*
В первой части статьи были рассмотрены традиционные для офисных приложений возможности SmartSuite 96, а также средства работы с версиями документа и интеграции в Internet. В этой части статьи мы продолжим знакомство с технологиями, отличающими SmartSuite 96 от основных конкурентов и задающими направление развития пакета.
Коллективная работа над документом
Лучшие современные программы создают исключительно удобную среду на каждом рабочем месте, но над сложным документом, как правило, работают несколько человек. Например, при подготовке договора секретарша печатает его первоначальный текст, менеджер корректирует его в ходе переговоров и отправляет на визирование юристу, бухгалтеру, вышестоящему управляющему. Все они вносят изменения, которые должны быть отражены в итоговом тексте.
Для современного офиса типично именно коллективное создание документов. Но без поддержки со стороны программного обеспечения приходится вручную рассылать экземпляры документа, собирать отредактированные варианты и переносить правку в исходный материал. Исключительная трудоемкость объединения исправлений обычно вынуждает автора сокращать список рассылки до минимума, что отражается на качестве всей работы. Чтобы одновременно видеть исправления, предложенные всеми редакторами, автору часто приходится рассылать документ в виде распечаток, а не в электронной форме. Очевидно отставание средств коллективной работы от ставшего привычным уровня комфорта настольных приложений.
В программы Smart Suite встроены средства коллективной работы, основанные на простой и гибкой модели. Один из участников, называемый "автором", привлекает к работе над документом других участников, называемых "редакторами". Автор выбирает схему рассылки и инициирует ее, следит за ходом работы, собирает предложенные редакторами исправления и вносит их в свой экземпляр документа. Термины "автор" и "редактор" условны и лишь распределяют роли в одном акте коллективной работы. Развитие документа может проходить несколько этапов, различающихся составом участников и распределением ролей.
Коллективную работу обеспечивает сочетание четырех взаимодействующих технологий: TeamMail, TeamReview, TeamSecurity и TeamConsolidate.
TeamReview позволяет автору определить состав группы редакторов, схему рассылки документа, ограничить возможные способы работы с документом, например запретить сохранять, печатать или копировать документ (см. рисунок). Ограничения могут быть заданы как для всего документа в целом, так и для его отдельных разделов. Для каждого редактора автор может написать примечание и обратить его внимание на отмеченный блоком Click Here фрагмент документа: отрывок текста, таблицу, рисунок и т. п. Редактору достаточно щелкнуть мышью, и текст будет открыт именно в том месте, где размещен блок. Если файл содержит несколько версий документа, автор может задать рассылку только текущей версии.
С помощью TeamReview автор выбирает редакторов и управляет их участием
в совместной работе над документами
TeamMail обеспечивает автоматическое движение документа по списку рассылки и соответствующее оповещение автора. Уведомления позволяют автору контролировать ход работы. Если последним в списке указан автор, документ автоматически попадет к нему от последнего редактора. В список рассылки можно включать группы получателей. В этом случае каждый член группы получит свой экземпляр документа. Чтобы экземпляров не стало слишком много, желательно после каждой групповой рассылки указывать единственного получателя, который соберет исправления, сделанные членами группы, в одном файле и отправит его дальше.
TeamMail работает с любой системой электронной почты, соответствующей спецификациям MAPI или VIM. Наряду с почтой допустимы любые способы передачи файлов, включая передачу на дискетах.
TeamSecurity обеспечивает аутентификацию получателей по идентификаторам в системе электронной почты, в операционной системе и в инсталляции SmartSuite.
TeamConsolidate решает наиболее трудоемкую задачу - объединение в авторском экземпляре исправлений, сделанных редакторами в своих экземплярах. Авторский вариант и предлагаемые исправления показаны специальной разметкой текста, внешне напоминающей обычную для современных текстовых процессоров "редакторскую правку" (revision marking). Автор видит все предлагаемые варианты и решает, какие исправления принять, а какие отвергнуть. В итоговом документе сохраняется информация об авторстве каждого слова.
В WordPro средства коллективной работы реализованы полностью, но и другие программы пакета в различной степени поддерживают те же технологии.
