После большого перерыва корпорация Lotus Development в ноябре 1995 года выпустила новую версию набора офисных приложений SmartSuite 96. Этому событию предшествовал длительный период концентрации усилий Lotus на развитии Lotus Notes - программного обеспечения (ПО) коллективной обработки информации в масштабе предприятия, что привело к отставанию SmartSuite от основного конкурента - набора Microsoft Office. Новая версия SmartSuite была призвана вернуть фирме утраченное положение, но для достижения этой цели в сложившихся условиях программы должны были обладать возможностями, отсутствующими у конкурентов и необходимыми для пользователей. Lotus превратила SmartSuite в пакет "настольных офисных приложений для коллективной работы с документами" и обеспечила его взаимодействие с Notes и Internet.
Хотя SmartSuite 96 появился почти год назад, а в конце года должна выйти новая версия пакета, его особенности до сих пор практически неизвестны российским пользователям. Данная статья написана с целью заполнить этот пробел.
В следующем разделе "Общая характеристика" рассмотрены традиционные для офисных приложений возможности SmartSuite 96. Предполагая знакомство читателя с предыдущей версией пакета или с аналогичным ПО других фирм, вместо полного перечня возможностей приведу наиболее интересные (на мой взгляд) особенности программ. Остальные разделы посвящены технологиям, принципиально отличающимся от основных конкурентов и задающим направление его развития, а также представлены некоторые уже готовые или проходящие тестирование программы SmartSuite 97.
Общая характеристика
В пакет Lotus SmartSuite 96 для Windows 95/NT входят: текстовый процессор WordPro 96, электронная таблица 1-2-3, средство организации деловой информации Organizer, персональная СУБД Approach 96, программа Freelance Graphics 96 для подготовки докладов и презентаций, программа ScreenCam 96 для записи всего, что происходит на экране компьютера и проигрывания полученных "роликов", и интегрирующий модуль SmartCenter. Программы, в названии которых есть число "96", вошли в пакет в виде полностью переработанных 32-разрядных версий. Остальные программы незначительно отличаются от своих предшественниц из предыдущей версии пакета.
В переработанных программах интерфейс пользователя имеет единый стиль. Он отличается от стиля интерфейсов ПО других крупных изготовителей графическим оформлением, применением немодальных элементов и способностью к самонастройке. Пользователь управляет программой с помощью четырех инструментов: главного меню, контекстного меню (вызываемого нажатием правой кнопки мыши), записной книжки свойств (InfoBox) и линеек пиктограмм. Программа автоматически перестраивает каждый из них в зависимости от типа текущего объекта. Например, пока курсор находится в таблице, WordPro предоставляет средства графического и стилевого оформления таблиц, вставки или удаления строк/столбцов и т. п. Стоит указать курсором на текстовый блок (frame), как интерфейс автоматически перестроится и все четыре инструмента будут содержать средства графического и стилевого оформления блока, управления его положением, формой, прозрачностью, размерами и связью с текстом. Контекстная самонастройка интерфейса повышает его выразительность и защищает от ошибок. На экране нет ничего лишнего, недопустимые действия попросту недоступны, а видимая сложность интерфейса отвечает сложности решаемой задачи. Изучение интерфейса упрощают аналогии, поскольку сходные действия с разнотипными объектами всегда выполняются сходным образом.
Программы пакета поддерживают технологию OLE 2 и как серверы, и как клиенты и соответственно позволяют редактировать встроенные данные "на месте" и "буксировать" их. Например, можно отбуксировать фрагмент таблицы 1-2-3 в документ WordPro. Взаимодействие со средой Lotus Notes обеспечивают технологии Notes/FX и NotesFlow (подробно об этом - в разделе "Интеграция с Lotus Notes").
