Первый взгляд
Дополнительные инструменты группового ПО в GroupWorks 2.0 помогают реализовать проекты
Последняя версия пакета группового ПО GroupWorks действует в еще большем числе областей, чем первая. Разнообразные возможности версии 1.0 дополнились связями с Internet, улучшилась работа с сообщениями, появились новые средства повышения личной продуктивности.
Поставки GroupWorks 2.0 его новый владелец фирма FTP Software начала в феврале. В программе устранены также многие недостатки первой версии, улучшены поддержка удаленных пользователей, управление документами и сопряжение с системами электронной почты.
Хотя есть гораздо более мощные и гибкие продукты группового ПО, вплоть до таких всеобъемлющих пакетов, как Notes корпорации Lotus Development, GroupWorks по-прежнему привлекает своей простотой.
Благодаря удобному пользовательскому интерфейсу GroupWorks, гибким инструментам сотрудничества и простоте встраивания документов из любого приложения Windows, эта программа отлично подходит тем компаниям, где необходимо обеспечить динамичное сотрудничество в небольших группах.
Этот продукт фирмы FTP, который она получила, приобретя в конце прошлого года корпорацию HyperDesk, по-прежнему не требует специального программирования, выделенных серверов или сложного администрирования. Будучи одноранговым пакетом, работающим в ЛВС с использованием протоколов IPX, NetBIOS или TCP/IP, программа по-прежнему не требует централизованной установки.
GroupWorks выходит за рамки обычного группового ПО, поскольку может управлять заданиями, которые обычно встречаются в пакетах управления проектами. Входящие в программу компоненты планирования и управления контактами начального уровня напоминают имеющиеся в пакетах группового планирования и личных информационных системах.
Цена GroupWorks 2.0, работающего на любой системе с Windows, колеблется от $299 для одного пользователя до $12 700 для 50 пользователей. Хотя теоретически программу можно установить на сотнях ПК, на практике 15 - это предельное число участников каждого проекта.
Возможности сотрудничества
Сотрудничество в GroupWorks осуществляется путем распределения заданий, распространения документов или ссылок на внешние данные и обсуждений среди участников проекта.
Информация о проектах разделяется на три категории: действия (встречи или задания для участников проекта), дискуссии среди членов группы по поводу состояния проекта и информация о контактах для лиц, участвующих в проекте.
Задания изображаются либо в форме диаграммы Гантта, показывающей даты их начала и окончания, либо с помощью календарного представления. В версию 2.0 добавлены некоторые приятные штрихи, позволяющие резко повысить личную продуктивность, например, пиктограммы для быстрого переключения между недельным и месячным календарными представлениями.
Доступная в папке с информацией о контактах возможность регистрировать телефонные переговоры по каждому контакту оказалась особенно удобной, когда нужно было вспомнить конкретный разговор. Консультантам, адвокатам и другим пользователям, то есть тем, кому для выставления счетов клиентам необходимо вести учет времени, помогут средства регистрации времени, затраченного на определенное задание или телефонный звонок.
Реализация функции контроля времени, однако, несколько запутывает. Нам приходилось вводить в протокол работы оценку времени для каждого задания, и мы не смогли без затруднений составить общий протокол работы, который включал бы как выполненные задания, так и телефонные звонки.
В GroupWorks все еще отсутствуют некоторые базовые возможности работы с календарем, такие, как, например, возможность запланировать регулярно повторяющиеся встречи. Новое средство импорта файлов слегка улучшает интеграцию GroupWorks с другими пакетами работы с календарем, позволяя пользователям импортировать данные из других пакетов в обычном формате ASCII, однако расшифровать внутренний формат других календарных программ, чтобы привести их данные к формату GroupWorks, пока еще затруднительно.
Одна из сильных сторон первоначальной версии - возможности совместного использования информации. В версии 2.0 они расширены путем введения поддержки новых типов файлов, в том числе URL (стандартный указатель на ресурс) из World-Wide Web (см. рис.). Но в отличие от конкурирующих продуктов, таких, как Notes, OpenMind корпорации Attachmate и Collabra Share корпорации Netscape Communications, дающих пользователям возможность встраивать ссылки на Web прямо в сообщения в форме "горячих связей", GroupWorks добавляет их в форме отдельных URL-дополнений к сообщению, которые автоматически вызывают внешнюю программу просмотра.