В программе Freelance Graphics вносимые редакторами исправления сразу и необратимо попадают в документ. Отсутствие средств отсроченного внесения исправлений, подобных TeamConsolidate, вынуждает редакторов вместо корректировки документа описывать предлагаемые исправления в примечаниях. Руководствуясь ими, автор должен выполнить все изменения сам.
1-2-3 поддерживает только рассылку фрагментов таблицы (range routing). В полной мере возможности коллективной работы будут включены в 1-2-3 97.
Approach позволяет разослать средствами TeamMail метаданные (структуру) и часть наполнения базы данных. Но подобных TeamConsolidate средств объединения нет, а уровень контроля за правами доступа TeamSecurity уступает аналогичным возможностям существующих многопользовательских серверов баз данных. Коллективная работа с базой данных как с документом, вовлеченным в документооборот, естественна только в некоторых специальных случаях, например при подготовке и рассылке каталогов и справочников. По нашему мнению, дальнейшее развитие Approach в этом направлении нецелесообразно. Разумнее было бы рассматривать список рассылки как расписание тиражирования данных в одноранговой сети, концептуально приблизив Approach к Lotus Notes.
Коллективная работа в Organizer основана на других принципах. Программа обеспечивает перекрестный обмен секциями книжек в рабочей группе и согласование расписаний встреч. Намечая встречу, пользователь может проверить, не противоречит ли выбранное время расписаниям, уже составленным другими участниками в своих записных книжках. Если время уже занято, можно поручить программе найти время, подходящее всем участникам, или потребовать от них перепланировать свое время.
Интеграция с Lotus Notes
Предоставляемые программами пакета SmartSuite возможности коллективной работы в среде Lotus Notes могут быть значительно расширены благодаря способности системы Notes служить средой для других программ. В окружении Notes приложения SmartSuite могут взаимодействовать с новым классом программного обеспечения - программными компонентами.
Упрощенно Lotus Notes можно охарактеризовать как настраиваемую безопасную распределенную среду для коллективной работы с составными документами в рабочих группах любого размера и любым территориальным размещением рабочих мест.
В системе Notes информация организована в базы данных (БД). БД коллективного пользования хранятся на серверах Notes, которые автоматически распространяют по сетям Notes копии БД и поддерживают их идентичность. Этот процесс называется "тиражированием" (replication) и является краеугольным камнем технологии Notes. Концептуально тиражирование принципиально отличается от передачи сообщений, например, электронной почты тем, что не разрушает восприятия БД как единого информационного ресурса. В распределенной среде тиражирование значительно повышает доступность информации и эффективность всей системы. Так, пользователи получают возможность работать с ближайшей копией базы данных, а мобильные и удаленные пользователи могут нормально работать в автономном режиме (off-line) за счет тиражирования нужных фрагментов баз данных с сервера на рабочие места с последующим автоматическим копированием внесенных изменений на сервер.
На сегодняшний день Notes - одна из наиболее защищенных систем. Встроенные средства безопасности многообразны. Это и многоуровневая аутентификация пользователя сервером, и шифровка информации при ее хранении и передаче по линиям связи, и ограничение видимости и прав доступа к информации, и электронная подпись. Защита сохраняется даже при тиражировании информации на компьютер мобильного пользователя по обычным телефонным линиям.
Документ - это основной строительный блок баз данных Notes. Он состоит из неделимых элементов - полей, которые могут хранить разнообразные данные, например даты, тексты, числа, формулы и гипертекстовые ссылки на другие документы. В документы Notes можно встраивать объекты, управляемые внешними по отношению к Notes программами. Встроенные объекты хранятся в БД Notes, участвуют в тиражировании, на них распространяется защита и полнотекстовый поиск. Механизм встраивания позволяет создавать надежные и универсальные распределенные информационные хранилища.
