Управление документами

Составление запроса предложений поставщикам (Request For Proposal, RFP), когда речь идет о любой корпоративной технологии, может оказаться непростой задачей. Но если сама эта технология переживает кардинальные изменения, затрагивающие природу соответствующих продуктов, писать эффективный запрос - все равно что пасти кошек.

Хорошим примером технологии такого рода является управление документами. Всего несколько лет назад подготовить RFP по системам управления документами (СУД) было ненамного сложнее, чем по любой другой категории продуктов. Тогда требования к функциональным возможностям подобных приложений были сравнительно хорошо известны.

Однако по мере роста популярности корпоративных систем управления контентом (Content Management Systems, CMS) производители СУД начали встраивать свои платформы в CMS-решения с более широкой функциональностью. Поэтому требования к основным возможностям, которых бизнес вправе ожидать от средств управления документами, формулировать стало гораздо труднее, чем прежде.

Приводимый ниже типовой RFP-запрос, составленный в лаборатории eWeek Labs, может служить исходной точкой для составления списка требований, с помощью которого удастся ограничить перечень продуктов только теми, что наилучшим образом подойдут вашей организации.

Основные функции

Защита документов

- Имеются ли в составе продукта инструменты управления правами для регулирования доступа к документам?

Коллекции документов

- Как хранятся коллекции документов и как обеспечивается управление ими? Соответствуют ли эти функции стандартам и могут ли они использоваться совместно с инструментами и системами других производителей?

Трассировка и анализ

- Обеспечивает ли система анализ жизненного цикла документов и генерацию относящихся к нему детальных отчетов об операциях по созданию, редактированию и просмотру?

Отчет о соответствии законодательству

- Имеются ли в продукте формы для подготовки отчетов, отвечающих обычным корпоративным и правительственным нормативным требованиям, а также инструменты для создания отчетов о соблюдении подобных требований, сформулированных конкретным заказчиком?

Поддержка документов

- Какие форматы документов поддерживаются в системе непосредственно? Имеется ли возможность их конвертирования (в частности, в форматы HTML и PDF)?

Поиск

- Имеются ли в продукте встроенные возможности поиска или он опирается на поисковые инструменты других производителей?

- Поиск ведется только по тексту документов или с учетом метаданных?

Возможности коллективной работы

- Как в данной СУД реализовано создание и редактирование документов в рамках рабочей группы?

- Какие из перечисленных ниже возможностей поддерживаются платформой (поддержка нескольких из них может повысить производительность труда и качество документов в еще большей степени):

- технологии Web 2.0, такие как блоги и wiki;

- классические дискуссионные форумы и групповые календари;

- инструменты для интерактивного редактирования документов в процессе чтения.

- Может ли продукт взаимодействовать с наиболее распространенными почтовыми клиентами, такими как Microsoft Outlook?

- Интегрируется ли платформа с продуктами независимых производителей, предназначенными для проведения онлайновых телеконференций?

Маршрутизация и потоки работ

- Являются ли инструменты для управления потоками работ и маршрутизации документов достаточно мощными, чтобы удовлетворять всем требованиям? Пожалуйста, представьте в качестве примера один из возможных сценариев.

- Какие модели потоков работ поддерживает продукт?

- Обладает ли продукт возможностью рассылки предупреждающих сообщений и уведомлений, которые позволяют авторам, менеджерам и редакторам знать, когда тот или иной контент поступил на вход процесса, когда он редактировался или когда работа над ним была завершена?

- Может ли система блокировать входящий/исходящий контент?

- Если в продукте предусмотрены маршрутизация и трассировка процессов, то поддерживает ли он такие стандарты, как BPEL (Business Process Execution Language)?

Интерфейс пользователя, создание и редактирование документов

- Как организована работа сотрудников в системе? Все действия осуществляются через браузер или требуется установка на настольных ПК специализированных клиентских программ?

- Интегрируется ли ПО с популярными инструментами создания документов, такими как Acrobat компании Adobe Systems и Microsoft Office?

- Как продукт интегрируется с оборудованием для работы с документами? Привязан ли он к сканерам и принтерам определенных производителей или может взаимодействовать с большинством стандартных аппаратных средств?

Системные требования

- Под управлением какой серверной ОС работает данная СУД?

- Поддерживается ли несколько различных СУБД?

- Какой язык сценариев используется в платформе управления документами?

- Используется ли в продукте собственная система аутентификации пользователей или в него интегрированы служба каталогов и средства контроля доступа третьих фирм?

 Интеграция с корпоративными системами хранения данных и управления жизненным циклом документов

- Может ли ПО легко находить и извлекать документы, эффективно взаимодействуя с продуктами, предназначенными для архивирования и хранения данных?

Поддержка

- Каковы условия и степень доступности базового технического сопровождения?

- Какие услуги оказываются в рамках расширенной поддержки и сколько это стоит?

- Какая справочная информация и какие инструменты обучения доступны в онлайновом режиме?

Сроки внедрения

Обсудите вероятный ход процесса развертывания и его реалистичный календарный график.

Анализ эффективности затрат

- Сколько стоит продукт, включая базовую цену и стоимость приобретения дополнительных функций и компонентов?

- Какие преимущества с точки зрения экономии затрат даст выбор данного решения?

Отзывы

- Пожалуйста, предоставьте отзывы клиентов, завершивших развертывание в сходных условиях, имеющих примерно такое же число пользователей и приложений и принадлежащих к той же отрасли.

Версия для печати