Встроенная во все программы поддержка электронной почты позволяет, не покидая среду программы, отправлять и получать сообщения, содержащие весь документ или его фрагмент. Наряду с этим традиционным применением почты, пакет SmartSuite использует ее как транспортное средство при коллективной работе с документами (см. раздел "Коллективная работа над документом"). Программы взаимодействуют с почтовыми системами, соответствующими спецификациям Messaging API (MAPI) или Vendor Independent Messaging (VIM), в том числе Microsoft Mail, Lotus cc:Mail, клиентами Lotus Notes. Спецификации MAPI и VIM предложены корпорациями Microsoft и Lotus соответственно.
В переработанные программы пакета встроен объектно-ориентированный язык программирования LotusScript. По своим возможностям этот платформно- и программно-независимый диалект Бейсика соответствует имеющемуся в программах MS Office языку VisualBasic for Applications. Для совместимости с прежними версиями SmartSuite сохранена возможность использования применявшихся ранее "макросов".
WordPro
Из всех программ пакета наиболее радикальной переработке подвергся текстовый процессор WordPro. Были добавлены совершенно новые возможности коллективной работы, средства работы с несколькими версиями документа, интеграция с Internet. Все это подробно описано в одноименных разделах. Существенно усовершенствованы и традиционные для текстовых процессоров инструменты.
Документ WordPro имеет рекурсивную структуру (рис. 1). Иными словами, часть документа (ячейка таблицы, фрейм, заметка) может состоять из тех же частей, которые применяются на уровне документа (текста, таблиц, рисунков и т. п.). Структурирование частей можно распространять на любую глубину. Например, в текст заметки (comment note) можно вставить рисунок и таблицу, а в ее ячейки - другие таблицы. В ячейку полученной "таблицы второго порядка" можно поместить текст с рисунком и таблицей, т. е. стандартный набор базовых элементов достаточен для построения документов исключительно сложной структуры. Технические ограничения устранены, на первое место выходят эстетические критерии и чувство меры.
Рис. 1 Документы WordPro имеют рекурсивную структуру
На смену таблицам стилей пришли шаблоны документов (SmartMasters). Теперь стиль можно задать для любого объекта, встречающегося в документе: символа, параграфа, таблицы, ячейки таблицы, фрейма и страницы. Для каждого вида объектов набор контролируемых характеристик значительно расширен, что позволяет описать в шаблоне практически все детали оформления документа. Стиль может задавать лишь некоторые характеристики объекта, остальные будут взяты из стиля-родителя. Механизм наследования чрезвычайно упрощает такие изменения шаблона, как, например, замена гарнитуры, кегля и интерлиньяжа во всех стилях ячеек таблиц. Правда, для этого необходимо тщательное проектирование иерархии стилей.
В документах WordPro можно использовать новую конструкцию - блок "щелкни здесь" (Click Here), применяемую при коллективной работе, подготовке Web-страниц и заполнении типовых бланков, например факсов, деловых писем, расписаний встреч и т. п. В последнем случае блок дает две подсказки, связанные с названием поля бланка. Первая отображается в самом поле, когда курсор находится вне его, а вторая может быть показана при заполнении поля и выглядит, как ярлык с поясняющим текстом (рис. 2).
Рис. 2 Блоки Click Here связывают подсказки с полями документа WordPro 96
В интерфейс WordPro введен универсальный инструмент управления оформлением - записная книжка свойств (InfoBox), открывающая доступ сразу ко всем свойствам выбранного объекта: текста, таблицы, ячейки, фрейма, страницы. Изменение любого свойства вызывает немедленное переоформление объекта, но книжка остается открытой и не мешает обычной работе с документом. Это значительно упрощает эксперименты с оформлением.
Документ WordPro может быть разбит на разделы, которым отвечают закладки по верхней границе окна редактирования. Буксировка закладок меняет существующую структуру документа. Фактически закладки обеспечивают основные функции работы с планом документа (outline).
Каждый раздел - это документ в документе. Так, разделы документа могут быть связаны с разными шаблонами SmartMaster. Например, первый раздел может содержать текст договора, а следующие разделы - факсы, отправленные при его согласовании. В первом разделе можно использовать стандартный фирменный шаблон договоров, а в остальных - шаблон факсов, причем объединять шаблоны не потребуется. При коллективной работе автор документа может ограничивать права редакторов на уровне отдельных разделов. Например, юристу может быть разрешено корректировать текст договора, а менеджеру - редактировать факсы. Хотя договор и факсы хранятся в одном файле, с точки зрения оформления и управления правами они настолько же независимы, как и отдельные документы.
