенному дню, чтобы тут же начать его использование. В результате, с моей точки зрения, ПО не было должным образом протестировано. Некоторые внутренние настройки OCR оставались не вполне правильными".
Оглядываясь назад, можно с уверенностью утверждать, что важнейшее значение имело решение NU воспользоваться услугами местного системного интегратора. Когда NU обращалась за помощью к Imaging Solutions, та имела возможность быстро прислать своего сотрудника.
Теперь Imaging Solutions осуществляет сопровождение установленной в NU системы. Необходимость обращаться за помощью в AnyDoc возникает не часто. Тем не менее тесный контакт с производителем был весьма полезным на начальных этапах, поскольку тогда AnyDoc направила своих специалистов в офис NU для оказания помощи в развертывании системы.
Учитывая успешное внедрение системы обработки счетов, NU рассматривает возможность использования аналогичного решения в подразделениях, занимающихся определением ставок оплаты и предоставлением скидок, а также для обработки календарных графиков.
Эммет Коул является независимым журналистом, освещающим вопросы бизнеса. Ему можно писать по адресу: isiwork@hotmail.com.