Ссылки на World-Wide Web можно присоединить к заданиям GroupWorks,
но нельзя встроить в текст сообщения
GroupWorks следует обеспечить согласованный способ создания приложений. Пиктограмма Attach на панели инструментов работает только при присоединении документов; для присоединения ссылок на Web приходится использовать выпадающее меню Attach.
Поскольку GroupWorks поддерживает OLE 2.0 (связывание и встраивание объектов), можно относительно просто связать документы текстовых процессоров и электронные таблицы с заданиями, дискуссиями или другими компонентами этой программы. GroupWorks включает внутреннее расширение OLE, носящее название Network OLE (сетевое OLE), которое обеспечивает распределенное выполнение функций OLE, так что документы, находящиеся на системе любого из пользователей GroupWorks, могут извлекаться всеми участниками проекта.
Используя входящее в GroupWorks средство Reviewer (Рецензент), мы могли комментировать присоединенные документы. Эти аннотации, выделенные разделы и т. д. хранятся в отдельном слое, что позволяет автору документа легко отфильтровать комментарии определенного лица или слить несколько комментариев.
Средства проведения конференций, которые позволяют участникам проекта GroupWorks устраивать обсуждения, мало изменились по сравнению с полезной утилитой, входившей в первую версию. Новые элементы теперь изображаются на синем фоне, чтобы облегчить быстрый поиск.
Возможности поиска в продукте слегка улучшились. Вместо того чтобы использовать мощные механизмы поиска, входящие в обычные продукты группового ПО, GroupWorks предлагает некоторые функции фильтрации, позволяющие пользователям просматривать только объекты определенных авторов.
Хотя фильтры можно настраивать в соответствии с конкретной задачей, не существует способа сохранить несколько специальных конфигураций поиска или провести поиск по нескольким файлам проектов - возможности, которые понадобятся, как только у пользователей начнет накапливаться большой массив завершенных проектов.
Администрирование
GroupWorks чрезвычайно привлекателен тем, что в нем низки накладные расходы на управление. Когда в этом возникает необходимость, индивидуальные пользователи могут легко образовывать собственные группы, не требуя от администраторов написания сценариев или программ, которые обеспечили бы поток работ для данных. Начавшее проект лицо управляет им и приглашает к участию в нем других пользователей GroupWorks.
В новой версии устранен пробел в управлении документами, имевшийся в GroupWorks 1.0. Теперь продукт включает возможности блокирования файлов, которые не позволяют вносить изменения в документ, когда другой пользователь его просматривает.
Распространение информации и разработка приложений
Распространение информации о проекте среди пользователей GroupWorks по-прежнему сводится к ее "опубликованию". В новой версии пользователи могут автоматически публиковать задания при их создании. Участники проекта получают сообщения о новых заданиях, встречах и об изменениях в состоянии ранее распределенных работ.
С помощью GroupWorks 2.0 проще сообщать об изменениях в проекте тем, у кого GroupWorks не установлен. Имеющиеся в продукте связи с системами электронной почты MAPI (API работы с сообщениями) и VIM (работа с сообщениями, не зависящая от поставщика) были улучшены, и теперь, задавая адрес для сообщения, можно использовать адресные книги VIM и MAPI.
Удаленным пользователям теперь проще работать в автономном режиме (off-line), создав локальную копию проекта, включая распределение заданий, дискуссии и информацию о контактах. Все связанные файлы также копируются - важное изменение по сравнению с первоначальной версией.
Новая возможность синхронизации позволяет объединить изменения, сделанные в локальной копии и публичных файлах проекта, и продолжить работу в автономном режиме. Функция слияния позволяет быстро обновить публичные файлы проекта, внеся в них изменения, сделанные в локальной копии.