WordPro насыщен полезными "мелочами". Вот несколько примеров. В программу встроены средства отмены и восстановления исправлений (undo/redo) на практически неограниченное число шагов. "Электронный маркер" (Highlighter) позволяет менять фон у произвольных фрагментов текста. Функция "проверки формата" (Format Check), особенно полезная при импорте текста, улучшает внешний вид документа за счет удаления лишних пробелов, замены "компьютерных" символов (кавычек, дробей, знаков перечисления, торговой марки и т. п.) на типографские эквиваленты и других преобразований.
Разочаровывает отсутствие в WordPro качественных средств проверки русского правописания, хотя, по сообщению представителей Lotus, в скором времени этот недостаток будет устранен.
Электронная таблица 1-2-3
В SmartSuite 96 вошла пятая версия известной электронной таблицы 1-2-3. Ее наиболее существенные отличительные черты - средства работы с версиями таблицы и коллективной работы, интеграция с Notes и возможность наносить данные на географические карты.
Географические карты облегчают пространственный анализ данных, например изучение спроса, сбыта и т. п. Достаточно снабдить строки исследуемого диапазона таблицы метками областей карты, и для каждой области программа построит диаграмму и нанесет ее на карту. Технология, лицензированная у фирмы Strategic Mapping, обеспечивает работу с многослойными векторными картами. По сообщению представителей Lotus, идет подготовка набора российских карт.
В настоящее время завершается тестирование переработанной версии 1-2-3, которая войдет в состав SmartSuite 97. Возможности новой версии будут рассмотрены во второй части статьи.
Organizer
В SmartSuite 96 вошла версия 2.1 этого хорошо известного в России инструмента управления деловой информацией (PIM).
Данные организованы в виде "книжек", разбитых на секции: календарь, календарный план (Planner), список дел (ToDoList), план звонков, адресная книга, заметки (Notepad). Книжка может содержать несколько секций каждого типа. Программу отличают удобный интерфейс пользователя, высокая степень интеграции секций и средства коллективной работы.
Интерфейс пользователя прост. На экране - обычная книжка с закладками и некоторые дополнительные объекты, обеспечивающие выполнение большинства действий буксировкой (рис. 3). Например, чтобы удалить страницу, нужно перетащить ее в мусорную корзину. А для создания гипертекста достаточно выбрать объект и, листая книжку, отметить связанные объекты.
Рис. 3 Секция записной книжки Organizer
Программа позволяет мобильным пользователям скопировать данные книжки на переносной компьютер и позже внести в основной экземпляр книжки изменения, накопленные при работе с копией.
Наименее удобна адресная книга. На ее страницах набор и размещение полей фиксированы, причем размер поля "Фамилия" (Last Name) недостаточен для русского языка. Закладки соответствуют буквам латинского алфавита, и записи с русскими фамилиями попадают не на те страницы.
В настоящее время выпущена версия Organizer 97, которая войдет в SmartSuite 97. Ее возможности будут рассмотрены во второй части статьи.
Approach
Персональная СУБД Approach всегда славилась простотой пользования, особенно эффектны средства формирования отчетов. Новая версия Approach 96 сохраняет эту традицию и содержит ряд нововведений, из которых главное - использование языка LotusScript. СУБД Approach способна работать с базами данных Lotus Notes, формировать SQL-запросы и использовать данные из источников, доступных через драйверы ODBC.
Freelance Graphics
Программа подготовки материалов презентаций Freelance Graphics соединяет простоту интерфейса с богатством возможностей. Как и другие программы этого типа, она предназначена для создания последовательностей "слайдов" и их показа в ходе выступления на экране или аналогичном внешнем устройстве компьютера. Freelance Graphics позволяет также публиковать слайды в Internet.
