Первый взгляд Ultimus 2.0 обеспечивает гибкий контроль над бизнес-процедурами
Благодаря интеграции с существующими приложениями для настольных систем и простым, но гибким настраиваемым функциям программа управления рабочим потоком Ultimus 2.0 облегчает процесс автоматизации бизнес-процедур.
В выпущенном в марте фирмой Ultimus LLC (Рейли, шт. Сев. Каролина) пакете Ultimus используется то же графическое представление рабочего потока и электронные формы, что и в других пакетах управления рабочим потоком, но присущие ему интеграция с популярными приложениями и уникальный инструментарий дают возможность создавать настраиваемый рабочий поток и выделяют программу из ряда конкурирующих пакетов.
В Ultimus 2.0 фирмы Ultimus LLC для отображения процессов рабочего потока и тестирования
перед реализацией исползуется графическая модель
Кроме того, в то время как другие продукты управления рабочим потоком для создания настраиваемых приложений требуют использования языков написания сценариев, Ultimus позволяет обходиться без большого навыка в программировании. Программа разбивает рабочий поток на управляемые фрагменты и изящно задействует обычную электронную таблицу для определения данных, которые должны собираться в процессе работы потока, и методов их использования.
Благодаря использованию форм Ultimus наилучшим образом подходит для управления рабочими потоками с четкой ориентацией на транзакции, например для обработки торговых заказов или документов по бюджету. Программа также хорошо справляется с распределением информации среди других участников работы с потоком.
Цена на Ultimus 2.0 составляет $2950 за комплект с минимальным набором возможностей. В него входят модули для организации процессов рабочего потока, настройки данных о пользователях и управления потоком информации. Дополнительные клиенты и агенты автоматизации стоят $195 каждый.
Возможности управления рабочим потоком
Сотрудники Тестового центра PC Week Labs воспользовались утилитой Ultimus Administrator для настройки информации о пользователях и инструментом Ultimus Designer для создания процессов обработки рабочего потока. Затем мы инсталлировали процессы в механизм Ultimus Engine, который распределил их среди пользователей клиентского ПО Ultimus.
Как и в конкурирующих продуктах типа Action WorkFlow фирмы Action Technologies, основной элемент пакета Ultimus - это механизм, управляющий потоком информации в каждом приложении рабочего потока. Такая организация с центральной точкой администрирования очень понравится менеджерам, но здесь же кроется и потенциальный недостаток: если на машине, где установлен Engine, произойдет сбой, рабочий поток застопорится. По словам официальных представителей компании, версия 3.0 пакета Ultimus будет допускать совместную работу нескольких механизмов.
Основное внимание в Ultimus уделяется обработке транзакций. Воспользовавшись утилитой Designer для создания формы и графического отображения рабочего потока, мы смогли присвоить каждую задачу конкретному сотруднику.
Такое внимание к транзакциям делает Ultimus, как и программу Visual WorkFlo фирмы FileNet и пакет Action Workflow, хорошим выбором в случае, если нужна обычная обработка транзакций по логичной схеме. Для рабочего потока, где задачи возникают в процессе работы и он может быть каждый раз новым, лучше подойдут пакеты типа GroupWorks фирмы FTP Software.
Мы применили встроенный инструментарий пакета Ultimus для создания организационной диаграммы и воспользовались ею, чтобы присвоить роли организационным элементам тестового рабочего потока. Мы смогли также присвоить каждому организационному элементу имя пользователя, чтобы маршрутизировать информацию конкретным сотрудникам. К сожалению, Ultimus не выбирает имена пользователей из адресной книги электронной почты и требует от администратора конфигурации вручную.
После того как конфигурация закончена, Ultimus комбинирует организационные роли и адреса конкретных пользователей для гибкой работы с ними. Например, если сотрудник оставил организацию или перешел в другой отдел, в организационной диаграмме можно легко изменить имя, не модифицируя всего набора присвоенных ему процедур рабочего потока.
Присущий пакету Ultimus графический способ сохранения организационных ролей позволяет легко разбираться в структуре организации. Конкурирующие продукты управления рабочим потоком тоже сохраняют такие данные, но в другом виде, обычно в базе данных.
В Ultimus входит много инструментов, упрощающих создание процедур рабочего потока. Например, метафора электронной таблицы позволила нам очень легко модифицировать формулы, добавлять поля и выполнять другие операции по настройке, не изучая подробно языка написания сценариев.
