ПРОЕКТЫ
Сегодня уже, пожалуй, не найдешь компании или предприятия, которых в той или иной мере не коснулись бы проблемы автоматизации. Многие прошли через этот процесс не единожды - переходя от больших счетных машин к ПК или с одной ИС на другую. Часто последнее является следствием быстрого развития фирмы, когда имеющаяся система перестает отвечать потребностям бизнеса. Так было и в компании "Эгопласт", которая занимается поставками на российский рынок труб из пластика и другого оборудования для водоснабжения, отопления и канализации.
Реинжиниринг и реавтоматизация
К 2005 г. быстрый рост ассортимента, оборотов и бизнеса "Эгопласта" в целом привели к необходимости некоторых структурных изменений и использования более совершенной управленческой системы. С 1999 г. учет здесь велся с помощью ПО собственной разработки под названием "Полимер", которое, как любая нестандартная программа, плохо поддавалось адаптации к новым реалиям (в том числе и в связи со специфической архитектурой). Особенно это сказывалось на деятельности отдела логистики, оперирующего данными о многотысячном ассортименте.
Приступив в начале прошлого года совместно с консалтинговой компанией Peppers & Rogers Group к реструктуризации и оптимизации бизнес-процессов, руководители "Эгопласта" задумались и о выборе соответствующей ERP-системы. К ней предъявлялись следующие требования: многофункциональность, учет российской специфики документооборота, легкость доработки по запросу заказчика, наличие успешных внедрений в России и надежных компаний-интеграторов, с которыми можно вести долгосрочные отношения, адекватная стоимость внедрения и поддержки, а также соответствие системы масштабам бизнеса.
Сергей Сироклин: “Сегодня благодаря
системе мы можем контролировать
и время прохождения груза, и затраты
на каждый этап его пути”
В результате поиска была выбрана Microsoft Dynamics AX. "Еще одним важным аргументом в пользу этой системы, - рассказал начальник отдела автоматизации систем управления компании "Эгопласт" Сергей Сироклин, - явилось наличие в ней модуля сводного планирования. При современной динамике бизнеса, нашей многотысячной номенклатуре товаров и большом количестве контрагентов он крайне необходим. Кстати, именно поэтому первыми участками, где началось внедрение новой ИС, стали логистические подразделения - от четкости их работы зависело очень многое".
Новая ИС - это непросто
Выбрав систему, определили и поставщика, которому предстояло ее внедрять, - им стала консалтинговая компания Columbus IT. "В "Эгопласте" мы применили методологию, созданную нами для подобных проектов автоматизации, - рассказал менеджер по работе с клиентами Columbus IT Russia Егор Иванов, - она предполагает несколько этапов (фаз). Первый - "Анализ и дизайн", результатом которого является проектная документация на внедрение системы. Он занял у нас около двух месяцев. Почти столько же ушло на следующий этап - "Построение". На этой фазе происходит программирование и тестирование модификаций, подготовка пользовательских процедур. Наконец, этап внедрения системы мы преодолели за месяц, и в январе нынешнего года все сотрудники "Эгопласта" начали работать в ней в штатном режиме".
Егор Иванов: “В “Эгопласте” мы применили
методологию, созданную нами для
подобных проектов автоматизации”
Разумеется, переход на новую ИС не обошелся без трудностей. "На первом этапе построения системы основной сложностью для нас стал процесс переноса и трансформации архивных данных из предыдущей системы в Microsoft Dynamics AХ, - вспоминает Сергей Сироклин. - Это было связано с несоответствием в структурах БД двух систем, а также с принципиальными различиями в архитектуре. "Досталось" и сотрудникам - старая система была "заточена" под нашу деятельность, и поначалу непросто было даже привыкнуть к новым интерфейсам, экранным формам, кое-что в них было не совсем удобно; ощущалась недостаточная информационная насыщенность стандартных отчетных форм. Особенно трудно далось параллельное использование двух систем в течение месяца. Однако к настоящему времени пользователи адаптировались к новой системе, да и в самой ИС многое удалось скорректировать по их пожеланиям: например, если прежде получение некоторых управленческих финансовых отчетов проходило в несколько шагов, то сейчас нам удалось существенно упростить этот процесс. На сегодняшний день основная сложность при реализации новых требований вызвана огромным объемом имеющегося в системе функционала, поэтому перед разработкой мы проводим доскональный анализ возможных взаимосвязей и логических конфликтов тех или иных блоков ИС".
Проект реализован... проект продолжается
Сегодняшний программно-аппаратный комплекс "Эгопласта" имеет трехуровневую конфигурацию с одним сервером приложений (AOS) и множеством подключенных к нему тонких клиентов. В качестве сервера базы данных используется MS SQL Server. В настоящее время подключено около 80 активных пользователей, из них более 50 работают в основном офисе, а остальные распределены между петербургским подразделением компании и складами в Подмосковье. "Для связи с ними мы задействовали стандартное решение, - отметил Сергей Сироклин, - удаленные пользователи работают в единой базе данных через соединение WTS (Windows Terminal Services) по протоколу RDP (Remote Desktop Protocol). Поскольку в качестве корпоративного стандарта мы используем лицензионное ПО от Microsoft, то выбор решения для удаленной работы был сделан в пользу простого для администрирования и надежного WTS".