Большую помощь докладчику оказывает план доклада, "направляющий" докладчика от слайда к слайду на протяжении всего доклада. Показ слайдов может сопровождаться проигрыванием звуковой записи, например фонограммы доклада. При показе слайдов на "соединенных" компьютерах докладчик может дистанционно управлять сменой слайдов на экранах компьютеров зрителей, одновременно просматривая на своем компьютере очередные слайды и заметки к ним. В качестве средства соединения годятся локальная сеть, инфракрасный порт, кабель, соединяющий последовательные или параллельные интерфейсы.
При подготовке слайдов программа позволяет предоставить информацию в трех видах, которым отвечают закладки на верхней границе экрана. Первая закладка открывает слайд в максимальном масштабе для редактирования. Вторая открывает монтажный стол, на котором слайды разложены подряд и могут быть переупорядочены. Третья показывает план презентации и пояснения к слайдам.
Слайды достаточно разнообразны. Это и тексты, и таблицы, и диаграммы, и блок-схемы, и рисунки. В презентации можно встраивать звуко- и видеозаписи. Высокий эстетический уровень и стилистическое единство всех слайдов презентации обеспечивают шаблоны презентаций SmartMasters. С программой поставляется 30 шаблонов. Если этого мало, можно создать собственный стиль.
ScreenCam
Программа ScreenCam 96 позволяет записывать все, что происходит на экране компьютера. Ролик можно озвучить, можно встроить в презентацию Freelance Graphics. Это оживляет презентации и позволяет управлять последовательностью проигрывания фрагментов ролика.
Обзор традиционных возможностей программ SmartSuite 96 завершен. В общем, они соответствуют уровню аналогичных программ из пакетов MS Office и CorelOffice. Что-то лучше сделано в одном пакете, что-то в другом, какие-то программы не имеют аналогов. Но главные отличия SmartSuite96 лежат вне рассмотренной области, именно им посвящены следующие разделы.
Работа с версиями документа
Газетные статьи, сценарии передач и многие деловые письма после публикации навсегда попадают в архив. Но вокруг нас на удивление много "развивающихся" документов. Вот несколько примеров: книга, переиздаваемая с исправлениями и дополнениями; периодически перезаключаемый договор; бланк, устаревающий при смене номера телефона или адреса организации; рекламные материалы, рассылаемые по мере изменения набора рекламируемых товаров и услуг; техническая документация, руководства и инструкции, направляемые при каждом изменении описываемого изделия; "домашняя страница" компании в Internet, которая должна отражать все новые аспекты ее взаимодействия с клиентами и инвесторами.
После того как подобный документ опубликован, начинается работа над его следующим вариантом, который, как правило, наследует от своего предшественника основную часть текста.
Обычная практика работы с "развивающимися" документами состоит в сохранении каждого варианта в виде отдельного файла. Это неэффективно и неудобно. Хотя различия между файлами невелики, каждый из них содержит весь документ. Но главная трудность в том, что пользователю приходится самому отслеживать линии развития документов. Файловое хозяйство разрастается и усложняется, и поддержание порядка отнимает все больше времени и сил.
WordPro содержит встроенные средства работы с версиями документа, разом устраняющие все перечисленные проблемы.
В любой момент текущее состояние документа можно зафиксировать в виде "версии" и снабдить ее комментарием. После этого можно продолжить работу над новым вариантом, но все ранее зафиксированные версии сохранятся и любая из них может быть реконструирована в любой момент.
Текущая и все прежние версии документа хранятся в одном файле, что обеспечивает целостность всей системы версий и упрощает поддержание файлового хозяйства в порядке. Применяется эффективная схема хранения в виде "обратных отличий" (Reversed Deltas), при которой целиком хранится только последняя версия, остальные версии - в виде отличий от следующих за ними. Эта схема соединяет мгновенную доступность текущей версии с возможностью реконструировать любую версию при минимальном размере файла.