GroupWorks 2.0 также облегчает "жизнь" путешествующих пользователей за счет введения еще одного варианта хранения файлов проекта. Файлы могут храниться на индивидуальных компьютерах, но в версии 2.0 можно легко настроить выделенную машину так, чтобы она выступала в качестве общедоступного сервера проектов GroupWorks, а также выбрать, где сохранять конкретный проект.
Перспективы разработки приложений с помощью GroupWorks 2.0 почти так же ограничены, как и в предыдущей версии. В продукте все еще отсутствует большая часть возможностей настройки, имеющихся в других пакетах группового ПО, хотя пользователи могут настраивать панель инструментов или заголовки столбцов. Однако они не могут создать свои собственные формы или как-то иначе подогнать продукт, чтобы он соответствовал их стилю работы.
Простота установки и обучения
Лучшая черта сетевой установки GroupWorks - это то, что она не требует никакой помощи от отдела ИС. Пользователи Windows могут установить продукт на своих собственных системах, и, когда кто-то захочет начать проект, GroupWorks автоматически обнаружит других пользователей GroupWorks.
Как и первая версия, версия 2.0 содержит хорошо иллюстрированное и легкое для понимания руководство пользователя. Изучить GroupWorks, включающий также обширную встроенную систему помощи и обучающую программу, было очень легко.
Легко также опробовать GroupWorks в деле, поскольку FTP, продолжая практику HyperDesk, позволяет потенциальным клиентам бесплатно пользоваться программой в течение 30 дней и распространять ее перед принятием решения о покупке.
Мэтт Крамер
CORPORATE SCOREBOARD
GroupWorks 2.0
FTP Software Inc
+-------------------------------------------+
|Возможности сотрудничества |
+--------------------------------+----------+
|Распределение заданий | Отлично |
+--------------------------------+----------+
|Планирование встреч | Удовл. |
+--------------------------------+----------+
|Совместное использование | Хорошо |
+--------------------------------+----------+
|Групповое рецензирование | Хорошо |
|документов | |
+--------------------------------+----------+
|Средства проведения конференций | Отлично |
+--------------------------------+----------+
|Администрирование |
+--------------------------------+----------+
|Управление доступом | Хорошо |
+--------------------------------+----------+
|Управление документами | Хорошо |
+--------------------------------+----------+
|Распространение информации |
+--------------------------------+----------+
|Поддержка удаленных | Хорошо |
|пользователей | |
+--------------------------------+----------+
|Службы работы с сообщениями | Хорошо |
+--------------------------------+----------+
|Разработка приложений |
+--------------------------------+----------+
|Создание форм | отсутст. |
| | |
+--------------------------------+----------+
|Возможности настройки | Удовл. |
+--------------------------------+----------+
|Простота установки |
+--------------------------------+----------+
|Установка и распространение в | Хорошо |
|сети | |
+--------------------------------+----------+
|Процесс модернизации | Хорошо |
+--------------------------------+----------+
|Легкость обучения |
+--------------------------------+----------+
|Документация | Хорошо |
+--------------------------------+----------+
|Встроенная система помощи | Хорошо |
+--------------------------------+----------+
|Обучающая программа | Хорошо |
+--------------------------------+----------+
GroupWorks 2.0
FTP Software Inc.
Андовер, шт. Массачусетс
(800) 282-4387
(508) 685-4000
http://www.hyperdesk.com
Достоинства: Простая установка; легкие в использовании средства распределения заданий, планирования встреч и сотрудничества над проектами; поддержка OLE 2.0.
Недостатки: Ограниченные возможности настройки; ограниченность функций работы с календарем и управления временем; ограниченность функций поиска.
Резюме: Компании, желающие дать небольшим группам пользователей Windows легкий в установке и использовании способ быстро образовывать команды для работы над краткосрочными проектами, должны попробовать GroupWorks 2.0. Однако организациям, нуждающимся в более структурированном пакете группового ПО, который можно настроить для решения большего числа задач, советуем вложить средства во всеобъемлющий продукт группового ПО, такой, как Notes корпорации Lotus Development.