Документ Notes может служить контейнером для любых объектов OLE 2. Но для программ SmartSuite доступна специальная технология встраивания их данных в документы Notes. Она называется Notes/FX и обеспечивает двусторонний автоматический обмен информацией между встроенным объектом и полями документа Notes без какого-либо программирования. Notes/FX связывает поля со структурными элементами встроенного объекта, например с фрагментом текста, ячейкой таблицы и текстовым блоком (фреймом) в документе WordPro. Редактирование этого документа автоматически изменит содержимое связанных полей, а их корректировка средствами Notes - документ WordPro.
Notes/FX делает информацию из встроенных документов доступной для средств программирования Notes: формул, сценариев (script) и агентов.
Формулы Notes копируют значения полей в каталоги документов, называемые "взглядами" (views). Благодаря взаимодействию Notes/FX и формул данные из встроенных документов попадают в эти каталоги автоматически.
Агенты Notes - это программы, выполняемые на серверах Notes и расширяющие функции системы. Агенты реагируют на происходящие в системе события, например изменение поля документа, получение почты, истечение заданного периода времени и т. п. Агенты широко применяются в системе Notes. В частности, они обеспечивают взаимодействие Notes с Internet, с "унаследованными" системами, с корпоративными базами данных, с системами пейджинговой и факсимильной связи. Благодаря Notes/FX изменения во встроенных документах могут влиять на работу агентов, например направлять поток документов.
Наряду с изменениями информации документооборот регулируют и явные действия пользователя. Действия (Actions) - это связанные с бланком (шаблоном документа Notes) элементы управления (например, кнопки), с которыми ассоциированы "сценарии" на языке LotusScript. Технология NotesFlow автоматически распространяет действия из описания бланка Notes в меню программ, обрабатывающих встроенные объекты. Естественно, в программу должна быть встроена поддержка NotesFlow. Эта технология освобождает пользователей от необходимости переключения программ для управления документооборотом, а разработчики БД Notes получают средство централизованного программирования сценариев участия других программ в документообороте Notes.
Недавно фирма Lotus начала поставки программного обеспечения нового типа - программных компонентов Lotus Components. Программный компонент - это компактный специализированный модуль, предназначенный для встраивания в другие программы и расширения их функций по принципу конструктора. В комплект Lotus Components Starter Pack входят: электронная таблица (Spreadsheet Component), средство построения диаграмм (Chart Component), средство построения схем (Draw/Diagram Component), средство управления проектами (Project Component), средство добавления комментариев (Comment Component) и средство просмотра и импорта файлов (File Viewer Component). В настоящее время компоненты Lotus можно встраивать только в документы Notes. По сообщению представителей Lotus, аналогичная возможность для офисных приложений появится в SmartSuite 97.
Для наполнения компонентов данными используются технологии Notes/FX и LotusScript. Таким образом, через "связывающие" поля документа Notes возможен двусторонний обмен данными между встроенными в него компонентами и документами программ SmartSuite.
Заключение
Корпорации Lotus удалось вдохнуть новую жизнь в свой комплект офисных приложений и выбрать правильное направление его развития. Цель состоит в распространении уровня комфорта, достигнутого на одном рабочем месте, на сообщество пользователей, располагающее любыми средствами обмена информацией от дискет до Notes и Internet. Столь общая формулировка позволяет сравнивать программы пакета со многими типами программ: от традиционных офисных приложений до специализированных редакторов HTML и универсальных систем сопровождения версий. В каждом классе у SmartSuite есть сильные конкуренты, но по комплексу характеристик в этой новой области SmartSuite 96 лидирует.
SmartSuite 96 ориентирован на Windows 95/NT. По сообщениям представителей Lotus, фирма переносит ПО на другие платформы, но сроки завершения этой работы не объявлены. В настоящее время есть версии WordPro для Windows 3.1 и OS/2 Warp (для OS/2 - бета-версия).
Конечно, у пакета есть и недостатки. Для эффективной работы WordPro нужны ресурсы, превосходящие конфигурацию типичной офисной машины. Главным образом это относится к оперативной памяти, которой нужно 16 Мб, а при одновременном использовании с другими программами - и больше. После столь глубокой переработки и расширения возможностей это неудивительно, да и стремительное падение цен на память на глазах меняет представления о "стандартной" комплектации.