В файле WordPro может храниться только одна текущая версия и любое число ее предшественниц. Поэтому версии образуют последовательность. Например, если текущая версия имеет номер 3, нельзя возобновить редактирование версии 1 и повести от нее новую ветвь 1.1, 1.2 и т. д. Для этого нужно реконструировать версию 1 и записать ее в отдельный файл. Это ограничение может создать неудобства только при работе над документами с исключительно сложным жизненным циклом, например с документацией на программное обеспечение. Но и в этом случае поддержка последовательности версий неоценима.
В текущей версии WordPro имеется изъян. Реконструирование версии не восстанавливает состояние рисунков, диаграмм, уравнений и объектов OLE. В результате последние изменения этих объектов появляются в окружении старого текста.
1-2-3 также позволяет работать с версиями. К сожалению, в Freelance Graphics поддержки версий нет.
Интеграция в Internet
Internet и особенно "Всемирная паутина" (WWW, или Web) растет ошеломляющими темпами. PC Week/RE и другие компьютерные издания многократно писали об этом. Уже сейчас в Сети находятся миллионы "домашних страниц" и рост их числа продолжается. Взрыв популярности создает беспрецедентные трудности и перед издателями страниц, и перед читателями. Для их преодоления пакет SmartSuite 96 предлагает готовые инструменты.
При современном уровне каталогизации "Паутины" навигация по ссылкам - это основной механизм поиска нужной информации. Читатель блуждает по "Паутине", перескакивая по гиперсвязям со страницы на страницу и отмечая интересные страницы в списке закладок. Туда же попадают "паутинные" Web-ссылки, в изобилии встречающиеся на других страницах, в газетах, журналах, книгах и переписке. Список закладок разбухает, и его приходится сокращать, так как встроенные в современные браузеры средства не годятся для хранения, структурирования и поиска в больших совокупностях закладок. Ценная информация при этом безвозвратно теряется. Кому из нас не требовалось срочно найти страницу, ссылка на которую была удалена при наведении порядка?
Тут-то и приходит на помощь Surf The Net - база данных Lotus Approach, поставляемая в составе Lotus SmartSuite 96 (рис. 4). Surf The Net - это структурированный каталог адресов Web с начальным наполнением в 500 ссылок. Каталог позволяет импортировать закладки Netscape и в сочетании с любым браузером легко добавлять новые, находить нужные ссылки и открывать соответствующие страницы Web. С помощью средства Approach можно модифицировать структуру каталога, а технология баз данных практически снимает ограничения на количество ссылок и сложность их взаимосвязей.
Рис. 4 Структурированный каталог адресов Internet - база данных Approach 96
У издателя "домашних страниц" - свои проблемы. "Домашняя страница" - это фасад компании, обращенный к ее потенциальным клиентам, инвесторам и конкурентам. За читателя надо бороться, сочетая содержательность страниц с выразительным и эргономичным оформлением. Такие страницы читатель будет открывать снова и снова. Это и нужно издателю.
Публикуемые в Web данные должны быть описаны на языке разметки гипертекста (HTML). Внешний вид страницы в браузере так же не похож на ее HTML-описание, как обычная публикация отличается от своего описания на PostScript, TeX или roff. Естественно, появились многочисленные программы-редакторы HTML. Наиболее мощные из них работают в режиме WYSIWYG и по сути являются специализированными текстовыми процессорами.
WordPro 96 и Freelance Graphics 96 позволяют создавать HTML-описания своих документов. Web-мастер может использовать возможности этих программ: шаблоны документов, средства работы с версиями страниц, проверки правописания, импорта и экспорта файлов в разнообразных форматах, коллективной разработки. WordPro способен читать и записывать файлы непосредственно в файловые архивы (FTP) и на Web-серверы. Файлы, подготовленные Freelance Graphics, нужно переносить на серверы Internet с помощью клиентов соответствующих служб.
WordPro позволяет публиковать в Web документы с перечислениями, нумерованными списками, таблицами и изображениями. Гипертекстовые ссылки могут быть связаны как с текстом, так и с графическими элементами, фон страницы может быть графическим. Программа автоматически преобразует графические элементы в компактный формат JPEG.