Чтобы создать процесс обработки отчета по расходам по тестовой организационной диаграмме, мы воспользовались утилитой Designer. Отображение процедур на карте Workflow позволило нам указать, что должно происходить на каждом этапе обработки отчета по расходам и исполнителя каждой из задач. Мы также воспользовались этим конструктором для создания форм, необходимых для сохранения и обработки данных отчета по расходам.
В процессе создания ролей и задач, присвоенных каждому участнику рабочего потока, Ultimus Designer автоматически генерировал электронную таблицу, в которой содержались данные, собранные в процессе обработки рабочего потока, и информацию о том, какой обработке эти данные должны подвергаться.
Подмножества электронной таблицы для каждой роли предоставляют дальнейшие возможности настройки рабочего процесса. Например, электронная таблица руководителя включала поля для утверждения и подписи, а также для комментариев и связи с внешними базами данных, в которых хранились данные по бюджету. Для тех станций, где нужен более сложный контроль за рабочим процессом, лучше рекомендовать такие продукты, как FileNet Visual WorkFlo корпорации FileNet. Программа Visual WorkFlo, к примеру, поддерживает в качестве инструментов разработки С, С++, Visual Basic и PowerBuilder.
Заполнив в программе Ultimus форму, можно было легко подключать к любой задаче документы и другие файлы, а также добавлять примечания и комментарии.
К сожалению, в Ultimus, как и в большинстве продуктов для управления рабочим потоком, не слишком много внимания уделяется инструментам для проведения конференций и другим приложениям для организации дискуссий. Поля комментариев представляют собой просто депозитарии обычного текста, без особых возможностей организации и фильтрации материалов по темам. Продукты для работы с рабочим потоком в конкретных ситуациях типа GroupWise фирмы Novell обладают куда более мощными возможностями проведения дискуссий.
Администрирование
При работе с Ultimus нам было трудно создать дефектную процедуру рабочего потока. Пакет дает возможность выполнить пробный запуск процесса, а затем указывает на все ошибки, например отсутствие указания имени конкретного пользователя для выполнения каких-то задач, и предлагает их исправить.
Когда мы закончили создание процесса, была сделана дополнительная проверка при его загрузке на основной механизм Ultimus Engine для распределения среди клиентов.
Поскольку Engine - концентратор для распределения данных рабочего потока среди пользователей, он также служит центром мониторинга рабочего процесса. Мы могли просматривать состояния присвоенных задач, определять, сколько времени ушло на обработку, и присваивать определенным этапам цены для подсчета финансового эффекта рабочего процесса.
Распределение информации
В качестве механизма распределения информации в Ultimus используется электронная почта, поэтому программа удобна для работы с удаленными пользователями.
Мы запустили Ultimus на блокнотном ПК вместе с утилитой Mail Remote корпорации Microsoft и смогли работать, не подключаясь к ЛВС. Утилита удаленной работы с электронной почтой дала нам возможность получать сообщения с Ultimus Engine и обновлять статус, отслеживая проекты рабочего потока на своем Ultimus-клиенте.
Программа Ultimus поддерживает целый ряд систем работы с сообщениями, в том числе почтовые системы, поддерживающие протоколы Messaging API, Vendor-Independent Messaging и Message Handling Service.
Кроме E-Mail в Ultimus входят и другие опции для вовлечения пользователей в обработку рабочего потока. Функция WebFlow позволяет системам просмотра Web запускать процессы рабочего потока, в которых файлы на HTML-страницах привязываются к переменным рабочего потока Ultimus. Ultimus также включает клиенты для Notes корпорации Lotus Development и совместимые по API системы управления документами Open Document Management, что дает пользователям возможность взаимодействовать с Ultimus, не выходя из таких сред.
Разработка приложений
Как и в многих других пакетах для управления рабочим потоком, созданные при помощи Ultimus Designer формы обладают большими возможностями настройки. Нам был предложен широкий выбор шрифтов, объектных средств управления Windows типа окон списков и кнопок операций, а также возможность импорта растровой графики.
В программе Ultimus для установки переменных рабочего потока и взаимоотношений
используется электронная таблица. В других продуктах для этого служат
сложные языки написания сценариев
Связь форм и внешних баз данных - только один пример широких возможностей настройки при помощи входящих в Ultimus агентов автоматизации, которые передают данные для обработки во внешние приложения. В Ultimus входят агенты для нескольких популярных Windows-приложений, в том числе Microsoft Word и Excel, WordPerfect и 1-2-3 и Notes корпорации Lotus. Мы могли передавать данные в любое поддерживаемое приложение и получать их оттуда.