Обработка и анализ информации по всем функциональным областям осуществляется менеджерами тех или иных операций, бизнес-процессов. Так, работа специалиста отдела логистики сегодня проходит по следующей схеме: после формирования заказа и его подтверждения сотрудник формирует так называемый "груз": физически это машина с товаром, а с точки зрения системы - некое объединение заявок поставщикам. В системе "груз" появляется после того, как реальную машину отгрузили у поставщика, дальше специалист может отслеживать прохождение этого транспорта ("груза") через ряд контрольных точек: погрузку, приход на таможню, растаможивание, приход на перевалочный (или распределительный) склад, разгрузку и т. д. "Важно, что благодаря этому в системе можно контролировать и время прохождения груза, и затраты на каждый этап его пути, - считает Сергей Сироклин. - Первое необходимо для подготовки склада к разгрузке, предупреждения клиента о приходе груза; второе позволяет учесть все затраты по каждой партии товара, по конкретной перевозке и выйти на качественно новый уровень расчета себестоимости услуг по доставке грузов. Такие возможности существенны как для оценки рентабельности и эффективности бизнеса в целом, так и для понимания, насколько прибыльна каждая из наших сделок.
Собственно, отдача от внедрения любой ИС может быть ощутима только в том случае, если анализ данных по определенному бизнес-процессу используется для оптимизации или принятия решений по другому (смежному) бизнес-процессу, и мы, естественно, к этому стремимся. Например, сотрудники отдела продаж используют разную отчетность для отслеживания срока и статуса резервов, для увеличения оборачиваемости по дефицитному товару и предотвращению появления "мертвых" резервов. Формирование очереди и плана отгрузки с оптового склада ведется на основании ABC-классификации клиентов по нескольким показателям, в частности реализации, марже. Анализ оборачиваемости и динамики изменения оборачиваемости товаров или их групп осуществляется продукт-менеджерами и позволяет выявить неликвидные позиции".
| Компания "Эгопласт" Основана в 1997 г. как торговая организация, занимающаяся поставками на российский рынок трубопроводных систем из пластика и другого оборудования для водоснабжения, отопления и канализации. С 2000 г. в составе холдинга работает собственное производство - завод "Политрон" в Подмосковье, выпускающий трубы из трудновоспламеняемого полипропилена для систем внутренней канализации; в 2006-м открыто подразделение фирмы в Санкт-Петербурге. Имеется три складских комплекса, для грузоперевозок используются собственные и арендуемые автомашины. В настоящее время число клиентов в России и странах СНГ превышает 3000. Ассортимент изделий - более 8000 позиций. Обороты холдинга по сравнению с 2000 г. увеличились в 15 раз. |
Однако проект автоматизации в "Эгопласте" на этом не завершился: в нынешнем августе он получил развитие - началось внедрение блоков "Управление кадрами" и "Расчет заработной платы". Сергей Сироклин считает, что в определенном смысле это - уникальный проект, где будут автоматизированы все процессы по кадровому менеджменту: кадровое делопроизводство, расчет больничных и заработной платы, начислений и удержаний, расчет налогов и взносов с ФОТ, формирование отчетности для ИМНС и ПФР, а также процессы по обеспечению бизнеса кадрами: подбор и анкетирование, оценка деятельности и управление компетенциями, проведение аттестации работников и многое другое. Планируется внедрить модули "Расчеты с персоналом", "Кадровый учет", "Управление персоналом" и "Анкетирование".
Помимо внешних проектов с консалтинговыми компаниями в "Эгопласте" ведется несколько внутренних проектов по развитию корпоративных ИС. В качестве примера можно привести создание модуля CMS (Content Management System) в Microsoft Dynamics AX, который позволил переложить все функции управления содержанием веб-сайтов компании с технических специалистов на сотрудников отдела маркетинга и рекламы. В течение нескольких месяцев должен быть разработан новый сайт, который позволит клиентам "Эгопласта" оформлять заказы на поставку товара через Интернет. Электронный магазин предполагается тесно интегрировать с функциональностью Microsoft Dynamics AX, в качестве единого информационного пространства будет использоваться БД этой системы.
На следующий год намечено внедрение системы бюджетного управления (на базе Microsoft Dynamics AX) и модулей CRM и "Основные средства". Такой подход, как считает руководство "Эгопласта", позволит компании достичь цели всех проектов по автоматизации, а именно - построить единую корпоративную систему, удобную для использования, простую для технической поддержки и отвечающую потребностям бизнеса.
