MoReq - европейский стандарт документооборота на российской почве

СТАНДАРТЫ

Бытует мнение, что в России документооборот настолько специфичен, что западные стандарты к нему абсолютно неприменимы. Это миф. Работа с документами во всех странах устроена похожим образом, и мы - не исключение. Стоит только опуститься от уровня деклараций до технических деталей, как всякая национальная специфика исчезает. Это относится и к европейской спецификации MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records): при внимательном рассмотрении оказывается, что ни одно из ее функциональных требований нельзя признать неприменимым для России.

Появление MoReq

Европе не довелось пережить таких громких корпоративных скандалов, как Америке, но в Старом Свете тоже озаботились проблемой управления электронными документами и в 2002 г. на деньги Европейской комиссии разработали свою функциональную спецификацию по электронному документообороту - MoReq. Она была создана с учетом опыта уже существовавших спецификаций DoD 5015.2, UK PRO и других национальных стандартов. Авторы ставили целью добиться универсальности, поэтому их детище не содержит какой-либо отраслевой или национальной специфики и легко может быть адаптировано для применения в любой стране.

Терминология и система понятий в MoReq выстроены таким образом, чтобы они были одинаково ясны как документоведу, так и ИТ-специалисту. Поэтому требования изложены простым и четким языком, в отличие, например, от кочующих из проекта в проект "технических заданий", авторы которых, видимо, ставят своей целью максимально затуманить предмет. Объем документа - более сотни страниц. MoReq содержит 514 требований, из которых 335 отнесены к категории обязательных, остальные - рекомендательные. Все они сгруппированы по главам и разделам и являются весьма детальными - по каждому пункту можно наверняка сказать, выполняется он или нет. Именно это делает MoReq практическим инструментом.

Назначение и использование

Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). Для начала стоит определить, какие вопросы находятся в ведении MoReq, а какие к ней не относятся, поскольку англоязычные понятия непривычно воспринимаются в русском переводе.

- MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения либо передачи документов, или, иначе говоря, жизненного цикла документа.

- MoReq не касается вопросов согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. - другими словами, всего того, что можно отнести к управлению бизнес-процессами.

MoReq позволяет всем участникам процесса создания и использования автоматизированных систем

электронного документооборота говорить на одном языке

- Электронная подпись и шифрование рассматриваются лишь вскользь - в семи обязательных и пяти рекомендательных пунктах. Потому что это вопрос информационной безопасности, а не документооборота.

При разработке MoReq во главу угла ставилась практичность, так как предполагается, что спецификация предназначена и пользователям, и разработчикам АСЭД. Данные рекомендации - это своего рода мостик между "айтишниками" и документоведами, который позволяет им говорить на одном языке. Применять эти рекомендации можно выборочно: в зависимости от условий задачи допускается пропуск некоторых блоков, их модификация, добавление своих требований или уточнение имеющихся. Важно и то, что MoReq является открытым стандартом, поэтому за его использование не нужно платить.

MoReq может применяться в следующих целях:

- потенциальными пользователями АСЭД - как основа для подготовки конкурсных требований;

- нынешними пользователями АСЭД - как основа для проведения аудита и проверки существующих систем;

- центрами обучения - как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному документообороту и как учебный материал;

- академическими институтами - как учебный ресурс;

- поставщиками и разработчиками АСЭД - как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.

Продвижение MoReq в России

В России ранее не было стандарта или иного нормативного документа, определяющего требования к АСЭД, даже в сфере государственного управления. Есть ГОСТы, но они касаются лишь вопросов документирования и никоим образом не касаются автоматизированных систем управления документами. В связи с этим в нашей стране до сих пор отсутствуют единые, четкие и непредвзятые критерии, которые позволяли бы оценить качество и функциональную полноту АСЭД.

Поэтому при выборе платформы организациям приходится полагаться на маркетинговые исследования и заявления поставщиков, а это не может служить надежной основой для оценки пригодности того или иного продукта для решения задачи. Мощный пиар не есть гарантия качества. Но, увы, иного не дано. Вот и борются поставщики за места в рейтингах, благо составителей много: "Где-нибудь да вырвемся вперед. А если нет - так свой рейтинг сочиним и будем там первыми".