Например, при создании карты процесса обработки отчета по расходам рабочего потока мы запрограммировали агент Excel так, что он собирал все предоставленные индивидуальными пользователями отчеты и объединял их в сводные.
В версии 2.0 есть новый агент File, который можно запрограммировать так, чтобы он, например, запускал выполняемый файл или автоматически сохранял уничтожаемые файлы.
Версия 2.0 предоставляет программистам больше гибкости при решении, когда запускать агент. Агент может оставаться в бездействии до выполнения определенного условия, можно запланировать его регулярный запуск в определенное время или разрешить сделать это пользователю.
Простота установки и изучения
Поскольку для передачи данных рабочего потока в Ultimus используется электронная почта, мы смогли размещать компоненты Ultimus в любом месте сети, где была возможна связь через электронную почту. Мы инсталлировали клиентские компоненты на файл-сервер, а оттуда легко устанавливали их на локальные рабочие станции.
К программе Ultimus прилагается хорошая документация с отдельными инструкциями для администраторов, разработчиков рабочего потока, пользователей. Все они хорошо проиллюстрированы большим количеством примеров.
При этом система оперативной помощи нуждается в некоторых улучшениях; кроме того, в пакете нет обучающей системы.
Мэтт Крамер
Методика тестирования
Сотрудники Тестового центра PC Week Labs инсталлировали Ultimus 2.0 на сервер Pro VEISA фирмы Advanced Logic Research под Windows NT Workstation 3.51 корпорации Microsoft. На этой машине мы запускали модули Engine, Designer и Administrator. Ultimus Client мы установили на рабочую станцию Vectra XV 5/133C компании Hewlett-Packard на основе 133 МГц процессора Pentium и на машины корпорации Dell Computer на основе 66 МГц процессоров 486. Для распределения информации среди участников рабочего потока мы использовали Microsoft Mail 3.2.
Ultimus 2.0
Ultimus LLC
Рэйли, шт. Северная Каролина
(919) 233-7331
http://www.ultimus1.com
Достоинства: Облегчает создание рабочего потока и управление им за счет использования популярных приложений для настольных систем; хорошо интегрированный инструментарий организует этапы рабочего процесса и взаимоотношения данных между ними.
Недостатки: При управлении рабочим потоком опирается на централизованный механизм, что делает систему уязвимой; ограниченные возможности проведения конференций и коллективной работы.
Резюме: Организации, которым прежде всего нужна работа с четкой ориентацией на транзакции, сочтут пакет Ultimus 2.0 фирмы Ultimus LLC чрезвычайно гибкой и легко разворачиваемой программой для автоматизации рабочего потока и управления им на уровне отдела. Организациям, которым нужны более разнообразные инструменты разработки, следует обратить внимание на такие пакеты, как Action WorkFlow фирмы Action Technologies или FileNet Visual WorkFlo корпорации FileNet.
ВОЗМОЖНОСТИ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
+-----------------------------------+----------------+
|Создание потока документооборота |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|Поддержка внешних приложений |ОТЛИЧНО |
+-----------------------------------+----------------+
|Назначение задач |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|Разделение информации |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|Групповой просмотр документов |УДОВЛ. |
+-----------------------------------+----------------+
|Инструменты телеконференций |УДОВЛ. |
+-----------------------------------+----------------+
|АДМИНИСТРИРОВАНИЕ | |
+-----------------------------------+----------------+
|Управление доступом |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|Управление документами |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|Мониторинг потока документооборота |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|РАСПРОСТРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ | |
+-----------------------------------+----------------+
|Поддержка удаленных пользователей |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|Службы сообщений |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|РАЗРАБОТКА ПРИЛОЖЕНИЙ | |
+-----------------------------------+----------------+
|Создание форм |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|Возможности настройки |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|ПРОСТОТА УСТАНОВКИ | |
+-----------------------------------+----------------+
|Сетевая инсталляция и|ХОРОШО |
|распределение | |
+-----------------------------------+----------------+
|Обновление |ХОРОШО |
+-----------------------------------+----------------+
|ПРОСТОТА ОБУЧЕНИЯ | |
+-----------------------------------+----------------+
|Документация |ОТЛИЧНО |
+-----------------------------------+----------------+
|Оперативная подсказка |УДОВЛ. |
+-----------------------------------+----------------+
|Обучающая часть |ОТСУТСТВ. |
+-----------------------------------+----------------+