Интеграция с Internet может быть усовершенствована за счет раннего предупреждения искажений при экспорте в формат HTML и усиления поддержки кириллицы. Справедливости ради нужно отметить, что потребность в усовершенствованиях связана прежде всего с темпом и характером развития технологий Web и состоянием умов ее русскоязычных пользователей.
Все это не означает, что пакет недоработан. Для любых программ сходного уровня сложности список пожеланий не был бы короче.
Программы пакета находятся на разных уровнях развития. Лидируют WordPro и FreelanceGraphics, но судя по уже готовой версии Organizer 97 и проходящей заключительный этап тестирования версии 1-2-3 97, все программы достигнут уровня лидеров в SmartSuite 97, выпуск которого ожидается в конце года.
1-2-3 97 в полной мере обеспечивает коллективную работу (TeamConsolidate, TeamMail), интеграцию со средой Notes (Notes/FX и NotesFlow), язык программирования LotusScript, работу с версиями электронной таблицы (причем версии распространяются не только на данные, но и на формулы), записную книжку свойств (InfoBox), "схлопывание" и "расхлопывание" групп строк/столбцов таблицы (outline), усовершенствованный инструмент построения диаграмм (LotusChart), позволяющий описывать и повторно использовать стили диаграмм.
Organizer 97 соответствует промышленному стандарту Telephony API (TAPI), что, например, упрощает "автодозвон". План встреч может быть изображен графически. Изображение напоминает диаграмму Гантта и дает наглядное представление всего расписания. Время и продолжительность встреч можно менять буксировкой соответствующих графических объектов. Усовершенствована секция заметок (Notepad). Текст на ее страницах теперь предоставляет возможности шрифтового оформления текста. Страницы стали контейнерами OLE 2. Интеграция с Internet позволяет открывать страницы Web по ссылкам из заметок, а пиктограммы содержат ссылки на домашние страницы Lotus. Обнародован интерфейс прикладного программирования Organizer 97 (API), что позволяет разрабатывать специализированные приложения. В комплект поставки включена записная книжка "Альманах", насыщенная важной для путешественника информацией: телефонными кодами городов, календарем выходных и сотнями телефонных номеров отелей и авиакомпаний, рейтингом ресторанов, рекомендациями по планированию поездки и др.
22 января 1996 г. Lotus и IBM обнародовали совместную стратегию, направленную на интеграцию и обеспечение полной совместимости и взаимодействия средств календарного планирования (Calendaring and Scheduling, C&S) в программах Lotus Organizer, Lotus Notes и IBM Office Vision. На всех поддерживаемых платформах Organizer и клиенты Notes всех уровней (Notes Mail, Notes Desktop и Full Notes) предоставят пользователям полный и идентичный набор функций календарного планирования. Доступ к занятым и свободным ячейкам календарных планов коллег будет работать по принципу "укажи и щелкни" (point and click), даже если владельцы планов находятся на разных континентах. В сочетании со шлюзом SMTP/MIME системы Notes объявленная стратегия обеспечит календарное планирование между предприятиями.
Стоит ли покупать SmartSuite? Ответ на этот вопрос неоднозначен и, принимая решение, важно тщательно взвесить все "за" и "против". Выбор пакета вполне оправдан для рабочих групп, стремящихся к безбумажному делопроизводству и другим формам коллективной работы. Пакет привлекателен и для организаций, ориентированных на технологию Lotus Notes. Если же уникальные возможности пакета не нужны, выбор становится делом вкуса. Выбравшим SmartSuite перед тем, как делать покупку, стоит проверить, локализован ли пакет в нужной степени. (Во время подготовки статьи еще не было даже проверки русского правописания, но, по утверждению представителя фирмы, ситуация будет быстро меняться к лучшему.) Пользователям, давно применяющим другие офисные пакеты, вложившим значительные усилия и средства в обучение, вероятно, стоит подождать, пока аналогичные возможности появятся в их любимых программах.
Вадим Федоров
С автором можно связаться по адресу vfeodorov@glasnet.ru.