Выгодно ли это потребителю? Однозначно нет. Отсутствие четких формализованных критериев, понятных неспециалисту по ИТ, оставляет широкое поле для манипуляций и может привести к неудачному выбору. Более того, это невыгодно и поставщикам, поскольку они не могут аргументировано доказать преимущества своего продукта.

В начале 2006 г. под эгидой общественной организации "Гильдия управляющих документацией", объединяющей пользователей и разработчиков систем электронного документооборота, началось активное продвижение MoReq. Весной на сайте гильдии был опубликован официальный русский перевод этих спецификаций (www.gdm.ru/materials/spec_moreq_ 2006-01/index.htm). Сегодня уже близится к завершению создание системы добровольной сертификации программных продуктов и решений по электронному документообороту.

MoReq задает весьма высокий уровень требований к АСЭД, но было бы неразумно снижать эту планку. Требования MoReq являются адекватными, практическими и применимыми к российским условиям, поэтому разработчики и пользователи АСЭД должны стремиться выполнить их, чтобы создать и получить действительно качественные и надежные решения.

Учитывая историю и особенности развития отечественных АСЭД, можно предположить, что для полного соответствия российской редакции MoReq всем им потребуется доработка. Понимая это, гильдия организовала группу экспертов, готовых вместе с поставщиками работать над усовершенствованием созданных ими систем, чтобы подготовить их к официальной сертификации, которая начнется, когда будут разрешены организационные вопросы.

Первой российской компанией, заявившей о своем намерении пройти проверку на совместимость с MoReq, стала компания "Электронные Офисные Системы". Как показала экспертная оценка ее продукта "Архивное ДЕЛО", с одной стороны, во многом он соответствуют данной спецификации, но с другой - требует доработки. Свое намерение пройти экспертную оценку выразили также "Гранит-Центр", "Интертраст" и НТЦ ИРМ. Объектом сертификации могут быть не только коробочные решения, но и конкретные внедрения в организациях. И такие запросы также поступают в гильдию.

Новая версия не за горами

Уже объявлен тендер на разработку MoReq2. В тендерной документации определены основные направления развития MoReq, но при этом подчеркивается, что этот процесс должен быть эволюционным. Сохраняется упор на практичность и понятность - каждое требование должно быть проверяемым и снабженным развернутым комментарием. Теперь вся терминология должна быть унифицирована с ISO 15489 (это коснется и русской версии).

Фундаментальное новшество - разработка системы тестов для оценки и сертификации программных продуктов, их внедрения и услуг. Когда они будут созданы, MoReq превратится из методического пособия в настоящий стандарт, соответствие которому можно будет официально подтвердить. Англия уже заявила, что с выходом MoReq2 будет прекращена сертификация по спецификации TNA (The National Archives) и на смену ей придет общеевропейский стандарт MoReq. Может быть, и другие страны пойдут по этому пути.

При этом общая структура спецификации сохранится, но будут выделены модули, позволяющие более гибко решать различные задачи. В базовый модуль будут включены только самые важные требования, которые должны присутствовать в любой интерпретации MoReq. Применение тех или иных дополнительных модулей зависит от конкретных обстоятельств. Кроме того, будет добавлена особая "нулевая" глава, которая позволит учитывать специфику каждой страны, включая местное законодательство, традиции и концепции документирования.

MoReq2 - это не просто новая редакция спецификации, это шаг на пути к стандартизации управления электронными документами во всех странах Евросоюза. Вполне вероятно, что сертификация по MoReq2 будет обязательной - на законодательном уровне или де-факто - для всех поставщиков программных продуктов, предназначенных для государственного сектора.

Гильдия управляющих документацией будет прилагать усилия к принятию российского национального стандарта - аналога MoReq. Для сертификации по MoReq российским разработчикам, скорее всего, придется значительно повысить качество и расширить функциональную полноту своих продуктов. Но это откроет для них новые возможности. А больше всего выиграют потребители. Уже сейчас при выборе системы документооборота можно использовать MoReq как инструмент анализа предлагаемых решений, а в недалеком будущем - просто потребовать сертификат, как это и делается на всех цивилизованных зрелых рынках.

С автором статьи, независимым экспертом в области электронного документооборота, можно связаться по адресу: moreq@mail.ru.