Рано или поздно "информационная жизнь" любой фирмы, завода или департамента становится настолько интенсивной, что поневоле приходится задумываться о совершенствовании документооборота, делопроизводства, обработке и анализе внутренней информации и т. д. Конечно, компоненты СИСТЕМЫ (так я для краткости буду называть информационную систему) известны - компьютеры, сети, модемы, базы данных и многое другое. Однако собрать из такого конструктора "Сделай сам" то, что вам нужно, - задача нелегкая и требующая участия профессионалов высокого класса (даже если фирма невелика).
Создание СИСТЕМЫ очень напоминает ремонт квартиры. Не хочешь или не умеешь все делать сам - терпи и плати. Но в строительстве мы можем хотя бы проконтролировать качество работ, а как быть, если вам нужна СИСТЕМА клиент-сервер, а вы термин этот впервые слышите?
Другая опасность - хитроумные специалисты, которые обещают сделать "под ключ" все, что ваша душа пожелает. Помните, что создание СИСТЕМ с гарантией долговременной работоспособности и возможности дальнейших модификаций - пока не "русский стиль". Как правило, СИСТЕМЫ работают лишь в присутствии создателей и еще чуть-чуть после их ухода. Пусть коллеги на меня не обижаются, но я постараюсь дать вам несколько советов, как избежать основных неприятностей на многотрудном пути создания СИСТЕМЫ.
1. Соберите предварительную информацию. К сожалению, в России практически нет изданий, которые "от чистого сердца, простыми словами" объяснили бы вам, как поступать при решении назревших информационных проблем. Постарайтесь узнать, не действует ли где-нибудь СИСТЕМА, похожая на ту, о которой вы мечтаете. Свяжитесь с людьми, которые ее заказали и с ней работают: они наверняка расскажут что-нибудь поучительное.
2. Постарайтесь четко сформулировать задачу, хотя это очень сложно! У программистов бытует поговорка: "Надо дать пользователю не то, что он хочет, а то, что ему нужно". Составить грамотное техническое задание (ТЗ), которое не придется потом модифицировать, практически невозможно. Постарайтесь закрепить за собой в договоре права на некоторые изменения в ТЗ в процессе выполнения проекта. Оговорите как минимум полугодовой режим сопровождения уже готовой СИСТЕМЫ - лучше доплатить за это, чем устраивать новые переговоры с исполнителем по поводу неизбежных мелких поправок.
3. Проведите разведывательную операцию. Не поленитесь узнать, где и какие проекты выполнила фирма, с которой вы собираетесь заключать контракт. Найдите в этих организациях знакомых и узнайте, какое у них сложилось впечатление об исполнителях. Не будьте слишком строги - неудачи случаются и по вине заказчиков. Главная цель - понять, как исполнители относятся к работе (ведь если у исполнителя нет совести, никто не заставит его сделать работу "качественно и в срок"). На чужом примере попытайтесь прочувствовать главную проблему эксплуатации СИСТЕМЫ - отсутствие людей, реально заинтересованных в ее использовании (идею руководства исполнители могут всячески саботировать). Чтобы этого не случилось, нужна серьезная подготовительная работа. Нужно проанализировать потребности каждого, кто по долгу службы будет пользоваться СИСТЕМОЙ и постараться угодить ему в рамках основной задачи.
4. Будьте осторожны с "системными интеграторами". Во всем мире это словосочетание сейчас очень модно. Оно означает, что фирма-исполнитель берет на себя все - от предварительного исследования и постановки задачи до поставки техники и сдачи системы. У нас в Нижнем только ленивый не называет себя "системным интегратором", однако реально таких фирм - три-четыре. А как же остальные? Задумайтесь, что выгоднее - продать вам крупную партию техники или полгода-год возиться с вашими проблемами и капризами? Догадались? Если у вас в штате нет человека, который способен проанализировать возможности той или иной фирмы, не пожалейте денег, пригласите независимого эксперта со стороны. Он не будет рисковать репутацией и сделает все, чтобы проконтролировать проект на каждом этапе. И еще - при покупке техники не пренебрегайте организацией открытого тендера. Слушая, как пререкаются представители разных фирм, вы узнаете о своих проблемах много интересного. Кроме того, это хорошая возможность сбить цену и продлить гарантийные обязательства.
5. Готовьте кадры для обслуживания. Постарайтесь включить ваших специалистов, которые будут обслуживать СИСТЕМУ, в команду ее создателей. Это даст им возможность заранее сориентироваться, задать основную часть вопросов исполнителю до сдачи проекта. Лучше, если они же будут обучать других ваших сотрудников. Включите в договор пункт о подготовке эксплуатационной документации - хотя бы простых инструкций. Иначе уход любого специалиста может нанести удар по эксплуатации СИСТЕМЫ в целом.
6. Обеспечьте максимальную независимость. Это означает не только документированность СИСТЕМЫ и эксплуатацию без привлечения исполнителя, но и возможность дальнейшей модификации. Проследите, чтобы ваши данные хранились не в экзотических, а в стандартных, общепринятых форматах, чтобы используемое программное обеспечение было по возможности не "самопальным", а фирменным, адаптированным к вашей задаче. Это даст вам возможность через несколько лет (время летит быстро!) обновить СИСТЕМУ с учетом новых требований. СИСТЕМА должна быть построена так, чтобы модифицировать ее могли не только авторы!
7. Преодолейте искушение Internet. Все средства массовой информации мира работают сейчас на рекламу Internet. Количество наших абонентов (думаю, что у других провайдеров в Нижнем Новгороде - КИС и Инфорис - то же самое) удваивается за три-четыре месяца. Люди надеются найти в сети всю необходимую информацию. Не обольщайтесь - всю информацию нельзя получить из одного источника. Но если вам все-таки очень хочется, попросите сначала провести для вас целевой информационный поиск. Лучше заплатить за это, но зато реально знать, на что вы можете рассчитывать.
8. Не связывайтесь с "компьютерными мальчиками". Сколько организаций пострадали от того, что дети или родственники сотрудников умели программировать! Сколько нежизнеспособных локальных сетей, "косых" баз данных... Соблазн велик - нередко эти люди просят за работу гроши. Потому что ваш проект рассматривают как базу для экспериментов. Но ведь вам-то нужна работоспособная СИСТЕМА. А у них нет опыта, а главное - ответственности. Даже перед самими собой.
Надеюсь, я не слишком напугала тех, кто всерьез решил заняться своими информационными проблемами и создать СИСТЕМУ, которая, конечно, не избавит вас от хлопот, но позволит фирме подняться на новый технологический уровень. Одно могу гарантировать - к концу первого этапа этого бесконечного процесса вы узнаете много нового и наверняка убедитесь в правильности моих рекомендаций.
Александра Шарова