Возможности HTML беднее возможностей оформления документов WordPro. Поэтому публикация в Web документа, созданного без учета ограничений HTML, может сопровождаться потерей данных и искажениями. Для создания страниц HTML "с нуля" предназначен шаблон, стили которого достаточно точно соответствуют конструкциям HTML (рис. 5). Использование только этих стилей обеспечивает высокую точность воспроизведения документов в браузерах. Если документ создан по другому шаблону, для уменьшения искажений требуется задать отображение стилей WordPro на теги HTML. В некоторых случаях (например, при публикации страницы на фоне изображения) требуется ручная доводка файла HTML. Программа предупреждает о возможной потере данных или оформления, но не указывает, что именно будет потеряно. Пользователь должен поэкспериментировать и узнать, какие элементы оформления могут быть описаны на HTML и какие дополнительные ограничения накладывает текущая версия фильтра HTML. Lotus постоянно совершенствует фильтр. Ко времени написания статьи он поддерживал достаточно полное подмножество HTML 3 с некоторыми расширениями Netscape, и к выходу номера из печати приведенные данные могут уже устареть. Наиболее свежую версию фильтра можно загрузить с FTP или Web-сервера компании.
Рис. 5 Стили шаблона Web-страниц соответствует тегам языка HTML
В настоящее время ни один редактор HTML не может обеспечить режим WYSIWYG. Язык HTML быстро развивается в значительной степени путем несогласованных расширений, изобретаемых поставщиками браузеров. Разработчик редактора HTML попадает в ловушку. Если игнорировать расширения, страницы получатся слишком "бедными", если реализовать их, внешний вид страницы будет зависеть от версии браузера.
Русскоязычные пользователи Internet сумели разделить свое сообщество языковыми барьерами! Существует, но практически не применяется в Web международный стандарт ISO-8859-5 кодирования кириллицы в Internet. Вместо этого Web-издатели распространяют в Internet данные в кодировках Unix (KOI8-r), Windows (1251), DOS и OS/2 (CP866). HTML-редактор для российского рынка должен допускать выбор любой из этих таблиц перекодирования при чтении и записи файлов HTML. К сожалению, ни в WordPro, ни в других известных мне HTML-редакторах этой возможности пока нет.
Freelance Graphics обеспечивает два способа публикации в Internet. При первом способе на сервер Internet записывается файл во внутреннем формате Freelance Graphics. Для его просмотра нужна программа Freelance Graphics Mobile Screen Player, которую можно загрузить с "домашней страницы" Lotus.
При втором способе слайды записываются в формате HTML, что позволяет использовать для просмотра любой браузер. Для каждого слайда Freelance Graphics создает файл в формате .GIF и "обрамляющий" его файл HTML. Программа может создать страницу-оглавление со ссылками на все слайды презентации. В этом случае каждый слайд будет содержать обратную ссылку на оглавление. При подготовке презентации нужно иметь в виду, что параметры изображения (разрешающая способность и количество цветов) соответствуют текущей настройке драйвера видеоадаптера, а изображения в формате .GIF не могут иметь более 256 цветов. Чтобы ускорить загрузку слайдов и избежать цветовых искажений и интенсивной прокрутки изображения при просмотре, желательно на время подготовки презентации перенастраивать драйвер видеоадаптера на невысокую разрешающую способность (не более 800х600) и количество цветов (16 или 256).
На сервере Lotus находится презентация Organizer 97 (http://www.lotus.com/virtorg/demfront.htm), подготовленная средствами Freelance Graphics. На нее стоит посмотреть. Просмотр с помощью стандартного браузера дает ощущение работы с самой программой! Все графические элементы каждого слайда - "живые" и ведут себя так же, как в настоящей программе. Например, щелчок на боковой закладке открывает соответствующую секцию книжки. На рис. 3 (с. 43) показан один из слайдов. Ссылки в нижней части экрана обеспечивают последовательный просмотр.
(Окончание в следующем номере)
Вадим Федоров
